核電項(xiàng)目設(shè)備調(diào)配檔案管理難點(diǎn)及建議措施

馮厚娟 徐永臨

（上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司，上海 200233）

1 定義

核電項(xiàng)目設(shè)備調(diào)配，是指在核電現(xiàn)場(chǎng)施工和調(diào)試過(guò)程中，根據(jù)工程需要，針對(duì)已交付核電現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備（整體或部件），確需從其他項(xiàng)目、機(jī)組或系統(tǒng)調(diào)配到當(dāng)前項(xiàng)目、機(jī)組或系統(tǒng)的單項(xiàng)活動(dòng)。

根據(jù)國(guó)家核安全局《民用核安全設(shè)備調(diào)配管理要求（試行）》規(guī)定，當(dāng)前納入中國(guó)國(guó)家核安全局許可的民用核安全物項(xiàng)，指《民用核安全設(shè)備目錄（第一批）》（國(guó)核安發(fā)[2007]168號(hào)）及《關(guān)于進(jìn)一步明確部分民用核安全設(shè)備類別許可范圍的通知》（國(guó)核安發(fā)[2012]106號(hào)）確定的物項(xiàng)類別。但因民用核安全物項(xiàng)的制造技術(shù)和管理水平尚存不足，質(zhì)量不夠穩(wěn)定，且由于設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)建造進(jìn)度嚴(yán)重拖期的情況屢屢發(fā)生，因而出現(xiàn)了較多的由于進(jìn)度、成本等原因要求進(jìn)行不同核電項(xiàng)目之間或機(jī)組間設(shè)備、部件或鍛件調(diào)配轉(zhuǎn)移使用的情況。核電項(xiàng)目中那些發(fā)生了調(diào)配活動(dòng)的設(shè)備的設(shè)備檔案便稱為設(shè)備調(diào)配檔案。

2 設(shè)備調(diào)配檔案管理內(nèi)容

設(shè)備調(diào)配檔案由設(shè)備制造完工文件和設(shè)備調(diào)配文件（記錄）兩部分構(gòu)成。設(shè)備制造完工文件，是指設(shè)備供應(yīng)商在設(shè)備制造過(guò)程中形成的一系列文件，反映設(shè)備制造過(guò)程和真實(shí)面貌的，具有查考利用價(jià)值的文件的總和，具體包括質(zhì)量數(shù)據(jù)包、竣工圖及特殊載體檔案（如設(shè)備安裝軟件光盤、設(shè)備射線底片、設(shè)備制造/出廠驗(yàn)收/包裝發(fā)運(yùn)照片等）。設(shè)備調(diào)配文件，是指設(shè)備已出廠、交付核電現(xiàn)場(chǎng)使用時(shí)因進(jìn)度、成本等原因產(chǎn)生不同核電項(xiàng)目間或機(jī)組間設(shè)備、部件或鍛件調(diào)配轉(zhuǎn)移使用時(shí)形成的記錄，具體為設(shè)備調(diào)配申請(qǐng)單等相關(guān)記錄。

設(shè)備調(diào)配檔案的兩部分不可切割，應(yīng)相互聯(lián)系，互為追溯，共同作為該設(shè)備后續(xù)調(diào)試運(yùn)行和維修時(shí)查證其制造情況與數(shù)據(jù)的重要憑證。

3 設(shè)備調(diào)配檔案管理難點(diǎn)

不同于一般的設(shè)備檔案，設(shè)備調(diào)配檔案作為核電設(shè)備調(diào)配后的重要查考憑證依據(jù)，在檔案管理存在以下難點(diǎn)：

3.1 設(shè)備調(diào)配類型多，設(shè)備調(diào)配檔案整理難

根據(jù)調(diào)配的發(fā)生時(shí)間，設(shè)備調(diào)配可分為出廠前調(diào)配和出廠后調(diào)配。出廠前調(diào)配，即未交付物項(xiàng)調(diào)配，其制造完工文件尚未完全形成，設(shè)備調(diào)配文件在車間制造中衍生，檔案整理主體為設(shè)備制造廠。出廠后調(diào)配，即已交付物項(xiàng)調(diào)配，其制造完工文件已形成并隨設(shè)備交付核電廠，設(shè)備調(diào)配文件為在核電廠內(nèi)安裝使用中衍生，設(shè)備調(diào)配檔案的整理主體為核電廠。

根據(jù)調(diào)配的內(nèi)容，設(shè)備調(diào)配可分為整體調(diào)配和零件調(diào)配。整體調(diào)配時(shí)，該設(shè)備制造完工文件隨設(shè)備一同完整調(diào)配使用，零件調(diào)配時(shí)，該設(shè)備制造完工文件可能僅將涉及該零件的制造數(shù)據(jù)文件隨設(shè)備進(jìn)行調(diào)配。

