國有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險與防范

劉希娟

摘 要：國有企業(yè)想要更好的發(fā)展，開展高效的人事檔案管理工作尤為重要，以此提升職工信息管理力度，促使員工在企業(yè)發(fā)展中價值最大化。國企應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式，逐漸向著電子化的方向發(fā)展?；诖?，本文通過對人事檔案電子化管理優(yōu)勢的介紹，進(jìn)而闡述了國企人事檔案電子化管理中常見的風(fēng)險，并制定出相應(yīng)的防范措施，為進(jìn)一步提升國企人事檔案電子化管理提供重要幫助。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;電子化管理;風(fēng)險

人事檔案管理工作開展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進(jìn)國企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進(jìn)人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個工作的質(zhì)量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現(xiàn)一些風(fēng)險，導(dǎo)致整個工作并未體現(xiàn)出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發(fā)展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風(fēng)險，制定出相應(yīng)的防范措施，降低各類風(fēng)險的發(fā)生率，為國企更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢

以往階段，企業(yè)開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現(xiàn)在下述四個方面：

1.易于分類

對于國有企業(yè)來說，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導(dǎo)致管理人員難以準(zhǔn)確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應(yīng)用信息化管理手段時，會有專業(yè)的軟件設(shè)計人員設(shè)計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構(gòu)成，其中包括分類功能，將人事資料導(dǎo)入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設(shè)置的分類標(biāo)準(zhǔn)，將人事資料劃分到相應(yīng)類型當(dāng)中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學(xué)、合理。

2.儲存量較多

紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達(dá)到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進(jìn)行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字?jǐn)?shù)可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字?jǐn)?shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當(dāng)中，以計算機(jī)硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)，硬盤容量最高已達(dá)10T以上，日常常用的硬盤容量也有數(shù)百G，能夠存儲數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以往的紙質(zhì)存儲模式。

3.應(yīng)用方便

對于以往的紙質(zhì)管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應(yīng)的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當(dāng)中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當(dāng)中，主要通過計算機(jī)完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計算機(jī)可以在較短的時間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準(zhǔn)確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進(jìn)而對人事檔案的應(yīng)用提供了方便。

4.提升工作效率

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現(xiàn)一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導(dǎo)致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當(dāng)中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊;若存儲場所出現(xiàn)火災(zāi)，將會導(dǎo)致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無法有效對檔案資料進(jìn)行應(yīng)用。而應(yīng)用電子化管理模式時，通過計算機(jī)代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機(jī)進(jìn)行操作，即可在最短的時間內(nèi)，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機(jī)硬盤當(dāng)中，不會受到潮濕、火災(zāi)等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關(guān)技術(shù)將其修復(fù)，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會可持續(xù)發(fā)展。

二、國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風(fēng)險

雖然，相對于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現(xiàn)一定的風(fēng)險，導(dǎo)致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業(yè)的發(fā)展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風(fēng)險包括下述幾個方面：

1.物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險

在電子化管理模式當(dāng)中，需要應(yīng)用很多物理硬件設(shè)施，如計算機(jī)、硬盤、鍵盤、鼠標(biāo)等，這些硬件設(shè)施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實際應(yīng)用時，這些硬件設(shè)施很可能受到一些因素的影響而損壞，進(jìn)而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機(jī)等硬件設(shè)施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機(jī)未做好避雷措施，由于在短時間內(nèi)電壓迅速上升，會將計算機(jī)芯片燒壞;在地震、暴風(fēng)等天災(zāi)情況下，也可使硬件設(shè)施產(chǎn)生損壞，嚴(yán)重情況下，甚至?xí)霈F(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進(jìn)來，但是計算機(jī)的操作依然由人員完成，若人員對計算機(jī)知識不了解，或是未能正確操作計算機(jī)，也會帶來一定的風(fēng)險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內(nèi)存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。