辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略

俞付平

摘要：本文首先分析了辦公室文秘工作對企業(yè)的重要性，接著分析了提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略。希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;工作質(zhì)量;水平提高策略

眾所周知，辦公室工作是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用，他們是連接上層領(lǐng)導(dǎo)和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領(lǐng)導(dǎo)的決策才能夠及時(shí)有效地傳達(dá)給員工，及時(shí)準(zhǔn)確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢下要及時(shí)了解國家下發(fā)的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務(wù)中找到正確的規(guī)律，從而更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工，成為合格的參謀助手。

1.辦公室文秘工作對企業(yè)的重要性

企業(yè)的辦公室文秘工作通常是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，日常工作包括規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)每日活動、將領(lǐng)導(dǎo)日程等。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要外出辦公或出差，文秘工作人員需要提前安排好領(lǐng)導(dǎo)活動流程、辦公時(shí)間、交通出行等。企業(yè)的辦公室文秘還是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)出某一意圖或者指令后，文秘工作人員需要使用合理的傳達(dá)方式將領(lǐng)導(dǎo)意圖傳到企業(yè)的各個(gè)部門中，一般情況下，文秘工作人員通常使用文件將領(lǐng)導(dǎo)意圖轉(zhuǎn)化為書面形式。辦公室文秘工作是企業(yè)上下級傳遞信息的一個(gè)重要樞紐，對企業(yè)未來發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

2.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

2.1創(chuàng)新服務(wù)方式，當(dāng)好參謀助手

如今我國科技水平不斷進(jìn)步，手機(jī)、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間。因此，文秘工作的重心可以轉(zhuǎn)移到幫助辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)性工作、協(xié)調(diào)溝通上下級關(guān)系、規(guī)范撰寫公文材料上。同時(shí)，為了更好地完成參謀助手的任務(wù)，辦公室文秘人員要找準(zhǔn)自己的定位，不應(yīng)該認(rèn)為文秘工作僅僅是記錄會議內(nèi)容、撰寫公文材料等文字性任務(wù)，應(yīng)該把文秘工作的定位上升一個(gè)高度，充分認(rèn)識到文秘在企業(yè)中的作用，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)的大方針下合理安排工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成信息傳達(dá)和決策執(zhí)行，提高工作效率和質(zhì)量。

2.2超前籌劃，做好服務(wù)工作

眾所周知，企業(yè)對于文秘人員的要求越來越高，文秘人員是連接領(lǐng)導(dǎo)和員工的樞紐，需要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展，對任何問題要提前思考，尤其是對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題要提前介入，充分發(fā)揮好參謀助手的作用。同時(shí)，文秘工作需要耐心和細(xì)心，例如在安排會議時(shí)要充分考慮好參加會議的人員，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會議安排方案，簡要概括會議內(nèi)容、明確會議時(shí)間，更要在會議結(jié)束后將詳細(xì)的會議內(nèi)容上傳至領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)至員工。辦公室文秘人員只有做到超前規(guī)劃，耐心細(xì)致才能保證工作不出錯(cuò)，才能做好服務(wù)工作，不斷提高自身綜合能力，成為合格的助手。

2.3健全辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度

文秘人員是辦公室對內(nèi)和對外的一扇窗，是工作形象與精神面貌的綜合體現(xiàn)。建立并不斷完善辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度，是提高辦公室文秘工作水平的前提，一則為文秘人員提供工作指南，二則也是一種可激勵文秘人員工作熱情強(qiáng)有力的組織保障和政治保障，完善文秘人員入職、培訓(xùn)、管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。詳細(xì)來說，依據(jù)其工作崗位和職位的需要，主要有招聘、入職、管理、人員調(diào)動、培訓(xùn)、薪資發(fā)放、經(jīng)費(fèi)管理、檔案管理、文件管理、印章管理、衛(wèi)生管理、考勤管理以及內(nèi)部安全管理等各個(gè)方面的制度完善。對于每個(gè)文秘人員來說，首先應(yīng)該樹立服務(wù)意識和大局意識，嚴(yán)格遵守辦公室關(guān)于文秘工作崗位的各種規(guī)章制度，一定要遵規(guī)則、遵制度辦事，立足工作崗位，扎扎實(shí)實(shí)把本職工作做實(shí)做細(xì)做好，從而提升辦公室文秘工作水平。