根據(jù)調(diào)配的地點(diǎn)，設(shè)備調(diào)配可分為同機(jī)組調(diào)配、跨機(jī)組調(diào)配和跨項(xiàng)目調(diào)配。同機(jī)組間的設(shè)備調(diào)配時(shí)，其調(diào)配文件歸檔時(shí)的機(jī)組分類也相同；跨機(jī)組調(diào)配和跨項(xiàng)目調(diào)配時(shí)，其調(diào)配文件歸檔時(shí)的機(jī)組分類不同。

針對(duì)不同的設(shè)備調(diào)配行為，設(shè)備調(diào)配檔案的整理也不可一概而論，應(yīng)根據(jù)各部分檔案的產(chǎn)生主體和內(nèi)容等進(jìn)行區(qū)分。

3.2 設(shè)備調(diào)配頻繁、接口多，設(shè)備調(diào)配檔案收集難

核電項(xiàng)目建造工藝新、建設(shè)周期長(zhǎng)、設(shè)計(jì)變更多，往往使已交付設(shè)備不能滿足最新安裝需求。另外，項(xiàng)目建造采購(gòu)設(shè)備種類眾多，因設(shè)備采購(gòu)進(jìn)度、供應(yīng)商制造工藝水平差異、合同變更等原因，也常使得設(shè)備制造問(wèn)題突出，不符合現(xiàn)場(chǎng)安裝質(zhì)量要求與進(jìn)度控制而不得不返廠重制或修理。為確保現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度，故此產(chǎn)生了較多的設(shè)備調(diào)配行為。據(jù)統(tǒng)計(jì)某一核電站在工程建設(shè)期間發(fā)生大量的物項(xiàng)調(diào)用，僅閥門調(diào)用便有約600臺(tái)。但在檔案收集時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備調(diào)配檔案的歸檔率并未達(dá)到100%，究其原因包含個(gè)別緊急設(shè)備調(diào)配未嚴(yán)格按照調(diào)配流程產(chǎn)生調(diào)配文件、調(diào)配發(fā)起人未及時(shí)進(jìn)行歸檔導(dǎo)致文件丟失、跨項(xiàng)目調(diào)配時(shí)因缺乏文件歸檔意識(shí)未將設(shè)備制造文件隨設(shè)備一同調(diào)配等。

3.3 調(diào)配設(shè)備檔案歸檔關(guān)聯(lián)性缺失，設(shè)備調(diào)配檔案追溯難

一是調(diào)配設(shè)備與調(diào)配設(shè)備檔案之間缺乏有效關(guān)聯(lián)。發(fā)生調(diào)配的設(shè)備在安裝時(shí)將懸掛設(shè)備調(diào)配標(biāo)牌加以標(biāo)記，但設(shè)備移交調(diào)試后，設(shè)備銘牌、設(shè)備調(diào)配標(biāo)牌等標(biāo)識(shí)信息會(huì)被新設(shè)備標(biāo)牌替代，同時(shí)設(shè)備調(diào)配記錄——設(shè)備調(diào)配單的歸檔未有具體要求，這些都導(dǎo)致被調(diào)配設(shè)備與對(duì)應(yīng)的設(shè)備制造完工文件難以追溯。雖要求在設(shè)備安裝ITP、施工記錄中填寫(xiě)設(shè)備調(diào)配單編號(hào)，以通過(guò)安裝記錄中的調(diào)配單編號(hào)追溯相關(guān)設(shè)備，但這種措施仍不能很好滿足從文件追溯設(shè)備調(diào)配情況的要求以及后續(xù)設(shè)備運(yùn)維過(guò)程中的查閱設(shè)備制造信息的利用需求。

二是設(shè)備調(diào)配檔案的兩部分之間缺少組卷關(guān)聯(lián)。就已交付設(shè)備而言，調(diào)配設(shè)備的制造完工文件與設(shè)備調(diào)配文件因不同責(zé)任主體分別整理歸檔為不同案卷，兩部分案卷在檔案管理系統(tǒng)中著錄時(shí)因設(shè)備位號(hào)、完工文件編號(hào)等關(guān)鍵關(guān)聯(lián)信息缺失而無(wú)法做到案卷間的有機(jī)關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致無(wú)法通過(guò)調(diào)配單直接追溯查詢到設(shè)備制造案卷。

