高校內(nèi)部控制體系建設(shè)之差旅費(fèi)報銷信息化建設(shè)

強(qiáng)歆

差旅費(fèi)報銷信息化重要性

財政部于2015年12月頒發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財監(jiān)〔2015〕86號），要求行政事業(yè)單位于2016年全面推進(jìn)行政事業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部控制經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動，強(qiáng)化對內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行的制約。

2017年，寧夏回族自治區(qū)財政廳制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號），要求自治區(qū)本級各部門及各直屬單位自2017年3月1日起施行本制度;2018年，印發(fā)了《關(guān)于規(guī)范自治區(qū)本級黨政機(jī)關(guān)差旅費(fèi)報銷內(nèi)部控制管理的通知》（財會〔2018〕4號），將差旅費(fèi)報銷內(nèi)部控制作為內(nèi)控建設(shè)突破口，推進(jìn)各單位內(nèi)部控制全過程信息化管理的落地。

隨著高職院校對外交流日漸增加，工作人員公務(wù)外出逐年增加，差旅費(fèi)報銷也成為日常報銷的重頭戲，是內(nèi)部控制收支業(yè)務(wù)管控的重點(diǎn)。目前，學(xué)院差旅費(fèi)報銷業(yè)務(wù)尚未進(jìn)行信息化建設(shè)，從發(fā)起申請、審批、實(shí)施、報銷，環(huán)節(jié)眾多，流程復(fù)雜，工作量大，存在各方面風(fēng)險點(diǎn)，為提高差旅費(fèi)報銷效率，防范過程中風(fēng)險點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)報銷信息化建設(shè)已刻不容緩。

差旅費(fèi)報銷管理現(xiàn)狀

1.政策信息了解不到位，出差變數(shù)多

學(xué)院差旅費(fèi)報銷和業(yè)務(wù)行為結(jié)合緊密，出差事前事后不確定性強(qiáng)，難以完全按原定計劃執(zhí)行。同時，差旅費(fèi)報銷項目種類多且復(fù)雜，不同地區(qū)、不同季節(jié)、不同人員執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一。雖然以眾多方式宣傳差旅費(fèi)報銷制度，但仍存在大量對差旅費(fèi)報銷制度了解不全面、不到位的情況。遇到意外情況，不能即時查詢報銷規(guī)定，容易引發(fā)先支后請，超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍、以公報私的風(fēng)險，出錯率較高，影響財務(wù)核算。

2.報銷效率低

從報銷人員角度來看，當(dāng)前采用的傳統(tǒng)報銷模式，包括事前申請、事中執(zhí)行、事后報銷三個環(huán)節(jié)。三個環(huán)節(jié)缺一不可，權(quán)力互相制約，最大程度防范風(fēng)險。但從另一個角度來看，環(huán)節(jié)眾多，報銷人員跑路多，如遇相關(guān)人員不在崗的情況，多次往返報銷不僅增加了時間成本，還降低了報銷效率。

3.管理工具原始

報銷的原始單據(jù)以紙質(zhì)形式保存，歷史相關(guān)數(shù)據(jù)查詢繁瑣，匯總數(shù)據(jù)難度大，無法進(jìn)行多年數(shù)據(jù)的分析比較。對項目或日常費(fèi)用預(yù)算控制，如果由人工翻看預(yù)算表，逐個查詢報銷單據(jù)，耗費(fèi)大量的時間和精力，且工作質(zhì)量堪憂。

4.報銷執(zhí)行力度難以控制

單位的費(fèi)用支出規(guī)則、費(fèi)用控制制度（比如前款不清后款不借、限時報銷、專款專用、限額使用等）無法強(qiáng)制遵守，可能因?yàn)閭€人因素影響不易貫徹執(zhí)行。

差旅費(fèi)報銷信息化實(shí)現(xiàn)分析

建立健全差旅費(fèi)報銷管理制度，嚴(yán)格差旅費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)，明確報銷流程，按照規(guī)定辦理報銷事項;實(shí)行出差審批制度，從嚴(yán)把控出差天數(shù)和人數(shù);運(yùn)用不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、歸口管理、會計控制、信息公開等方式，加強(qiáng)差旅費(fèi)報銷管理。差旅費(fèi)報銷按照“事前審批，標(biāo)準(zhǔn)約束，流程控制”的管理原則，實(shí)行全過程信息化管理。

差旅費(fèi)報銷管理系統(tǒng)在現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)上，可選擇支持OA電腦端、移動手機(jī)，iPad設(shè)備的建設(shè)方式，以內(nèi)控管理為基礎(chǔ)，通過底層“支撐層”“業(yè)務(wù)層”“分析層”建設(shè)，其中“業(yè)務(wù)層”信息支持自定義，可以根據(jù)學(xué)院的需求調(diào)整表格、出差類型等內(nèi)容;“分析層”信息支持自定義，可以根據(jù)不同人員角色查看統(tǒng)計信息。切實(shí)達(dá)到過程留痕、責(zé)任可追溯，完成“不見面審批”。

