檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運用闡釋

摘 要：現如今，計算機網絡信息技術與現代社會人們的日常生活和學習之間的聯系越來越緊密。在信息時代下，管理紙質化檔案的時代已經過去，醫(yī)院相關人員要積極運用新型的信息化管理方式對醫(yī)院檔案進行集中管理，更需要意識到目前醫(yī)院內檔案管理存在的問題，針對性提出解決的措施，從而提升管理的質量，做好醫(yī)院的后勤保障，提升診療的效率。

關鍵詞：信息化;醫(yī)院;檔案管理;現狀;對策

檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務的，并且與醫(yī)院各個部門之間都有著非常緊密地聯系。醫(yī)院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機結合在一起，同時持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。

一、醫(yī)院檔案管理的現狀

檔案管理工作貫穿于醫(yī)院各個科室中，對患者的病情康復、醫(yī)生診療順利實施具有十分重要的影響作用。但是，傳統意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統計、記錄，不僅消耗了醫(yī)院大量的人力資源，人工效率低下、精準度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發(fā)展。隨著信息化技術在生活中廣泛應用，檔案管理工作也應當尋找自身嶄新的發(fā)展空間，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎。

1.制度不健全，沒有意識到檔案管理的關鍵性

經過調查顯示，目前醫(yī)院內的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內，并不像醫(yī)療過程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會為醫(yī)院帶來直接的經濟效益。所以，很多醫(yī)院會忽略到對內部的檔案進行管理，只是一味地一味地重視經濟的效益，對檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關鍵性。

2.管理不具備規(guī)范性，歸檔的各項內容不明確

隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，越來越多的現代化技術被廣泛的運用在各個領域之中，但是由于醫(yī)院的檔案管理意識相對較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導致當管理的工作相對較為落后，管理的質量和效率低下，不具備較強的規(guī)范性，歸檔的各項內容不是十分的明確，導致檔案隨意丟棄，需要的時候不能夠在第一時間內找到，從而嚴重地制約著醫(yī)院的發(fā)展。

二、當下檔案管理中出現問題的原因

1.管理制度落后

由于醫(yī)院工作復雜多樣，檔案管理人員在協調配置檔案的過程中出現遺漏和錯誤是無可厚非的，但是這種情況一旦未能及時有效處理則會誘發(fā)“蝴蝶效應”的消極影響，嚴重威脅患者的利益，產生醫(yī)療糾紛和醫(yī)患矛盾。檔案管理人員由于各種原因，在檔案登記、納入的過程中審核不當，導致檔案庫存與輸出中存在誤差，造成賬目不符情況，對醫(yī)院的經濟收益也存在不良影響。

2.檔案信息復雜

醫(yī)院所用檔案種類多樣、信息復雜，導致電腦錄入時存在誤差和更新不及時現象。并且一部分檔案包裝計量較大，患者使用需要拆零，檔案在藥房中散落現象也造成檔案調配不當。一部分檔案的保存方式特殊，散落之后未經過特殊管理，自身的效能也會出現變化。與此同時，檔案管理中還存在擺放不當現象，一部分檔案在藥房中有獨立貨架，而在長時間工作中，貨架上放置的檔案種類混亂，擺放檔案被分散開來，盤點時就會被工作人員忽略。

3.檔案管理人員能力有限

檔案管理人員日常工作較為繁重復雜，常規(guī)的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對計算機的應用能力有限，即便是一部分藥房已經引進計算機管理，但是工作人員的應用效果并不是十分理想。

與此同時，借助人工盤點和管理的藥房系統，經常出現漏記、失誤等方面的問題，且后續(xù)的查驗工作缺失，一部分檔案出現的問題要經過數月之后才能夠發(fā)現，在此期間產生的經濟損失是不可逆的。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對策

