廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與策略

黃丹妮 周小寶

【摘 要】本文闡述高校干部人事檔案信息化的重要性，針對廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)調(diào)研結(jié)果和存在問題，提出廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)策略：推進檔案信息化建設(shè)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障干部檔案信息安全，建設(shè)高水平的檔案管理隊伍。

【關(guān)鍵詞】廣西高校 干部人事檔案 信息資源 信息安全

【中圖分類號】G ?【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）11-0024-03

教育信息化是國家信息化的基礎(chǔ)和先導(dǎo)工程，干部人事檔案信息化是教育信息化的重要組成部分。《廣西教育信息化發(fā)展規(guī)劃（2017—2020年）》明確指出要加快廣西教育信息化進程，提出到2020年，實現(xiàn)推進教育管理信息化以提高教育管理服務(wù)的水平。本文對廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀開展調(diào)研，并提出加強廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)的策略。

一、廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)調(diào)研設(shè)計

為了解廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)的基本情況，2017年11月開始，把南寧市的20所高校列入高校干部人事檔案的調(diào)研對象。調(diào)研方式為實地參觀與問卷調(diào)研。在問卷設(shè)計中，根據(jù)廣西高校的具體情況，設(shè)計“廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)情況調(diào)查問卷”（見表1）。此次調(diào)查問卷由七大模塊組成：干部人事檔案管理機構(gòu)及人員、干部人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、干部人事檔案信息化資源建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)安全保障（管理標(biāo)準(zhǔn)）、干部人事檔案資源的利用、檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與工作計劃、問題與建議。

二、廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)調(diào)研結(jié)果

2019年10月，全部完成對南寧市20所高校的考察調(diào)研，并100%全部收回所發(fā)放的調(diào)查的問卷。現(xiàn)將調(diào)研所得的結(jié)果統(tǒng)計分析如下（見表2）。

（一）干部人事檔案管理機構(gòu)與管理人員

從收回的調(diào)查問卷可知，廣西高校干部人事檔案管理中，18所學(xué)校建有獨立的干事人事檔案室，占總數(shù)的90%;2所學(xué)校干部人事檔案跟文書檔案等其他類型檔案共存在同一個檔案庫房，占其中的10%。只有5所學(xué)校具有專職的干部人事檔案管理員，15所高校干部人事檔案管理員是由組織部或人事處有關(guān)工作人員兼任。在信息化技術(shù)人員方面，3所高校有專門的信息化技術(shù)員，占15%;沒有或者正在培養(yǎng)的17所，占85%。在信息化管理平臺方面，有4所高校干部管理信息化管理臺是高校OA系統(tǒng)中的新增模塊，沒有一所高校具備專業(yè)的信息化管理平臺。在落實歸檔及管理制度方面，100%的高校制訂了規(guī)章制度。此外，無論是專職的還是兼職的干部人事檔案管理人員，都認(rèn)為有培訓(xùn)的必要。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，20所高校配置了計算機、掃描儀、打印機、刻錄機、硬件服務(wù)器等硬件設(shè)施，基本辦公設(shè)備齊全;只有部分高校將人事檔案與其他非涉密的檔案做了區(qū)分存儲管理，并且進行了物理隔離;大部分高校沒有區(qū)分涉密與非涉密的存儲，有些高校對涉密只是進行權(quán)限訪問設(shè)置，進行邏輯隔離。在軟件管理平臺方面，只有4所高校的干部人事檔案管理軟件是在OA系統(tǒng)中新增模塊，管理軟件平臺都是外購的，沒有自行開發(fā)設(shè)計的干部檔案信息化平臺。

（三）信息資源建設(shè)

抽樣調(diào)查表明，在電子檔案歸檔管理方面，只有3所高校進行物理歸檔;其他的高校或尚未進行電子檔案管理，或是只采取邏輯歸檔，對涉密電子檔案基本采取邏輯隔離;甚至有些高校由于管理方式、人才因素等制約，尚未實行電子檔案歸檔管理，未采取任何安全管理措施。

（四）信息安全建設(shè)

在檔案信息安全管理方面，只有5所高校實行專人專機管理，占25%，同時在備份中，采用脫機的陣列式硬盤備份方式，進行定期備份;其他的高?；臼侨耸聶n案管理員兼職管理，而受制于專業(yè)能力與計算機操作能力，管理者無力對檔案實行定期或不定期歸檔與備份。

