疫情防控檔案工作發(fā)展路徑探析

李莎莎

摘要：疫情防控檔案的價(jià)值突顯了檔案工作在疫情防控中的基礎(chǔ)性和支撐性作用。做好疫情防控檔案工作能夠?yàn)橛行?yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供重要借鑒。文章在全面梳理新冠肺炎疫情下檔案工作的主要特點(diǎn)和面臨新問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出推進(jìn)檔案工作發(fā)展的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：疫情防控 檔案管理 編研成果信息化

新冠肺炎疫情的蔓延給人們的生命安全和身體健康帶來(lái)嚴(yán)重威脅。作為黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情真實(shí)記錄的疫情防控檔案，在提供疫情防控決策參考、建立健全重大疫情防控體制機(jī)制、開(kāi)展工作查考研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒等方面具有十分重要的價(jià)值。[1]在疫情形勢(shì)不斷變化、防控措施隨之不斷調(diào)整的大背景下，如何進(jìn)一步做好疫情防控檔案工作，更好地發(fā)揮檔案在有效應(yīng)對(duì)、化解突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的基礎(chǔ)性和支撐性作用，是檔案部門(mén)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。

一、疫情防控檔案工作的特點(diǎn)

新冠肺炎疫情暴發(fā)初期發(fā)展迅速，不確定因素多，涉及面廣泛，不同于常規(guī)檔案工作，疫情防控檔案工作需隨著事態(tài)發(fā)展變化不斷調(diào)整和完善，其工作特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）工作部署覆蓋面廣

在新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，國(guó)家檔案局發(fā)布《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各地檔案部門(mén)要做好戰(zhàn)“疫”檔案工作。通知一發(fā)布，各級(jí)檔案管理部門(mén)積極響應(yīng)，結(jié)合本地實(shí)情開(kāi)展工作部署，果斷出臺(tái)政策措施積極應(yīng)對(duì)，如緊急成立新冠肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，結(jié)合疫情發(fā)展趨勢(shì)推進(jìn)檔案工作，印發(fā)通知規(guī)范疫情防控工作檔案管理[2]；成立專項(xiàng)工作組開(kāi)展督查工作，確保各類疫情防控檔案收集齊全。與此同時(shí)，還借助新聞媒體、微信公眾號(hào)、官方微博等平臺(tái)面向社會(huì)廣泛征集疫情防控工作檔案，為豐富和完善疫情防控專題檔案提供重要補(bǔ)充。

（二）工作重點(diǎn)突顯檔案時(shí)效性

新冠肺炎疫情的暴發(fā)具有突發(fā)性，發(fā)展具有隨機(jī)性，因此，疫情防控檔案的收集、管理和利用不能按照一般的檔案工作思路進(jìn)行，需在第一時(shí)間開(kāi)展歸檔工作。如在檔案收集上要結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定歸檔范圍和規(guī)范，開(kāi)發(fā)實(shí)時(shí)在線歸檔平臺(tái)，拓展檔案收集渠道，做到應(yīng)歸盡歸；在檔案管理方面推進(jìn)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為后期史料研究、決策參考、經(jīng)驗(yàn)借鑒提供檔案依據(jù)；在檔案利用方面組織專業(yè)人員及時(shí)開(kāi)展抗疫大事記、研究報(bào)告、?？染帉?xiě)工作，為疫情防控工作提供重要信息資源。

（三）工作要點(diǎn)強(qiáng)化信息安全共享

面對(duì)重大疫情，檔案部門(mén)突顯服務(wù)功能正當(dāng)其時(shí)，各級(jí)檔案部門(mén)要結(jié)合實(shí)情、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)積極推進(jìn)檔案服務(wù)疫情防控工作。一是重視檔案信息安全保障工作。檔案信息安全是檔案有效利用的前提，特殊時(shí)期形成的檔案對(duì)今后指導(dǎo)應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作具有重要價(jià)值，保障檔案信息安全是檔案工作要點(diǎn)之一。應(yīng)積極推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理技術(shù)升級(jí)，完善相關(guān)管理措施，實(shí)行檔案從接收到管理再到利用全過(guò)程的安全管理，尤其加強(qiáng)對(duì)涉密、敏感文件信息的保護(hù)工作。二是推進(jìn)數(shù)字檔案信息共享。檔案資源共享有助于有關(guān)部門(mén)在第一時(shí)間獲得全面、有價(jià)值的決策參考信息，如江蘇省某單位將新冠肺炎疫情中的數(shù)字檔案在全系統(tǒng)推廣，助力其他單位的數(shù)字檔案建設(shè)與信息共享[3]，在一定程度上降低了信息獲取成本，提高了工作效率。

