淺析HR醫(yī)藥存貨內(nèi)部控制問題及對(duì)策

吳斌蓉

（江西農(nóng)業(yè)大學(xué)，江西 南昌 330000）

一、研究背景

目前經(jīng)濟(jì)全球化的影響已深入各國(guó)，全球的經(jīng)濟(jì)個(gè)體之間的聯(lián)系與影響也隨之越來越緊密。從2012年經(jīng)濟(jì)危機(jī)的爆發(fā)就可見一斑，在其他國(guó)家面臨經(jīng)濟(jì)下滑危機(jī)的同時(shí)，雖然我國(guó)經(jīng)濟(jì)還呈現(xiàn)著頑強(qiáng)的生命力，但如果國(guó)內(nèi)企業(yè)不提前采取應(yīng)對(duì)措施，也無法保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)能永葆活力。改革開放以來，隨著社會(huì)科學(xué)的進(jìn)步和人民對(duì)健康水平的重視，醫(yī)療支出在逐年增加，我國(guó)醫(yī)藥市場(chǎng)規(guī)模一直在迅速增長(zhǎng)，成為僅次于美國(guó)的世界第二大藥品市場(chǎng)。

面對(duì)目前這個(gè)特殊的時(shí)代背景，醫(yī)藥企業(yè)有必要結(jié)合市場(chǎng)及行業(yè)特點(diǎn)，調(diào)整自身的管理制度。企業(yè)的存貨管理效率高低、流動(dòng)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)是否合理、管理制度是否完善絕大部分取決于企業(yè)存貨管理的優(yōu)劣。我國(guó)醫(yī)療市場(chǎng)體系制度越來越成熟，與此同時(shí)醫(yī)藥企業(yè)面臨的的挑戰(zhàn)也越來越嚴(yán)峻，因此這時(shí)加強(qiáng)企業(yè)的存貨內(nèi)部控制就顯得尤為重要。如果存貨的內(nèi)部控制能加強(qiáng)，企業(yè)已擁有的資源自然能重新整合，資源的運(yùn)用手段也得以完善，一舉兩得。本文經(jīng)過對(duì)HR醫(yī)藥存貨內(nèi)部控制進(jìn)行分析和研究，挖掘該企業(yè)可能出現(xiàn)的存貨管理問題，實(shí)施適用的手段改正，以期能為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供有效的意見。

二、HR醫(yī)藥存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

HR醫(yī)藥公司是1997年經(jīng)江蘇省政府的批準(zhǔn)及多位股東的努力創(chuàng)立的一家醫(yī)藥企業(yè)。公司的主要研究項(xiàng)目是針對(duì)抗腫瘤藥、手術(shù)用藥及造影劑。建設(shè)屬于中國(guó)人的跨國(guó)制藥集團(tuán)是HR醫(yī)藥這么多年以來一直在為之奮斗的目標(biāo)，但在發(fā)展過程中，不可避免會(huì)存在一些問題。

1.存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)分析

HR醫(yī)藥的采購(gòu)流程與大多數(shù)企業(yè)是相似的，先由采購(gòu)部根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要制定存貨采購(gòu)計(jì)劃，但由于采購(gòu)部為了防止出現(xiàn)供貨不及時(shí)的情況，設(shè)置的最低庫(kù)存量往往要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際生產(chǎn)需要量。其藥品的庫(kù)存增長(zhǎng)量較大，可能會(huì)造成庫(kù)存負(fù)擔(dān)。而且有些藥品存在季節(jié)性，大量的堆積只會(huì)增加儲(chǔ)存的負(fù)擔(dān)，領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)也很少核實(shí)真實(shí)需求量，基本是選擇相信采購(gòu)部提供的采購(gòu)數(shù)據(jù)。挑選供應(yīng)商時(shí)要事先了解各個(gè)可能的供應(yīng)商的相關(guān)情況，結(jié)合相關(guān)供應(yīng)商的庫(kù)存情況、價(jià)格情況、信用情況以及貨品的質(zhì)量情況，挑選出現(xiàn)階段最合適的供應(yīng)商，不必要一直與原有的供應(yīng)商保持會(huì)危害本公司利益的商業(yè)合作。

2.存貨倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)分析

表1 2016年至2018年HR醫(yī)藥存貨結(jié)構(gòu)

