基于信息化服務(wù)平臺(tái)的高職院校行政流程再造研究與實(shí)現(xiàn)

楊勇 甘皓元 溫雅 張份蘭

摘 要：業(yè)務(wù)流程的再造已經(jīng)是當(dāng)前高職院校信息化工作急需解決的問題。文章首先介紹了基于企業(yè)微信的信息化服務(wù)平臺(tái)解決方案，并對(duì)全新的信息化服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行分析;其次，依托企業(yè)微信信息化服務(wù)平臺(tái)，提出了高職院校行政流程再造原則—以師生體驗(yàn)為導(dǎo)向、業(yè)務(wù)需求為核心、企業(yè)微信為手段。通過企業(yè)微信進(jìn)一步創(chuàng)新校園數(shù)據(jù)空間的行政流程邏輯關(guān)系映射，以此來實(shí)現(xiàn)行政流程再造的高效工作模式。文章最后介紹了德宏職業(yè)學(xué)院傳統(tǒng)行政流程遷移至企業(yè)微信行政流程再造的實(shí)例，供各高職院校在信息化業(yè)務(wù)流程再造工作參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)微信;高職院校;流程再造

0 引言

教育行業(yè)的信息建設(shè)在時(shí)代的驅(qū)動(dòng)下，已經(jīng)走過了近? ? ? 20年的建設(shè)歷程，高職院校想要為廣大師生提供更加便捷、高效的服務(wù)，就必須基于信息化手段，而傳統(tǒng)的信息化建設(shè)流程煩瑣復(fù)雜，例如第一步建設(shè)物理環(huán)境、第二步部門需求調(diào)研、第三步購買信息化設(shè)備、第四步部署軟件環(huán)境、第五步安裝應(yīng)用軟件、第六步軟件測(cè)試、第七步信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入、第八步系統(tǒng)的培訓(xùn)、第九步系統(tǒng)的推廣強(qiáng)制安裝各種APP、第十步最終應(yīng)用。很多學(xué)校在信息建設(shè)方面的投入少則數(shù)十萬元，多則數(shù)百萬元甚至上千萬元的資金，花費(fèi)教育工作者無數(shù)的心血和精力。但其建設(shè)周期長(zhǎng)、成本高、軟件更新慢，師生使用效果不理想，最終學(xué)校面對(duì)的現(xiàn)實(shí)是大量閑置的硬件設(shè)施、無人問津的軟件系統(tǒng)，形成了“出錢出力又不討好”的局面。其原因主要有以下幾個(gè)方面：（1）各自為政。學(xué)校長(zhǎng)期處于一個(gè)低效重復(fù)、孤立封閉的信息化建設(shè)狀態(tài)，缺乏信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)，學(xué)校各個(gè)部門信息化建設(shè)都是單打獨(dú)斗，最終形成各自為政的信息化孤島。（2）技術(shù)制約。前些年受互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等客觀因素的制約，只能自建自用。而現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)及云計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校近年來在信息建設(shè)模式方面有了更多的選擇、更寬廣的思路。

為了解決上述問題，基于云計(jì)算的信息化建設(shè)被提出來，通過云計(jì)算的特點(diǎn)，降低學(xué)校信息化初期建設(shè)的投資壓力，因?qū)W校本身技術(shù)人員缺乏，學(xué)校一些應(yīng)用軟件的日常維護(hù)工作交給軟件服務(wù)運(yùn)營商，軟件服務(wù)運(yùn)營商能夠根據(jù)軟件的使用情況對(duì)軟件實(shí)時(shí)更新，保證軟件的適用性，為學(xué)校信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)。

1 云計(jì)算SAAS平臺(tái)

隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和智能終端等技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，到如今，能夠依托各類新技術(shù)例如SaaS（Software-as-a-Service）：軟件即服務(wù)，指平臺(tái)供應(yīng)商將應(yīng)用軟件統(tǒng)一部署在自己的服務(wù)器上，客戶可以根據(jù)工作實(shí)際需求，通過互聯(lián)網(wǎng)向廠商定購所需的應(yīng)用軟件服務(wù)，按定購的服務(wù)多少和時(shí)間長(zhǎng)短向廠商支付費(fèi)用，并通過互聯(lián)網(wǎng)獲得SaaS平臺(tái)供應(yīng)商提供的服務(wù)，能夠快速完成信息化的建設(shè)。

2 企業(yè)微信

智能移動(dòng)終端在高職院校師生普及，基于移動(dòng)智能終端的C/S和B/S架構(gòu)的信息化平臺(tái)存在通用性差、使用煩瑣等問題，而微信作為一款手機(jī)軟件，截至2019年其用戶已經(jīng)達(dá)到了11億。選擇企業(yè)微信具有以下優(yōu)勢(shì)：

（1）與微信能夠無縫對(duì)接，使用方法和功能能夠讓廣大師生易于接受和容易上手。

（2）企業(yè)微信的管理功能預(yù)設(shè)審批、匯報(bào)等OA應(yīng)用。

（3）支持定制各類行政審批和工作匯報(bào)的輕應(yīng)用搭建、可視化搭建，應(yīng)用入門難度低，培訓(xùn)簡(jiǎn)單。

（4）支持自建應(yīng)用，能夠通過API接口與本地?cái)?shù)據(jù)中心對(duì)接。

（5）大廠優(yōu)勢(shì)，基于客戶需求，系統(tǒng)不斷升級(jí)優(yōu)化，極大地減輕了學(xué)校信息化技術(shù)人員和專家的壓力。

