檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值探究

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要內容組成部分，加強醫(yī)院檔案信息化建設，不斷提升醫(yī)院檔案信息化水平，是醫(yī)院后續(xù)規(guī)范化、信息化管理的重要體現(xiàn)。本文分析了醫(yī)院檔案信息化建設的重要價值，以及醫(yī)院檔案信息化建設的原則和具體舉措。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案信息;價值探究

概述

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，加強醫(yī)院檔案信息化建設，不斷提升醫(yī)院檔案信息化水平，是醫(yī)院后續(xù)規(guī)范化、信息化管理的重要體現(xiàn)，對發(fā)揮醫(yī)院檔案應用價值，提升醫(yī)院整體管理水平具有積極的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院檔案信息化建設價值

醫(yī)院檔案信息化建設對降低醫(yī)院檔案管理成本、實現(xiàn)醫(yī)院檔案全面管理、實時做好檔案管理，發(fā)揮檔案應用價值等方面發(fā)揮著重要作用。

1.1 保障檔案管理低成本

醫(yī)院檔案信息化建設是適應辦公自動化、辦公無紙化的現(xiàn)實需要，加快推進醫(yī)院檔案信息化建設，能夠有效降低紙質檔案管理產生的高昂的成本。傳統(tǒng)檔案管理中需要用到無酸紙張、無酸檔案袋，以及建設恒溫、恒濕、防火、低塵檔案儲藏室等，將膠片翻拍備份至無酸底片袋儲存等，耗費大量人力、物力和財力[1 ]。檔案信息化建設，能夠根據(jù)醫(yī)院檔案管理流程，采用專門的檔案管理軟件，及時將紙質檔案、聲像檔案資料數(shù)字化、信息化錄入至專門的檔案管理平臺，顯著降低了醫(yī)院檔案管理成本。

1.2 保障檔案管理全面性

傳統(tǒng)醫(yī)院紙質檔案需要醫(yī)師、護理人員或其他經辦人員填制、保管、匯總，主觀性較強，常使檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范。采用檔案信息化管理，統(tǒng)一了醫(yī)院檔案管理的格式、內容及范圍，打破信息不對稱，有效提升醫(yī)院檔案管理內容的全面性、完整性，從而確保檔案管理更加全面、科學、完整。

1.3 保障檔案管理時效性

醫(yī)院檔案管理涉及科室多、環(huán)節(jié)多、類型多，傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)院檔案資料收集依靠手工為主，檔案信息不及時的現(xiàn)象較為普遍。通過建立醫(yī)院檔案信息化管理平臺，能夠對患者掛號、用藥、結算、報銷、出院等各個流程信息實時掌握，確保了醫(yī)院檔案管理的時效性和真實性，也有效避免了因管理不及時產生檔案遺失等造成醫(yī)患矛盾，對構建和諧醫(yī)患關系具有積極價值。

1.4 保障檔案管理價值性

醫(yī)院檔案信息化不僅提升了醫(yī)院檔案管理能力和水平，也使醫(yī)院檔案管理價值更加彰顯：留存了醫(yī)院醫(yī)保報銷憑證、醫(yī)療服務單據(jù)，明確醫(yī)患之間矛盾時的權責界定，有利于緩解醫(yī)患矛盾[2 ]。信息化管理，打通了傳統(tǒng)檔案管理中常出現(xiàn)的“信息孤島”，根據(jù)檔案信息分析、利用，科學配置醫(yī)療資源，提升診療效率，增強診療服務的針對性、實效性。

2 醫(yī)院檔案信息化建設原則

醫(yī)院檔案信息化建設是一項系統(tǒng)性、長期性、基礎性工作，加強醫(yī)院檔案信息化建設應堅持分布實施、統(tǒng)一標準、確保安全和注重基礎等原則，如此才能有效保障醫(yī)院檔案信息化建設穩(wěn)步推進，取得實效。

2.1 分布實施原則

醫(yī)院檔案信息化建設是一項長期性工作，需要有計劃、有步驟地推動和落實，具體來說，就是要根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設的實際需要，購置硬件、建設數(shù)據(jù)庫、搭建網絡傳輸系統(tǒng)。其中，購置硬件，主要是指為保障醫(yī)院檔案信息化購置的計算機掃描儀、刻錄機等;建設數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術，以及高速掃描技術將傳統(tǒng)紙質、聲像等介質文件，系統(tǒng)組織為有序結構的檔案信息庫。最后，是將醫(yī)院檔案信息化成果通過局域網、廣域網互聯(lián)網等形式實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息在一定范圍共享。

2.2 統(tǒng)一標準原則

醫(yī)院檔案信息化依據(jù)的標準應統(tǒng)一。具體來說，就是要確保醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)輸入規(guī)定要一致、軟件使用標準要統(tǒng)一、數(shù)據(jù)編排細則要一樣，遵守國家和醫(yī)療行業(yè)檔案信息化管理標準[3 ]。如：電腦讀取醫(yī)院檔案目錄要按照《中國檔案機讀目錄格式》，檔案硬盤或磁盤存儲則應遵守《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》，醫(yī)院紙質檔案數(shù)字化則應按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》，等等。