HR醫(yī)藥一直注重“創(chuàng)新”的理念，但研發(fā)新藥品，不可避免要大量采購(gòu)原材料。而創(chuàng)新藥從研發(fā)到投產(chǎn)上市基本要耗費(fèi)10年之久，時(shí)間長(zhǎng)風(fēng)險(xiǎn)高，產(chǎn)品可能得不到良好的效益。自然存貨就會(huì)出現(xiàn)積存的情況。HR醫(yī)藥的存貨主要為庫(kù)存商品、在產(chǎn)品及原材料，而從近幾年的數(shù)據(jù)來看，庫(kù)存商品從來都是存貨結(jié)構(gòu)中的重頭，由此可以得出結(jié)論庫(kù)存商品積存是導(dǎo)致存貨積存的主要原因。作為生產(chǎn)制造型企業(yè)，良好的存貨結(jié)構(gòu)應(yīng)滿足生產(chǎn)略大于銷售即可。而其現(xiàn)有的存貨結(jié)構(gòu)顯然不合理，從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中也顯示，近幾年?duì)I業(yè)收入中管理費(fèi)用的比重逐年增加，預(yù)示著近幾年企業(yè)管理控制不到位，這也是存貨積存的一個(gè)原因。

把HR醫(yī)藥和同行業(yè)的其他幾家企業(yè)對(duì)比，發(fā)現(xiàn)其資金變現(xiàn)能力確實(shí)偏弱。對(duì)比2015年的存貨周轉(zhuǎn)情況，可以明顯看出HR醫(yī)藥140.92天的周轉(zhuǎn)天數(shù)遠(yuǎn)高于HD醫(yī)藥。通過對(duì)近幾年醫(yī)藥企業(yè)的總體趨勢(shì)分析，醫(yī)藥企業(yè)近幾年的存貨持有量占比是呈下降趨勢(shì)，且存貨周轉(zhuǎn)率也是呈下降趨勢(shì)，但HR醫(yī)藥近幾年的存貨周轉(zhuǎn)率基本不變，在整個(gè)行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r良好的情況下，存貨周轉(zhuǎn)率不提高也就意味著落后了。醫(yī)藥企業(yè)的藥品種類繁多，管理難度大，而藥品研發(fā)又具有耗時(shí)長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高等特點(diǎn)，如果存貨周轉(zhuǎn)率不加快，就意味著資金變現(xiàn)能力減弱，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也會(huì)隨之下降。HR醫(yī)藥致力于新型藥品的研究開發(fā)，易于堆積存貨，相關(guān)成本也隨之上升，不僅占用有限的儲(chǔ)存資源也會(huì)浪費(fèi)資金。HR醫(yī)藥近幾年?duì)I業(yè)收入呈增長(zhǎng)趨勢(shì)，從2016年增長(zhǎng)率為19.08%上升到2018年的25.90%，而存貨周轉(zhuǎn)率起伏較小。影響存貨周轉(zhuǎn)的主要因素就是銷售成本和平均存貨，從2015年到2018年HR醫(yī)藥營(yíng)業(yè)成本增長(zhǎng)率為-8.97%，而存貨持有量從2015年到2018年增長(zhǎng)了97.06%，可以看出，在這幾年之中，隨著企業(yè)發(fā)展的需要，存貨大量增加，營(yíng)業(yè)成本卻出現(xiàn)降低現(xiàn)象，可能存在藥品質(zhì)量監(jiān)管不力，銷售退回等現(xiàn)象造成的銷售成本增長(zhǎng)放緩，因這些方面的原因造成存貨積壓，存貨周轉(zhuǎn)速度也難以得到提高。

表2 2015年同類上市公司公告存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)及存貨周轉(zhuǎn)率對(duì)比

3.存貨監(jiān)管環(huán)節(jié)分析

HR醫(yī)藥企業(yè)在存貨采購(gòu)及監(jiān)管方面還存在欠缺，一部分應(yīng)歸因于企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大而造成存貨管理的疏忽。主要是以下兩方面問題：

（1）崗位職權(quán)不明確

HR醫(yī)藥雖然設(shè)置了相應(yīng)的存貨管理部門，建立了相應(yīng)的管理部門，但相應(yīng)的措施并沒有付諸于實(shí)踐。其工作人員存在崗位職責(zé)不明確的問題，難以實(shí)現(xiàn)良好的存貨管理目的。

