退休人員人事檔案管理數(shù)字化工作探討

李必成

【摘要】新時期退休人員檔案管理工作直接關(guān)系著退休人員的根本利益，所以提高對退休人員檔案管理的重視程度，健全管理機制，完善基礎(chǔ)設備，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理的信息化水平，才能夠為企事業(yè)單位退休人員提供更加優(yōu)質(zhì)的保障服務 。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化;退休人員

企事業(yè)單位作為社會重要的組成部分，對于國民經(jīng)濟的發(fā)展起到積極促進作用，而退休人員曾經(jīng)作為企事業(yè)單位的主體， 為企業(yè)的發(fā)展做出了重大的貢獻。因此，企事業(yè)單位要堅持以人為本的理念，關(guān)注退休人員的工資待遇。在這種過程中需要加強退休人員人事檔案管理，由于傳統(tǒng)管理模式較為滯后，難以滿足人事檔案管理的需要，致使加快退休人員人事檔案數(shù)字化發(fā)展，合理規(guī)范人事檔案具有重要的意義。

1注重科技創(chuàng)新，提高工作效率

針對企事業(yè)單位退休人員人事檔案管理而言，其數(shù)字化發(fā)展有著諸多內(nèi)容及項目，要想提高人事檔案管理效率，推動退休人員人事檔案數(shù)字化進度，則需要注重科技方面的創(chuàng)新和發(fā)展，自主研發(fā)檔案數(shù)字化管理軟件，推動人事檔案管理工作順利開展。具體主要體現(xiàn)在：①減少數(shù)據(jù)錄入量：在企事業(yè)單位退休人員人事檔案管理過程中，相關(guān)檔案管理人員有的是有多年管理檔案經(jīng)驗的專業(yè)人員，有的是改制后單位沒有管理過檔案的留守人員，致使當前這些人員的整體素質(zhì)存在較大的差異， 其專業(yè)能力參差不齊。為減少輸入量，需要檔案接收部門根據(jù)檔案管理的要求，統(tǒng)一人事檔案材料的名稱及類別。尤其在材料的錄入過程中，需要選擇正確的錄入方式，以此來提高其工作的效率;②自動處理圖片：針對整卷人事檔案而言，首先需要按照頁碼對其進行全部掃描，然后運用相關(guān)軟件對其進行處理，實現(xiàn)所有掃描圖片數(shù)據(jù)自動分揀到對應文件夾、自動分類命名等相關(guān)操作，通過當前這種管理模式的實施，不但保證了人事檔案數(shù)字化的準確率，而且還保證了其整體工作效率。③ 多人同時作業(yè)：在人事檔案目錄錄入過程中，可同時進行多人錄入，在這個過程中，通?？墒褂肊XCEL進行錄入， 針對已經(jīng)完成錄入的圖片及相關(guān)信息而言，只需要將其放在軟件中的文件夾中，便可實現(xiàn)多人進行數(shù)據(jù)處理，提高數(shù)據(jù)的準確率[1]。

2科學流程管控，合理規(guī)范管理

在人事檔案管理過程中，通過對管理流程進行合理規(guī)范， 對于保證其管理質(zhì)量具有重要的意義。①針對企事業(yè)單位退休人員人事檔案資料而言，企業(yè)需要組織專門的管理人員對其進行全面歸集，同時根據(jù)檔案管理要求，將其分撒在各科室進行管理，做好相關(guān)方面的存儲管理，對這些檔案進行集中管理，全面完善退休人員檔案內(nèi)容，提高檔案管理效果。②系統(tǒng)性初審退休人員檔案：在退休人員檔案管理過程中，由于檔案管理人員專業(yè)性不足，未能夠把握好檔案管理工作，造成其管理效果不理想，出現(xiàn)材料重復或不必要存檔材料等問題，為后續(xù)檔案管理工作的開展帶來難度，增加了檔案管理的工作量。在這種情況下，需要對人事檔案進行初審，及時剔除重復或不必要檔案，做好檔案的排查工作。③集中保管：針對大量的退休檔案，為了保證檔案管理效果，盡可能地對這些檔案進行集中保管，有助于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。④在檔案整理與數(shù)字化管理過程中，通常主要選擇閉環(huán)式流程管理模式，通過這種模式能夠確保整個管理過程環(huán)環(huán)相扣，一旦出現(xiàn)問題，能夠及時進行責任追究[2]。

