殯葬檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備的基本能力

郭春英

摘 要：能力是一個公職人員從事某種或者某一項活動所必須具有的完成工作任務(wù)的職業(yè)操守，是直接影響活動效率且使活動順利完成的個體心里特征，是完成某一特定活動的本領(lǐng)。本文主要探討殯葬檔案工作者應(yīng)具備的良好的文字表達(dá)、信息意識強等綜合能力及其養(yǎng)成途徑。

關(guān)鍵詞：工作人員;檔案;殯葬;能力

近年來，隨著國家對殯葬事業(yè)的重視和殯葬改革的不斷深入，人們對這個行業(yè)的看法和態(tài)度逐漸改善，殯葬事業(yè)正在朝良好的態(tài)勢發(fā)展，為做好殯葬檔案工作提供了良好的條件。殯葬檔案工作者擁有良好的職業(yè)能力，對做好殯葬檔案管理工作，更好地為城鄉(xiāng)居民提供殯葬服務(wù)，具有重要意義。而要做好殯葬檔案管理工作，殯葬檔案工作人員應(yīng)具備五種能力。

1 良好的文字表達(dá)能力

文字表達(dá)能力是檔案工作人員的基本功之一。檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，是人類儲存和傳遞信息的基本工具。檔案人員的寫作能力對于檔案信息的管理具有特殊的意義和作用。檔案工作人員應(yīng)該善于撰寫各類應(yīng)用文字，進行檔案編研、撰寫聲像及電子檔案說明、開展檔案宣傳等。

檔案工作人員的寫作能力是一種綜合能力，而不僅僅是寫作能力。這就要求檔案工作人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，掌握各種文體的寫作技巧，而且還要具備扎實的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、專業(yè)知識，運用科學(xué)的思維方法獲取信息，匯總并編纂信息。

2 較強的信息感知意識

我們已經(jīng)進入信息時代，信息無處不在，可以說，誰重視和掌握信息，誰就能贏得主動。檔案作為社會實踐活動的原始記錄，是客觀事物存在、發(fā)展、變化的反映，通過它可以了解事物發(fā)展變化的狀況和過程，可以作為處理、解決問題的依據(jù)和參考。因此，檔案信息以其最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，在信息領(lǐng)域占有特殊的地位。檔案工作人員應(yīng)廣泛涉獵科學(xué)文化知識，提高信息感知和處理能力，及時準(zhǔn)確地對零散的檔案資料進行收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研。

強烈的信息意識包含三個方面的內(nèi)容。

2.1 對信息的敏感性

主要是指充分了解信息的價值、信息內(nèi)容的敏感性。對信息反應(yīng)快的人思維敏捷，對環(huán)境的適應(yīng)能力強，善于將信息與實際工作迅速聯(lián)系起來，從信息中找到解決問題的關(guān)鍵和途徑。

2.2 觀察信息的能力

具有很強的信息意識，注意信息已成為一種習(xí)慣，不受時間和空間的限制。無論在工作范圍以內(nèi)，還是在日常生活中，都善于收集信息，并把這些信息與要解決的問題聯(lián)系在一起。

2.3 檔案信息價值的研判能力

一個具有強烈信息意識的人，除對信息具有敏感性之外，更重要的是對信息價值的發(fā)現(xiàn)鑒別以及分析加工的能力。信息不在于誰先發(fā)現(xiàn)，而在于誰先從中找出其價值，誰最先加以利用。信息意識正是在認(rèn)識和改造世界的社會實踐活動中產(chǎn)生和發(fā)展的，是在長期的工作和學(xué)習(xí)中不斷形成的。當(dāng)檔案工作者把對信息的感知轉(zhuǎn)化為有意識的行動時，在潛意識里就會逐漸增強信息意識。

殯葬檔案從業(yè)人員應(yīng)注重殯葬檔案管理的信息處理工作。應(yīng)從實際出發(fā)，在規(guī)范殯葬檔案管理工作的基礎(chǔ)上，充分利用先進的信息技術(shù)管理殯葬檔案，方便其管理和用戶查詢。應(yīng)將加強殯葬檔案信息管理同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理相結(jié)合，實現(xiàn)紙質(zhì)文件和數(shù)據(jù)信息共享。應(yīng)將信息技術(shù)融入傳統(tǒng)殯葬檔案管理，實現(xiàn)高效的檔案管理模式，使檔案管理與信息化建設(shè)同步發(fā)展，促進殯葬檔案管理工作順利發(fā)展。

3 駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備的能力

現(xiàn)代社會科技進步日新月異，殯葬檔案早已經(jīng)普及了辦公自動化，計算機技術(shù)和通信技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對殯葬檔案從業(yè)人員提出了新的更高的要求。殯葬檔案從業(yè)人員往往年齡偏大，不能憑借原有的知識、經(jīng)驗、資歷和眼光等傳統(tǒng)的模式來從事檔案管理工作，只有更新觀念，學(xué)會用新的思維和方法，使用新的管理模式和手段，能夠熟練地駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，方能改進和提升日常工作，提高工作效率和質(zhì)量。

