新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與策略

作者簡介：史丹蕊（1982— ），女，漢族，河南周口人。主要研究方向：人事檔案管理。

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位在我國分別承擔(dān)著各項(xiàng)任務(wù)與職責(zé)，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中是必不可少的一部分，是現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中的中流砥柱。而人是生產(chǎn)力發(fā)展的源泉，有人就有力量，一個事業(yè)單位如果想要創(chuàng)造出有價值的輝煌成績，更是離不開人的努力與發(fā)展。而人事檔案管理的作用是對事業(yè)單位當(dāng)中的員工信息進(jìn)行整理，管理以及保密而存在的，其中不僅僅包含了員工的學(xué)歷經(jīng)歷，更有政治面貌，品德作風(fēng)相關(guān)的文檔材料。現(xiàn)如今現(xiàn)代化發(fā)展速度飛快，為了更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，發(fā)揮人的主觀能動性與創(chuàng)造性，將事業(yè)單位發(fā)展的更好，所以需要將目光投向人事檔案管理，從基礎(chǔ)抓起，利用人事檔案管理更好地篩選人才，挖掘人才，建立人才團(tuán)隊(duì)，讓真正有本事有能力的人擔(dān)任職務(wù)與項(xiàng)目，建設(shè)優(yōu)秀事業(yè)單位，創(chuàng)造優(yōu)秀成績，所以現(xiàn)如今對于人事檔案方面的信息化改革刻不容緩。本文主要著眼于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新形勢發(fā)展之下人事檔案管理還存在著哪些問題以及需要改善的地方，并針對問題找到專門的政策，更好地適應(yīng)時代的發(fā)展與變化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;優(yōu)化改革;信息化

社會在不斷進(jìn)步與發(fā)展，在新時代的發(fā)展背景之下，經(jīng)濟(jì)飛速前進(jìn)，事業(yè)單位在迎來新發(fā)展與新機(jī)遇的同時，也面對著新的更多更重的挑戰(zhàn)，為了更好地適應(yīng)時代的變化與發(fā)展，各個事業(yè)單位開始對人力資源內(nèi)部不斷地進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，進(jìn)行改革，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。在人事檔案管理方面，經(jīng)過觀察可以發(fā)現(xiàn)各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于人事檔案管理的“應(yīng)用”相對較少，對人事檔案管理內(nèi)容與作用的理解范圍與方向較為狹隘，以至于在實(shí)踐運(yùn)用中無法發(fā)揮檔案管理原有的作用與實(shí)力，出現(xiàn)“資源浪費(fèi)”現(xiàn)象。對于人事檔案管理的作用僅僅理解于對事業(yè)單位內(nèi)部員工的經(jīng)歷，經(jīng)驗(yàn)以及過往等進(jìn)行簡單的整理與梳理，通過事業(yè)單位所持有的檔案為證明，維護(hù)自身權(quán)益等等方面認(rèn)識較少。除此之外，人事檔案管理更重要的是在于幫助事業(yè)單位明確對員工的認(rèn)識，全面了解員工的思想品德，專業(yè)才干以及做事風(fēng)格等等，幫助事業(yè)單位更好地打造人才隊(duì)伍，促進(jìn)事業(yè)單位事業(yè)的健康發(fā)展，基于以上幾點(diǎn)原因，現(xiàn)如今的事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對于人事檔案管理重視起來，不再將“經(jīng)驗(yàn)管理”作為人事檔案管理中的主要理念，改變固有的想法，結(jié)合時代的發(fā)展潮流與趨勢，深入探索檔案管理背后所暗藏的意義與作用，不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長久化發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理概述

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

（1）全面性。人事檔案的內(nèi)容包含著員工個人的履歷，自傳，考核評價狀況，政治歷史，獎勵處分，入黨入團(tuán)，職位變化，工資變化，甚至于個人家庭住址與家庭成員等等各個方面相關(guān)的文件材料，能夠全面記錄員工的思想變化，成長狀況，并且能夠更好地展現(xiàn)員工的家庭情況，專業(yè)情況，個人情況等各個方面。人事檔案如同員工個人的信息儲存器，通過這些信息能夠更好地反應(yīng)個人的情況，為后續(xù)的工作提供參考性。

