電力工程施工企業(yè)數(shù)字檔案館的應(yīng)用及創(chuàng)新

李豫光

（中國能源建設(shè)集團(tuán)江蘇省電力建設(shè)第一工程有限公司，江蘇 南京 210001）

1 電力工程施工企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)用的背景及必要性

1.1 研究的背景

電力工程施工企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中形成了數(shù)量龐大、具有企業(yè)特色的科技檔案。在管理過程中會(huì)產(chǎn)生大量的設(shè)計(jì)、質(zhì)量、驗(yàn)收、結(jié)算等文件不能很好地實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的、系統(tǒng)性的收集；同時(shí)所屬企業(yè)作為工程建設(shè)的承建方，各類文件材料需要第一時(shí)間收集并移交業(yè)主方。紙質(zhì)化管理檔案已嚴(yán)重影響到現(xiàn)代電力施工企業(yè)的管理水平，如果提高和創(chuàng)新電力工程施工企業(yè)的數(shù)字化管檔，提高檔案的利用和共享水平，降低管理成本，加強(qiáng)整體管控，創(chuàng)建具有國際競爭力的世界一流綜合能源建設(shè)企業(yè)提供檔案信息資源的保障，對我們提出了更加緊迫的管理要求。

1.2 建設(shè)的必要性

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，已對傳統(tǒng)的檔案工作模式已產(chǎn)生重大影響，2021年1月1日起正式施行的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息合法性提出了明確的要求，要求電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。同時(shí)國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》對電子文件的檢測要求進(jìn)行“四性檢測”等等，這些管理要求告訴我們借助數(shù)字信息化技術(shù)加快推進(jìn)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)已迫在眉睫。通過數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)從接收保管紙質(zhì)檔案向接收保管電子檔案轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從手工操作向自動(dòng)化、智能化操作轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)體保管中心向檔案數(shù)字庫中心轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從檔案資源分散利用向在線共享轉(zhuǎn)變。

我公司2019年9月開始實(shí)施數(shù)字檔案館，逐步實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔和電子檔案管理，逐步對企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，經(jīng)過1年多時(shí)間的系統(tǒng)的完善和培訓(xùn)應(yīng)用逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，并在檔案管理效率和使用上取得了一定的成績。

2 電力工程施工企業(yè)數(shù)字檔案館的應(yīng)用成果及創(chuàng)新

2.1 建設(shè)的總體成果情況

我公司建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館目標(biāo)是通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過快捷方便的優(yōu)化檔案工作業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源管理的系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力，促進(jìn)企業(yè)提高管理水平，增強(qiáng)核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐的建設(shè)目標(biāo)。從而實(shí)現(xiàn)公司“數(shù)據(jù)共享，業(yè)務(wù)管控”的要求，并滿足逐步由“雙軌制”向“單軌制”轉(zhuǎn)變的發(fā)展趨勢。具體如下圖所示：

1）提高了管理效益。進(jìn)一步提高了公司檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理水平，在完善公司制度規(guī)范體系的基礎(chǔ)上，通過應(yīng)用系統(tǒng)固化業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)各部門檔案業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理，統(tǒng)一提高歸檔質(zhì)量和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化程度。首先，改變了公司電子文件分散管理的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的要求，電子文件和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)據(jù)資源作為公司資產(chǎn)在保障“四性”的同時(shí)得到長久保存。其次，通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)整合各業(yè)務(wù)、各單位檔案資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2）提高了經(jīng)濟(jì)效益。通過數(shù)字檔案館項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了跨業(yè)務(wù)電子文件的數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)融合，部分實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了紙質(zhì)傳遞復(fù)印。有效解決了公司檔案室?guī)旆靠臻g趨于飽和的問題。解決了檔案管理人員緊缺、兼職檔案員工作壓力大、收集整理不規(guī)范等檔案人員問題，大幅節(jié)省了管理成本。將檔案人員從繁瑣的紙質(zhì)檔案管理模式中解放出來，將更多精力用于如何整合檔案資源、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)分析與挖掘、檔案資源智能利用服務(wù)等方面，致力于對公司各項(xiàng)工作的服務(wù)。

2.2 建設(shè)的創(chuàng)新亮點(diǎn)

我們從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與整理、四性檢測方案、建立元數(shù)據(jù)、建設(shè)檔案專題庫建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)等八個(gè)方面開展了建設(shè)工作。

目前我單位歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)與歸檔電子文件情況：

1）編輯管理人性化。首先，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄集成。在辦公OA系統(tǒng)中直接以當(dāng)前登錄用戶訪問檔案管理系統(tǒng)，不用重復(fù)輸入檔案管理系統(tǒng)用戶賬號(hào)或口令，實(shí)現(xiàn)一站式登錄。其次，實(shí)現(xiàn)公文實(shí)時(shí)歸檔。辦公OA系統(tǒng)所有需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)通過接口程序推送放入檔案系統(tǒng)，由檔案管理人員在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一檢查和整理，在預(yù)歸檔庫中補(bǔ)充原系統(tǒng)中沒有的，而檔案系統(tǒng)中必須要有的元數(shù)據(jù)項(xiàng)，將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到正式檔案庫中，在功能上實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸。再者，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容內(nèi)嵌。按照公司新版管理制度要求，規(guī)范各類檔案編號(hào)規(guī)則，將公司各類檔案保管內(nèi)容期限表內(nèi)嵌在系統(tǒng)里，讓使用者對本業(yè)務(wù)有更清晰地了解，同時(shí)能更加清晰的查漏補(bǔ)缺，也更方便新上崗的各類專兼檔案管理員、項(xiàng)目技術(shù)員、專工等查閱。

2）強(qiáng)化了四性檢測。在建設(shè)實(shí)施過程中，配合歸檔章認(rèn)證，貫穿對電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行全過程管控，對電子文件在歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)等過程進(jìn)行前端控制的思路來實(shí)現(xiàn)的。在歸檔、移交、長期保存三個(gè)環(huán)節(jié)，對數(shù)字摘要和元數(shù)據(jù)XML文件內(nèi)容進(jìn)行檢測和校驗(yàn)，來保障電子文件和電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性性、安全。

3）打破信息孤島，資源互通共享。企業(yè)數(shù)字檔案館內(nèi)的“數(shù)據(jù)歸集”模塊具備將所屬企業(yè)的各信息模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)交互共享，使得利用更便捷高效。

4）檔案資源在線利用流程優(yōu)化。檔案歸檔后在后期利用時(shí)，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中檢索待利用檔案，選中后系統(tǒng)發(fā)起相關(guān)利用流程，針對紙質(zhì)借閱、瀏覽、下載等利用方式發(fā)起不同的審批流程，實(shí)現(xiàn)在線借閱和閱讀。

5）工程項(xiàng)目資料遠(yuǎn)程在線整理、歸檔。工程檔案由項(xiàng)目資料管理人員登錄到數(shù)字檔案館，項(xiàng)目資料管理人員下載公司發(fā)布的項(xiàng)目、案卷、文件檔案導(dǎo)入模板，工程竣工后將歸檔范圍內(nèi)的全部檔案通過導(dǎo)入功能將模板數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，通過自查后進(jìn)行移交歸檔，移交歸檔后的電子檔案需檔案管理人員審核確認(rèn)無誤后，對移交的電子檔案進(jìn)行接收歸檔，提供后續(xù)利用。