電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用研究
——以高校財(cái)務(wù)管理為例

茍于泉, 謝巖清, 郭宏宇, 叢培卓, 王 剛, 王 東

(1. 沈陽大學(xué) 計(jì)財(cái)處, 遼寧 沈陽 110044; 2. 沈陽市教育研究院 財(cái)務(wù)核算部, 遼寧 沈陽 110014;3. 沈陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財(cái)務(wù)處, 遼寧 沈陽 110045; 4. 沈陽開放大學(xué) 計(jì)財(cái)處, 遼寧 沈陽 110003)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務(wù)”的發(fā)展和推進(jìn),財(cái)政電子票據(jù)等電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用不斷完善和普及。電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷入賬、檔案管理工作適應(yīng)電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展的需要,對(duì)于不斷提高財(cái)務(wù)管理水平和財(cái)務(wù)信息共享能力,規(guī)范基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作,推行文件電子化歸檔,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔全流程電子化等均具有重要意義。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證印制成本高、開具效率低、管理不規(guī)范、不便于監(jiān)督檢查等問題日益突出,已經(jīng)越來越不適應(yīng)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。為適應(yīng)現(xiàn)代財(cái)政制度改革和信息化發(fā)展需要,就要充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”、移動(dòng)智能等信息技術(shù),推廣運(yùn)用電子會(huì)計(jì)憑證,全面提高社會(huì)需求便利化水平,改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式,逐漸全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化。

一、 電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的區(qū)別

電子會(huì)計(jì)憑證通常是指以電子形式形成、傳輸、存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)憑證,包括電子原始憑證、電子記賬憑證。電子原始憑證一般包含電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)(非稅票據(jù)、往來票據(jù)、一般繳款書)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單及電子自制憑證等。紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證是指按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況而進(jìn)行整理并記錄于紙,作為書面證明的憑證。

電子會(huì)計(jì)憑證的出現(xiàn),使紙不再是記錄、儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息的唯一載體。由傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證到電子會(huì)計(jì)憑證的發(fā)展過程中,首先會(huì)計(jì)憑證的載體從紙張變成了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),電子會(huì)計(jì)憑證對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的依賴性更強(qiáng),沒有計(jì)算機(jī)便無法進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證查閱[1];其次表現(xiàn)形式不同,紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證摸得著,電子會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,只能看得見。二者既有聯(lián)系又有區(qū)別,都是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的,都要求記錄的信息必須真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。

二、 電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用的發(fā)展歷程

至今,電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)歷了增值稅普通發(fā)票(簡(jiǎn)稱“普票”)電子化、財(cái)政票據(jù)電子化、海關(guān)繳款書電子化、區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票電子化、客票電子化(高鐵電子客票試點(diǎn))、電子行程單(電子機(jī)票)、增值稅專用發(fā)票(簡(jiǎn)稱“專票”)電子化的過程,如圖1所示。

圖1 電子會(huì)計(jì)憑證的發(fā)展歷程

1. 普票電子化

2012年,《國(guó)家發(fā)展改革委辦公廳關(guān)于組織開展國(guó)家電子商務(wù)示范城市電子商務(wù)試點(diǎn)專項(xiàng)的通知》公布, 選取北京等22個(gè)城市開展普通電子發(fā)票的試點(diǎn)工作[2]。 經(jīng)過系統(tǒng)開發(fā)和前期試點(diǎn),在系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)的條件下, 2015年國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》。 增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票, 方便了消費(fèi)者開具、使用發(fā)票, 為消費(fèi)者營(yíng)造了健康公平的稅收環(huán)境, 對(duì)降低納稅人成本、節(jié)約社會(huì)資源有著重要作用。 公告中明確:“增值稅電子普通發(fā)票的版式文件, 其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同?！盵3]