（2）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案管理工作中所包含的內(nèi)容較為廣泛，不僅包含了事業(yè)單位員工過往的經(jīng)歷以及表現(xiàn)，并且也會記錄員工在職的專業(yè)情況以及培訓(xùn)情況，在后期事業(yè)單位在評選職稱，人員考核以及鑒定方面都提供了很重要的依據(jù)，并且?guī)椭聵I(yè)單位更好地對員工有一個全面性細(xì)致性客觀性的分析與了解，更好地為后期事業(yè)單位人事部門對于員工培訓(xùn)以及人才挖掘等等提供參考，作為正確使用人才，合理解決勞動薪資問題的一項(xiàng)重要依據(jù)，人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

（3）動態(tài)性。事物的發(fā)展不是靜止的，而是不斷變化的。人事檔案管理的內(nèi)容并不是一成不變的，而是根據(jù)員工的自身教育經(jīng)歷，培訓(xùn)經(jīng)歷或者榮譽(yù)經(jīng)歷而不斷變化著，具有動態(tài)性的特點(diǎn)，而正是因?yàn)槿耸聶n案管理不斷跟蹤員工的“足跡”進(jìn)行實(shí)時變化，才能夠給事業(yè)單位提供檔案支持，供給各種評估數(shù)據(jù)進(jìn)行參考。

（4）保密性。人事檔案管理在內(nèi)容方面對于員工的信息較為全面，而事業(yè)單位用人戰(zhàn)略的制定與發(fā)展大部分根據(jù)人事檔案上的信息進(jìn)行安排，所以為了員工個人的信息安全以及自身權(quán)益，為了事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展以及未來發(fā)展，人事檔案管理區(qū)別于其他檔案管理，具有保密性的特點(diǎn)，不允透露與外泄情況的出現(xiàn)。

（5）真實(shí)性。人事檔案管理內(nèi)的內(nèi)容在最后敲定與確定之時會經(jīng)過重重審核與考察，確保材料內(nèi)容的權(quán)威性與真實(shí)性，并且會杜絕各方勢力對于檔案中的內(nèi)容進(jìn)行修改，正因?yàn)槠洳牧洗_定之時的嚴(yán)格，所以具有真實(shí)性的特點(diǎn)，才能夠給事業(yè)單位在職位評選，榮譽(yù)分配，人才戰(zhàn)略的制定等等各個方面給予參考。[1]

（6）流動性。人事檔案管理與員工能夠?qū)?yīng)起來才有工作的意義，才能夠發(fā)揮人事檔案的作用，如果人與檔案脫節(jié)，人事檔案管理的工作人員不及時關(guān)注員工的動態(tài)或者變化。因此，在工作過程中，員工的檔案根據(jù)員工的崗位變化以及工作變化而變化，堅(jiān)持“檔隨人走”，工作或職位調(diào)動后的一段時間必須將員工檔案轉(zhuǎn)移到對應(yīng)負(fù)責(zé)的人事檔案管理的部門與人員手中，因此具有流動性的特點(diǎn)。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中人事檔案管理有著很大的作用與意義，不僅會參與事業(yè)單位內(nèi)部員工的考核與審核，同時在人才培育，人才發(fā)展以及后期事業(yè)單位制定的相關(guān)人才發(fā)展戰(zhàn)略都有著重大的借鑒意義。

為事業(yè)單位人事考核與培訓(xùn)提供信息參考。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中人事檔案管理當(dāng)中的包含著較多的內(nèi)容，除了包含員工在所在職位的事業(yè)單位的當(dāng)中經(jīng)歷以及情況，還包含員工過往的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，榮譽(yù)批評，以及所有各個組織不同考核評價的相關(guān)信息以及記錄等都記錄在檔案之中，記錄詳細(xì)并且清晰，不僅能夠反映出個人的崗位專業(yè)性，政治思想，工作作風(fēng)等等，并且能夠幫助事業(yè)單位對員工進(jìn)行全面地了解與分析，能夠客觀而又真實(shí)地了解員工的考核情況，后期也可以針對員工的優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)開展有針對性地培訓(xùn)工作，讓人力資源培訓(xùn)做到真得有效果。

