城建檔案管理創(chuàng)新問題研究

郭海燕

摘要：城建檔案是城市管理、建設及規(guī)劃等相關的科研活動中形成的各種具有保存價值的原始記錄，對城市的管理和發(fā)展意義重大。如何與中國城市建設呈現(xiàn)出的迅猛發(fā)展態(tài)勢相適應，將城建檔案的作用充分發(fā)揮出來，已經(jīng)成為新時期城建檔案管理人員亟待解決的問題。保障檔案質(zhì)量，是城建檔案社會化服務的宗旨。我們應從不同載體的服務需求出發(fā)，不斷創(chuàng)新服務方式。

關鍵詞：城建檔案;管理創(chuàng)新;共享機制

一、前言

社會進步的源泉就是創(chuàng)新，對于城建檔案工作，只有不斷創(chuàng)新，才能與市場需求及社會發(fā)展需要相適應。作為信息資源組成部分的城建檔案，在開展各項服務性活動的同時，應以市場需求為導向，進行業(yè)務建設，緊密結(jié)合信息資源的服務利用與開發(fā)，瞄準市場，積極主動展開內(nèi)容豐富、形式多樣的信息服務。從根本上轉(zhuǎn)變服務觀念，明確用戶需求，加大改革力度，積極推進各項工作，進一步加強城建檔案工作的吸引力。認真執(zhí)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的相關規(guī)定，對建設工程竣工檔案的質(zhì)量進行有效控制。城建檔案工作者應充分意識到城建檔案規(guī)范和科學管理的重要性。立足于工作實際和社會需求，從服務管理、機制、功能和專業(yè)技術(shù)、資源等方面，將城建檔案社會化服務的大舞臺搭建起來，發(fā)揮其應有的功能。

二、加強城建檔案管理創(chuàng)新的對策

（一）加大宣傳，使人們充分認識城建檔案的重要性。

必須深入宣傳貫徹《檔案法》，提高整個社會的城建檔案意識，采取多種形式學習、宣傳、開設檔案法制課，加大檔案法制培訓力度，加強對工程設計、建設、施工、監(jiān)理等參與工程建設單位和人員政策法規(guī)的宣傳教育，為檔案執(zhí)法工作順利開展奠定基礎;要發(fā)揮行政執(zhí)法監(jiān)督作用，開展城建檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，促進城建檔案工作的不斷發(fā)展。城建檔案管理人員應將搞好服務作為己任，對進館檔案的接收、在建工程中的檔案接收，都應提供滿意、高效和優(yōu)質(zhì)的服務。為了保障服務對象滿意和竣工檔案驗收合格，應在具體的工作中，實施“一人一項一表”業(yè)務指導服務責任量化考核制。超前式服務。城建檔案搜集和歸檔工作相對漫長，從初始化做起，并進行跟蹤服務，在制作聲像檔案、編制施工技術(shù)材料和補繪竣工圖方面，需要城建檔案館簽訂責任書時了解和掌握。在簽訂委托協(xié)議書時，應對施工單位及檔案館雙方履行的責任予以明確。通過檔案人員的及時介入，增強服務的主動性和預見性，做好跟蹤和服務工作。開放式服務。知識爆炸的時代，進一步拓展了城建檔案的開放式服務。為提高服務水平，應充分利用各種現(xiàn)代化科技手段，對社會跨館際查詢檔案信息的需求給予滿足。

（二）豐富館藏，做好城建檔案的收集工作。

提升城建檔案編研質(zhì)量。為了更好地服務于社會，需要科學加工、有機組合城建檔案的信息，所以檔案的編研工作至關重要。目前城建檔案館還沒有充分重視編研質(zhì)量，僅能提供一些以資料匯編為主的淺層次服務。對于檔案的深加工上，不管是質(zhì)量還是數(shù)量，提升空間都非常的顯著。檔案工作者在對歷史檔案研究之余，還應為今天的城市建設提供科學合理的建議和參考，準確提煉和研究城市管理與建設的規(guī)律，進行總結(jié)概括，為城市管理者提供有價值的參考，這是檔案人員應盡的職責。城建檔案的收集工作主要是兩方面：一是接收，二是收集。一方面，按城建檔案館的進館范圍，有計劃、有組織地接收全盟有關單位和施工企業(yè)的重要城建檔案;另一方面，根據(jù)庫藏情況，有計劃、有組織地開展收集工作，充分利用各種手段，把城市規(guī)劃、城市建設和管理過程中形成的文字、圖表、圖紙、聲像等檔案文件征集進館。館內(nèi)必須建立科學的分類方案、嚴格案卷質(zhì)量標準、完善檢索體系、加強鑒定工作。同時，還要根據(jù)工作需要添置必要的設備，逐步改善檔案保管條件，使之滿足現(xiàn)代化管理和持續(xù)發(fā)展的需要。