2. 財(cái)政票據(jù)電子化

2017年,財(cái)政部在全國(guó)選擇北京、黑龍江等地區(qū)推行財(cái)政電子票據(jù)管理改革試點(diǎn)工作,出臺(tái)了《關(guān)于穩(wěn)步推進(jìn)財(cái)政電子票據(jù)管理改革的試點(diǎn)方案》。在不斷總結(jié)財(cái)政電子票據(jù)試點(diǎn)單位成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,為貫徹國(guó)家“放管服”改革和適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的要求,提高財(cái)政票據(jù)監(jiān)管能力,2018年財(cái)政部印發(fā)了《關(guān)于全面推開財(cái)政電子票據(jù)管理改革的通知》,在全國(guó)范圍內(nèi)推開財(cái)政電子票據(jù)管理改革工作。

3. 海關(guān)繳款書電子化

為適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”要求,加快推進(jìn)國(guó)際貿(mào)易建設(shè),實(shí)現(xiàn)海關(guān)通關(guān)全部單證無紙化和全流程網(wǎng)上辦理,海關(guān)總署、國(guó)家稅務(wù)總局選擇上海海關(guān)和南京海關(guān)自2018年1月19日起實(shí)行海關(guān)專用繳款書網(wǎng)上打印改革試點(diǎn)工作。

4. 區(qū)塊鏈普票電子化

為深入貫徹落實(shí)國(guó)家稅務(wù)總局深化“放管服”改革的要求,切實(shí)優(yōu)化稅收營(yíng)商環(huán)境,增強(qiáng)納稅人獲得感,2018年廣東省稅務(wù)局以“共建、共治、共享、共贏”為目標(biāo),開展運(yùn)用“稅鏈”區(qū)塊鏈電子發(fā)票平臺(tái)開具通用類發(fā)票的試點(diǎn)工作,解決納稅人頻繁到稅務(wù)機(jī)關(guān)申領(lǐng)發(fā)票的多跑路等問題,實(shí)現(xiàn)發(fā)票網(wǎng)上申請(qǐng)、開具、自動(dòng)繳稅、防止紅沖發(fā)票報(bào)銷等功能,切實(shí)降低了納稅人經(jīng)營(yíng)成本和稅收風(fēng)險(xiǎn)。繼廣東之后,北京、云南等省份陸續(xù)推行了區(qū)塊鏈發(fā)票。區(qū)塊鏈發(fā)票的上線與推廣,意味著由“以票控稅”向“數(shù)據(jù)管稅”的轉(zhuǎn)變。

5. 火車票電子化

自2018年11月22日起,中國(guó)國(guó)家鐵路集團(tuán)對(duì)海南環(huán)島高鐵、上海至南京、廣州至珠海(湛江西)、成都至重慶、昆明至大理至麗江等5條城際高鐵推行電子客票試點(diǎn),乘客可以憑借身份證和購(gòu)票二維碼進(jìn)出站。電子客票在實(shí)現(xiàn)無紙化的同時(shí)節(jié)省了乘客在車站逗留的時(shí)間。試點(diǎn)證明,客票電子化讓人們的出行更加便捷,所以2020年已在全國(guó)高鐵推行客票電子化,并且報(bào)銷憑證也將逐步實(shí)現(xiàn)電子化。

6. 機(jī)票電子化

2017年9月27日,南航面向旅客正式推出機(jī)票電子發(fā)票服務(wù), 是首家提供機(jī)票電子發(fā)票服務(wù)的航空公司。 2019年,南航全年開具機(jī)票電子發(fā)票超過100萬張,積極響應(yīng)民航“無紙化”服務(wù)提質(zhì)升級(jí)政策,提升服務(wù)質(zhì)量。 南航在履行社會(huì)責(zé)任, 節(jié)約社會(huì)成本,實(shí)踐綠色飛行的同時(shí), 也給旅客帶來更便捷的出行、報(bào)銷體驗(yàn)。 而且,取得增值稅電子普票或注明旅客身份信息的航空運(yùn)輸電子客票行程單均可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。 增值稅電子普票只需要按照發(fā)票注明的稅額即可進(jìn)行抵扣, 而紙質(zhì)行程單需要按照票面上的“票價(jià)”與“燃油附加費(fèi)”進(jìn)行計(jì)算抵扣, 在報(bào)銷時(shí)使用電子發(fā)票, 財(cái)務(wù)的審核與認(rèn)證抵扣操作工作量會(huì)更少。