4 設(shè)備調(diào)配檔案管理建議措施

4.1 制定符合不同設(shè)備調(diào)配類型的檔案管理要求，提供全面的檔案整理方法

文檔管理部門應(yīng)了解設(shè)備調(diào)配的類型，根據(jù)不同的設(shè)備調(diào)配情況制定全面的設(shè)備調(diào)配檔案整理要求。設(shè)備出廠前產(chǎn)生的調(diào)配，應(yīng)由采購(gòu)部門采取措施確保供應(yīng)商將物項(xiàng)調(diào)配相關(guān)記錄納入供應(yīng)商設(shè)備竣工文件中，按新的項(xiàng)目機(jī)組/位號(hào)組卷；設(shè)備出廠后產(chǎn)生的項(xiàng)目?jī)?nèi)調(diào)配，由調(diào)配發(fā)起人在項(xiàng)目文檔的協(xié)助下對(duì)物項(xiàng)調(diào)配單及其文件與供應(yīng)商設(shè)備竣工文件整合組卷，原則上不修改物項(xiàng)調(diào)配前已產(chǎn)生的文件編碼；設(shè)備出廠后，當(dāng)調(diào)配涉及跨項(xiàng)目和剩余物資時(shí)，由調(diào)配發(fā)起人組織調(diào)出方和調(diào)入方項(xiàng)目文檔對(duì)原案卷進(jìn)行整合（整合原則同項(xiàng)目?jī)?nèi)調(diào)配），并填寫(xiě)調(diào)配物項(xiàng)供應(yīng)商設(shè)備竣工文件交接單，調(diào)入方項(xiàng)目文檔接收文件確認(rèn)無(wú)誤后簽字。

4.2 加強(qiáng)設(shè)備調(diào)配流程運(yùn)用和檔案歸檔意識(shí)培訓(xùn)，提供完整的檔案收集內(nèi)容

一加強(qiáng)設(shè)備調(diào)配相關(guān)程序培訓(xùn)。組織設(shè)備調(diào)配工程師、專兼職檔案管理員進(jìn)行設(shè)備調(diào)配管理、關(guān)聯(lián)屬性填寫(xiě)要求及著錄信息等培訓(xùn)，確保調(diào)配流程規(guī)范符合監(jiān)管要求，系統(tǒng)關(guān)聯(lián)屬性著錄完整準(zhǔn)確，并應(yīng)不定期對(duì)系統(tǒng)中信息著錄錯(cuò)誤的關(guān)聯(lián)屬性進(jìn)行修正，建立檔案人員系統(tǒng)關(guān)聯(lián)信息著錄復(fù)核制度。

二提升設(shè)備調(diào)配檔案歸檔意識(shí)。對(duì)調(diào)配發(fā)起人開(kāi)展檔案歸檔流程培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)歸檔的及時(shí)性與完整性，同時(shí)對(duì)文檔人員強(qiáng)調(diào)設(shè)備調(diào)配檔案的歸檔管理要求，通過(guò)對(duì)比調(diào)配單取號(hào)記錄，定期核查調(diào)配單歸檔情況，督促調(diào)配發(fā)起人及時(shí)歸檔，防止原件丟失。強(qiáng)調(diào)所有調(diào)配單由發(fā)起部門按照年度歸檔計(jì)劃，在文件辦理完畢后即時(shí)向文檔部門歸檔保存，在項(xiàng)目竣工時(shí)按照設(shè)備檔案移交方式、以設(shè)備檔案現(xiàn)場(chǎng)補(bǔ)充文件包形式向業(yè)主單位移交。

4.3 建立設(shè)備調(diào)配文件與制造完工文件的案卷關(guān)聯(lián)，提供快捷的檔案追溯查詢

一規(guī)范設(shè)備調(diào)配記錄的填寫(xiě)要求。設(shè)備制造完工文件編號(hào)和設(shè)備位號(hào)（部件編號(hào)）是連接設(shè)備調(diào)配文件與制造完工文件之間的關(guān)聯(lián)信息，應(yīng)在形成調(diào)配記錄時(shí)便規(guī)范、準(zhǔn)確填寫(xiě)。在檔案歸檔階段，擴(kuò)大文檔人員對(duì)設(shè)備調(diào)配單的歸檔檢查范圍，除了文檔規(guī)范性檢查，還重點(diǎn)關(guān)注調(diào)配單中被調(diào)設(shè)備完工文件編號(hào)和部件編號(hào)等關(guān)鍵信息的填寫(xiě)規(guī)范，對(duì)于不符合填寫(xiě)要求的給予回退。

二建立設(shè)備調(diào)配記錄與制造完工文件的歸檔關(guān)聯(lián)臺(tái)帳。通過(guò)“歸檔關(guān)聯(lián)表”的建立，做好調(diào)配文件與制造完工文件一一對(duì)應(yīng)，調(diào)配文件案卷與制造完工案卷一一對(duì)應(yīng)，同時(shí)調(diào)配記錄與系統(tǒng)掛接，創(chuàng)建設(shè)備調(diào)配記錄與調(diào)配設(shè)備制造完工文件分別歸檔后相互追溯的渠道，保證用戶在查閱調(diào)配單時(shí)便可通過(guò)關(guān)聯(lián)文件直接查閱到制造完工文件，在查閱制造完工文件時(shí)也可通過(guò)關(guān)聯(lián)文件直接查閱到調(diào)配單，創(chuàng)建了設(shè)備調(diào)配記錄與調(diào)配設(shè)備制造完工文件分別歸檔后相互追溯的渠道。