設(shè)置使用人、財務(wù)人員、單位領(lǐng)導(dǎo)三種角色，清晰明了。在流程中，要求做到事前審批，使用人提出“出差申請”經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)審批;事后報銷時，使用人提出“出差報銷”，可以將出差審批單據(jù)作為報銷依據(jù)，同時附上其他出差憑據(jù)，讓報銷過程中的審批人清晰、準(zhǔn)確地了解報銷情況，讓審批有理有據(jù)，完全做到過程管控。

1.系統(tǒng)功能分析

學(xué)院具體報銷流程為：報銷人、部門負(fù)責(zé)人逐張簽字→分管院領(lǐng)導(dǎo)逐張簽字→計劃財務(wù)處副處長審核并粘貼→報銷人、主管院領(lǐng)導(dǎo)在差旅費(fèi)審批表簽字→計劃財務(wù)處處長審批→分管財務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)審批→出納付款（轉(zhuǎn)公務(wù)卡）。

差旅費(fèi)報銷中的流程需非常嚴(yán)密，既要充分體現(xiàn)出各部門的權(quán)責(zé)，又要避免推諉扯皮而導(dǎo)致管理的缺失。流程的自動發(fā)起與流轉(zhuǎn)使得信息也自動傳遞，避免了各部門之間的信息不對稱。

2.業(yè)務(wù)功能分析

出差申請單。申請人根據(jù)單據(jù)內(nèi)容填寫出差事項，其中系統(tǒng)設(shè)置必填項內(nèi)容，保證單據(jù)內(nèi)容的完整性;單據(jù)中設(shè)置“出差類型”“經(jīng)費(fèi)類型”“出差地點(diǎn)”等模塊采用下拉框選擇信息，保證單據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)一性;其次，申請人根據(jù)職級、地點(diǎn)信息了解到出差的預(yù)算金額，實(shí)現(xiàn)事前管控費(fèi)用預(yù)算。

借款申請單。在出差申請單中如果是否借款選擇“是”，當(dāng)出差申請單流程結(jié)束后可自動觸發(fā)借款申請單審批流程，審批通過后，發(fā)起差旅費(fèi)報銷的時候可關(guān)聯(lián)相關(guān)借款申請單的借款金額到單據(jù)中，快速了解當(dāng)前報銷人員的借款情況，對報銷金額進(jìn)行沖銷。上傳原始憑證。出差人員線上上傳培訓(xùn)、會議文件，填報申請（時間、地點(diǎn)、人員、事由），系統(tǒng)內(nèi)嵌差旅住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)貼定額，充分利用表單中的相同、相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)自動填入，自動審核，從而避免人工手填單的失誤和多次核對，減輕工作量，提高報銷效率，加快支付速度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)線上審批，財務(wù)人員線上審核，提高出差審批效率，方便教職工，真正將“放管服”落地。

3.查詢功能分析

在單據(jù)的側(cè)面附有差旅費(fèi)報銷的相關(guān)制度信息，申請人可以直接了解報銷制度;在單據(jù)的側(cè)面可以簡單地查看當(dāng)前報銷人員的報銷情況，以圖標(biāo)的形式直觀展示出來。在財務(wù)審批過程中，財務(wù)人員也可以看到報銷人員之前的報銷情況，避免出現(xiàn)重復(fù)報銷。

在審批過程中，關(guān)聯(lián)查看報銷人的出差審批單，實(shí)時查看制度及單據(jù)、報銷票據(jù)等信息，了解報銷人員的報銷情況，考慮是否允許報銷，真正做到事前審批，事后報銷。

4.統(tǒng)計功能分析

系統(tǒng)支持自定義統(tǒng)計分析，可以根據(jù)不同角色人員的需求，設(shè)置統(tǒng)計表展示方式，如個人差旅費(fèi)報銷情況、部門差旅費(fèi)報銷情況、分年度報銷情況等多種查詢方式，便捷操作。

構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制規(guī)范體系，不斷提高高職院校的管理水平，保障財產(chǎn)物資的安全和完整，提高高職院校整體發(fā)展能力。而差旅費(fèi)報銷信息化管理，從制度管理的角度，實(shí)現(xiàn)事前審批，事后報銷，讓報銷工作有理有據(jù)，從結(jié)果管控轉(zhuǎn)型為過程管控每一項費(fèi)用的支出與使用。它與財務(wù)管理密切結(jié)合，達(dá)到節(jié)約各項費(fèi)用開支的目的，為單位的全面預(yù)算管理奠定基礎(chǔ)。

差旅費(fèi)報銷信息化構(gòu)建及實(shí)現(xiàn)，解答了使用人在差旅費(fèi)報銷時的疑惑和難題，優(yōu)化財務(wù)審批流程，節(jié)約報銷時間。對差旅費(fèi)報銷系統(tǒng)的研究和分析，可為實(shí)現(xiàn)后續(xù)的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計和使用提供參考。（作者單位：寧夏財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院計劃財務(wù)處）