促進(jìn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置，建立專業(yè)“強(qiáng)勁”的人才隊(duì)伍。人事檔案管理客觀而又真實(shí)地反映了事業(yè)單位員工的學(xué)歷，經(jīng)歷以及發(fā)展，在開展人事工作時能夠采取科學(xué)的手段，助力事業(yè)單位更好地完成人力資源方面的優(yōu)化與配置，對事業(yè)單位內(nèi)的人才結(jié)構(gòu)與人才應(yīng)用情況進(jìn)行進(jìn)一步的評估處理，分析與總結(jié)出未來事業(yè)單位關(guān)于人才儲備干部，人才使用策略及規(guī)劃等等一系列制定未來事業(yè)單位發(fā)展的用人計(jì)劃，更好地幫助事業(yè)單位創(chuàng)造出更多的工作效益與經(jīng)濟(jì)效益，對于打造高素質(zhì)專業(yè)化人才隊(duì)伍，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展與提高都有著建設(shè)性的作用。

改革適應(yīng)時代發(fā)展，不斷持續(xù)推進(jìn)進(jìn)程。社會主義現(xiàn)代化不斷建設(shè)，市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，在全球信息化發(fā)展的背景之下，行業(yè)轉(zhuǎn)型，產(chǎn)業(yè)升級不斷加快，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)及時契合時代發(fā)展要求，及時進(jìn)行轉(zhuǎn)型。人事檔案管理負(fù)責(zé)著整個事業(yè)單位員工的信息資料，在開展相關(guān)工作時格外注重系統(tǒng)化，科學(xué)化以及程序化的特點(diǎn)，有利于事業(yè)單位及時調(diào)整人才培育戰(zhàn)略以及人力資源分配情況，幫助發(fā)現(xiàn)相關(guān)工作的不足，為高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時提供正確的信息，這對于未來機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與改革來說有著重要的意義和深刻的作用。

保障員工個人權(quán)益的保護(hù)傘。人事檔案中所記錄的個人信息詳細(xì)而又真實(shí)，保存著本人過去簽字，事業(yè)單位入職任命文件或者相關(guān)榮譽(yù)記錄以及文件等等，內(nèi)容全面。如果員工在生活過程當(dāng)中出現(xiàn)了損害自己利益情況的出現(xiàn)或者需要有關(guān)部門出示相關(guān)的證據(jù)或證明，都可以憑借檔案為憑證，維護(hù)個人權(quán)益，保障個人利益。

二、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度未完善

為了能夠適應(yīng)社會與時代的發(fā)展，各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行大大小小不少的改革，對于其中的一些改革，我們不能否認(rèn)改革過后的確帶來了一些成效，但是回過頭去觀察與審核時，仔細(xì)發(fā)現(xiàn)其中依舊有很多的不足，尤其是在人事檔案管理制度方面表現(xiàn)得相當(dāng)顯著。

現(xiàn)階段事業(yè)單位的人事檔案管理綜合之前的弊端，設(shè)立了專門的部門與人員對于人事檔案管理的工作事務(wù)進(jìn)行專門負(fù)責(zé)，雖然取得了很好的成效，工作方面也有了一些提升，但是并沒有建立與形成良好完善的管理機(jī)制與體系規(guī)劃。沒有專門的部門與人員對于這一部分的工作進(jìn)行監(jiān)管與監(jiān)督，無法更好的保障工作質(zhì)量，并且在工作的實(shí)施過程當(dāng)中可以發(fā)現(xiàn)，在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)工作人員像“流水線”形式一樣的工作方式在所謂的“制度”方面進(jìn)行游走，在這種情況下難以發(fā)揮改革與變化之后原本真實(shí)的作用與實(shí)力，除此之外，對于人才建設(shè)方面還有很多的問題，員工的思想方面去較為落后，對位職位的理解與所完成的工作的理解不到位，部門中相關(guān)工作的管理工作人員并不明晰職責(zé)的具體內(nèi)容，缺乏具體并且有指導(dǎo)性地系統(tǒng)地規(guī)劃，員工僅僅將人事檔案管理的認(rèn)識停留在簡單的對于員工信息與過往經(jīng)歷進(jìn)行簡單整理的表面，并不了解背后所蘊(yùn)含的“真實(shí)”意義與作用，認(rèn)識度較低，除此之外員工在工作過程中沒有明確的獎懲制度，致使員工在工作過程當(dāng)中沒有工作積極性，無法發(fā)揮員工本身的主觀能動性與創(chuàng)造性，不利于工作產(chǎn)出與效益生產(chǎn)，進(jìn)而影響到事業(yè)單位的發(fā)展與部門工作的管理與管理成效。

