數(shù)據(jù)化在檔案管理中的探索與實踐

摘 要：數(shù)字時代檔案管理工作發(fā)生了較大的變革，尤其是大數(shù)據(jù)成為社會發(fā)展主流的今天，檔案管理工作更是與智能化、數(shù)字化等特征緊密聯(lián)系在一起。進入數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作在面臨越來越多機遇的同時，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，本文從數(shù)字化、智能化等關鍵詞出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)化模式進行思考和分析[1]，探索可以實現(xiàn)更加高效檔案數(shù)據(jù)化管理模式和路徑。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)化;探索;實踐

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2021.03.039

本文著錄格式：徐松.數(shù)據(jù)化在檔案管理中的探索與實踐[J].軟件，2021，42（03）：136-138

Exploration and Application of Digital Data in Archives Management

XU Song

（Qinghai Institute for Endemic Disease Prevention Andcontrol， Xining? Qinghai? 810021）

【Abstract】：Archives management have been happened huge reform in digital times ，especially big digit as the mainstream of social development ，when the archives management are related with the intelligent and digital closely. The archives management are faced with many chances as well as many challenge in? digital times . The model of digital data in archives were thought and analyzed to probe the more effective management and pathway of digital data in archives with application on? the intelligent and digital in this paper.

【Key words】：archives management;exploration;practice;digital

0前言

數(shù)字信息時代為檔案管理工作帶來了全新的視角，也帶來了全新的挑戰(zhàn)。對于企事業(yè)單位而言，針對檔案管理工作進行現(xiàn)代化管理模式構(gòu)建，能夠更好的幫助企事業(yè)單位發(fā)揮檔案價值，更好的滿足廣大用戶的需求。進入數(shù)字時代，檔案管理部門及其工作人員應積極突破自身屏障，實現(xiàn)新時代檔案管理事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，充分發(fā)揮和利用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術以及人工智能等先進技術，對傳統(tǒng)工作模式進行調(diào)整，勇于創(chuàng)新，不斷提高數(shù)字化檔案管理水平。

1檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建過程中存在的問題

總體來看，檔案數(shù)據(jù)化進入了一個全新的時期，對檔案的管理模式、服務方式、質(zhì)量效率等方面提出了新的要求，對比傳統(tǒng)的檔案管理是先將歸檔范圍內(nèi)的文件材料收齊之后再按照規(guī)定處置[2]，近年來在企事業(yè)單位轉(zhuǎn)變觀念，在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)化模式方面進行了諸多有益的探索，尤其是在信息化數(shù)據(jù)運用已成為主流模式的今天，檔案信息資源的查詢、獲取更加快捷高效。但是在檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建過程中還存在逐多問題。

1.1重視程度不足

在數(shù)字信息時代，建立電子信息檔案已成為發(fā)展的主流趨勢，相關部門和地區(qū)應適應當前的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，利用新路徑加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)化開發(fā)和轉(zhuǎn)化，以期望提升檔案服務質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案資源的潛在優(yōu)勢。但是，現(xiàn)實工作中部分檔案管理部門和工作人員對檔案數(shù)據(jù)化重要性的認識不足，在電子檔案的意識上還不夠。

缺乏對電子檔案的重視，在電子檔案管理中還存在著制度不健全、操作不過關、轉(zhuǎn)化利用效率低等問題。這樣就存在一旦對大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術、云計算技術等應用不到位，就會導致信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、遺漏、重復情況，以致影響信息數(shù)據(jù)的準確性和完整性，究其原因在于檔案管理上層機構(gòu)對檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建重視程度不足，認識不到位。

1.2資源投入不足

檔案信息資源具有來源多元、內(nèi)容豐富、信息散布、數(shù)據(jù)繁雜等特性，對檔案部門的檔案信息管理控制能力和開發(fā)利用能力提出了很高的要求[3]。因此檔案數(shù)據(jù)化模式的構(gòu)建需要投入大量的人力、物力、財力等綜合資源。在資金投入上，檔案機構(gòu)缺少專項發(fā)展資金;在設備投入上，一些檔案機構(gòu)缺乏基本的檔案保存、管理設備，更談不上相關保障和高效運行;在檔案管理技術上，檔案管理人員缺乏對大數(shù)據(jù)技術、云計算技術、攝影識別技術等缺乏規(guī)范性與深入性運用，更缺乏相應的專項技術培訓，以致無法發(fā)揮出信息技術應有的成效;在人才資源投入少，缺乏高技能、復合型檔案數(shù)據(jù)管理人才的培養(yǎng)，就區(qū)域劃分上也存在人才隊伍結(jié)構(gòu)不合理、不均衡現(xiàn)象。