（2）缺乏有效的評(píng)價(jià)監(jiān)督機(jī)制

對(duì)于存貨相關(guān)管理人員的監(jiān)督工作沒有落到實(shí)處也為存貨管理出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況埋下了伏筆。例如存貨的盤點(diǎn)應(yīng)該有倉(cāng)管部門每月末進(jìn)行定期盤點(diǎn)，每月及時(shí)掌握存貨存儲(chǔ)現(xiàn)狀，以便及時(shí)解決存貨積存或出現(xiàn)毀損等相關(guān)問題；由審查單位或其他監(jiān)管部門進(jìn)行臨時(shí)抽查，監(jiān)督倉(cāng)管部門對(duì)于存貨盤點(diǎn)制度是否堅(jiān)決執(zhí)行且其提供的存貨盤點(diǎn)數(shù)據(jù)是否真實(shí)有效，保證存貨盤點(diǎn)制度實(shí)現(xiàn)其制定的目的。

三、HR醫(yī)藥存貨內(nèi)部控制存在的問題

1.采購(gòu)計(jì)劃不科學(xué)

采購(gòu)人員忽視實(shí)際生產(chǎn)的需要，出現(xiàn)虛報(bào)采購(gòu)量的行為。公司各部門之間舍大義而取小利的問題，不會(huì)進(jìn)行積極有效的溝通，為了各自利益的實(shí)現(xiàn)，往往使存貨儲(chǔ)備量出現(xiàn)過多或過少的問題，相繼也就會(huì)出現(xiàn)存貨積存或銷售額減少等情況。采購(gòu)計(jì)劃的不科學(xué)加上對(duì)于供應(yīng)商方面沒有嚴(yán)格挑選，造成采購(gòu)成本大量增加，企業(yè)的營(yíng)業(yè)成本也隨之增加。

2.存貨結(jié)構(gòu)不合理，庫(kù)存商品占比較高

通過對(duì)HR醫(yī)藥相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，其存貨結(jié)構(gòu)不屬于優(yōu)質(zhì)的存貨結(jié)構(gòu)。為了保證貨源充足，及時(shí)交貨，企業(yè)往往會(huì)作出增大存貨庫(kù)存量的決定，龐大的庫(kù)儲(chǔ)量雖然能夠滿足需求但同時(shí)也造成大量存貨積存，占用資金的情況。例如管理人員薪資、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等都是因?yàn)榇尕洿罅糠e存而增加的必要開銷。HR醫(yī)藥現(xiàn)有庫(kù)存量已遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于需求量，庫(kù)存商品的占比較高，但企業(yè)近幾年的銷路并沒有較大的變化，這就意味著大量藥品要積存在倉(cāng)庫(kù)，藥品的保管又較精細(xì)，其保管費(fèi)高于其他產(chǎn)品。為了企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的考慮，必須調(diào)整存貨結(jié)構(gòu)，減少存貨積存量。隨著企業(yè)發(fā)展的壯大，如果存貨儲(chǔ)量越發(fā)加大，各方面的營(yíng)業(yè)成本也不斷攀升，這是發(fā)展中企業(yè)必須面臨的狀況，企業(yè)應(yīng)合理規(guī)劃采購(gòu)計(jì)劃，在滿足需求的前提下避免鋪張浪費(fèi)。

3.存貨監(jiān)管機(jī)制不夠完善

（1）崗位職權(quán)未分離

從收集的資料來看，HR醫(yī)藥的存貨內(nèi)部管理機(jī)制不夠完善。其企業(yè)管理者雖然也意識(shí)到了存貨內(nèi)控機(jī)制的必要性，也建立了相應(yīng)的管理部門，但相應(yīng)的措施并沒有付諸于實(shí)踐。企業(yè)依然存在工作人員崗位職責(zé)劃分不清的情況，例如采購(gòu)人員同時(shí)擁有采購(gòu)及驗(yàn)收的權(quán)力，這就極易出現(xiàn)工作人員監(jiān)守自盜的情況，影響企業(yè)利益。

