中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題及對(duì)策探討

黃俠

對(duì)于中小企業(yè)來說，采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制系統(tǒng)一般會(huì)相對(duì)比較薄弱，主要表現(xiàn)為：采購計(jì)劃制定不嚴(yán)謹(jǐn);采購人員職業(yè)道德偏低;產(chǎn)品入庫驗(yàn)收不嚴(yán)格;采購審批流程流于形式;采購業(yè)務(wù)結(jié)算不合規(guī)等問題。為了提升中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的有效性，企業(yè)應(yīng)夯實(shí)采購計(jì)劃，杜絕盲目采購現(xiàn)象;制定采購人員培訓(xùn)計(jì)劃，提升采購人員的職業(yè)道德，對(duì)采購業(yè)務(wù)做出適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督;完善采購業(yè)務(wù)的審批流程，保障采購業(yè)務(wù)流程實(shí)際執(zhí)行的有效性;加強(qiáng)對(duì)采購付款的控制，避免違規(guī)結(jié)算問題。本文通過對(duì)中小企業(yè)在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行探討，提出改善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策。

采購業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)邁克爾·波特提出的“價(jià)值鏈分析法”基本活動(dòng)涉及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、進(jìn)向物流、去向物流、售后服務(wù)，支持性活動(dòng)涉及人事、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、研究與開發(fā)、采購。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的低效或舞弊直接影響企業(yè)的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)與產(chǎn)成品的競爭力。

目前， 許多中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制存在一些控制薄弱的問題，通過安排親戚或裙帶關(guān)系人員控制核心采購崗位，為提升采購效率減少審批流程，事后補(bǔ)充單據(jù)現(xiàn)象較多，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)流于形式、執(zhí)行不到位、缺乏內(nèi)部控制有效性，采購崗位人員個(gè)體的職業(yè)道德的差異直接影響采購業(yè)務(wù)的效率和風(fēng)險(xiǎn)。本文通過對(duì)中小企業(yè)在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行探討，提出改善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策。

一、中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概述

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購業(yè)務(wù)》中所稱采購，是指企業(yè)購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。其中，企業(yè)所購買物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、勞務(wù)服務(wù)、固定資產(chǎn)等。

中小企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身企業(yè)實(shí)際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行流程，根據(jù)企業(yè)行業(yè)與規(guī)模特征，設(shè)計(jì)有效的采購內(nèi)部控制系統(tǒng)，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，明確區(qū)分請(qǐng)購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限。各采購崗位人員均按照規(guī)定的審批權(quán)限和審批流程辦理采購業(yè)務(wù)，有力確保采購內(nèi)部控制系統(tǒng)執(zhí)行的有效性。定期檢查和評(píng)價(jià)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，通過對(duì)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)執(zhí)行情況的分析，及時(shí)修正采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)與采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的執(zhí)行。確保中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)有效的執(zhí)行，經(jīng)濟(jì)高效地配合中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展戰(zhàn)略。

二、中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）無嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徲?jì)劃，盲目采購

我國中小企業(yè)面臨的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜多變，市場上客戶需求的快速變化與自身企業(yè)銷售業(yè)績的波動(dòng)，讓中小企業(yè)難于制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徲?jì)劃。所制定的采購計(jì)劃往往比較籠統(tǒng)，物資需求羅列不明確，物資型號(hào)規(guī)格不詳細(xì)等。采購計(jì)劃的不嚴(yán)謹(jǐn)也容易導(dǎo)致采購人員采購物資的隨意性，出現(xiàn)采購企業(yè)不需要的物資或者過度采購的現(xiàn)象，企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資不能按時(shí)按質(zhì)按量的采購。更有甚者，采購人員利用采購計(jì)劃的規(guī)定不明，與供應(yīng)商合謀讓中小企業(yè)盲目采購。

（二）采購人員工作有待規(guī)范

中小企業(yè)為了提高采購業(yè)務(wù)的效率，一般會(huì)簡化采購審批流程，增加采購人員權(quán)限。而采購人員在選擇供應(yīng)商時(shí)未考慮公司實(shí)際利益，未根據(jù)供應(yīng)商原材料的價(jià)格、質(zhì)量、供貨及時(shí)性等綜合評(píng)估做出選擇。而是選擇給予回扣的供應(yīng)商，這容易導(dǎo)致選擇的供應(yīng)商不合格以及原材料質(zhì)量低下，進(jìn)而直接影響公司的產(chǎn)成品的質(zhì)量。采購人員為了自身利益，給與供應(yīng)商寬松的采購合同執(zhí)行條款，讓企業(yè)過度采購原材料或長期資產(chǎn)。