3 行政流程的數(shù)據(jù)邏輯

大部分高職院校具有占地面積大、組織機(jī)構(gòu)眾多、部門職責(zé)及崗位分工明確等特點(diǎn)，這樣就使得本該相互聯(lián)系、相互影響的行政流程被人為地分割為相互獨(dú)立、各自行政的流程[3]。比較理想的解決方案就是從各自為政的數(shù)據(jù)邏輯轉(zhuǎn)移到依托企業(yè)微信來進(jìn)行流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)邏輯。這時(shí)依托企業(yè)微信能夠讓師生用戶感覺學(xué)校是一個(gè)整體，當(dāng)用戶感覺該流程不夠優(yōu)化時(shí)，可以提出意見建議，而企業(yè)微信的可視化輕應(yīng)用的搭建功能能夠讓職能部門快速對(duì)當(dāng)前的行政流程進(jìn)行修改。要想通過流程再造構(gòu)建一個(gè)優(yōu)質(zhì)高效的行政流程，就必須以服務(wù)驅(qū)動(dòng)管理創(chuàng)新、以師生體驗(yàn)驅(qū)動(dòng)流程再造。

4 行政流程的再造與優(yōu)化

基于企業(yè)微信的行政流程數(shù)據(jù)邏輯，師生用戶僅需要對(duì)接業(yè)務(wù)，而各業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)供需關(guān)系變化將會(huì)越來越頻繁，想要根據(jù)企業(yè)微信的行政流程數(shù)據(jù)邏輯進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)流程再造，就需要找到跨部門行政流程處理的關(guān)系[1]。針對(duì)某一具體業(yè)務(wù)流程的再造，可以根據(jù)部門職責(zé)、崗位職責(zé)找到相應(yīng)的責(zé)任人作為該流程的受理節(jié)點(diǎn)[2]。

5 德宏職業(yè)學(xué)院行政流程再造實(shí)例—跨部門報(bào)修流程

德宏職業(yè)學(xué)院于2017年啟用了企業(yè)微信，根據(jù)企業(yè)微信功能和報(bào)修流程的特點(diǎn)，最初設(shè)計(jì)的報(bào)修流程業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流向?yàn)椋簬熒鷪?bào)修申請(qǐng)→信息中心→相應(yīng)部門主管→受理崗位處理→報(bào)修辦結(jié)。在試運(yùn)行一段時(shí)間后師生反饋該報(bào)修流程在各部門主管審批時(shí)，會(huì)有較長(zhǎng)時(shí)間停留，導(dǎo)致了本次維修的時(shí)間增加。通過對(duì)報(bào)修流程的梳理，可以設(shè)置審批條件，直接判定業(yè)務(wù)歸屬后通知受理崗位進(jìn)行維修即可。根據(jù)師生用戶的需求，在企業(yè)微信中設(shè)定報(bào)修規(guī)則，于是修改后的報(bào)修流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流向：師生報(bào)修申請(qǐng)→企業(yè)微信自動(dòng)判定業(yè)務(wù)歸屬→相應(yīng)部門受理崗位處理→報(bào)修辦結(jié)。修改后的流程根據(jù)師生用戶的體驗(yàn)反饋，能夠快速響應(yīng)。進(jìn)行政流程再造，很好地實(shí)現(xiàn)了跨部門業(yè)務(wù)的協(xié)同聯(lián)動(dòng)，直接有效地提高了學(xué)校的辦事效率，并大大提升了師生用戶的使用體驗(yàn)。為了使各部門主管在報(bào)修流程中跟蹤監(jiān)督報(bào)修的全過程，再次對(duì)報(bào)修流程進(jìn)行梳理改造，于是再次修訂報(bào)修流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流向：師生報(bào)修申請(qǐng)→企業(yè)微信自動(dòng)判定業(yè)務(wù)歸屬→抄送部門主管知悉→相應(yīng)部門受理崗位處理→報(bào)修辦結(jié)→抄送部門主管知悉，在整個(gè)過程中各部門主管全程跟蹤監(jiān)督，極大地提高了報(bào)修工作的效率。報(bào)修工作流程的不斷再造，得到了廣大師生的好評(píng)。

6 結(jié)語

行政流程再造的初衷是要提高各業(yè)務(wù)部門的辦事效率。然而，如果行政流程建設(shè)跟不上，反而會(huì)降低用戶的使用體驗(yàn)。只有基于全新的行政流程數(shù)據(jù)邏輯，在企業(yè)微信可視化輕應(yīng)用搭建的基礎(chǔ)上，打破各部門壁壘，對(duì)全校各行政流程進(jìn)行全面的梳理和再造，才能更好地改善用戶體驗(yàn)，解決師生反響強(qiáng)烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問題。以“信息多跑路，師生不跑腿”為理念，不斷再造師生滿意的行政流程服務(wù)，才能使廣大師生在信息化發(fā)展中有更多的獲得感。

[參考文獻(xiàn)]

[1]李珊珊，王平月，楊陽，等.基于共享數(shù)據(jù)中心的高校業(yè)務(wù)流程再造研究[J].中國教育信息化，2018（23）：47-50.

[2]任萍.教育信息化背景下高校行政信息管理流程再造—基于多校區(qū)辦學(xué)的思考[J].中國教育信息化，2007（5S）：19-21.

[3]韓寅奔，朱日程.高校教育管理流程再造與優(yōu)化對(duì)策分析[J].中國管理信息化，2017（24）：209-210.

（編輯 王雪芬）