辦公OA系統(tǒng)現(xiàn)狀及移動(dòng)化應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)探討

高亞萍

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng);移動(dòng)化應(yīng)用

一、緒論

隨著時(shí)代的變革和市場(chǎng)的不斷激烈，PC端的OA辦公系統(tǒng)在某種程度上無法完全滿足用戶需求，開發(fā)移動(dòng)化的OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“3A”辦公，使得用戶擺脫固定場(chǎng)所、固定設(shè)備、固定環(huán)境的限制，大大提高企業(yè)信息流轉(zhuǎn)、處理信息和開展工作的效率，進(jìn)而提高企業(yè)的辦公質(zhì)量和效率，其既是科技發(fā)展的體現(xiàn)，也是現(xiàn)代企業(yè)與市場(chǎng)的根本需求。

二、OA辦公系統(tǒng)和移動(dòng)化應(yīng)用

（一）OA辦公系統(tǒng)和移動(dòng)化應(yīng)用的概念

OA辦公系統(tǒng)簡(jiǎn)單來說就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它是用網(wǎng)絡(luò)和OA軟件一起建立的一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的辦公通信平臺(tái)，用OA辦公系統(tǒng)來輔助完成辦公，可以通過OA系統(tǒng)來完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等等。

但是隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)辦公有了“3A辦公”的需求，即任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）、處理任何業(yè)務(wù)（Anything），但OA辦公系統(tǒng)卻仍然有著各種限制，無法實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化辦公，本文所要探究的OA辦公系統(tǒng)，即是對(duì)傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，使其插上翅膀，能夠?qū)崿F(xiàn)移動(dòng)化辦公，大大方便了企業(yè)辦公，提高了企業(yè)辦公的時(shí)效性。

（二）OA辦公系統(tǒng)和移動(dòng)化應(yīng)用的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)有著三方面缺陷：（1）不及時(shí)：企業(yè)工作人員處理業(yè)務(wù)時(shí)，不在辦公桌前，就無法立即查閱和處理待辦事宜;（2）不方便：因?yàn)閭鹘y(tǒng)OA辦公系統(tǒng)基于電腦系統(tǒng)，出差的工作人員需要攜帶筆記本電腦，非常不方便;（3）不安全：工作人員通過網(wǎng)吧、酒店提供的電腦或網(wǎng)絡(luò)登錄企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)時(shí)，存在安全漏洞，會(huì)被不法分子鉆空子。

值得一提的是，移動(dòng)化OA辦公系統(tǒng)將成為未來辦公的重大發(fā)展方向，這一點(diǎn)已然成為業(yè)內(nèi)共識(shí)，并且隨著智能終端的普及以及移動(dòng)應(yīng)用技術(shù)的不斷進(jìn)步，已能夠較簡(jiǎn)單地做到這點(diǎn)，也因此，很多企業(yè)已經(jīng)通過專業(yè)的移動(dòng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)化OA辦公系統(tǒng)，大大增加了企業(yè)辦公的效率和質(zhì)量，當(dāng)然，也有很多企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)，還在使用非移動(dòng)式的OA辦公系統(tǒng)。

三、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

（一）OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

（1）功能實(shí)用性較強(qiáng)：OA辦公系統(tǒng)的特點(diǎn)就是功能強(qiáng)大，且非常實(shí)用，通過OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了無紙化、高效化、簡(jiǎn)單化辦公，如下圖所示，即OA辦公系統(tǒng)的常見辦公模塊，并且在細(xì)節(jié)處做得非常好，例如OA公文管理系統(tǒng)已經(jīng)涵蓋辦公常見的公文格式，工作人員只需要簡(jiǎn)單套用再輸入信息即可，例如文件審核過程中，為提高審核的靈活性，文件審核過程中能夠隨時(shí)操作添加或刪除某個(gè)審核對(duì)象，不用再去后臺(tái)調(diào)整，例如OA辦公系統(tǒng)有自動(dòng)存檔和自動(dòng)轉(zhuǎn)檔，隨時(shí)保存文件，例如隨時(shí)了解員工的工作進(jìn)度，會(huì)讓辦公質(zhì)量和效率隨之提升。