1.3制度管理不到位

從現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀分析檔案數(shù)字化管理制度可知，現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理制度還存在著不健全、不完善的問題，且缺少必要的標準性、程序性和一致性。對各級檔案管理機構(gòu)制度建設調(diào)查情況可知，大多數(shù)在數(shù)字化建設方面還沒有建立健全相應的規(guī)章制度，即使有部分檔案管理機構(gòu)指定了內(nèi)部管理制度，但大多數(shù)也只是停留在表面、流于形式，制度的執(zhí)行、落實、監(jiān)督不夠，監(jiān)督管理手段滯后，導致在實際工作中部分管理工作人員和存儲、歸檔等操作人員出現(xiàn)流程不規(guī)范、把關不嚴格、操作不合理等問題，以致在檔案數(shù)字化建設上常常會出現(xiàn)失誤。

1.4安全保障不到位

檔案數(shù)字化是指檔案管理模式從以檔案實體保管向以檔案實體的數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)變過程。實行數(shù)字化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡化，網(wǎng)絡的安全性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，檔案管理工作人員在進行數(shù)字化管理時應充分保障檔案信息的安全性。具體實踐已證明，檔案數(shù)字化管理過程中最為常見的問題之一是檔案數(shù)據(jù)安全性問題，對該問題出現(xiàn)的成因分析可知，一是檔案信息數(shù)據(jù)在大數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)存在信息泄漏、攻擊篡改、人為刪除等風險外，還可能出現(xiàn)逐步失真等問題，將會直接導致數(shù)據(jù)安全受到威脅;二是大數(shù)據(jù)傳輸過程中，除數(shù)據(jù)未經(jīng)相關授權(quán)私自使用和被攻擊破壞風險外，還存在關聯(lián)分析不到位造成數(shù)據(jù)泄漏風險提高。

1.5信息服務不到位

在數(shù)字化時代下，信息化已經(jīng)滲透到了各個領域，信息化成了各單位生存發(fā)展的必要條件越來越多的檔案信息資源形式以電子文件形式表現(xiàn)[4]，在進行檔案資源收集、錄入、整理、匯總時，往往會出現(xiàn)收集不夠及時、錄入不夠準確、整理不夠完善等問題，從而導致檔案信息更新不到位、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高和結(jié)構(gòu)簡單等情況。而在對檔案資料進行收錄后，又存在開發(fā)深度與廣度不夠的情況，導致在檔案數(shù)據(jù)信息資源轉(zhuǎn)換過程中無法形成高質(zhì)量的信息服務。且當前大部分檔案在內(nèi)容形式上，仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，檔案信息數(shù)字化程度較低，電子檔案的實際運用不充分，造成檔案向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化的基礎工作不準、不實、不穩(wěn)。就目前而言，檔案資源數(shù)字化工作進展緩慢，自動化管理程度較低[5]，存在的主要問題是內(nèi)容簡單、模式單調(diào)、途徑狹窄，在信息化、智能化服務方面還比較滯后，無法形成高效的信息服務機制。

2數(shù)字時代下檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建的發(fā)展路徑

2.1加大投入，凝聚合力

從提升檔案數(shù)據(jù)化程度出發(fā)，各級檔案機構(gòu)應遵循“數(shù)字化、標準化、規(guī)范化”工作思路，在硬件設施、軟件開發(fā)、人才培養(yǎng)上加大投入，探索開展符合各單位實際的檔案數(shù)據(jù)化管理模式，依托電子化檔案管理系統(tǒng)，努力實現(xiàn)所有歸檔文件的一體化、數(shù)字化管理和專兼職檔案員的專業(yè)化培養(yǎng)。國家和省一級檔案機構(gòu)應對下級檔案機構(gòu)多在項目資金、技術開展和人才培養(yǎng)等方面給予更多的支持，多渠道、多方式加快檔案數(shù)據(jù)化管理進程，共同破解檔案信息化、數(shù)字化程度不高的難題，奮力開創(chuàng)檔案信息管理工作新局面。市縣一級的檔案機構(gòu)應著重加強檔案數(shù)據(jù)化管理軟硬件設施設備建設，做實檔案大數(shù)據(jù)信息化基礎工作，為全省乃至全國各檔案機構(gòu)服務器之間的高效對接奠定堅實的基礎，以便更好的服務用戶在線上便捷快速的進行相關信息查詢、檢索與提取。

