檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：近年來(lái)我國(guó)資料服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速，但醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展緩慢。檔案工作的落后嚴(yán)重影響了醫(yī)院日常工作的開(kāi)展。為了適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的要求，需要通過(guò)檔案管理改革提升醫(yī)院檔案管理工作效率。本文綜合分析了目前醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際情況提出相應(yīng)的解決措施，對(duì)進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作效率有參考意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;改革;醫(yī)院檔案;應(yīng)用

引言：醫(yī)療事業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展實(shí)現(xiàn)了明顯的進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作內(nèi)容日趨復(fù)雜，這也導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理難度不斷提升。為了提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，解決檔案管理工作中隱蔽性的問(wèn)題，需要進(jìn)行醫(yī)院檔案管理改革，結(jié)合先進(jìn)的管理理念與管理方法提升醫(yī)院檔案管理的工作效率。

1 醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵作用

1.1 檔案管理是醫(yī)院日常工作的依據(jù)

隨著醫(yī)療服務(wù)的現(xiàn)代化發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部所開(kāi)展的各項(xiàng)管理工作均需要以各項(xiàng)文件為依據(jù)。檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院日常工作提供全方位的信息，是醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)與日常醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作開(kāi)展的關(guān)鍵。隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的穩(wěn)步進(jìn)行，醫(yī)院機(jī)構(gòu)需要通過(guò)科學(xué)化發(fā)展穩(wěn)步提升自身的服務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理便是其中重要組成部分，檔案管理工作需要緊隨醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程不斷進(jìn)步[1 ]。檔案管理工作中記錄了醫(yī)院各類(lèi)工作事務(wù)的詳細(xì)信息，通過(guò)分析檔案數(shù)據(jù)文件能夠基本判斷出醫(yī)院在某一時(shí)間段內(nèi)的發(fā)展軌跡與成長(zhǎng)規(guī)律。因此，醫(yī)院檔案管理也是醫(yī)院資深發(fā)展與轉(zhuǎn)型的依據(jù)，是醫(yī)院提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。

1.2 檔案管理是醫(yī)院處理糾紛的法律依據(jù)

醫(yī)院開(kāi)展的檔案管理工作不僅是對(duì)日常醫(yī)療事務(wù)的簡(jiǎn)單記錄，更是醫(yī)院與醫(yī)患間的重要憑證。目前，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)進(jìn)步較快，醫(yī)院服務(wù)在發(fā)展中面臨著巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院機(jī)構(gòu)不僅需要不斷提升自身的服務(wù)質(zhì)量，還需要處理與患者家屬之間的醫(yī)療糾紛，而檔案管理工作在處理醫(yī)療糾紛上便能提供巨大幫助，醫(yī)院檔案內(nèi)容可作為處理糾紛的重要法律憑證[2 ]。檔案管理文件所發(fā)揮的法律依據(jù)功能對(duì)醫(yī)院與患者家屬雙方而言均是一種有益的保障[3 ]。一旦二者出現(xiàn)嚴(yán)重的醫(yī)療糾紛，法院便能夠以檔案資料作為重要依據(jù)做出準(zhǔn)確的判斷。

1.3 檔案管理是醫(yī)院科研項(xiàng)項(xiàng)目的主要資源

醫(yī)院機(jī)構(gòu)在承擔(dān)日常醫(yī)療服務(wù)責(zé)任的同時(shí)需要負(fù)責(zé)開(kāi)展醫(yī)療科研工作。醫(yī)院機(jī)構(gòu)所開(kāi)展的醫(yī)療科研項(xiàng)目通常需要以患者的病例數(shù)據(jù)資料作為研究數(shù)據(jù)內(nèi)容，準(zhǔn)確、詳盡的數(shù)據(jù)內(nèi)容是科研項(xiàng)目順利開(kāi)展的保障，此時(shí)便體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的重要作用[4 ]。檔案管理工作中記錄的患者病歷資料內(nèi)容能夠幫助科研工作人員對(duì)患者疾病進(jìn)行深入了解，以采取更加有效的治療手段。臨床醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展進(jìn)步離不開(kāi)醫(yī)院檔案的幫助。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)較差

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理意識(shí)較差是目前檔案管理問(wèn)題頻出的主要原因。醫(yī)院檔案管理工作雖然已經(jīng)具有較長(zhǎng)歷史，但仍然存在著管理層對(duì)其認(rèn)知不到位的情況，并未真正意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵作用[5 ]。此外，由于檔案管理資源投入較低，檔案管理工作開(kāi)展中無(wú)法購(gòu)置專(zhuān)用的數(shù)字化設(shè)備提高管理效率。內(nèi)部管理信息化軟件與硬件設(shè)備缺失，導(dǎo)致檔案管理工作水平與質(zhì)量長(zhǎng)期得不到提升，這也成為了影響檔案管理模式改革的主要因素。

內(nèi)部管理工作人員意識(shí)不強(qiáng)是導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量低下的直接原因。工作人員意識(shí)不強(qiáng)容易在醫(yī)院檔案日常管理工作中導(dǎo)致資料檔案不全、信息不完善、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確以及檔案缺失等情況。醫(yī)院檔案質(zhì)量的嚴(yán)重下降將會(huì)嚴(yán)重影響到檔案的實(shí)際作用。