殯葬檔案工作人員首先要具備現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力，能夠熟練使用電子計算機、掃描儀、復(fù)印機等設(shè)備，掌握計算機操作技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、攝像技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)操作方法，特別是能運用計算機完成檔案的全文存貯、自動標(biāo)引、圖形處理、字跡恢復(fù)、真?zhèn)舞b別等事項，實現(xiàn)對檔案信息的現(xiàn)代化存貯、檢索、提取和交流利用。檔案工作人員不僅要駕馭現(xiàn)代化科技設(shè)備，還應(yīng)充分發(fā)揮它們的功能，變單機操作為聯(lián)機操作，自如運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

4 良好的人際溝通交往能力

對于殯葬從業(yè)人員而言，由于其工作的特殊性，必然會與逝者家屬進行溝通，而且殯葬檔案從業(yè)人員所從事的不是一項孤立的專業(yè)工作，而是與其他各項工作緊密相聯(lián)、社會交往非常多的一項工作，如殯葬檔案管理工作所需要的設(shè)備、經(jīng)費以及人員等必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，殯葬檔案的形成需要得到殯葬業(yè)務(wù)部門及工作人員的參與和支持。因此，殯葬檔案從業(yè)人員應(yīng)突破長期以來封閉或者半封閉的局限性，在甘當(dāng)無名英雄的同時還要善于同各有關(guān)部門和人員進行溝通協(xié)調(diào)，取得各有關(guān)方面及人員的理解和支持，使殯葬檔案工作與本單位和本部門的其他工作乃至社會上各行各業(yè)融合起來。只有這樣，才能擴大殯葬檔案工作的影響力，提高殯葬檔案工作的社會意識，使殯葬檔案工作能夠更好地得到發(fā)展。

4.1 加強與領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)部門的聯(lián)系

爭取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門對殯葬檔案工作的支持，將殯葬檔案工作納人領(lǐng)導(dǎo)班子工作的議事日程，對殯葬檔案工作能定期研究，加強管理，并提供必要的人、財、物保障。

4.2 加強與本單位其他部門協(xié)調(diào)

通過協(xié)調(diào)，確保這些部門歸檔文件材料質(zhì)量，并及時向檔案部門移交，還要為本部門的業(yè)務(wù)工作提供必要的殯葬檔案信息情況。

4.3 推進殯葬檔案共享

應(yīng)加強與相關(guān)地方、部門和單位的溝通協(xié)調(diào)，努力實現(xiàn)殯葬檔案信息資源的共享，使需要的部門和人員可以隨時隨地的利用殯葬檔案。

4.4 協(xié)調(diào)好與利用者的關(guān)系

檔案工作的根本目的是向社會提供檔案信息，以便于利用者的利用，這方面殯葬檔案管理部門及人員可以根據(jù)需求，主動向利用者提供檔案服務(wù)。

5 具有對事物綜合分析的能力

這里所謂的綜合分析，實際上就是要求我們能夠透過事物的現(xiàn)象看到事物的本質(zhì)，從大量的和個別的事物中找到一般規(guī)律。在當(dāng)今社會，面對海量信息，綜合分析能力就是殯葬檔案從業(yè)人員對信息的處理能力，即理解能力、思維能力和有效的組織能力。面對各種各樣浩如煙海而又雜亂無章的信息，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)能快速從中提取有用的信息并進行適當(dāng)加工，去偽存真，做出正確的選擇，這方面的工作如果沒有綜合分析的能力，將寸步難行。

面對殯葬檔案各種錯綜復(fù)雜的信息資源，應(yīng)提高三個方面的能力。

5.1 提高殯葬檔案工作人員對檔案內(nèi)容的分析能力

殯葬檔案從業(yè)人員應(yīng)熟悉所管理檔案的內(nèi)容，并能歸納提煉出檔案的標(biāo)題，科學(xué)地對卷宗進行分類，制定出合理的檢索工具，準(zhǔn)確地判斷殯葬檔案的價值。

5.2 提高殯葬檔案工作人員總結(jié)提升工作經(jīng)驗的能力

在實踐中不斷地摸索和總結(jié)其自身的工作特點和規(guī)律，研究檔案中出現(xiàn)的新情況和新問題，及時進行科學(xué)總結(jié)，不斷改進工作思路和方法，以便于提高殯葬檔案工作的整體水平。

5.3 提高殯葬檔案工作人員選準(zhǔn)服務(wù)方向的能力

殯葬檔案從業(yè)人員應(yīng)加強與民政有關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，找準(zhǔn)社會熱點和熱門話題，以此為切入點，使殯葬檔案管理工作開展得更好，服從和服務(wù)于整個殯葬事業(yè)的發(fā)展。

殯葬檔案管理是一項功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，是加快殯葬行業(yè)改革步伐、提高殯葬管理服務(wù)水平的重要依據(jù)和參考。殯葬服務(wù)單位及其檔案管理人員應(yīng)提高檔案管理規(guī)范化水平，積極推進殯葬檔案管理信息化，實現(xiàn)殯葬檔案管理現(xiàn)代化，更好地為群眾提供方便的服務(wù)，滿足人們殯葬檔案信息的需求，更好地為殯葬改革和社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：吉林省通榆縣殯葬管理所）