2.2完善機制，確立規(guī)范

檔案機構(gòu)應積極制定、完善與實際相適應的檔案管理辦法和規(guī)章制度，為檔案數(shù)據(jù)化管理提供強有力的組織體系保障與制度機制支持。在搭建組織機構(gòu)時，應秉持科學嚴謹、符合實際的態(tài)度，重點對制度建設的科學性、合理性、可操作性方面進行完善，為指導實際管理工作提供指導性依據(jù)。在完善制度時，應重點明確檔案數(shù)據(jù)化管理工作的內(nèi)容、流程、范圍以及各級管理人員的管理職責。此外，按照檔案數(shù)據(jù)化管理工作的要求，管理人員也要根據(jù)工作實際需要對管理制度進行及時、有效、合理的修訂完善和調(diào)整，不斷優(yōu)化工作流程，以提高每一個工作環(huán)節(jié)的準確性、嚴謹性和可操作性，從而有效提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作成效。

2.3培養(yǎng)人才，提升素質(zhì)

基于數(shù)字化時代對檔案管理工作提出的全新要求，檔案管理人員應注重對自身的技能水平進行不斷提升。檔案機構(gòu)應重視開展專項化的培訓，做到對培訓內(nèi)容的切實創(chuàng)新，以實現(xiàn)與時俱進，同步推進。檔案機構(gòu)在對管理人員進行培訓時，還應注重對培訓內(nèi)容進行更新，即增加數(shù)據(jù)化管理內(nèi)容，包括先進的信息技術，即大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等。在進行具體的培訓時，應注重培訓形式的多樣性，要能夠從組織成規(guī)模的會議、管理經(jīng)驗交流活動等，幫助管理工作人員增長見識，充實管理經(jīng)驗體系。在科學與充分培訓的前提下，在更多新技術的支持下，檔案管理工作人員將逐漸認識到檔案數(shù)據(jù)化管理的必要性與現(xiàn)實性，也更加能夠在管理過程中根據(jù)自身經(jīng)驗對管理內(nèi)容、管理方式等進行調(diào)整，從而能夠充分發(fā)揮出人才在檔案價值發(fā)揮中的引領作用。

2.4創(chuàng)新手段，升級發(fā)展

大數(shù)據(jù)時代下，管理工作人員應注重對當前的服務模式進行創(chuàng)新，以保證檔案本身的作用真正被發(fā)揮出來。在創(chuàng)新檔案服務模式時，檔案管理人員應首先對數(shù)據(jù)信息進行深度挖掘，在大數(shù)據(jù)技術下，檔案數(shù)據(jù)的自身價值可以被分類，并可以在創(chuàng)新應用視角下對檔案內(nèi)容進行調(diào)整，形成全新的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容服務體系，從而實現(xiàn)對檔案知識服務框架的優(yōu)化。在創(chuàng)新服務方面，應確保具備層級完善的檔案管理組織結(jié)構(gòu)，政府應提倡信息高度公開，不斷提高檔案信息對用戶的個性化服務與用戶新需求的滿足感。在具體創(chuàng)新時，則要從信息檢索方式、檔案利用模式以及個性化信息服務方式等方面加以改進，確保檔案數(shù)據(jù)信息資源供給質(zhì)量，形成覆蓋范圍更廣的檔案服務網(wǎng)絡格局。

3結(jié)語

當前我們已經(jīng)邁入了一個全新的時代，數(shù)字時代的來臨奠定了檔案數(shù)據(jù)化管理工作的穩(wěn)固根基，在此背景下，檔案管理工作必然朝著智能化和數(shù)字化的方向發(fā)展。作為檔案管理工作人員，要能夠?qū)Ξ斍皣业南嚓P發(fā)展戰(zhàn)略進行全面了解，由此研判檔案管理工作的發(fā)展方向，制定檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃。國家、政府和基層機構(gòu)應形成合力，并分別意識到在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中自身可能存在的問題，具備較強的解決問題的意識，共同商討，在不斷實踐中豐富經(jīng)驗。檔案管理工作人員在進行具體的數(shù)據(jù)化管理時，可以從以下方面出發(fā)，即加大投入、完善制度、培養(yǎng)人才、信息管理與服務改善這五個角度，全面推進檔案數(shù)據(jù)化管理工作進程，實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 徐松.數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究[J].山西檔案，2020 （2）：142-145.

[2] 陳雪燕，于英香.從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理：大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理范式轉(zhuǎn)型[J].山西檔案，2019（5）：24-32.

[3] 楊來青.大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源挖掘策略與方法研究[J].中國檔案，2018（8）：60-61.

[4] 張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設的現(xiàn)狀與進路研究：基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J].山西檔案，2019（10）：81-86.

[5] 暢靜萍.創(chuàng)新管理模式 發(fā)展藏區(qū)檔案事業(yè)[J].攀登，2011（1）： 125-127.