3強化交流，實現(xiàn)經(jīng)驗共享

在退休人員人事檔案管理中，為了保證管理的質(zhì)量及效率，可注重強化交流，經(jīng)驗共享。具體表現(xiàn)為：①發(fā)揮優(yōu)勢： 作為企事業(yè)單位，除了要做好自身的發(fā)展外，還應當增強企業(yè)的社會責任感，同時要注重發(fā)揮自身的優(yōu)勢，注重加強與兄弟企業(yè)與單位進行合作和交流，推動退休人員檔案管理和數(shù)字化發(fā)展。② 配合職能部門工作：根據(jù)自身的實際情況，注重研發(fā)數(shù)字化接收軟件，與接收軟件研發(fā)公司對接，積極參與并提出合理化建議，促進接收軟件與企業(yè)數(shù)據(jù)順利對接。

4加強領(lǐng)導，確保責任得到科學落實

企事業(yè)單位退休人員檔案管理工作的開展與管理人員有非常密切的關(guān)系，檔案管理人員的專業(yè)性對于檔案管理工作的高效開展有著重要意義，所以加強檔案管理人員的專業(yè)技能建設，提高檔案管理隊伍的綜合服務水平尤為關(guān)鍵。關(guān)于退休人員人事檔案管理工作，各個地區(qū)制定了關(guān)于《退休人員社會化管理實施方案》，主要針對當前這項工作做出了全面部署[3]。并且成立專項工作組，進一步明確了各個小組的工作職責，針對退休人員人事檔案管理做出了創(chuàng)新，具體主要體現(xiàn)在：①選調(diào)骨干力量，打造專業(yè)隊伍：在人事檔案管理過程中，必須注重隊伍建設，應當從基層抽調(diào)人員，主要退休人員人事檔案工作，同時還需要制定相關(guān)制度，不得隨意出現(xiàn)更改人員等問題，要保證工作人員工作的連續(xù)性。②企事業(yè)單位從內(nèi)部選調(diào)大中專畢業(yè)生，由這部分選調(diào)人員參與這項工作， 對于人事檔案數(shù)字化管理目標的實現(xiàn)，解決了傳統(tǒng)操作效率低的問題，彌補了以往人事檔案管理的缺陷，加快了退休人員人事檔案管理數(shù)字化工作進度。③加強績效考核：為了滿足退休人員檔案管理要求，提高檔案管理效率。企事業(yè)單位應當注重完善績效考核制度，根據(jù)具體實際情況，適當調(diào)整檔案管理人員績效收入。在原有工資基礎(chǔ)上，適當做出相應的調(diào)整。在這個過程中，需要根據(jù)出勤及任務完成情況，有針對性的進行調(diào)整。④注重拓展資金籌集渠道：只有具備充足的資金，才能夠解決計算機及掃描等設備問題，為人事檔案管理工作配備先進的設備，才能有效地推動退休人員人事檔案數(shù)字化發(fā)展。

結(jié)束語

退休人員人事檔案管理作為當前重要的工作，在人事檔案管理過程中，由于受到諸多因素所限制和影響，導致傳統(tǒng)管理出現(xiàn)很多需要解決的問題，這也是企事業(yè)單位當前面臨的主要問題，在實際的管理過程中，針對當前出現(xiàn)的問題，制定完善的解決對策。同時要注重加大資金方面的投入，不斷拓展資金籌集渠道，為退休人員人事檔案管理配備齊全的設備，以此來推動人事檔案數(shù)字化發(fā)展進度，進而提高人事檔案的管理效率。

參考文獻：

[1]肖才慧 . 基于新時期的企業(yè)退休人員檔案管理問題探究 [J]. 探索科學 ，2016（9）：345.

[2]段紅 . 淺議新時期企業(yè)退休人員人事檔案管理 [J]. 科技致富向?qū)?，2014（23）：291-291.

[3]徐國梁 . 淺析新時期企業(yè)退休人員檔案管理問題 [J]. 人力資源管理 ，2015（7）：298.