關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的思考

李薇薇

【摘要】? ? 當(dāng)前階段事業(yè)單位正積極探索檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑，以提升檔案工作的質(zhì)量和效率。本文研究目的是通過(guò)明確信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要價(jià)值，分析當(dāng)前階段事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，針對(duì)性地提出優(yōu)化路徑，從而有效推動(dòng)事業(yè)單位深化落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】? ? 事業(yè)單位? ? 檔案管理? ?信息化建設(shè)

引言：

檔案信息化建設(shè)具體是指利用先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行檔案生成、管理、利用的過(guò)程，有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為檔案監(jiān)督管理的全過(guò)程各環(huán)節(jié)提供了新思路、新理論和新原則，建立互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理與檔案服務(wù)工作的整體框架和基本方法，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的高效化和社會(huì)化服務(wù)建設(shè)。事業(yè)單位深化檔案管理信息化建設(shè)可以幫助解決數(shù)據(jù)繁雜難應(yīng)用的問(wèn)題，并可以利用信息化智能系統(tǒng)將數(shù)據(jù)信息按照合理分類(lèi)進(jìn)行排序匯總，并自動(dòng)儲(chǔ)存至電子檔案庫(kù)中，以便后續(xù)開(kāi)展檔案整理和分析利用。

一、信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值

近年來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入全新階段并呈現(xiàn)出新形態(tài)，事業(yè)單位在這一背景下逐步體現(xiàn)出在公共管理與服務(wù)方面的重要作用，但隨著事業(yè)單位工作任務(wù)量的增加其內(nèi)部會(huì)產(chǎn)生較多的信息資料，且數(shù)量繁多形式復(fù)雜，這對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新要求。在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)代，利用先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理優(yōu)化升級(jí)已成為事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新趨勢(shì)和必然選擇，推動(dòng)信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理具有重要價(jià)值。

檔案管理在信息化建設(shè)中充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在應(yīng)用中逐步構(gòu)建了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的良好態(tài)勢(shì)，利用信息技術(shù)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了成本、人力和資源的合理控制，并從整體提升了檔案管理的準(zhǔn)確性和高效性。檔案管理的信息化建設(shè)還進(jìn)一步推動(dòng)了事業(yè)單位檔案工作的智能化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型升級(jí)，在自動(dòng)化管理的趨勢(shì)下優(yōu)化了檔案整理、歸納和查閱等具體流程細(xì)節(jié)，為檔案管理人員提供了便利從而滿(mǎn)足了事業(yè)單位的發(fā)展需求。

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)打破了傳統(tǒng)的管理模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和信息技術(shù)建立新的管理模式，在一定程度上簡(jiǎn)化了檔案管理人員的工作，使該職能部門(mén)的效率得到大幅度提升，其高效性和精準(zhǔn)性為事業(yè)單位發(fā)揮公共管理與服務(wù)的職能提供助力，使事業(yè)單位在開(kāi)展實(shí)際工作時(shí)有堅(jiān)實(shí)可靠的檔案支持。但目前事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)仍存在部分問(wèn)題，在一定程度上限制了其檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1對(duì)信息化管理的重視程度不足

信息化建設(shè)作為事業(yè)單位檔案管理的全新發(fā)展路徑具有重要的深化落實(shí)意義，其依托信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的改革創(chuàng)新。但當(dāng)前階段部分事業(yè)單位仍沒(méi)有予以信息化檔案建設(shè)充分的重視，沒(méi)有從根本上轉(zhuǎn)變對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)并發(fā)現(xiàn)其優(yōu)越性。

受到重視程度和認(rèn)知水平的限制，事業(yè)單位在進(jìn)行社會(huì)化服務(wù)管理時(shí)忽視了高效先進(jìn)檔案管理工作的重要意義，在檔案管理信息化建設(shè)上的資金、人力、關(guān)注度投入不足，使得事業(yè)單位的信息化檔案系統(tǒng)及基礎(chǔ)設(shè)施建立不完善并具有一定的滯后性。同時(shí)管理部門(mén)的重視程度不足會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)去燒全面完整的管理體系支撐，致使在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)缺乏指導(dǎo)出現(xiàn)漏洞，從而限制了其信息化建設(shè)水平。