2.4規(guī)范撰寫公文，有效傳達(dá)工作任務(wù)

作為文秘人員，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文的撰寫標(biāo)準(zhǔn)和要求，時(shí)刻關(guān)注國家下發(fā)的文件，及時(shí)了解公文撰寫的最新要求。同時(shí)，文秘人員要熟知不同種類的公文并做到詳細(xì)區(qū)分，在使用時(shí)要明確公文類別，不能錯(cuò)用、亂用。文秘人員一定要細(xì)致，撰寫公文時(shí)要認(rèn)真檢核對，全文圍繞核心內(nèi)容，“是什么，為什么，怎么做”來撰寫，不能存在邏輯問題，一定要條理清晰，語言通順，無錯(cuò)別字現(xiàn)象。并且要做到善于思考，與時(shí)俱進(jìn)，具有責(zé)任心，充分保證公文的準(zhǔn)確性、權(quán)威性、政治性。

2.5強(qiáng)化對專業(yè)技能的訓(xùn)練

不斷學(xué)習(xí)，提高綜合能力。無論是新入職的文秘人員，還是有一定的工作經(jīng)驗(yàn)的文秘，都要不斷學(xué)習(xí)來提高自身能力，與時(shí)俱進(jìn)，了解新形勢下對于辦公室文秘人員新的要求，更好地服務(wù)公司。首先，作為文秘人員要充分了解公司的產(chǎn)業(yè)鏈，明確公司的發(fā)展前景，只有這樣，才能在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候提供值得參考的意見。其次，要努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，不斷提高文字能力，畢竟文秘人員是需要撰寫會議記錄和公文材料的。再次，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作程序，更好地配合領(lǐng)導(dǎo)工作。因?yàn)槲拿厝藛T也可以稱為領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有充分了解領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)，才能緊跟領(lǐng)導(dǎo)步伐，提高工作質(zhì)量和工作效率。最后，學(xué)會細(xì)致辦事，辦公室文秘人員不僅僅需要文字表達(dá)能力，更需要協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力，在安排會議時(shí)，要考慮參會人員的名單、座位、會議內(nèi)容和會議時(shí)間，提前安排好可以避免部分人員時(shí)間沖突造成不必要的麻煩。同時(shí)在安排領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)，也要充分考慮時(shí)間沖突問題，提前做好計(jì)劃，飛機(jī)等交通工具的使用，賓館、車輛的安排，路線的規(guī)劃等都可以看出你是不是一名合格的辦公室文秘人員。

2.6善于鉆研，找到工作規(guī)律

一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員，要做的不僅僅是努力工作，更要學(xué)會在繁雜瑣碎的工作中找到規(guī)律。同樣的工作任務(wù)，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要兩三個(gè)小時(shí)就可以做到。這時(shí)你要思考為什么我的工作效率比別人低？而不僅僅是悶頭苦干，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問時(shí)覺得自己也完成了任務(wù)并且工作努力，殊不知這只是自我滿足，工作效率極低造成的。雖然辦公室工作大多是煩瑣的，但也要講究方式方法，從復(fù)雜的小事中找到共有的規(guī)律，這樣不僅僅可以節(jié)省時(shí)間，降低工作強(qiáng)度和難度，更能提高工作效率，更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)完成工作。

3.結(jié)束語

眾所周知，在辦公室工作中，文秘人員發(fā)揮著重要作用。作為一個(gè)合格的秘書，要做的是在會議上準(zhǔn)確記錄領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)和要求，并整理下發(fā)到各個(gè)部門。同時(shí)，文秘人員能否做到規(guī)范撰寫公文和材料是判斷工作是否合格的標(biāo)準(zhǔn)。因此，辦公室文秘工作不僅僅需要優(yōu)秀的文字表達(dá)能力，更需要溝通協(xié)調(diào)能力，從而更好地進(jìn)行信息的傳達(dá)。

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