（二）人事檔案管理信息化水平不高

現(xiàn)如今的我們處在信息化的時代當(dāng)中，網(wǎng)絡(luò)連接著世界各地不同的人，各種各樣的程序，數(shù)據(jù)通過顯示屏向我們展示著各種信息，從前遙不可及的事情現(xiàn)在已經(jīng)成為我們的日常生活中的一項(xiàng)常見的事情所存在，面對時代得如此變化，人事檔案管理并沒有及時抓住機(jī)遇，需要進(jìn)行進(jìn)一步的改革創(chuàng)新。

面對時代給予的優(yōu)越的機(jī)會，現(xiàn)如今的人事檔案管理并沒有抓住，大部分事業(yè)事業(yè)單位依舊選擇保持原有的人事檔案管理方法，僅僅利用人工將事業(yè)單位內(nèi)的員工人事檔案進(jìn)行簡單的整合與梳理，例如紙質(zhì)檔案管理，經(jīng)驗(yàn)性管理以及手工抄錄等方法形式，但是這些形式方法并不能很好的對于檔案進(jìn)行及時的更新與完善，僅僅將目光與工作停留在表層，對于深層次可能帶來的效益并沒有研究，并沒有抓住時代給予的機(jī)遇，導(dǎo)致檔案信息化水平較低，信息化建設(shè)停滯不前。盡管一些事業(yè)單位已經(jīng)對人事檔案開展了信息化管理，但是在工作過程中僅僅局限于完成上級安排的任務(wù)與指標(biāo)，并且在信息化的運(yùn)用方面主要是以人事檔案的儲存與查閱為主，并沒有發(fā)揮信息化背后的真實(shí)作用與意義，利用率較低，并且在現(xiàn)如今的人事檔案管理當(dāng)中，檔案管理人員的思想方面也呈現(xiàn)落后的趨勢，固步自封將自己處封閉于落后地帶，并沒有結(jié)合時代發(fā)展特點(diǎn)，結(jié)合信息化進(jìn)行改革，忽視如果充分利用信息化后可能帶來的高效與便捷，不僅浪費(fèi)了工作時間，也無法創(chuàng)造出理想的工作效益，更多的是帶來了許多不必要的資源浪費(fèi)，讓事業(yè)單位的用人以及運(yùn)營成本不斷地提高。

三、新形勢下解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理問題的對策

（一）完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度

為了促進(jìn)事業(yè)單位工作的運(yùn)營以及對于人才的認(rèn)識與了解，提高事業(yè)單位的經(jīng)營效率，打造事業(yè)單位優(yōu)良的工作作風(fēng)，對于事業(yè)單位人事檔案管理的改革迫在眉睫。現(xiàn)如今各個事業(yè)單位中關(guān)于人事檔案管理制度并未形成良好的有關(guān)制度的建立，無論從人員還是從規(guī)章制度方面都沒有明確的方向，為了能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用，應(yīng)當(dāng)盡快完善事業(yè)單位人事檔案管理的制度。

