公立醫(yī)院科研項目管理信息一體化研究

李琴 廣東省人民醫(yī)院計財處

引言

公立醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)、教、研三大業(yè)務(wù)，其中研究業(yè)務(wù)已成為我國科研力量的重要組成部分。隨著國家對科學(xué)研究的重視，公立醫(yī)院承擔(dān)的科研任務(wù)隨之增加。如何合理、高效管理公立醫(yī)院科研資金，使公立醫(yī)院科研資金充分發(fā)揮其作用，對公立醫(yī)管理水平提出新的要求?！墩畷嬛贫取穼嵭幸詠?，制度體系設(shè)計、科目設(shè)置、核算方式均較《醫(yī)院會計制度》更加完善和規(guī)范。在《政府會計制度》“雙功能、雙基礎(chǔ)、雙報告”的核算模式下，如何充分利用信息技術(shù)，提高科研項目資金管理水平，實現(xiàn)對科研項目資金全過程管理，提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)以及準(zhǔn)確的科研項目成本信息，是本文進行探討的關(guān)鍵。

一、《政府會計制度》下公立醫(yī)院科研項目核算要求

公立醫(yī)院科研項目資金來源復(fù)雜，總體上分為縱向科研資金、橫向科研資金和科研配套資金三類，醫(yī)院對科研項目資金通常按科研項目、項目負(fù)責(zé)人進行單獨核算、專款專用。根據(jù)科研項目合同或研究任務(wù)書進行過程管控，并同時作為科研項目結(jié)題綜合績效評價的依據(jù)。根據(jù)《政府會計制度》規(guī)定，科研項目核算需要滿足“雙功能、雙基礎(chǔ)、雙報告”要求?！半p功能”要求科研項目資金的核算由財務(wù)會計和預(yù)算會計組成，其中財務(wù)會計以權(quán)責(zé)發(fā)生制為基礎(chǔ)，預(yù)算會計以收付實現(xiàn)制為基礎(chǔ)，通過財務(wù)會計形成會計報告，通過預(yù)算會計形成決算報告。二者之間的差異通過“平行記賬”和編制“本期預(yù)算結(jié)余與本期盈余差異調(diào)節(jié)表”實現(xiàn)適度分離又相互銜接的功能。這種核算模式改變預(yù)算會計的功能，同時又強化財務(wù)會計功能。同時，根據(jù)《政府會計制度》的要求，需在財務(wù)會計費用類科目、預(yù)算會計支出類科目進行明細(xì)核算，且必須考慮資金來源、政府收支經(jīng)濟分類、功能分類、項目管理、成本核算等要求，這對公立醫(yī)院管理科研項目資金提出了新要求，也直接推動科研項目資金管理向信息化方向發(fā)展。

二、傳統(tǒng)科研項目資金管理模式

傳統(tǒng)科研項目資金管理模式通過簡單信息化手段設(shè)置手工項目輔助賬的方式進行核算。如在EXCEL表中登記各科研項目資金和配套資金。具體流程通常為：科研項目負(fù)責(zé)人（或課題組）通過線下審批完成科研項目資金審批流，手工登記項目輔助賬，財務(wù)系統(tǒng)進行會計核算，定期核對項目輔助賬和會計核算系統(tǒng)輔助數(shù)據(jù)。科研項目資金管理預(yù)算、執(zhí)行、結(jié)題和綜合績效評價主要通過手工登記項目輔助賬來完成。但對于規(guī)模較大、數(shù)量多而雜的公立醫(yī)院而言，通過手工登記已不能滿足其對科研項目資金管理的需要。公立醫(yī)院可以通過完善信息化手段，建立科研項目管理平臺，以及與之配套的采購平臺，通過與財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置統(tǒng)一的對接規(guī)則，實現(xiàn)從科研項目的立項、審批、預(yù)算調(diào)劑、預(yù)算執(zhí)行、結(jié)題考核等全過程管理。