2.2信息化技術(shù)支持較為薄弱

目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化基礎(chǔ)和技術(shù)支持較為薄弱，這是事業(yè)單位推動(dòng)檔案信息化建設(shè)受到的關(guān)鍵性阻礙，其主要體現(xiàn)在信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備的落后上，目前事業(yè)單位應(yīng)用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息設(shè)備存在一定的滯后性，其作為檔案管理載體在運(yùn)行、整理、儲(chǔ)存等功能上工作效果有限，使得檔案信息化管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)大規(guī)模推廣。并且在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的信息化模式構(gòu)建中，事業(yè)單位檔案管理的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的性能無(wú)法滿(mǎn)足互聯(lián)網(wǎng)工作的要求，針對(duì)聲像檔案的收集面臨困境，缺乏專(zhuān)業(yè)設(shè)備和軟件實(shí)現(xiàn)高效完整的聲像信息采集歸檔，且在建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有立足于自身工作的實(shí)際需要，從而限制了檔案管理信息化建設(shè)的推動(dòng)和發(fā)展。

2.3缺乏專(zhuān)業(yè)信息化檔案管理人才

管理人員作為檔案信息化操作的重要保障具有重要意義，其信息化檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平會(huì)在一定程度上對(duì)檔案管理工作質(zhì)量和信息化建設(shè)進(jìn)展造成影響。目前事業(yè)單位中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員大多不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，且?guī)缀鯊奈唇佑|過(guò)檔案管理中的信息化系統(tǒng)，缺乏全面具體的信息化檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致其思想認(rèn)知水平和實(shí)際操作水平都無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化運(yùn)行管理的需要。且部分事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)于新技術(shù)的接受和理解能力較差，在進(jìn)行信息化技術(shù)使用過(guò)程中過(guò)于刻板謹(jǐn)慎，缺乏一定的創(chuàng)新嘗試能力，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)放性和靈活性無(wú)法得到充分的利用發(fā)揮實(shí)效。因此在信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)重視管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與信息化應(yīng)用的匹配程度，以保證檔案管理工作能得到最大程度的升級(jí)。

2.4檔案信息化安全問(wèn)題有待解決

信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的高度開(kāi)放性為檔案信息化管理的安全建設(shè)提出了新思考，檔案信息的安全問(wèn)題是事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵一環(huán)。一方面信息化檔案管理對(duì)系統(tǒng)及載體的溫度、濕度、放置環(huán)境等各方面因素有著極高要求，要應(yīng)外部環(huán)境造成信息系統(tǒng)運(yùn)行故障可能會(huì)對(duì)檔案信息儲(chǔ)存的安全性造成不利影響。另一方面因事業(yè)單位檔案信息涉及到相關(guān)重要資料，部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資料整理、歸檔等環(huán)節(jié)時(shí)較為混亂，若安全問(wèn)題監(jiān)管不當(dāng)可能會(huì)遭受惡意網(wǎng)絡(luò)病毒及軟件的攻擊，或被別有用心的組織或個(gè)人利用違規(guī)技術(shù)進(jìn)行侵入竊以此達(dá)到某些非法目的。

三、推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體路徑

3.1重視檔案信息化管理的作用

信息化檔案管理建設(shè)是傳統(tǒng)檔案管理建設(shè)的延伸和升級(jí)，對(duì)事業(yè)單位的管理水平、決策能力和信息服務(wù)具有一定的有利影響，可以為事業(yè)單位的檔案管理提供支持。因此，事業(yè)單位管理人員首先要重視檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，并適當(dāng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金、人力投入以保證其順利開(kāi)展。其次，要推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理制度的建立和完善，要立足于事業(yè)單位工作的實(shí)際情況和檔案管理的具體需求，設(shè)計(jì)出科學(xué)有序的現(xiàn)代化檔案管理制度，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的具體方面如設(shè)備監(jiān)管、網(wǎng)站維護(hù)、人員管理等進(jìn)行統(tǒng)籌管理，以保證檔案管理的信息化建設(shè)可以發(fā)揮最大效用，從而推動(dòng)事業(yè)單位的檔案工作持續(xù)升級(jí)。