（三）加強數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案資源的共享。

加快城建檔案數(shù)字化建設?，F(xiàn)代化技術(shù)手段的廣泛應用，使城建檔案信息資源有效和科學利用成為現(xiàn)實。創(chuàng)新城建檔案館服務工作的重要載體，即對服務方法的創(chuàng)新。而二十一世紀檔案館業(yè)務建設的重點即數(shù)字化建設。城建檔案館為方便查檔者對電子化檔案文獻的即時查詢，應與時勢相順應，對電子閱覽室著手籌建，并對各類設施進行購置，完善條件，為查檔者提供多角度和多視覺的檢索空間。加快信息網(wǎng)和檔案局域網(wǎng)的建設工程，有效連接Internet和政府網(wǎng)以及城建檔案館網(wǎng)，利用聯(lián)機系統(tǒng)的電子郵件和網(wǎng)上服務等手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡化的檔案信息傳遞方式。利用多媒體技術(shù)，對電子檔案環(huán)境予以改善，吸引更多查檔者，進行館藏信息資源的利用和開發(fā)。同時，還應做好網(wǎng)絡宣傳、培訓以及咨詢工作，幫助查檔者對網(wǎng)絡信息知識熟悉和掌握，能夠?qū)Σ樵兙W(wǎng)絡信息的技能駕輕就熟。在實踐的過程中，更好地使用各種網(wǎng)絡技術(shù)。要實現(xiàn)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，就做好進館檔案的電子錄入、整理、編目及統(tǒng)計工作。同時，要做好電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導，確保歸檔電子文件完整、真實、有效和安全，這是做好電子文件和電子檔案管理的重要手段和基礎工作。

（四）積極開展檔案利用服務，更好發(fā)揮城建檔案作用。

優(yōu)化館藏機構(gòu)，建立“大共享”機制。為了最大限度地發(fā)揮城市檔案的利用價值，必須充分實現(xiàn)信息的共享。而“大共享”就是有機結(jié)合“橫向共享”和“縱向共享”?！翱v向共享”就是對信息化手段充分利用，共享相互關聯(lián)的檔案以及各級政府所屬的城建檔案信息，使館際間的合作進一步加強。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)遠程的調(diào)用和檢索，打破城建檔案服務的級別限制，真正實現(xiàn)“為我所用”的共享機制，對科學研究和經(jīng)濟建設給予最大程度的支持?！皺M向共享”就是共享和整合城市規(guī)劃建設管理整個系統(tǒng)的檔案，因為目前已經(jīng)明確劃分了各個行政職能，城建系統(tǒng)與多個部門的工作密切相關。如果割裂檔案信息資源，不僅不利于使用者的查閱，同時還會遺失各類重要的檔案，或者形成“死檔”。因此城建檔案部門應積極主動地協(xié)商和配合城市管理、建設和規(guī)劃等相關部門的工作，以為城市發(fā)展和建設做貢獻為立足點和出發(fā)點，能夠完整、及時征集城市建設中的各類珍貴檔案資料。提升城建檔案的社會服務功能，為厚實館藏夯實基礎。同時，應完善規(guī)章、規(guī)范，保障各項制度的健全，確保各種規(guī)范性和長效性的城建檔案信息共享。積極開展城建檔案利用服務，嚴格執(zhí)行借閱登記制度，熱情接待社會各界查檔，對事關重點工程、招商引資和防災減災等特殊情況利用檔案的，建立查檔“綠色通道”，節(jié)假日照常提供查檔服務。自工作開展以來，基本實現(xiàn)工程報建簽訂檔案責任書率100%，驗收歸檔率100%。通過有效的業(yè)務指導，為房屋改擴建、產(chǎn)權(quán)證辦理、工程評優(yōu)、工程投標、企業(yè)資質(zhì)評定、司法鑒定等提供了有價值的憑證，取得良好的社會效益，既提高了歸檔檔案的質(zhì)量，建設、施工單位也加深了對我們工作的認識和理解，能夠主動配合支持我們工作。

三、結(jié)束語

建立和完善覆蓋人民群眾的城建檔案資源體系和方便人民群眾的城建檔案利用體系，是城建檔案工作者的重要命題和努力方向，作為城建檔案人，我們應當為此不懈努力，道路漫長，存志尚堅。

參考文獻

[1]以扎實工作確?！笆奈濉绷己瞄_局——2021年國家檔案局中央檔案館檔案館（室）業(yè)務指導司工作要點 [J]. 劉蕓.? 中國檔案. 2021（02）

[2] 王瑛. 關于城建檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展的思考 [J].城建檔案. 2020（09）

內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟城建檔案館 750306