沒有規(guī)矩，不成方圓，應(yīng)當(dāng)不斷建立健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制與規(guī)章制度，結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，初定“初稿”并應(yīng)用于實(shí)踐當(dāng)中，從實(shí)踐當(dāng)中尋找問題，最后確定適合事業(yè)單位適合的人事檔案管理的規(guī)章制度，幫助在之后的工作中實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。事業(yè)的發(fā)展離不開人，人才隊(duì)伍的建設(shè)對于未來事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響，事業(yè)單位應(yīng)該不斷提高員工的思想素養(yǎng)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的專業(yè)性學(xué)習(xí)，并且明晰工作內(nèi)容與工作責(zé)任，做到“事有專人”，每一件事情都能夠找得到人，不斷加強(qiáng)總體隊(duì)伍的發(fā)展與培養(yǎng)，建設(shè)一批高素養(yǎng)，有信念，有思想的人事檔案管理專業(yè)人才。

（二）提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平

科學(xué)技術(shù)水平不斷進(jìn)步與發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷向前，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)如今社會與時代發(fā)展不可避免的潮流，面對如此趨勢，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住信息化的機(jī)遇，緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”的潮流，加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)優(yōu)化產(chǎn)業(yè)升級，將信息化的特點(diǎn)運(yùn)用在事業(yè)單位人事檔案管理之中，發(fā)揮人事檔案管理的真實(shí)作用與意義，以達(dá)到事業(yè)單位效益提高的目標(biāo)。

新時期不斷發(fā)展，數(shù)字信息不斷產(chǎn)出，推廣，普及應(yīng)用到千家百姓當(dāng)中，技術(shù)的進(jìn)步改變了信息傳遞與存儲的方式，數(shù)字化信息成為一大潮流趨勢，為了能夠更好地適應(yīng)信息化趨勢，提高人事檔案管理水平，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)首先加大對于人事檔案管理的資金支持，加強(qiáng)人事檔案管理人員的工作環(huán)境建設(shè)，購置現(xiàn)代化的電子設(shè)備，為人事檔案數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)化提供創(chuàng)造的媒介，在硬件條件完善的前提下，有效利用信息技術(shù)，不斷建設(shè)事業(yè)單位信息檢索平臺，將人事檔案數(shù)字化，提高人事檔案的存儲，處理，檢索的便利性同時也能供事業(yè)單位內(nèi)進(jìn)行簡單的查詢以及業(yè)務(wù)辦理，不僅方便了事業(yè)單位內(nèi)部的員工，同時減少了業(yè)務(wù)辦理與查詢的成本。

在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化與信息化的過程中，我們也需要遵循國家發(fā)布的相關(guān)檔案的法律法規(guī)，嚴(yán)格依法辦事，拒絕法外之情的現(xiàn)象出現(xiàn)，格外注重人事檔案的安全性，加強(qiáng)人事檔案管理電腦的安全設(shè)置，外聘專門的技術(shù)人員作為指導(dǎo)加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的加密以及對電腦的防護(hù)，對于電子人事檔案的收集，整理，歸納，移動等等各個環(huán)節(jié)做好嚴(yán)格地管理與保密，確保人事檔案管理的安全性，同時加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想意識，不得外漏事業(yè)單位內(nèi)部的員工信息，明確獎懲制度，讓人事檔案管理的員工真正地將保密的原則根植于心，從客觀與主觀兩個層次與方面保障人事檔案的安全。

四、結(jié)語

我國正在不斷地向前發(fā)展，信息化，現(xiàn)代化已經(jīng)成為不可阻擋的發(fā)展趨勢，面對時代的變化與發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時跟上步伐，及時對事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行改革與創(chuàng)新?，F(xiàn)如今人事檔案管理內(nèi)部的仍有不少問題，人事檔案管理制度不完善，人員責(zé)任不清晰，人事檔案管理方法落后等等，這些都是影響人事檔案管理工作質(zhì)量，限制人事檔案作用發(fā)揮的重要的問題，都是需要我們?nèi)ソ鉀Q的，只有通過不斷查缺補(bǔ)漏，不斷進(jìn)行開拓創(chuàng)新，尋找解決方法，結(jié)合時代發(fā)展方向與趨勢進(jìn)行改革才能更好地適應(yīng)社會，才能夠更好地給予事業(yè)單位參考資料，發(fā)揮事業(yè)單位的實(shí)力，不斷提高政務(wù)服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]于文倩.事業(yè)單位人事檔案管理的思考[J].黑龍江檔案，2020（05）：41.