三、新信息技術(shù)下科研項目資金管理模式

新的信息技術(shù)下，科研資金管理模式盡量在線上完成，系統(tǒng)定期核對數(shù)據(jù)，生成異常報告，提高科研項目資金管理效率。新的科研項目資金管理模式通常涉及以下三個系統(tǒng)，科研采購平臺、科研項目信息化平臺，財務(wù)系統(tǒng)。科研采購平臺功能主要有：① 材料費、測試化驗加工費、出版/文獻/信息傳播/知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費、專家咨詢費等直接費用采購；② 實物資產(chǎn)（不含設(shè)備費）的驗收、入庫、出庫管理；③ 實現(xiàn)平臺采購費用的審批等功能。以科研物資采購為例，其流程大致為：請購—訂貨—驗收—入庫—出庫—審批—自動傳輸數(shù)據(jù)至科研項目管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)。具體為：科研項目組成員通過采購平臺線上制定采購計劃，經(jīng)科研項目負(fù)責(zé)人審批同意，將采購計劃直接反饋科研項目管理系統(tǒng)，科研項目管理系統(tǒng)根據(jù)采購計劃進行數(shù)據(jù)預(yù)扣，實現(xiàn)預(yù)算的事前管控；項目組經(jīng)辦人按照采購計劃發(fā)起采購，并編制訂購單；驗收商品，并編制驗收單；入庫商品并編制入庫單；根據(jù)實際領(lǐng)用情況定期生成出庫單，在科研采購平臺，定期生成付款憑單，并直接在該系統(tǒng)進行審批，經(jīng)審批的付款憑單直接發(fā)往財務(wù)系統(tǒng)，以便確認(rèn)與記錄負(fù)債。

科研項目管理系統(tǒng)功能主要有科研項目立項、審批，項目預(yù)算管理，結(jié)題考核等功能；另外，未在科研采購平臺進行采購的其他費用審批，經(jīng)審批后，數(shù)據(jù)直接發(fā)往財務(wù)系統(tǒng)，由財務(wù)系統(tǒng)對接好規(guī)則，自動進行會計核算。期初預(yù)計支出范圍由項目負(fù)責(zé)人自行在科研項目管理系統(tǒng)中根據(jù)科研項目協(xié)議（或契約書）中列明支出范圍。實際支出時，一方面，可根據(jù)科研采購平臺提供數(shù)據(jù)，進行預(yù)扣，以控制預(yù)算；另一方面，根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)核算數(shù)據(jù)控制實際執(zhí)行預(yù)算。

財務(wù)系統(tǒng)主要功能為：根據(jù)《政府會計制度》要求，財務(wù)會計按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則核算科研項目資金，預(yù)算會計以收付實現(xiàn)制原則核算科研項目資金，并適時將核算數(shù)據(jù)及時反饋到科研項目管理系統(tǒng)?？蒲许椖抗芾硐到y(tǒng)通過自動計算各項支出預(yù)算執(zhí)行情況，并按照科研項目資金管理辦法對支出預(yù)算實行彈性控制或剛性控制。

四、《政府會計制度》下科研項目管理系統(tǒng)對接規(guī)則

科研項目資金管理平臺主要有：科研采購平臺、科研項目管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，實現(xiàn)平臺與系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通、打破信息孤島，應(yīng)以科研項目管理系統(tǒng)為中心，合理設(shè)置好各系統(tǒng)、平臺對應(yīng)關(guān)系。首先，平臺和系統(tǒng)之間，科研項目代碼和科研項目名稱必須保持一致。其次，支出范圍必須滿足科研項目經(jīng)費管理辦法，分為直接費用和間接費用。直接費用包括設(shè)備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、會議/差旅費/國際合作與交流費、出版/文獻/信息傳播/知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費、勞務(wù)費/人員費、專家咨詢費和其他直接指出。間接費用是指項目承擔(dān)單位在組織實施項目過程中發(fā)生的無法在直接費用中列支的相關(guān)費用。再次，科研項目資金使用必須滿足立項申請書預(yù)算范圍，特殊情況下，預(yù)算調(diào)整需要滿足一定條件。最后，科研項目資金管理有時間限制，且研究期限結(jié)束后需要進行結(jié)題考核等特征。