（三）采購物品驗(yàn)收不嚴(yán)

中小企業(yè)為節(jié)約成本，采購部門采購人員配置不足，采購和驗(yàn)收職責(zé)沒有有效的分離，經(jīng)常出現(xiàn)兩項(xiàng)不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。物資采購入庫驗(yàn)收人員因?yàn)槲镔Y是自身采購，難以做到自我監(jiān)督，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)執(zhí)行無效。采購驗(yàn)收人員難于嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收采購材料的質(zhì)量和數(shù)量，甚至采購驗(yàn)收人員私自增加或修改入庫單，把殘次品包含在正規(guī)原材料里面辦理入庫。采購驗(yàn)收人員私自修改產(chǎn)品數(shù)據(jù)，以質(zhì)量有缺陷的原材料充當(dāng)優(yōu)質(zhì)材料。

（四）采購審批流程流于形式

中小企業(yè)為追求辦事效率，不愿花費(fèi)太多資源在采購審批的流程執(zhí)行上，采購內(nèi)部控制系統(tǒng)執(zhí)行流于形式、執(zhí)行不到位。對(duì)供應(yīng)商的選擇流于形式，只對(duì)供應(yīng)商提供的證明材料做些形式審查，而忽略對(duì)供應(yīng)商實(shí)力的審查。采購人員的請(qǐng)購審批執(zhí)行不到位，采購人員先確定采購業(yè)務(wù)后補(bǔ)請(qǐng)購流程事項(xiàng)頻發(fā)。采購人員請(qǐng)購審批方式多樣，如電話溝通、微信溝通、QQ溝通、或讓其他同事轉(zhuǎn)呈，難于對(duì)采購業(yè)務(wù)流程留痕與監(jiān)管。

（五）采購業(yè)務(wù)違規(guī)結(jié)算，造成資金流失

中小企業(yè)財(cái)務(wù)制度較為簡單，通常以發(fā)票作為重要財(cái)務(wù)憑證。在企業(yè)收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購人員不核實(shí)采購合同約定的付款進(jìn)度，僅根據(jù)發(fā)票金額便催促財(cái)務(wù)付款。如果中小企業(yè)沒有嚴(yán)格的采購付款內(nèi)部控制系統(tǒng)，或采購付款內(nèi)部控制系統(tǒng)無法有效執(zhí)行，就存在采購付款進(jìn)度超出采購合同約定的進(jìn)度與條款付款。采購業(yè)務(wù)合同簽訂付款條款比較模糊，在付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)和每次應(yīng)付款金額上容易與供應(yīng)商產(chǎn)生分歧?；蛴胁少徣藛T按有利于供應(yīng)商的條款解釋，增加企業(yè)財(cái)務(wù)違規(guī)付款的風(fēng)險(xiǎn)。

三、改善中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）夯實(shí)采購計(jì)劃、杜絕盲目采購

中小企業(yè)面對(duì)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜多變，采購計(jì)劃應(yīng)從銷售業(yè)績預(yù)測為起點(diǎn)，夯實(shí)原材料及其他必要物資的采購計(jì)劃，明確修改采購計(jì)劃的必要審批程序。中小企業(yè)的采購計(jì)劃應(yīng)結(jié)合嚴(yán)謹(jǐn)與靈活實(shí)用，分別制定短期與長期采購計(jì)劃，長期采購計(jì)劃應(yīng)傾向于靈活實(shí)用，短期采購計(jì)劃應(yīng)傾向于嚴(yán)謹(jǐn)。根據(jù)中小企業(yè)銷售業(yè)績與經(jīng)營環(huán)節(jié)的變化，定期滾動(dòng)地修正長、短期采購計(jì)劃。尋找長期穩(wěn)定且資質(zhì)信譽(yù)好的合作供應(yīng)商，保障企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。與核心的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，對(duì)于中小企業(yè)開拓新的大額訂單或承接定制個(gè)性化產(chǎn)品時(shí)，可將該訂單以阿米巴的形式單獨(dú)運(yùn)營，讓核心供應(yīng)商參與該阿米巴的運(yùn)營管理，并享有該阿米巴的利潤分成，從而緩解中小企業(yè)面對(duì)業(yè)績突增的采購壓力，亦可避免該訂單引起的盲目采購。