新時期企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐

文｜吳東澤

近年來，我國市場經(jīng)濟的提升速度日漸增快，企業(yè)在得到良好發(fā)展的同時，也遇到了很多競爭問題。在新時期背景下，企業(yè)若想在市場環(huán)境中嶄露頭角，占據(jù)主要地位，就應(yīng)該擁有推陳出新的意識，重視本企業(yè)的辦公室管理工作，并且盡可能地做好全部的辦公室管理工作，增強企業(yè)的總體實力，提升企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競爭地位。對于企業(yè)而言，辦公室是一個不可缺少的職能部門。辦公室管理管理好壞，會直接關(guān)系到企業(yè)的整體經(jīng)營效益，因而需要企業(yè)加大辦公室管理力度，提升辦公室管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)水平，推進企業(yè)的進步，擴增企業(yè)的資金收益、社會效益。由此可見，對于如何提升企業(yè)辦公室管理有效性，展開研究很有必要。

一、企業(yè)辦公室工作概述

辦公室在企業(yè)中一直都扮演著“中轉(zhuǎn)樞紐”的角色，它主要發(fā)揮著“參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)”的職能，實現(xiàn)了企業(yè)信息的上傳下達效能，其存在也能夠代表企業(yè)的對外形象。企業(yè)辦公室想要順利發(fā)揮工作職能，就必須要對企業(yè)整體的發(fā)展情況有細致的了解，不但要掌握企業(yè)近期的工作重點，還要依托于企業(yè)的特點制定出未來的發(fā)展規(guī)劃，使工作具有預(yù)見性和創(chuàng)造性，實現(xiàn)企業(yè)的長足發(fā)展。與此同時，辦公室作為企業(yè)對外的窗口，代表著企業(yè)的形象和能力，除了要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的運轉(zhuǎn)工作，還要對外搞好對接工作，使企業(yè)文化和企業(yè)思想更廣泛的傳播，提升企業(yè)的社會形象。隨著新時期市場經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，面對著更多的機會和挑戰(zhàn)，結(jié)合當前的時代背景和企業(yè)自身的特點，辦公室需要對管理工作進行創(chuàng)新，不但要牢固樹立“大局觀”，做到為大局服務(wù)，還要懂得把握機遇，在挑戰(zhàn)中不斷成長，使企業(yè)辦公室的整體管理能力上升到一個新的臺階。

二、新時期企業(yè)辦公室管理中存在的不足

（一）缺乏明確有效的管理目標

對于企業(yè)來說，管理目標越明確，其管理的導向性作用發(fā)揮就越徹底。當前，企業(yè)對辦公室工作實施精細化管理的認知還停留在淺層次階段，這也導致其精細化管理目標不明確，使得精細化管理的貫徹阻力重重。主要表現(xiàn)為各項管理內(nèi)容模糊，管理實效發(fā)揮不足，管理方式轉(zhuǎn)變不到位，管理監(jiān)管缺失等。很多辦公室工作人員雖然認可精細化管理，卻仍習慣于傳統(tǒng)的工作模式，思想與行動不匹配，導致精細化管理難以切實落實下去，更無法依據(jù)精細化管理理念將辦公室工作內(nèi)容做到精細化的梳理與分解。

（二）辦公室管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平較低

從目前情況來看，很多企業(yè)會沒有專門對辦公室管理人員開展培訓，致使辦公室管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平比較低，從而很難自覺認識到辦公室管理工作對于企業(yè)和個人發(fā)展的關(guān)鍵作用，欠缺創(chuàng)新意識，影響到辦公室管理工作效果。

（三）缺乏完善的精細化管理制度

制度是精細化管理落地的保障，而制度的缺失或者不健全又是企業(yè)辦公室工作開展中存在的主要問題。辦公室本身就對應(yīng)復(fù)雜的行政工作，工作交叉，內(nèi)容多元，這更需要制度的保障與約束。建立完善的精細化管理制度，才能有效解決辦公室工作人員責任心不強、工作效率不高、個人意識較為渙散等問題。以制度為導向、為保障、為約束，防止有些工作人員責任推諉，工作怠慢，以完善的制度讓精細化管理更富動力。

三、提升企業(yè)辦公室管理有效性的策略總結(jié)