根據(jù)科研項目資金的性質(zhì)，《政府會計制度》對科研項目資金核算有如下要求，一是無論財務(wù)會計還是預(yù)算會計，均需實現(xiàn)項目資金“專項核算，?？顚Ｓ谩保欢切枰谪攧?wù)會計費用類科目，預(yù)算會計支出類科目下進行明細(xì)核算，必須考慮資金來源、政府收支經(jīng)濟分類、功能分類、項目管理、成本核算等要求。

根據(jù)以上描述，如何設(shè)置合理的對接原則，實現(xiàn)科研采購平臺、科研項目管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。首先：以科研項目管理系統(tǒng)為中心，以各項目及項目代碼為基礎(chǔ)使各系統(tǒng)數(shù)據(jù)能對接至每一具體科研項目。如圖1：

圖1 科研項目對應(yīng)圖

從圖1發(fā)現(xiàn)，在設(shè)置對應(yīng)規(guī)則時，應(yīng)滿足科研項目名稱與項目代碼一致，其基本原則是：科研采購平臺和財務(wù)系統(tǒng)的科研代碼和項目名稱取自科研項目管理系統(tǒng)。

在項目名稱與項目代碼對應(yīng)完成后，科研項目資金管理如何在系統(tǒng)里面自動取數(shù)，實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)的及時更行。需要設(shè)置平臺、系統(tǒng)支出內(nèi)容對應(yīng)關(guān)系。首先，保證科研采購平臺與科研項目管理系統(tǒng)支出內(nèi)容一致。采購平臺應(yīng)該按照科研項目管理系統(tǒng)中科研項目支出內(nèi)容進行區(qū)分。經(jīng)辦人發(fā)起采購時，選擇項目名稱與代碼，正確選擇支出內(nèi)容進行采購，以便數(shù)據(jù)傳遞到科研項目管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)。其次，科研項目管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對應(yīng)關(guān)系，設(shè)置財務(wù)系統(tǒng)支出經(jīng)濟科目與科研項目管理系統(tǒng)項目支出內(nèi)容對應(yīng)關(guān)系，如表1所示。

從表1中觀察到，財務(wù)系統(tǒng)對應(yīng)會計科目與科研項目管理系統(tǒng)支出內(nèi)容不是一一對應(yīng)關(guān)系。解決此問題有兩種途徑，一是在財務(wù)系統(tǒng)項目輔助下進行科研項目支出內(nèi)容輔助核算。此種方法的缺點是與三級明細(xì)會計科目重復(fù)，且核算過于復(fù)雜；另一種途徑是設(shè)置科研項目管理平臺支出內(nèi)容與財務(wù)系統(tǒng)明細(xì)會計科目對應(yīng)關(guān)系。如表2所示。

表1 科研項目支出對應(yīng)關(guān)系

表2 科研項目支出對應(yīng)圖

通過設(shè)置財務(wù)系統(tǒng)支出內(nèi)容與科研項目支出內(nèi)容對應(yīng)關(guān)系，從而解決系統(tǒng)之間取數(shù)問題。要注意的是，在材料費核算過程中，財務(wù)會計可以設(shè)置科研物資明細(xì)核算，以及核算科研項目材料費。另外，為了統(tǒng)計出版/文獻/信息傳播/知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費等支出，需在財務(wù)會計其他商品和服務(wù)支出中設(shè)置按支出內(nèi)容設(shè)置明細(xì)科目。通過上述設(shè)置，實現(xiàn)科研項目資金管理數(shù)據(jù)有效對接，提高科研項目資金管理效率。

結(jié)語

“醫(yī)、教、研”是現(xiàn)代公立醫(yī)院缺一不可的組成部分，科研發(fā)展已成為醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵，公立醫(yī)院應(yīng)高度重視科研項目資金管理，提高公立醫(yī)院科研項目信息化管理水平，在落實公立醫(yī)院科研資金“放、管、服”的要求下，提高公立醫(yī)院科研項目資金內(nèi)部管理水平，加強科研項目資金的財務(wù)核算、監(jiān)督功能，不斷推動公立醫(yī)院科研水平更快、更好發(fā)展。