2.2 檔案歸檔工作不規(guī)范

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案歸檔工作不規(guī)范也是一大主要問(wèn)題。檔案歸檔過(guò)程中需要明確表明各類(lèi)檔案文件的保管期限以及相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容。由于歸檔方式不規(guī)范，會(huì)出現(xiàn)信息編寫(xiě)不全面的情況，這將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件在歸檔時(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。醫(yī)院檔案歸檔流程不合理會(huì)遺漏一些重要的信息，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全面，也會(huì)導(dǎo)致后續(xù)工作受到嚴(yán)重影響。此外，目前個(gè)別醫(yī)院檔案管理工作仍然采用較老舊的檔案管理方法，這類(lèi)方法目前已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理方法的落后也會(huì)導(dǎo)致各類(lèi)檔案文件管理分散，系統(tǒng)性較差，同時(shí)在管理過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)一定的檔案重復(fù)的問(wèn)題，給醫(yī)院檔案管理工作造成不必要的管理負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作效率。

2.3 檔案管理制度不完善

我國(guó)醫(yī)院機(jī)構(gòu)在長(zhǎng)期發(fā)展中已經(jīng)形成了比較完善的管理體系，醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理內(nèi)容中的重要組成部分，在醫(yī)院日常工作發(fā)展中卻并未實(shí)現(xiàn)明顯改變，檔案管理工作的管理制度有待進(jìn)一步完善。醫(yī)院檔案管理制度的不完善導(dǎo)致此項(xiàng)工作開(kāi)展中隨意性較大，同時(shí)管理制度缺失導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效改進(jìn)，各項(xiàng)管理方式比較傳統(tǒng)，檔案管理工作質(zhì)量較差，日常管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完善、文件編制草草應(yīng)付的情況，制度不完善所出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案文件的質(zhì)量水平與檔案的后續(xù)正常使用。由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度不完善，醫(yī)院檔案管理人員難以及時(shí)將醫(yī)院運(yùn)行中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料及時(shí)、完整建檔，對(duì)后續(xù)的檔案管理工作是極為不利的。

3 醫(yī)院檔案管理模式改革的措施

3.1 加強(qiáng)培訓(xùn)提升管理工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理模式改革過(guò)程中應(yīng)首先做好管理工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提升工作。根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況，選擇專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理日常工作，保證檔案管理各個(gè)崗位有專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)，日常管理工作中檔案管理人員需要及時(shí)掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)應(yīng)通過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)與主動(dòng)性學(xué)習(xí)積極提升自身管理能力，做好醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院在人員設(shè)置上應(yīng)盡量招聘此專(zhuān)業(yè)的管理人員，以提高檔案管理人員團(tuán)隊(duì)的整體質(zhì)量。

此外，醫(yī)院應(yīng)組織管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)與實(shí)踐操作的高效統(tǒng)一。檔案管理工作人員應(yīng)在掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作流程基礎(chǔ)上逐漸學(xué)習(xí)掌握數(shù)字化與電子化檔案收集整理存儲(chǔ)工作流程，在日常檔案管理工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升自身的檔案工作操作技巧，保證在處理突發(fā)事件時(shí)能夠積極應(yīng)對(duì)，保障檔案管理工作的高質(zhì)量完成。

3.2 開(kāi)展數(shù)字化信息化檔案管理變革工作

為進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作流程，改進(jìn)檔案管理工作方法，需要積極地開(kāi)展檔案管理變革工作，將數(shù)字化信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來(lái)。通過(guò)多種途徑提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中需要積極引進(jìn)先進(jìn)的軟件操作系統(tǒng)與穩(wěn)定的硬件系統(tǒng)，運(yùn)用掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)與云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的電子化與數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院檔案資源的管理效率保證醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門(mén)可以高效地進(jìn)行檔案資源共享利用。現(xiàn)代信息技術(shù)是解決檔案管理傳統(tǒng)問(wèn)題的主要方式，創(chuàng)建電子檔案，構(gòu)建新型檔案管理模式均是解決醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的主要措施，同時(shí)保證系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)施的實(shí)時(shí)更新以滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理復(fù)雜工作的需求。

3.3 健全醫(yī)院檔案管理制度

為改變醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)的對(duì)檔案管理工作不重視的情況，需要從制度層面予以糾正?，F(xiàn)代醫(yī)院機(jī)構(gòu)的發(fā)展與進(jìn)步離不開(kāi)規(guī)章制度，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的改革發(fā)展同樣需要完善的檔案管理制度予以規(guī)制。醫(yī)院檔案管理工作需要不斷融入新理念，及時(shí)摒棄落后的管理思想，堅(jiān)持以先進(jìn)信息化管理思想作為主要方向，以嚴(yán)格的檔案管理制度明確此項(xiàng)工作的重要性。例如可指定嚴(yán)格的審批流程，對(duì)于檔案轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出時(shí)刻通過(guò)加蓋封章提升檔案工作的嚴(yán)格性，以嚴(yán)格的健全的檔案管理制度提升檔案管理工作質(zhì)量水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作中的重要組成部分，針對(duì)目前醫(yī)院內(nèi)部在檔案管理工作上的各類(lèi)問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)檔案管理模式改革對(duì)其中的主要問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)，以此保障醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量完成，發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。

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作者簡(jiǎn)介：朱思嘉，大學(xué)學(xué)歷;西安醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院助理館員;研究方向：檔案管理。