（五）干部檔案信息利用

干部人事檔案信息化建設(shè)目的是更好地利用信息化的快捷便利，通過信息化加強對干部人事檔案的管理，提高干部人事檔案管理的效率，更好地服務(wù)于高校人才建設(shè)與人才選拔。調(diào)查統(tǒng)計表明，干部人事檔案利用統(tǒng)計中，在利用渠道上，目前尚未提供網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，全部采用到檔案室查閱利用;在利用方式中，通過提供原件或復(fù)印件占35%，對查詢直接提供信息占到65%;據(jù)統(tǒng)計，2018年的平均利用總數(shù)為550人次。

三、廣西高校干部人事檔案信息化存在問題

（一）信息資源建設(shè)推進不大

通過調(diào)查問卷分析統(tǒng)計表明，廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施完成得比較好，但在信息資源建設(shè)中推進不大。調(diào)研高校中90%完成了目錄信息數(shù)字化，但是沒有高校完成全文信息數(shù)字化。人才隊伍建設(shè)中亦不容樂觀，不到20%的完成率，大部分高校僅停留在規(guī)劃方面。究其原因，一是校領(lǐng)導(dǎo)對干部檔案信息化建設(shè)不夠重視，思想僵化，擔(dān)心信息化建設(shè)中干部檔案信息安全得不到保障;二是受制于學(xué)校經(jīng)費投入不足，缺乏專業(yè)管理人才。

（二）信息化建設(shè)中存在偽信息化

由于這些年來廣西部分高校的合并升級、學(xué)校搬遷和檔案工作者變更等因素，一些干部人事檔案材料沒有及時交接整理歸檔，尤其是2017年前的干部紙質(zhì)檔案，95%的高校還處于手工管理階段。信息化的價值在于信息能夠高效快捷地提供利用。高校干部人事檔案信息化最主要的價值在于為高校人事管理服務(wù)，信息化建設(shè)是為了提高服務(wù)的高效率。然而，高校干部信息但凡要查檔，必須向人事檔案的保管部門遞交查檔申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意方可查檔，程序相對比較復(fù)雜和拖沓。這降低了高校人事檔案服務(wù)于人事管理的效率，同時缺少專門的管理平臺，其管理活動基本是手工階段，是偽信息化的管理。

（三）信息安全建設(shè)任重道遠

廣西高校干部人事檔案管理中，2017年后的電子檔案，無論是采取邏輯歸檔還是物理歸檔，對干部人事檔案管理采用線上與線下的雙重管理模式，都需要確保人事檔案信息安全。而廣西大部分高校沒有開發(fā)合適的干部檔案管理信息平臺，干部檔案管理平臺是辦公管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，統(tǒng)一于整個高校管理平臺中，信息安全取決于高校信息管理系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性與安全性。而現(xiàn)實中，不少高校信息管理平臺還不夠穩(wěn)定，經(jīng)常存在斷網(wǎng)、木馬病毒和黑客入侵等網(wǎng)絡(luò)安全問題，干部人事檔案信息涉及干部個人隱私，忽然的斷網(wǎng)、木馬病毒和黑客入侵可能會導(dǎo)致元數(shù)據(jù)被破壞、復(fù)制和篡改，使元數(shù)據(jù)受毀或被泄露。因此，信息安全對保護教職工的隱私尤顯得重要，信息安全建設(shè)任重道遠。

（四）缺乏信息化建設(shè)的綜合人才

干部人事檔案信息化建設(shè)，對檔案工作者業(yè)務(wù)能力要求更高，不僅要求檔案管理工作者具有較高信息操作處理技術(shù)，還要具有較高的信息安全防護技術(shù)，確保電子檔案信息安全。此外，由于當(dāng)前電子檔案都是采取雙套制的管理模式，還需要熟悉對干部紙質(zhì)檔案的管理。然而，對20所高校干部人事檔案管理員的調(diào)查中，在信息化技人員方面，17所高校沒有專門的信息化技術(shù)員。由此可見，高校人事檔案管理工作者缺乏專業(yè)的管理人員。部分檔案管理工作者年齡偏大，大都屬于半路出家，缺乏計算機操作管理專業(yè)技術(shù)，也缺乏專業(yè)的檔案教育背景。知識結(jié)構(gòu)層次較低，干部人事檔案基本都是由組織部或者人事處工作人員兼任，計算機操作處理能力不高，也不具備專業(yè)的檔案管理知識。