7. 增值稅專用發(fā)票電子化

國(guó)家稅務(wù)總局于2015年推行了增值稅電子普票試點(diǎn), 于2020年9月又開始在寧波、石家莊和杭州等新辦納稅人中先后開展了專票電子化試點(diǎn)。 2020年12月起, 將專票電子化工作推廣到天津、河北、上海、江蘇、浙江、安徽、廣東、重慶、四川等9個(gè)省(市), 并且規(guī)定上述試點(diǎn)地區(qū)開出的電子發(fā)票在全國(guó)范圍內(nèi)皆可接收使用。 2021年1月起,專票電子化推廣至全國(guó)其他地區(qū)的新辦納稅人。 由此看來,專票電子化全面實(shí)行指日可待。 這也是改善和優(yōu)化國(guó)家營(yíng)商環(huán)境, 深化稅收領(lǐng)域“放管服”改革, 降低納稅人經(jīng)營(yíng)成本, 提升稅收管理服務(wù)信息化水平的重要舉措。

三、 電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)用研究的意義

1. 提高報(bào)銷流轉(zhuǎn)效率

網(wǎng)上報(bào)銷的財(cái)務(wù)服務(wù)模式可以固化財(cái)務(wù)報(bào)銷制度,規(guī)范報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),控制費(fèi)用開支,提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平和效率。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)分別設(shè)置業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)人員、部門(項(xiàng)目)審批人不同的審批權(quán)限,建立一套完善的報(bào)銷業(yè)務(wù)流程。報(bào)銷人員提交報(bào)銷費(fèi)用申請(qǐng)后,不再需要拿紙質(zhì)的報(bào)銷單找各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)簽字,而是通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批,并且可以隨時(shí)在網(wǎng)上查看票據(jù)的流向,也可以提醒負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)人員不用再對(duì)報(bào)銷審批流程進(jìn)行審核,更不用擔(dān)心審批手續(xù)不全。同時(shí),原始單據(jù)的電子化有利于會(huì)計(jì)信息共享、數(shù)據(jù)資源整合,查詢更加高效快捷,充分提高了業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的工作效率[4]。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與銀行在線支付系統(tǒng)或國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)相銜接,使得財(cái)務(wù)人員在辦公室即可實(shí)現(xiàn)資金劃轉(zhuǎn)和報(bào)銷,既可節(jié)省財(cái)務(wù)人員的人力,提高資金支付的效率,又可強(qiáng)化資金動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

2. 提高報(bào)銷業(yè)務(wù)工作質(zhì)量

結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際工作,充分利用移動(dòng)App、二維碼、OCR、智能發(fā)票投遞柜、電子簽章等先進(jìn)技術(shù),可以讓財(cái)務(wù)工作不受時(shí)間、空間的制約。業(yè)務(wù)人員可以隨時(shí)隨地,安全快捷地獲取各種相關(guān)財(cái)務(wù)信息,方便業(yè)務(wù)人員移動(dòng)辦公及個(gè)人財(cái)務(wù)服務(wù),讓財(cái)務(wù)服務(wù)更上一層樓。與此同時(shí),利用OCR技術(shù)還可以加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷的管控,對(duì)原始發(fā)票的甄別嚴(yán)格把關(guān),自動(dòng)判斷掃描上傳的電子附件,便于審核和監(jiān)管,提高辦事效率,減少財(cái)務(wù)工作量,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的全方位、全環(huán)節(jié)、全流程管理,構(gòu)建一個(gè)管理與技術(shù)有機(jī)融合的公開透明、服務(wù)便捷、安全可靠的信息化系統(tǒng)。