二、疫情防控檔案工作面臨的新問(wèn)題

新冠肺炎疫情事發(fā)突然，時(shí)間緊迫，疫情防控檔案工作具有一定的特殊性，在管理實(shí)踐中還存在以下幾個(gè)新問(wèn)題。

（一）收集管理程序待完善

新冠肺炎疫情事發(fā)突然，檔案產(chǎn)生形式多樣，相對(duì)傳統(tǒng)檔案的收集工作，具有突發(fā)性、分散性的特點(diǎn)，這一背景下產(chǎn)生的檔案收集整理工作不能按照常規(guī)檔案管理流程和規(guī)范進(jìn)行，需要結(jié)合實(shí)際情況摸索新的模式。此外，在檔案收集、管理、利用等環(huán)節(jié)容易遇到新情況，如過(guò)多精力用在應(yīng)急處置上造成許多第一手檔案資料收集不及時(shí)、不全面，不同類型檔案資料分類編碼混亂，同一事由由不同載體記錄的檔案不成體系等。

（二）服務(wù)手段相對(duì)單一

新冠肺炎疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，成功的處置經(jīng)驗(yàn)和對(duì)事件一般規(guī)律性的認(rèn)識(shí)有助于為行政職能部門(mén)采取應(yīng)對(duì)措施提供信息參考。檔案部門(mén)因收集保管了相關(guān)的疫情防控檔案而發(fā)揮著積極作用，如有針對(duì)性地提供疫情防控檔案信息查詢，開(kāi)發(fā)檔案資源向公眾宣傳防疫知識(shí)等。但是，從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，檔案部門(mén)的服務(wù)手段依然處于集中收集、統(tǒng)一保管、簡(jiǎn)單開(kāi)發(fā)利用等初級(jí)階段[4]，重“收”輕“用”、重“編”輕“研”的現(xiàn)象較普遍，尤其在輿論引導(dǎo)、基于應(yīng)急檔案信息的智能化編研、助力衛(wèi)生部門(mén)科研攻關(guān)等方面存在明顯不足，單一的服務(wù)手段與應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的需求不匹配。

（三）參與突發(fā)事件的處置能力有限

新冠肺炎疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生發(fā)展具有一定規(guī)律，在揭示和利用這些規(guī)律方面，檔案工作尤為重要。在抗疫斗爭(zhēng)中，檔案工作在參與突發(fā)事件的處置上尚存在一些短板。一是檔案管理機(jī)制不健全。傳統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范性、有序性和可控性與突發(fā)事件引發(fā)的檔案工作呈現(xiàn)的無(wú)序性、不可預(yù)測(cè)性存在矛盾，突發(fā)事件下檔案管理工作難以直接套用常規(guī)檔案管理模式。二是以突發(fā)公共衛(wèi)生事件為題材的高質(zhì)量編研成果較少。大部分編研成果側(cè)重于對(duì)文件、典型事跡、大事記進(jìn)行簡(jiǎn)單匯編，從中總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律性認(rèn)識(shí)的成果有限。三是檔案部門(mén)信息跨區(qū)域共享機(jī)制有待探索。“非典”時(shí)期的疫情防控檔案主要在北京、廣州等地區(qū)形成，其他大部分地區(qū)檔案館資料有限，在尚未形成檔案信息跨區(qū)域共享機(jī)制前，在新冠肺炎疫情背景下，非“非典”地區(qū)在抗疫斗爭(zhēng)中能夠獲取的決策參考信息是有限的。

三、對(duì)疫情防控檔案工作發(fā)展路徑的思考

新冠肺炎疫情的暴發(fā)和蔓延給檔案工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，也為調(diào)整疫情防控檔案工作方式方法帶來(lái)了新思考，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手推進(jìn)疫情防控檔案工作的發(fā)展：

