事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)研究

姜橋紫

摘要：事業(yè)單位是政府職能部門，并不以盈利為目的，職能是為人們提供高質(zhì)量服務(wù)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，事業(yè)單位為實(shí)現(xiàn)發(fā)展，深化改革，檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，通過(guò)開展檔案管理工作，是提高事業(yè)單位管理水平，保證其穩(wěn)定運(yùn)行的重要途徑。通過(guò)構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化開展，能夠改善事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題，提高工作效率，詳細(xì)記錄各項(xiàng)工作信息，為工作開展提供信息支持。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建中還存在諸多問(wèn)題，檔案管理質(zhì)量認(rèn)知程度低下以及檔案管理制度不完善，制約質(zhì)量保障體系構(gòu)建。在本次研究中，首先闡述事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建的重要性，分析其存在問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際情況，提出質(zhì)量保障體系構(gòu)建策略，提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;質(zhì)量保障體系

隨著事業(yè)單位改革工作深化，為確保改革工作有序開展，事業(yè)單位需要保障檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作優(yōu)勢(shì)，為后續(xù)人才引進(jìn)、崗位分配及調(diào)整等工作夯實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位在發(fā)展中，結(jié)合實(shí)際情況與需求，構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，不僅符合事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展需求，還能夠提高工作效率與質(zhì)量。針對(duì)質(zhì)量保障體系中存在的問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)檔案管理質(zhì)量的認(rèn)知、完善檔案管理制度。從多個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，重視檔案管理質(zhì)量，積極采取措施，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建的意義

在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，通過(guò)構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，具有多重意義。

首先有利于提升事業(yè)單位工作效率。構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的傳輸與使用，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作開展提供參考。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案質(zhì)量是一項(xiàng)重要指標(biāo)，完善的質(zhì)量保障體系，能夠明確日常業(yè)務(wù)工作開展情況，通過(guò)對(duì)比并分析問(wèn)題，不斷調(diào)整并改進(jìn)工作方式。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)資料還是考核單位內(nèi)部工作質(zhì)量的重要途徑，滿足事業(yè)單位發(fā)展需要，提高工作效率。

其次有利于全面記錄多種工作信息。檔案管理質(zhì)量體系構(gòu)建，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作信息進(jìn)行匯總、整理并紀(jì)錄。事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，數(shù)據(jù)信息數(shù)量較多，來(lái)源較為復(fù)雜，例如黨群工作以及人事管理等檔案存在差異，管理難度較大。質(zhì)量保障體系構(gòu)建，能夠確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高檔案使用效率，滿足事業(yè)單位對(duì)數(shù)據(jù)使用需求以及上級(jí)調(diào)閱需求。

二、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系存在的問(wèn)題

（一）檔案管理質(zhì)量認(rèn)知程度低下

檔案管理是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作，對(duì)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展以及服務(wù)質(zhì)量提升均有著重要作用。但在實(shí)際工作中，受傳統(tǒng)思想觀念以及工作方式影響，對(duì)檔案管理質(zhì)量認(rèn)知不充分，檔案管理人員對(duì)待工作十分消極，認(rèn)為檔案管理工作僅僅知識(shí)整理各項(xiàng)資料并進(jìn)行歸檔。而事業(yè)單位也并未構(gòu)建檔案質(zhì)量審核機(jī)制，難以保障檔案信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，是一項(xiàng)復(fù)雜性工作，對(duì)細(xì)節(jié)處理要求較高。檔案管理質(zhì)量將影響事業(yè)單位決策，由于對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不深入，檔案人員在日常工作中，工作效率低下，無(wú)法在有效時(shí)間內(nèi)整理檔案內(nèi)容，存在遺漏以及信息錯(cuò)誤等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案后的使用與查閱。

