借助計(jì)算機(jī)提升人事檔案管理成效的路徑探索

郭磊

摘要：近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)體現(xiàn)在社會(huì)生活的各個(gè)方面，我國(guó)進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展的信息化時(shí)代。在檔案管理方面，人事檔案數(shù)字化就是合理運(yùn)用科學(xué)技術(shù)的表現(xiàn)。經(jīng)過(guò)不斷更新、發(fā)展、完善，人事檔案計(jì)算機(jī)管理方式給管理者帶來(lái)了很大的便利，提高了管理效率，節(jié)約了存儲(chǔ)空間等，但同時(shí)仍然存在較多弊端，基于此，對(duì)計(jì)算機(jī)提升人事檔案管理成效的路徑進(jìn)行探索，以供參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);人事檔案管理;管理路徑;

引言

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人力資源的重要性逐漸凸顯出來(lái)，人才競(jìng)爭(zhēng)成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主要方向。人事檔案是個(gè)人人生軌跡的記錄，是用人單位了解、評(píng)估個(gè)人的主要依據(jù)，是對(duì)“人”開(kāi)展管理工作的過(guò)程中不可缺少的資料，發(fā)揮著重要的憑證作用。人事檔案管理水平的高低，決定著是否可以充分發(fā)揮人事檔案的作用、實(shí)現(xiàn)人力資源利用水平的提高?；诖?，必須采取有效措施，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與改善。

1計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的作用

計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，其融合了數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)等多項(xiàng)技術(shù)，本身就具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)與處理能力。同時(shí)，計(jì)算機(jī)還可以與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相互結(jié)合，構(gòu)建供數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳遞的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，為信息數(shù)據(jù)的傳輸共享提供便利。因此，計(jì)算機(jī)的這些特性十分滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)人事管理的需求，能夠在最大程度上為人事檔案管理提供極大便利。首先，計(jì)算機(jī)能夠?qū)⒁酝募堎|(zhì)化人事檔案管理轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事信息的存儲(chǔ)與處理，從而達(dá)到節(jié)能目的。其次，計(jì)算機(jī)本身所具有的數(shù)據(jù)信息分析和搜索能力可以幫助人事檔案管理人員更便捷地對(duì)人事信息進(jìn)行查詢(xún)調(diào)取，并根據(jù)實(shí)際需求對(duì)人事信息進(jìn)行分析，從而挖掘出人事信息背后更大的價(jià)值，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供依據(jù)。再次，計(jì)算機(jī)本身強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理分析能力能夠顯著提升企業(yè)人事檔案管理效率，解放更多人事力量進(jìn)行人力資源的開(kāi)發(fā)和管理，從而為企業(yè)打好人力資源基礎(chǔ)。最后，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合可以幫助人事檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的實(shí)時(shí)更新維護(hù)，從而提升人事信息的準(zhǔn)確性。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所擁有的信息共享能力也可以讓領(lǐng)導(dǎo)人員隨時(shí)對(duì)人事管理工作有詳細(xì)的了解，進(jìn)而為人事工作提供建議和指導(dǎo)?？梢哉f(shuō)，在現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)正發(fā)揮著舉足輕重的作用。

2借助計(jì)算機(jī)提升人事檔案管理成效的路徑

2.1建立起基于計(jì)算機(jī)管理的新型管理模式

在現(xiàn)代借助計(jì)算機(jī)所實(shí)施的信息化管理中，一套與之相適應(yīng)的管理模式也是不可或缺的。對(duì)此，企業(yè)需要結(jié)合新時(shí)期人事檔案管理工作需求建立起新型的管理模式，以對(duì)信息化的人事檔案管理提供保障，確保其管理的規(guī)范化。首先，企業(yè)應(yīng)明確基于計(jì)算機(jī)的人事檔案管理的具體辦法，如利用員工身份證號(hào)作為建檔的編號(hào)，然后利用其作為人事檔案查詢(xún)、維護(hù)的基礎(chǔ)。其次，應(yīng)該完善計(jì)算機(jī)技術(shù)下的人事檔案管理流程，將檔案的建立、審核、更新維護(hù)、清楚等各項(xiàng)工作程序都進(jìn)行規(guī)范，確保實(shí)踐中可以嚴(yán)格按照程序做好檔案管理工作。最后，應(yīng)建立起人事檔案的權(quán)限管理制度，對(duì)企業(yè)中各方面工作人員的人事檔案查詢(xún)、調(diào)取、更新維護(hù)等權(quán)限予以科學(xué)設(shè)置，以確保人事檔案信息的安全性。