（2）實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同：群體協(xié)同也是OA辦公系統(tǒng)的重點(diǎn)突破之一，引入“協(xié)同辦公”的思想之后，打破了傳統(tǒng)的部門分工制。以“TEAM”團(tuán)隊(duì)形式協(xié)作分工完成，充分調(diào)動(dòng)全員參與。縱向分析，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)階層來說，通過OA辦公系統(tǒng)能抓取數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)了解企業(yè)運(yùn)行情況，做出精準(zhǔn)戰(zhàn)略決策，對(duì)中層管理者來說，OA辦公系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)，通過對(duì)各類信息的收集和處理，加強(qiáng)工作和管理效率，而對(duì)于普通工作者，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，能夠精準(zhǔn)了解業(yè)務(wù)進(jìn)程，了解上層要求;橫向分析，通過OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)作，縮短辦公周期，改變以往業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的孤島現(xiàn)象，提高管理和決策的科學(xué)化水平。

（3）實(shí)現(xiàn)全程管理：為了讓企業(yè)更準(zhǔn)確地掌控業(yè)務(wù)進(jìn)展，OA辦公系統(tǒng)還有全程管理功能，包括①業(yè)務(wù)辦理：完成業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)上傳，實(shí)時(shí)匯報(bào)數(shù)據(jù)，通過OA辦公系統(tǒng)，中層管理者對(duì)業(yè)務(wù)開展到那個(gè)程序，卡在哪個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在誰的手中沒有完成等，都一目了然;②信息留痕：企業(yè)規(guī)模越大，信息的流通過程就越復(fù)雜，在企業(yè)信息流通的過程中，尤其是文件審核和修改過程中，OA辦公系統(tǒng)會(huì)記錄下每一次文件的修改操作以及簽名操作，誰修改的、修改的是什么、修改前是什么、誰參與、誰簽名等，都可以一鍵查看;③動(dòng)態(tài)備份：隨時(shí)隨地備份，以免發(fā)生系統(tǒng)宕機(jī)或遭到攻擊時(shí)企業(yè)數(shù)據(jù)丟失。

（二）移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)相比傳統(tǒng)OA的優(yōu)勢(shì)

（1）智能化、移動(dòng)化辦公：在企業(yè)辦公、管理的過程中，SaaS（軟件即服務(wù)）技術(shù)的成熟推動(dòng)移動(dòng)OA的發(fā)展，讓OA辦公系統(tǒng)不再局限于辦公室、辦公點(diǎn)、電腦前，而是集成到移動(dòng)終端中，依托互聯(lián)網(wǎng)開展工作，實(shí)現(xiàn)智能化、移動(dòng)化辦公，打破了空間和時(shí)間的限制，無論人在何處，無論何時(shí)，只要一個(gè)手機(jī)，就能實(shí)現(xiàn)信息的查閱與審核、業(yè)務(wù)的辦理等。

（2）企業(yè)內(nèi)部可以更加方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同協(xié)作，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息收集、信息處理。

（3）幫助企業(yè)管理者和員工之間及時(shí)地做更多、更廣泛、更有效地溝通與協(xié)作。

（4）實(shí)現(xiàn)更加深入的過程管理，讓員工把精力投放到重要事項(xiàng)中去，按照不定期計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日程等安排工作。

四、企業(yè)建設(shè)移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)的途徑和策略

（一）關(guān)鍵技術(shù)

（1）OA辦公系統(tǒng)移動(dòng)化：如何將OA辦公系統(tǒng)“移植”到移動(dòng)終端中，就是企業(yè)建設(shè)移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)核心，通常來說，企業(yè)現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)的原廠商并未提供數(shù)據(jù)接口且無H5化，造成OA辦公系統(tǒng)難以移動(dòng)，而現(xiàn)在通過良好的SaaS（軟件即服務(wù)）技術(shù)，卻能夠做到這一點(diǎn)。

（2）網(wǎng)絡(luò)安全：移動(dòng)化OA辦公操作在互聯(lián)網(wǎng)，用外網(wǎng)接入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，在一定程度上必然會(huì)出現(xiàn)安全漏洞，一旦有不法分子，很可能以此來攻擊企業(yè)系統(tǒng)，可以說移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)雖然方便了，但安全性卻下降了，需要做好網(wǎng)絡(luò)安全才行。

（3）權(quán)限管理：權(quán)限管理可以看作網(wǎng)絡(luò)安全的一個(gè)手段，利用權(quán)限管理，每一個(gè)移動(dòng)終端和企業(yè)賬號(hào)綁定，嚴(yán)格檢查登入和操作權(quán)限管理，進(jìn)而讓移動(dòng)辦公更加安全。