（2）內(nèi)部評(píng)價(jià)監(jiān)督機(jī)制不完善

企業(yè)在對(duì)于商業(yè)折扣或者藥品調(diào)價(jià)方面還不能妥善處理；還有企業(yè)的存貨內(nèi)控機(jī)制也不夠完善，在整個(gè)存貨業(yè)務(wù)過程中，沒有完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制作為指導(dǎo)，企業(yè)為滿足供應(yīng)量，而大量采購(gòu)原材料造成倉(cāng)儲(chǔ)成本的增加，而市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)是瞬息萬變的，儲(chǔ)存大量的存貨也意味著風(fēng)險(xiǎn)的增加，一旦市場(chǎng)淘汰所儲(chǔ)存的產(chǎn)品，這些產(chǎn)品就會(huì)成為積壓品難以消化；相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制也沒有實(shí)施到位，管理人員有監(jiān)督意識(shí)，但沒有很好的實(shí)施，制度只是浮于表面，并沒有起到實(shí)質(zhì)作用。就像企業(yè)的存貨盤點(diǎn)人員沒有認(rèn)真執(zhí)行盤點(diǎn)工作，在實(shí)際工作中為了自身的方便，只是對(duì)于賬面上的存貨進(jìn)行簡(jiǎn)單的加減核對(duì)，并沒有進(jìn)行賬面和實(shí)物的核對(duì)，長(zhǎng)期這樣盤點(diǎn)就會(huì)造成賬實(shí)嚴(yán)重不符，而相關(guān)監(jiān)督人員也為了自身的利益，可能存在收受賄賂的情況，對(duì)于盤點(diǎn)工作的監(jiān)督也沒有執(zhí)行到位，只是睜一只眼閉一只眼的得過且過，工作人員長(zhǎng)期的互相包庇導(dǎo)致存貨盤點(diǎn)制度只是流于形式，并沒有起到及時(shí)監(jiān)控存貨儲(chǔ)存情況的目的。

四、改善HR醫(yī)藥存貨內(nèi)部控制的對(duì)策

1.合理運(yùn)作采購(gòu)資金，控制采購(gòu)成本

HR醫(yī)藥一直秉持著“創(chuàng)新”理念，創(chuàng)新型藥也為HR醫(yī)藥帶來可觀的收益。因?yàn)殚L(zhǎng)期進(jìn)行創(chuàng)新研究，采購(gòu)量大是醫(yī)藥企業(yè)的特點(diǎn)，所以要想更好的運(yùn)作資金，降低預(yù)料外的支出占比，勢(shì)必要運(yùn)用更科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃。在進(jìn)行采購(gòu)行為之前，一定要先對(duì)物資市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，及時(shí)掌握相關(guān)物資的質(zhì)量情況，及近期價(jià)格變動(dòng)情況。對(duì)供貨商的物品品質(zhì)及信用狀況加強(qiáng)考察，做到“貨比多家”，以期盡量保證采購(gòu)貨品的質(zhì)量。審計(jì)部門要審核監(jiān)督采購(gòu)物品的計(jì)劃、質(zhì)量及價(jià)格是否科學(xué)合理，保證采購(gòu)環(huán)節(jié)做到資金去向透明化，防止暗箱操作。

2.根據(jù)銷售模式科學(xué)儲(chǔ)貨

HR醫(yī)藥作為供貨商，應(yīng)該與客戶進(jìn)行良好溝通，掌握藥品需求量，減少庫(kù)存商品的持有量。以客戶需求為生產(chǎn)指標(biāo)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式應(yīng)該向加工生產(chǎn)和服務(wù)一體化模式轉(zhuǎn)變，對(duì)于加工產(chǎn)品的庫(kù)存量應(yīng)予以嚴(yán)格把控。作為生產(chǎn)制造型企業(yè)，“零庫(kù)存”應(yīng)該成為企業(yè)追求的目標(biāo)。只要保證儲(chǔ)貨量略大于銷售量即可。有關(guān)部門應(yīng)積極監(jiān)控市場(chǎng)需求的變化情況，從而控制存貨儲(chǔ)存量問題。首先，應(yīng)把倉(cāng)儲(chǔ)部門設(shè)立為獨(dú)立的個(gè)體，原材料及產(chǎn)成品的保管由倉(cāng)儲(chǔ)部門直接負(fù)責(zé)，以便于能及時(shí)及有效的掌握存貨的收發(fā)狀況。其次，為了加強(qiáng)存貨的管理，應(yīng)對(duì)存貨進(jìn)行分類管理，例如ABC分類法，將所有存貨按照其數(shù)量及價(jià)值比重分為三類。A類通常為優(yōu)質(zhì)存貨，數(shù)量占比較小，但價(jià)值應(yīng)占存貨價(jià)值總量的70%左右；B類為中等存貨，數(shù)量和價(jià)值占比都適中；C類為基礎(chǔ)存貨，通常其數(shù)量比重大但價(jià)值占比小。管理存貨要做到科學(xué)有效，便于有關(guān)人員統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，以便及時(shí)掌握存貨情況，及時(shí)對(duì)積壓，毀損及報(bào)廢物等進(jìn)行處理，減少庫(kù)存積壓，降低資金占用率。在存貨量過大時(shí)，應(yīng)想辦法增加銷售渠道，例如增大宣傳，在最短的時(shí)間內(nèi)解決庫(kù)存量過大的問題。