3. 提升財(cái)務(wù)管理水平

傳統(tǒng)報(bào)銷方式下,財(cái)務(wù)人員需將更多的精力投入到繁雜的日常報(bào)銷事務(wù)中,缺乏足夠的時(shí)間和精力進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和管理。網(wǎng)上報(bào)銷能夠使財(cái)務(wù)事項(xiàng)前移,流程規(guī)范,財(cái)務(wù)信息得到及時(shí)更新,實(shí)現(xiàn)了預(yù)算控制、財(cái)務(wù)監(jiān)督等財(cái)務(wù)管理方式的轉(zhuǎn)變,提升了財(cái)務(wù)管理水平[5]。

4. 推動(dòng)內(nèi)部控制體系建設(shè)

通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)置預(yù)算額度、審批流程、審批權(quán)限、預(yù)警控制等內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn),固化經(jīng)費(fèi)預(yù)算的使用單位、使用額度、使用時(shí)間、使用范圍,規(guī)范了單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序及領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限,實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)審批進(jìn)行全流程跟蹤和全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)控。將資金控制點(diǎn)前移,加強(qiáng)預(yù)算控制與反饋,實(shí)時(shí)反映預(yù)算可用額度。跟蹤每一筆資金支出的進(jìn)度和審批意見,動(dòng)態(tài)查詢個(gè)人借支情況,實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用支出的全面控制和監(jiān)督管理,從根本上實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制,杜絕人為操控的發(fā)生,使會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范。

5. 更新財(cái)務(wù)管理理念

通過網(wǎng)上報(bào)銷、規(guī)范流程控制及電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息數(shù)字化、審批流程網(wǎng)絡(luò)化,減少財(cái)務(wù)人員日常核算工作量,切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作的效率,提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量,帶動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作的全面變革。

四、 電子會(huì)計(jì)憑證在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

1. 電子會(huì)計(jì)憑證在高校財(cái)務(wù)核算中的應(yīng)用

(1) 網(wǎng)上報(bào)銷。①業(yè)務(wù)流程。網(wǎng)上報(bào)銷的業(yè)務(wù)流程基本與傳統(tǒng)報(bào)銷相同,但網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化、填報(bào)要求的規(guī)范化和審批流程的程序化。而且,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、賬務(wù)管理系統(tǒng)、出納管理系統(tǒng)緊密關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷信息的及時(shí)反映和所有費(fèi)用支出數(shù)據(jù)的規(guī)范收集,能夠使經(jīng)費(fèi)預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)起時(shí)就得到控制,使預(yù)算管理工作落到實(shí)處,并能夠利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢?yōu)閳?bào)銷人員及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供詳細(xì)的費(fèi)用支出明細(xì)和預(yù)算執(zhí)行情況。②發(fā)票查驗(yàn)。電子發(fā)票查驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)崿F(xiàn)與稅務(wù)局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)接,準(zhǔn)確記錄查驗(yàn)結(jié)果,達(dá)到控制假票風(fēng)險(xiǎn)、減少重復(fù)勞動(dòng)、提高工作效率的目的。電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票的真?zhèn)尾轵?yàn),發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果與稅務(wù)局網(wǎng)站查驗(yàn)結(jié)果完全一致。利用OCR識(shí)別系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)票的識(shí)別、上傳、驗(yàn)偽、報(bào)賬,以及智能的核算處理,同時(shí)對(duì)原始資料進(jìn)行留存,快速高效,為電子檔案管理打下了良好的基礎(chǔ)。③發(fā)票驗(yàn)重。利用高拍儀、手機(jī)拍照等方式將電子會(huì)計(jì)憑證傳輸?shù)胶怂阆到y(tǒng),系統(tǒng)能夠自動(dòng)檢索、調(diào)閱已經(jīng)存入系統(tǒng)內(nèi)部的憑證。如有重復(fù)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示,從而避免憑證重復(fù)入賬,為財(cái)務(wù)人員規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

(2) 銀企直連。網(wǎng)上報(bào)銷流轉(zhuǎn)后由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行最后的費(fèi)用報(bào)銷單審核和電子發(fā)票確認(rèn),確認(rèn)無誤后便可進(jìn)行出納支付。對(duì)于報(bào)銷支付,各財(cái)務(wù)軟件現(xiàn)在均可提供網(wǎng)上支付系統(tǒng)解決方案,即將電子發(fā)票信息與會(huì)計(jì)記賬憑證庫(kù)、銀行在線支付系統(tǒng)相銜接,自動(dòng)生成電子支付賬單,然后將付款數(shù)據(jù)推送至銀行在線支付系統(tǒng),完成支付程序。