四、廣西高校干部人事檔案信息化建設(shè)策略

高校干部人事檔案信息化建設(shè)是高校信息化的重要組成部分，推進干部人事檔案信息化建設(shè)，有利于組織選用干部、考察干部和任用干部，有利于提高校信息管理水平。

（一）推進檔案信息化建設(shè)

1.加強領(lǐng)導(dǎo)推動干部人事檔案信息化開展

信息化時代，實現(xiàn)干部人事檔案信息化建設(shè)，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要解放思想，摒棄保密至上的僵化思想。要樹立保密與利用并重管理思想，重視干部人事檔案信息化的建設(shè)，把干部人事檔案信息化納入高校信息化建設(shè)當(dāng)中，把干部人事檔案信息化建設(shè)作為提高學(xué)校信息化教育管理服務(wù)的一個重要工作方向，在政策、技術(shù)、資金和人才上加大投入與政策扶持。成立專門的干部人事檔案信息化建設(shè)工作組，對本校干部檔案進行研究，建立適合本校干部人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度，推動干部人事檔案信息化工作開展。

2.加快檔案信息管理平臺建設(shè)

高校干部人事檔案管理軟件無論是外購或是本校自行開發(fā)，都要考慮到管理平臺和本校信息管理平臺的相容性，既可獨立管理平臺，又可以兼容于本校信息化管理系統(tǒng)平臺。要制訂統(tǒng)一信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保干部人事檔案能夠符合國家電子檔案管理規(guī)范要求，確保干部人事檔案規(guī)范有序地歸集到本校信息系統(tǒng)平臺，避免干部人事信息系統(tǒng)管理平臺無法與本校信息系統(tǒng)管理平臺對接的問題。

（二）加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)

信息資源建設(shè)是干部人事檔案信息化建設(shè)的核心，干部人事檔案信息化是一個動態(tài)的過程，信息資源來源主要有兩個方面：一是OA（辦公自動化）之前形成的各類紙質(zhì)檔案信息資源，包括紙質(zhì)目錄與紙質(zhì)全文信息資源;二是OA之后形成的信息資源即電子檔案。

1.加快干部電子檔案信息資源建設(shè)

要實現(xiàn)對干部人事檔案信息化建設(shè)，就需要實現(xiàn)對干部人事檔案進行檢索、分類和統(tǒng)計，并將關(guān)鍵元數(shù)據(jù)形成統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。對OA之后形成的電子檔案歸檔又可分為物理歸檔和邏輯歸檔。通過調(diào)查，廣西各高校根據(jù)自身不同的條件，基本實現(xiàn)電子檔案物理或邏輯歸檔管理，對涉密部分基本實現(xiàn)物理隔絕，并對元數(shù)據(jù)建立統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，初步建立干部電子檔案信息數(shù)據(jù)庫。但部分高校由于經(jīng)濟投入及自身技術(shù)條件原因，涉密部分只能進行邏輯隔離，并建立統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)，而沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)，這將阻礙干部人事檔案的利用。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)有利于信息化管理平臺中快速地實現(xiàn)檢索查找，從而確保利用者通過信息管理平臺利用干部人事檔案的信息，提高干部人事檔案利用率。

2.加快干部紙質(zhì)人事檔案信息資源建設(shè)

干部紙質(zhì)人事檔案信息只有轉(zhuǎn)換為數(shù)字電子檔案，才能實現(xiàn)對干部檔案信息紙質(zhì)檢索、分類和統(tǒng)計，如果紙質(zhì)內(nèi)容不實現(xiàn)數(shù)字化電子檔案，那么高校不可能實現(xiàn)對全校干部人事檔案信息化建設(shè)，就不可能為高校管理提升服務(wù)。為此，在不涉及國家機密與個人隱私的情況下，要將紙質(zhì)檔案處理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案，加速高校干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。尤其是離退休或即將離退休的干部教職工，加快紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案，有利于其今后在養(yǎng)老和社會保險等方面管理服務(wù)，在需要時，能快捷與準(zhǔn)確地提供相當(dāng)管理服務(wù)信息，有利于保障離退休干部的利益。