（二）檔案管理制度不健全

新經(jīng)濟(jì)形式下，帶動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作量在逐漸增加，檔案數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出海量增長(zhǎng)。在開展檔案管理工作時(shí)，仍采用傳統(tǒng)人工操作方式，隨著數(shù)據(jù)信息增加，傳統(tǒng)檔案管理弊端逐漸突顯，檔案管理人員工作壓力較大，易出現(xiàn)工作失誤等問(wèn)題。事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏重視，未制定完善的檔案管理制度，檔案管理工作效率低下，制約質(zhì)量保障體系構(gòu)建。首先在事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理工作運(yùn)行程序不健全，各個(gè)崗位之間的職責(zé)不明確，檔案管理工作交接以及崗位調(diào)整機(jī)制不完善，檔案管理工作缺乏連接性。其次針對(duì)檔案管理人員，未制定約束機(jī)制，檔案管理人員素質(zhì)低下，對(duì)待工作缺乏責(zé)任心。最后事業(yè)單位還存在管理運(yùn)行機(jī)制不健全問(wèn)題，現(xiàn)有制度與檔案管理工作需求不相符。這些因素均不利于檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建，同時(shí)也制約了事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建措施

（一）提高對(duì)檔案管理質(zhì)量的認(rèn)知

在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作十分重要，為提高檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建出完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，則需要提高認(rèn)知，摒棄傳統(tǒng)思想觀念。首先事業(yè)單位轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認(rèn)知，通過(guò)開展多樣性宣傳工作以及思想政治教育，引導(dǎo)檔案人員樹立正確職業(yè)理念，認(rèn)真對(duì)待工作，規(guī)范檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作形成正確認(rèn)知，重視工作，確保工作質(zhì)量。其次事業(yè)單位可將檔案管理工作納入發(fā)展目標(biāo)以及年度規(guī)劃中，采用這一方式，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，將檔案管理作為重要工作完成。最后事業(yè)單位需定期組織學(xué)習(xí)與培訓(xùn)工作，引導(dǎo)檔案管理人員參加。在培訓(xùn)過(guò)程中，教授專業(yè)檔案管理技能，傳授理論知識(shí)。此外還應(yīng)定期開展考核工作，考核內(nèi)容為工作表現(xiàn)、工作質(zhì)量，采用獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工積極性，形成良好的責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作有序開展。

（二）完善檔案管理制度

事業(yè)單位結(jié)合實(shí)際情況，制定恰當(dāng)?shù)臋n案管理制度，不僅能夠規(guī)范檔案管理工作，還能夠確保工作質(zhì)量與效率。首先事業(yè)單位需要明確檔案管理人員的職責(zé)，劃分工作范圍，實(shí)施責(zé)任制，將檔案管理質(zhì)量與工作人員緊密關(guān)聯(lián)。一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，可在第一時(shí)間明確責(zé)任主體，進(jìn)行問(wèn)責(zé)，還能避免相互推責(zé)等問(wèn)題出現(xiàn)。同時(shí)事業(yè)單位可制定獎(jiǎng)懲措施，針對(duì)工作失誤的員工，需要采取懲罰措施。通過(guò)這一方式，不僅能夠調(diào)動(dòng)員工積極性，還能夠引導(dǎo)員工認(rèn)真對(duì)待工作，提高工作執(zhí)行力，保障檔案管理質(zhì)量。最后事業(yè)單位還需要加強(qiáng)監(jiān)管，監(jiān)管部門在工作中，需要始終遵循公正性與公平性原則，落實(shí)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問(wèn)題，需要責(zé)令修改并調(diào)整。此外事業(yè)單位還可明確規(guī)定檔案管理具體事項(xiàng)，如檔案查閱與使用制度以及檔案管理流程等，確保檔案管理工作的規(guī)范性以及有序性。

（三）提高檔案現(xiàn)代化管理水平

信息技術(shù)高速發(fā)展，我國(guó)步入了信息化時(shí)代，在新時(shí)代下，事業(yè)單位需要充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，逐漸由人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑芾?，在單位?nèi)部構(gòu)建電子檔案館，推動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)與保管更加便捷，管理流程逐漸簡(jiǎn)化。采用信息化管理方式，檔案資料整理與歸檔也十分方便，只需要將相關(guān)信息錄入在計(jì)算機(jī)中，利用軟件便能夠?qū)嵤┱砼c分類。在檔案使用中，輸入關(guān)鍵字，便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案檢索與查閱。其次檔案收集工作，也由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，因此檔案管理人員需要具備良好的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)?，F(xiàn)代化檔案管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)海量信息處理，還能夠確保檔案管理質(zhì)量，檔案管理較為便捷。

總結(jié)：

事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)與發(fā)展中，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位需要始終跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，重視檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)，提高管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位全面發(fā)展。

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