2.3 確保安全原則

信息化時代，醫(yī)院檔案信息化建設與管理面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，如信息失控、信息失竊、信息過剩、計算機病毒，軟硬件故障等。因此，在醫(yī)院檔案信息化建設中應把安全作為一條必須遵守的底線。既要維護好檔案信息安全，通過數(shù)字加密技術、身份驗證、防火墻等技術，確保檔案信息自身安全;也要嚴格采取保密措施，防止發(fā)生失泄密事件[4 ]。

2.4 注重基礎原則

醫(yī)院檔案信息化建設是一項長期性、系統(tǒng)性和基礎性工作，在現(xiàn)有信息技術基礎上，應將醫(yī)院檔案信息中最為重要的病案、人事檔案，以及其他重要檔案進行信息化、數(shù)字化，陸續(xù)推動其他部門檔案信息化，通過數(shù)字化處理，為醫(yī)院檔案信息化建設提供有力數(shù)字信息支撐。此外，隨著OA辦公信息化技術的應用，產生了越來越多的電子文件檔案，醫(yī)院也要做好電子文件新型載體的檔案及時收集、整理和歸檔，打牢醫(yī)院檔案信息化基礎工作。

3 醫(yī)院檔案信息化建設對策

醫(yī)院檔案信息化建設是一項長期性、基礎性和系統(tǒng)性工作，需要構建與之相適應的檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，統(tǒng)一醫(yī)院檔案信息化管理格式，優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化結構內容，提升醫(yī)院檔案信息化隊伍管理者素能，加快推動實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設及運行。

3.1 構建醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)

首先系統(tǒng)要具有開放性、可擴展性、靈活性和安全可靠性;其次，系統(tǒng)要支持離線、在線批量接收及處理醫(yī)院電子信息檔案;再次，系統(tǒng)還需具有相應的標引、著錄等功能，支持收錄的檔案分類及排序;此外，系統(tǒng)應含有對收錄檔案及目錄數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份及相應恢復功能，以及相應的查詢借閱服務功能，滿足醫(yī)護及管理人員后期在線申請、查閱及打印所需檔案。真正實現(xiàn)以檔案信息化系統(tǒng)為管理核心和關鍵的應用系統(tǒng)。

3.2 統(tǒng)一醫(yī)院檔案信息化規(guī)范格式

醫(yī)院檔案信息化建設需要統(tǒng)一的規(guī)范格式予以保障，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案統(tǒng)一、規(guī)范管理，應嚴格遵守國家、行業(yè)關于檔案信息化領域的相關政策、標準和規(guī)定。醫(yī)院電子檔案離線備份應采用一次寫光盤、硬磁盤或磁帶等離線存儲介質。按照《電子文件歸檔登記表》《電子檔案離線存儲介質管理登記表》《電子檔案格式轉換與遷移登記表》《電子檔案銷毀登記表》等的要求，做好醫(yī)院檔案信息化過程中檔案的統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一遷移及銷毀，等等。

3.3 優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化結構內容

利用檔案信息化管理系統(tǒng)，加快紙質、聲像等傳統(tǒng)媒介信息化轉化，以及做好電子檔案增量管理，推動醫(yī)院檔案信息化建設及管理進程[5 ]。為此，需要通過對醫(yī)院檔案的結構，利用專門的檔案管理軟件進行數(shù)據(jù)處理，對收集的醫(yī)院檔案進行結構優(yōu)化及初次信息處理。例如，根據(jù)醫(yī)院檔案種類，將醫(yī)院檔案信息分為醫(yī)院病案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設備檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院會計檔案，等等，將這些不同種類的檔案進行信息化分類處理，使之形成相應的類別，便于后期的檔案信息傳輸、共享，增強醫(yī)院檔案信息化管理的適用性，為醫(yī)院檔案管理及醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐。

3.4 提升醫(yī)院檔案信息化隊伍素能

醫(yī)院檔案信息化建設需要與之相適應的檔案管理隊伍去落實和執(zhí)行。因此，一方面，通過招錄、選調、聘用等形式，注重引入高素質、復合型檔案管理人才;另一方面，加強醫(yī)院檔案信息化從業(yè)人員的信息素能培訓，尤其是要加強計算機、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術的培訓，既要做好檔案部門人員的業(yè)務素能培訓，也要做好相關科室檔案資料兼職人員的定期培訓，不斷提升全員信息素養(yǎng)，為檔案信息化建設以及后期的醫(yī)院檔案查詢、利用提供優(yōu)質高效服務。醫(yī)院管理者要高度重視檔案人員素能培訓工作，給予時間、物質保障，邀請專家來院授課，或者組織學員赴先進地區(qū)、先進院參觀學習，推動建立以檔案管理人員素能提升為核心，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設朝著更高水平邁進，發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的應有作用，助力醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1]潘芮琪.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值[J].辦公室業(yè)務，2019（3）：125.

[2]蔣秀梅.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位探究[J].蘭臺內外，2021（2）：7—9.

[3]張楊.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及有效應用[J].信息記錄材料，2020（4）：125—126.

[4]朱強.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位探討[J].科學與信息化，2019（6）：151—152.

[5]段雪梅.強化信息技術導向下的臨床醫(yī)學檔案管理工作[J].數(shù)碼設計，2020（24）：161.

作者簡介：孫立梅，大學學歷，泰安市中醫(yī)醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。