（三）保障干部檔案信息安全

干部檔案信息化建設(shè)，干部檔案數(shù)字化后的信息安全是信息建設(shè)的重要內(nèi)容。干部人事檔案屬于個人隱私，具有保密性，要注意干部人事信息數(shù)據(jù)庫與信息管理平臺的安全性、保密性與實用性。信息安全建設(shè)包含三個方面：一是硬件、軟件的安全。在硬設(shè)備件中，是否采用列陣式硬件;管理數(shù)據(jù)庫中，采用何種服務(wù)器;軟件中，采用何種服務(wù)器。這些都要符合規(guī)定。二是數(shù)據(jù)存儲中，是否有專人專機保管。三是數(shù)據(jù)備份中，是否進行定期或不定期備份，并注意備份的方式。在抽樣的調(diào)查中表明，完成或是進行的數(shù)字化建設(shè)基本都是采用陣列式硬件存儲設(shè)備，數(shù)據(jù)庫管理軟件采取的是Org的服務(wù)式數(shù)據(jù)庫。在信息化環(huán)境下，有些高校只是進行權(quán)限訪問設(shè)置，進行邏輯隔離。而在電子信息管理平臺中，電子檔案信息技術(shù)保密技術(shù)日益成熟，最常用的保密信息技術(shù)主要有兩類：一是技術(shù)應(yīng)用，如區(qū)塊鏈技術(shù)、電子數(shù)字簽名、時間等，各種技術(shù)各自有體系和優(yōu)勢，各高校可結(jié)合自身的實際情況加以選擇和應(yīng)用。二是管理方法技術(shù)，主要有權(quán)限控制、審計跟蹤和全程著錄。無論各高校對干部涉密信息采取物理歸檔還是邏輯歸檔，在信息化都需要確保歸檔干部電子檔案信息的安全。無論是技術(shù)的措施還是管理的措施，都需要綜合應(yīng)用，從而形成“事前規(guī)范、事中記錄、事后審計”的管理鏈條，是當(dāng)前電子文件真實性維護路徑的認(rèn)識，從而確保人事電子檔案信息的安全、完整與真實。

（四）建設(shè)高水平的檔案管理隊伍

干部人事檔案的管理需要建設(shè)具有專業(yè)知識的、高水平的管理工作隊伍，在干部電子檔案信息系統(tǒng)管理平臺中，不僅需要對電子檔案信息操作處理，還需要對檔案信息系統(tǒng)中實施動態(tài)的載體維護管理，包括對電子載體的遷移、格式的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)維護、保持原始環(huán)境、元數(shù)據(jù)封裝和輸出硬拷貝備份，以及對數(shù)字環(huán)境進行日常監(jiān)測等。同時，高校電子檔案采取“雙套制”的管理模式，檔案管理工作者要熟悉干部紙質(zhì)檔案“三齡兩歷一身份”的管理，熟悉收集、分類、整理、歸檔和保管以及利用六環(huán)節(jié)中的各階段的管理特點。做到事無巨細，實現(xiàn)干部檔案管理的清單化、制度化和信息化，提升干部人事檔案管理的水平。第一，針對現(xiàn)有高校檔案管理隊伍現(xiàn)狀，面向社會招聘具有開發(fā)信息管理能力、檔案專業(yè)管理能力的復(fù)合型管理人才，充實現(xiàn)有檔案管理隊伍。第二，針對高校檔案管理工作者現(xiàn)狀，采取定期或不定期的參加檔案局或者上級黨委組織部門開展的檔案專業(yè)知識、電子檔案管理和信息技術(shù)等業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高現(xiàn)有檔案工作者專業(yè)知識與計算機操作水平、信息技術(shù)處理水平的能力，使檔案工作者具有現(xiàn)代化信息管理能力。第三，提高檔案管理工作者的職業(yè)道德，確保其在崗位的工作中盡心盡責(zé)，為高校信息管理服務(wù)可持續(xù)發(fā)展應(yīng)盡自己的職責(zé)。

干部檔案信息是高校重要的信息資源，推進干部檔案信息化建設(shè)，有利于為組織部門提供優(yōu)質(zhì)的干部信息，為組織部門在開發(fā)人力資源、人才培養(yǎng)、干部聘用、職稱評聘和干部隊伍建設(shè)等方面提供便捷服務(wù)，同時有利于推動高校教育信息化進程與提高教育管理服務(wù)的水平。

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注：2018年度廣西高校中青年教師基礎(chǔ)能力提升項目“新常態(tài)下高校干部人事檔案信息化建設(shè)研究 ”（2018KY1108）

【作者簡介】黃丹妮（1981— ），女，廣西武鳴人，碩士，廣西經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，研究方向為信息資源管理;周小寶（1975— ），男，廣西上林人，大學(xué)本科，研究方向為檔案資源信息化研究。

（責(zé)編 黃桂嬋）