（一）建章立制，硬化管理

從人治到法治是管理的根本變革。在實際工作中，管理狀態(tài)的形成可能有著許多人為因素，這使得我們的工作趨于人性化、情緒化和隨意性。要逐步消除管理上的不良慣性，建立和完善制度化的管理模式。實行制度化管理的目的是增強工作透明度，體現(xiàn)公開、公正、公平的社會規(guī)范，營造健康、有序、穩(wěn)定的管理環(huán)境。事業(yè)單位后勤管理的基礎(chǔ)工作就是資金和物資的管理。除崗位職責外，還要制定科學、規(guī)范、具體、可行的管理程序和辦法。比如財政預(yù)決算制度、財務(wù)審批制度、基礎(chǔ)設(shè)施維護管理制度、物資采購制度、公共財產(chǎn)保管制度、獎勵績效分配制度等，嚴格按照規(guī)章制度辦事，制度面前人人平等。同時，要以上級規(guī)章制度為基礎(chǔ)，制定一系列針對性強的管理辦法和規(guī)定，使機關(guān)職工守法、關(guān)注活動、滲透管理。要善于通過活動推動常規(guī)后勤管理的實施。通過活動，充分調(diào)動后勤人員參與后勤管理的積極性，使后勤管理充滿活力。

（二）績效考評

企業(yè)辦公室工作內(nèi)容涉及方面較多，應(yīng)用精細化管理模式需要對績效考評環(huán)節(jié)進行優(yōu)化完善。首先，對不同崗位的工作內(nèi)容、工作難度等方面予以了解評估。其次，結(jié)合相關(guān)要求標準和工作人員的實際情況建立對應(yīng)的績效考評制度。在規(guī)則制度制定后需提高執(zhí)行效果，能夠在日常管理過程中實時監(jiān)管各部門及工作人員的工作情況，并借助獎懲制度對違規(guī)現(xiàn)象進行批評和懲治，對突出表現(xiàn)進行表揚。最后，在對工作人員進行定期績效考核過程中，還應(yīng)采取完善的激勵機制，以物質(zhì)結(jié)合精神激勵的方式對工作人員的工作予以肯定，體現(xiàn)工作人員的個人價值，進而更好地提高各部門及工作人員的工作效率。

（三）協(xié)調(diào)好各部門之間關(guān)系，使辦公室工作發(fā)揮最大作用

協(xié)調(diào)是辦公室職能的重點工作內(nèi)容，辦公室協(xié)調(diào)工作完成效果，會直接影響到企業(yè)各部門間的正常運轉(zhuǎn)。部分企業(yè)由于部門較多、工作內(nèi)容復(fù)雜，辦公室工作人員可能對許多部門的主要工作內(nèi)容和人員配置并不熟悉，這就影響了協(xié)調(diào)工作的落實效果。想要提升辦公室對各部門間的協(xié)調(diào)工作效率，企業(yè)可以定期組織部門與辦公室之間開展會議和聯(lián)歡等活動，讓部門負責人介紹本部門的工作內(nèi)容，并與辦公室工作者建立更密切的工作聯(lián)系，從而使得辦公室的協(xié)調(diào)工作得以更加順利開展。與此同時，還可以組織各部門工作人員來體驗辦公室的工作日常，體會到部門的配合對辦公室工作的幫助作用，在此基礎(chǔ)上，形成辦公室與部門間的雙向協(xié)調(diào)配合，使企業(yè)得以更加高效率的運轉(zhuǎn)。

（四）構(gòu)建良好的企業(yè)文化，提升員工素質(zhì)

企業(yè)文化是企業(yè)價值觀的呈現(xiàn)，而良好的企業(yè)文化能傳遞正確的價值觀念，使得企業(yè)內(nèi)部充滿正能量。精細化管理理念本身就是正向的企業(yè)文化和價值觀，其與文化建設(shè)同行，在企業(yè)內(nèi)部形成提效率、重質(zhì)量的良好風氣，也讓精細化管理更好地實施。辦公室的精細化管理推行與企業(yè)文化緊密結(jié)合，打造精細化的特色企業(yè)文化，讓辦公室員工樹立精細化管理意識，創(chuàng)新精細化工作思維，自覺主動地用精細化的管理方法帶來工作實效的提升。當員工處于精細化的工作文化氛圍中，其也會自覺地審視自身工作的不足，自覺地學先進、爭先進。文化建設(shè)的核心是技能交流和素質(zhì)培養(yǎng)。技能側(cè)重能力，而素質(zhì)側(cè)重工作責任心，這些都是辦公室精細化管理實施的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)盡可能地為員工創(chuàng)設(shè)交流分享的機會，實現(xiàn)高效工作思路、技巧的共享。

總而言之，企業(yè)應(yīng)正視辦公室管理工作的關(guān)鍵性，選用針對性強的策略提升企業(yè)辦公室管理工作的有效性，將辦公室管理工作的效用全部體現(xiàn)出來，為企業(yè)領(lǐng)導者的各項決策做出正確的指引，擴增企業(yè)的各方面效益，使其得到永續(xù)發(fā)展。