（一）完善檔案收管程序

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案部門(mén)檔案收、管、用工作機(jī)制做了明確規(guī)定。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)一步完善檔案收管程序，以防止疫情期間珍貴檔案資料的流失。在收集環(huán)節(jié)可建立基于網(wǎng)絡(luò)的檔案征集平臺(tái)，向公眾征集具有保存價(jià)值的抗疫檔案。同時(shí)，充分發(fā)揮國(guó)家、省級(jí)檔案部門(mén)專業(yè)的指導(dǎo)作用，對(duì)來(lái)自不同領(lǐng)域、不部門(mén)的檔案進(jìn)行規(guī)范化組織，確保疫情防控檔案按照既定的編碼規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)和科學(xué)管理，將同一事由不同類型檔案成體系收集完整。此外，數(shù)字化時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)庫(kù)具有覆蓋面廣、匹配精度高、檢索速度快的特點(diǎn)，為開(kāi)展智能化、模式化、規(guī)范化的編研工作提供了保證。因此，各級(jí)檔案部門(mén)要深入推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，讓數(shù)字化技術(shù)服務(wù)于檔案編研工作，使編研主體多元化，編研素材更豐富，編研思路更開(kāi)闊，進(jìn)而提升編研成果的含金量，使之更好地服務(wù)于新冠肺炎疫情防控工作和今后可能發(fā)生的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

（二）豐富檔案服務(wù)手段

鑒于全國(guó)疫情防控的復(fù)雜性和艱巨性，疫情防控常態(tài)化將是一場(chǎng)“持久戰(zhàn)”，檔案服務(wù)需持續(xù)跟進(jìn)。[5]因此，一方面，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)手段，結(jié)合政府部門(mén)、社會(huì)公眾對(duì)檔案的利用需求，開(kāi)創(chuàng)性地開(kāi)發(fā)契合用戶需求的檔案查詢利用平臺(tái)[6]，利用網(wǎng)絡(luò)或電話等渠道提供查檔服務(wù)，最大限度減少人員聚集；另一方面，積極發(fā)揮檔案資政的作用，充分挖掘檔案資源價(jià)值，組織人員結(jié)合實(shí)際需求開(kāi)展編研工作，重點(diǎn)在豐富編研上下功夫。同時(shí)，檔案部門(mén)要轉(zhuǎn)變工作思路，密切結(jié)合時(shí)代發(fā)展的新趨勢(shì)主動(dòng)作為，加強(qiáng)與外單位的檔案資源整合協(xié)作，挖掘新環(huán)境下潛在的檔案信息服務(wù)需求，推進(jìn)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以便為政府決策提供信息參考。

（三）提升應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力

疫情防控檔案的價(jià)值突顯了檔案工作的基礎(chǔ)性和支撐性作用，為更好地服務(wù)疫情防控工作，檔案部門(mén)需提升參與處置突發(fā)公共事件的能力。一是完善檔案管理機(jī)制。結(jié)合突發(fā)事件下檔案工作的特點(diǎn)，細(xì)化檔案應(yīng)急工作內(nèi)容、工作程序、工作內(nèi)容、運(yùn)行機(jī)制和管理模式，作為常規(guī)檔案管理機(jī)制的有益補(bǔ)充。二是依托人才培養(yǎng)提升檔案編研質(zhì)量。編研成果質(zhì)量高低與編研人員的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)密切相關(guān)，應(yīng)加強(qiáng)編研人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和工作經(jīng)驗(yàn)交流，使編研工作不僅出編纂成果，更出研究成果，改變“編多研少”“編而無(wú)研”的現(xiàn)象。三是構(gòu)建公眾檔案共建共享機(jī)制。檔案資源共享有助于降低信息獲取成本，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的處置效率，檔案部門(mén)要秉持開(kāi)放性的理念充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和利用，同時(shí)加強(qiáng)與應(yīng)急管理部門(mén)的溝通和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息跨區(qū)域、跨部門(mén)共享。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新冠肺炎疫情背景下，有計(jì)劃、有步驟地做好相關(guān)疫情防控檔案科學(xué)管理工作，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案部門(mén)要進(jìn)一步完善新冠肺炎疫情檔案的各項(xiàng)工作，以對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，對(duì)工作實(shí)踐中遇到的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)，勤思考，多動(dòng)腦，善總結(jié)，體現(xiàn)檔案人守土盡責(zé)的擔(dān)當(dāng)精神，為提高疫情風(fēng)險(xiǎn)防控能力做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國(guó)民用航空局檔案館