(3) 融入大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)應(yīng)用是提高財(cái)務(wù)監(jiān)督效率的重要手段,推動(dòng)著會(huì)計(jì)憑證管理從傳統(tǒng)紙媒存儲(chǔ)方式到數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。完善的電子會(huì)計(jì)憑證管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著積極作用。所以大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)憑證管理需要進(jìn)行適時(shí)更新,完善數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與應(yīng)用,提升電子會(huì)計(jì)憑證管理效率。

2. 電子票據(jù)在高校收費(fèi)中的應(yīng)用

財(cái)政非稅電子票據(jù)在行政事業(yè)性收費(fèi)中應(yīng)用非常廣泛,具有使用方便、查詢快捷、節(jié)約環(huán)保等特點(diǎn)。財(cái)政電子票據(jù)管理系統(tǒng)的建立為實(shí)現(xiàn)財(cái)政非稅票據(jù)電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用搭建了平臺(tái)。票據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)信息設(shè)置、票據(jù)管理、開票管理、收繳管理和報(bào)表查詢等一體化管理流程。在高校中,非稅電子票據(jù)應(yīng)用最廣的兩種情況是:①需要設(shè)置應(yīng)收數(shù)收費(fèi)項(xiàng)目的學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi);②不需設(shè)置應(yīng)收數(shù)或不固定的收費(fèi)項(xiàng)目,比如國(guó)有資產(chǎn)出租、出借及有償使用費(fèi)等。

(1) 財(cái)政非稅電子票據(jù)在高校收費(fèi)系統(tǒng)中的應(yīng)用。要實(shí)現(xiàn)非稅電子票據(jù)的有效應(yīng)用,首先要將高校收費(fèi)系統(tǒng)和財(cái)政非稅電子票據(jù)系統(tǒng)終端優(yōu)化組合,通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立雙向信息傳遞通道,通過該通道高效完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳遞。

在收費(fèi)之前,收費(fèi)系統(tǒng)會(huì)采集學(xué)生的具體身份信息,再根據(jù)采集的學(xué)生信息收取學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)。在收取費(fèi)用的過程中也會(huì)自動(dòng)完成集中匯繳,費(fèi)用匯繳信息數(shù)據(jù)會(huì)通過之前建立的信息傳遞通道傳輸至財(cái)政非稅電子票據(jù)系統(tǒng)中,由票據(jù)系統(tǒng)開具電子票據(jù)。該電子票據(jù)的信息會(huì)及時(shí)回傳至高校財(cái)務(wù)部門的收費(fèi)系統(tǒng)中,同時(shí)財(cái)政非稅電子票據(jù)系統(tǒng)也會(huì)將開具的電子票據(jù)上傳至微信平臺(tái)。

高校財(cái)務(wù)人員可以通過收費(fèi)日?qǐng)?bào)告匯總表及收費(fèi)明細(xì)表將已收款登記入賬,不再需要等待打印完收費(fèi)票據(jù)后再進(jìn)行賬務(wù)處理。這樣不僅保證了及時(shí)入賬,也節(jié)約了時(shí)間,極大提高了財(cái)務(wù)工作效率,提升了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。學(xué)生繳納的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)很少能夠報(bào)銷,這樣不僅節(jié)約了紙張等資源,也減少了財(cái)務(wù)人員工作量,避免了重復(fù)勞動(dòng)。

學(xué)生可以通過掃描二維碼關(guān)注微信公眾號(hào),根據(jù)綁定的手機(jī)號(hào)在電子票夾中隨時(shí)查詢相關(guān)的繳費(fèi)信息,了解自己的繳費(fèi)情況。如果報(bào)銷需要紙質(zhì)發(fā)票,可通過“電子票服務(wù)”平臺(tái)下載電子文件或打印相關(guān)票據(jù),無需財(cái)務(wù)人員提供。