3.完善存貨內(nèi)部控制機(jī)制

（1）崗位責(zé)任需職權(quán)分明

一個(gè)有活力的企業(yè)應(yīng)該有健全的內(nèi)部控制系統(tǒng)。存貨業(yè)務(wù)部門人員的崗位職責(zé)應(yīng)明確到位，盡量消滅兼職情況，做到各部門職權(quán)分離以便相互制約。如采購(gòu)與驗(yàn)收人員應(yīng)為不同的兩人，保持采購(gòu)及驗(yàn)收環(huán)節(jié)的獨(dú)立性。另外授權(quán)審批的權(quán)限應(yīng)得到控制，對(duì)于誰審批，如何審批等問題應(yīng)給予明確，不允許越權(quán)審批；審批人員也要嚴(yán)格把控自己的底線，對(duì)于不合理或越出權(quán)限的行為應(yīng)作拒絕審批處理，保證不出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)。對(duì)于與存貨業(yè)務(wù)相關(guān)的憑證，應(yīng)交給獨(dú)立的第三方保管，進(jìn)一步保證崗位權(quán)限相離。

（2）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，完善評(píng)價(jià)監(jiān)督機(jī)制

首先，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制。結(jié)合制藥企業(yè)的特點(diǎn)，制定適合本企業(yè)的存貨采購(gòu)計(jì)劃、計(jì)價(jià)方法和盤點(diǎn)程序。在進(jìn)行存貨采購(gòu)前，進(jìn)行事前風(fēng)險(xiǎn)控制，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行分析，預(yù)防存貨管理出現(xiàn)問題。建立嚴(yán)格詳細(xì)的庫(kù)房管理制度和責(zé)任人制度，關(guān)于藥品的計(jì)量和驗(yàn)收、清查和盤點(diǎn)都應(yīng)記錄在案，如果出現(xiàn)賬務(wù)不符等問題應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人。

其次，完善評(píng)價(jià)監(jiān)督機(jī)制。提高工作人員的監(jiān)督意識(shí)，設(shè)立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)各部門人員的積極性。為防止出現(xiàn)監(jiān)督人員被賄賂的情況，監(jiān)督具體人員應(yīng)輪流，不可固定一人。監(jiān)督人員應(yīng)隨時(shí)檢查存貨采購(gòu)情況、存貨驗(yàn)收情況，存貨業(yè)務(wù)審批授權(quán)情況等，保證得到的信息是真實(shí)有效的。對(duì)于新進(jìn)職員要培訓(xùn)，提高職工的職業(yè)道德有利于監(jiān)管工作的進(jìn)行。HR醫(yī)藥采取的是永續(xù)盤存法，在賬上可以隨時(shí)反映存貨的數(shù)量及金額，但永續(xù)盤存法工作量較大，這就需要把工作細(xì)化。倉(cāng)庫(kù)藥品由倉(cāng)庫(kù)主要負(fù)責(zé)人組織盤點(diǎn)實(shí)施工作，要做到每月月底進(jìn)行自盤，以便能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保問題當(dāng)月產(chǎn)生當(dāng)月解決，不出現(xiàn)遺留問題影響后續(xù)工作的開展。財(cái)務(wù)部人員也要不定期抽查核實(shí)存貨儲(chǔ)存情況，防止下級(jí)部門工作人員玩忽職守的情況。每月相關(guān)人員應(yīng)該與財(cái)務(wù)部人員進(jìn)行對(duì)賬，堅(jiān)決做到賬賬相符、賬實(shí)相符，保證盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)性。