3.2提升檔案管理信息化技術(shù)水平

事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化的前提是具有較為先進(jìn)和完備的基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)，因此事業(yè)單位應(yīng)不斷提升檔案管理信息化技術(shù)水平和設(shè)施建設(shè)。針對(duì)檔案管理信息化設(shè)施的完善，要從硬件設(shè)備和軟件應(yīng)用兩方面入手提升管理載體的質(zhì)量性能。在硬件設(shè)備升級(jí)上，要及時(shí)引進(jìn)更新事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和打印機(jī)設(shè)備等檔案辦公設(shè)備，在軟件應(yīng)用建設(shè)上具體可以從三方面入手：

第一是檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)壓縮處理技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、高速掃描錄入技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像檔案文件和已經(jīng)歸檔的現(xiàn)有電子檔案按照一定的順序進(jìn)行組織分類(lèi)從而建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案信息庫(kù)，將檔案目錄信息和具體全文進(jìn)行數(shù)字化處理。

第二是建設(shè)事業(yè)單位檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站是指事業(yè)單位檔案管理部門(mén)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上開(kāi)設(shè)的網(wǎng)點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)的方式提供檔案管理、服務(wù)和宣傳，其具體內(nèi)容包括檔案工作信息、事業(yè)單位公開(kāi)信息、檔案資源信息和服務(wù)信息。通過(guò)努力打造便捷高校的檔案管理網(wǎng)站來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，并為社會(huì)提供檔案服務(wù)的窗口。

第三是可以建立數(shù)字檔案信息庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程控制管理，這一技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位利用互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境高效便捷地開(kāi)發(fā)利用數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息資源，并形成良好有序的檔案使用規(guī)范體系。

除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要利用信息技術(shù)提升聲像檔案的收集管理能力。照片、錄音、錄像等形式都是傳統(tǒng)的較為普遍的聲像檔案載體，相比于文字檔案，聲像檔案更具直觀性和生動(dòng)性，可以突破時(shí)間空間界限制造臨境感，對(duì)于檔案應(yīng)用具有重要意義。因此事業(yè)單位要充分利用信息化錄音錄影設(shè)備進(jìn)行聲像檔案采集，并運(yùn)用智能化系統(tǒng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化處理并自動(dòng)歸于電子檔案庫(kù)，從而保證聲像檔案不會(huì)受到外部環(huán)境因素的影響而降低質(zhì)量，可以有效進(jìn)行聲像檔案的保護(hù)和利用，從而提升了事業(yè)單位檔案管理工作的全面性。

3.3培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的信息化檔案人才

事業(yè)單位要招聘專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理人才，保證其具有一定的檔案管理觀念和理論支持，并具備一定的信息化檔案應(yīng)用能力，以保證其在實(shí)際工作中可以熟練運(yùn)用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案采集、整理和歸納，確保事業(yè)單位檔案管理工作順利有序開(kāi)展。

針對(duì)在職的非專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員，事業(yè)單位應(yīng)注意定期開(kāi)展信息化檔案建設(shè)培訓(xùn)工作，使工作人員在培訓(xùn)中不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化系統(tǒng)及設(shè)備的工作原理和操作方法，為檔案管理的信息化建設(shè)提供可靠的人工支持以提升建設(shè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

3.4加強(qiáng)檔案信息化安全管理

事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案信息化安全管理時(shí)首先要重視檔案數(shù)據(jù)資料的儲(chǔ)存形式，積極利用數(shù)字化信息技術(shù)將檔案資料進(jìn)行虛擬轉(zhuǎn)化儲(chǔ)存，并進(jìn)行備份另存。在檔案儲(chǔ)存的過(guò)程中要嚴(yán)格把控其規(guī)格、位置和儲(chǔ)存路徑，保證檔案資料的信息化儲(chǔ)存環(huán)境安全穩(wěn)定。其次，要加強(qiáng)對(duì)病毒和黑客的防范，利用信息安全技術(shù)建立防火墻，并提升局域網(wǎng)建設(shè)限制IP范圍，從而保證事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站的訪問(wèn)受到保護(hù)，從而有效預(yù)防檔案重要信息的丟失和泄露，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)增加安全有效性。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位應(yīng)搭好信息時(shí)代的順風(fēng)車(chē)，利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，通過(guò)建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的運(yùn)行模式有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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