(2) 電子會(huì)計(jì)憑證在國(guó)有資產(chǎn)出租和有償使用等收費(fèi)中的應(yīng)用。高校除了學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等主要收費(fèi)項(xiàng)目外,還涉及國(guó)有資產(chǎn)出租和有償使用費(fèi)、社會(huì)捐贈(zèng)收入、考試考務(wù)費(fèi)等項(xiàng)目。相比學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)來說,這些項(xiàng)目業(yè)務(wù)量小且收費(fèi)金額不固定,可通過財(cái)政電子票據(jù)管理系統(tǒng)中“開票管理”功能直接收款生成電子發(fā)票,并進(jìn)行上繳、辦理入賬等。

3. 電子會(huì)計(jì)憑證在高校檔案管理中的應(yīng)用

電子會(huì)計(jì)檔案是指通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種電子形式的會(huì)計(jì)資料。我國(guó)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第9條明確規(guī)定“滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案?！盵6]財(cái)政部、國(guó)家檔案局2020年發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》第4條要求:“單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證?！盵7]以上兩制度為電子會(huì)計(jì)憑證入賬、歸檔全流程管理提供了制度保障和依據(jù)。

(1) 電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)途徑。如何實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)資料從報(bào)銷入賬、采集、整理、保管、利用到處置銷毀的全流程電子化歸檔管理是目前單位需要重點(diǎn)解決的問題。實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案有以下兩種方式:

① 以會(huì)計(jì)核算為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案模式,流程如圖2。

圖2 實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案方式1

② 對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)銷、會(huì)計(jì)核算等財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合改造,構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng),流程如圖3。

圖3 實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案方式2

(2) 電子會(huì)計(jì)檔案管理的流程。業(yè)務(wù)人員上傳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)資料包括電子發(fā)票、影像資料等原始電子附件,形成電子憑證,然后經(jīng)過流程化形成電子檔案。一般情況下,系統(tǒng)能夠提供影像資料集中管理功能,用戶填報(bào)單據(jù)過程中可通過啟動(dòng)掃描儀、高拍儀等影像設(shè)備關(guān)聯(lián)影像資料。電子會(huì)計(jì)檔案形成的全過程如圖4。

圖4 電子會(huì)計(jì)檔案管理全流程圖

(3) 現(xiàn)狀與目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證的檔案管理,還有很多工作要做。首先,要對(duì)單位現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行改造升級(jí),建立檔案管理信息系統(tǒng)。目前,很多單位尚未實(shí)施“網(wǎng)上報(bào)銷”功能,只有實(shí)現(xiàn)了這個(gè)功能,才能將發(fā)票等其他原始會(huì)計(jì)資料上傳到會(huì)計(jì)核算系統(tǒng),形成電子影像等資料,然后通過電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)接口傳輸電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理。更重要的是要對(duì)單位業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),以適應(yīng)信息化條件下的管理工作,提高財(cái)務(wù)管理水平。

五、 結(jié) 語

電子發(fā)票、財(cái)政非稅電子票據(jù)等電子憑證的推行,經(jīng)歷了從試點(diǎn)到成熟的過程,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用也日臻完善。電子會(huì)計(jì)憑證的日益完善成熟,給財(cái)務(wù)工作帶來了極大的便利。電子票據(jù)的便捷性和高效性將會(huì)運(yùn)用到更多的工作領(lǐng)域,在提高工作效率的同時(shí)也會(huì)對(duì)稅收和非稅收入的監(jiān)管提供強(qiáng)有力的支持。

電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代要求,也契合現(xiàn)代財(cái)政制度改革需要,能夠提升工作效率和監(jiān)管水平,對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作產(chǎn)生了重大影響,推動(dòng)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作模式向財(cái)務(wù)信息化方向轉(zhuǎn)變。通過電子會(huì)計(jì)憑證這種新的信息承載方式,可以大大降低成本,提高服務(wù)效率。相信在不久的將來其用途會(huì)更加廣泛,作用也會(huì)越來越明顯。