2.2加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)也應(yīng)隨著信息技術(shù)不斷的完善和進(jìn)步，在數(shù)字化管理技術(shù)取代紙質(zhì)檔案的同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好兩手準(zhǔn)備，在做好數(shù)字化人事檔案信息錄入的同時(shí)，還要保存紙質(zhì)的人事檔案信息，確保每一位委檔人員擁有數(shù)字化和紙質(zhì)兩份檔案，便于在數(shù)字化人事檔案丟失時(shí)，還有紙質(zhì)的人事檔案作為備份參考。

2.3加強(qiáng)基于計(jì)算機(jī)的人事檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

計(jì)算機(jī)各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)都是建立在各種系統(tǒng)軟件基礎(chǔ)之上的，所以在借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，首先就需要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。一方面，企業(yè)需要結(jié)合自身人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求與軟件公司進(jìn)行合作，然后開(kāi)發(fā)出適合人事檔案管理工作的信息系統(tǒng)，將日常檔案管理的各項(xiàng)工作都在軟件系統(tǒng)中開(kāi)設(shè)相應(yīng)的工作模塊，以便管理人員可以完成線(xiàn)下管理向計(jì)算機(jī)上的移植。另一方面，企業(yè)應(yīng)專(zhuān)門(mén)針對(duì)人事檔案管理建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以為人事檔案管理工作提供數(shù)據(jù)記錄存儲(chǔ)和查詢(xún)調(diào)取等服務(wù)性功能。同時(shí)，信息管理系統(tǒng)也可以與企業(yè)的整體管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)人事信息的線(xiàn)上共享和維護(hù)，以便使人事檔案管理工作可以與其他管理工作形成協(xié)同，發(fā)揮出人事數(shù)據(jù)信息的更大價(jià)值。

2.4加快人事檔案信息化建設(shè)

信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)的推廣、普及應(yīng)用，使得各行各業(yè)均出現(xiàn)了明顯的改變。加快信息化建設(shè)，是產(chǎn)業(yè)升級(jí)、行業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略?；诖?，新時(shí)期，為促進(jìn)人事檔案管理水平的提升，必須遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求，有效應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段、管理手段來(lái)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。首先，新時(shí)期，數(shù)字信息的產(chǎn)生與不斷推廣、普及應(yīng)用，改變了信息資源的保存方式，即可以采取數(shù)字化形式來(lái)儲(chǔ)存信息。這樣的背景下，可以有效應(yīng)用信息技術(shù)，建立數(shù)字化人事檔案、人事檔案資源檢索平臺(tái)，提高人事檔案存儲(chǔ)、處理、檢索的便捷性。同時(shí)，針對(duì)檔案信息化建設(shè)，近年來(lái)，我國(guó)出臺(tái)了一系列的指導(dǎo)文件。人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，也要嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及檔案事業(yè)的要求。其次，人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，也要注意保護(hù)人事檔案的完整性與安全性，對(duì)電子人事檔案的收集、整理、入庫(kù)、歸檔、查詢(xún)、轉(zhuǎn)移、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，均要做好管理與控制，從而確保人事檔案信息安全。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)的發(fā)展和應(yīng)用為現(xiàn)代人事檔案管理提供了強(qiáng)大技術(shù)支撐，但實(shí)踐中還需要從管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、管理模式創(chuàng)建以及人員技術(shù)培訓(xùn)等方面著手推進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，如此方能切實(shí)提升現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的成效。

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