我國檔案管理在一定時期內得到了充分的發(fā)展，自身的管理機制和管理流程建設也具有科學性，但是與國外發(fā)達國家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對于醫(yī)藥行業(yè)的整體發(fā)展具有阻礙作用。在本節(jié)的論述中根據問題的產生和表現提出具有一定先進性的整合措施，進而能夠有效促進檔案管理的質量和水平提升。

1.健全檔案信息化管理系統

醫(yī)院是全天24小時運營的一個特殊場所，并且不會因為節(jié)假日而放假休息，因此，在如此高強度的工作模式之下，醫(yī)院收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量的檔案信息丟失或是失效。此時，醫(yī)院檔案管理人員有限，面對如此繁冗復雜的檔案信息，不僅增加了相關工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫(yī)院管理層逐漸意識到傳統的管理方式已經不再適用。因此，醫(yī)院要及時建立并健全相關管理系統，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫(yī)院內對檔案信息有需求的人員去實時共享醫(yī)院的部分檔案信息，因為醫(yī)院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質的，另一部分是具有開放性質的，這可以實現部分檔案信息的公開。與此同時，醫(yī)院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優(yōu)勢就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫(yī)院內部的相關檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現醫(yī)院內部信息的共享和互動，促進醫(yī)院信息化管理的全面發(fā)展，電子檔案中患者信息讀取內容（見表1）。

2.加強硬件設施和軟件系統的建設

一方面信息化的實現是以計算機硬件設施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，醫(yī)院要有專門的制度，定期對醫(yī)院內的計算機進行保養(yǎng)和維護。當計算機出現問題，并且醫(yī)院人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業(yè)人士維修，以免醫(yī)院人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運行。根據現狀，醫(yī)院人員不難發(fā)現，計算機一類的電子類產品會在短時間內不斷更新硬件設施，這些情況都要求醫(yī)院在計算機的使用上做一些具體規(guī)定，如規(guī)定計算機的使用時限，超過規(guī)定時限要及時更新，保持硬件設備設施的先進性;另一方面管理人員需要運用相關的軟件系統去整理檔案信息，而軟件系統會隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，醫(yī)院要跟緊最新的軟件系統，使得檔案信息管理的質量可以不斷提升。與此同時，軟件系統在更新的時候可能會和醫(yī)院之前使用的系統有很大差別，醫(yī)院在更新系統后，要請相關專業(yè)人員對醫(yī)院內的檔案管理相關人員進行相應的培訓，使得他們可以認識和了解新系統的各種功能，并達到熟練使用的效果。

3.培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才

現如今，我國醫(yī)院對信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關人員能夠摒棄傳統的管理理念和管理方式，并努力學習豐富的信息化管理方面的知識，同時要將檔案管理相關工作從紙質化辦公方式朝著計算機網絡辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨立地完成網絡收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時，醫(yī)院管理層要不斷增強人才培養(yǎng)意識，醫(yī)院的基層檔案管理人員也要樹立與時俱進和終身學習的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，畢竟任何培養(yǎng)方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現醫(yī)院人才培養(yǎng)的目標。首先，一個檔案管理方面的人才是有著一定的標準，必須具備豐富的相關信息化知識;其次，是能夠熟練應用網絡信息技術完成醫(yī)院檔案管理相關工作，實現理論與實踐的結合;最后，是要實現信息化管理的真正價值。檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務的，各個部門對于檔案的內容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關人員積極主動地去和醫(yī)院其它部門的人員進行溝通和交流，深入調查和了解醫(yī)院各個部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關檔案管理的有效建議和意見。

4.利用信息管理系統

在醫(yī)院住院部藥房盤點管理工作中需要引進高效的計算機系統協助管理，將藥房、門診、住院部之間形成互通信息的有機整體。與此同時，在征求相關部門同意和配合之后，可建設醫(yī)院內部的網絡系統，編寫檔案出入分析程序，每一種、每一劑檔案流出都需要在整體系統中錄入，保證檔案進出的精準性。在計算機系統中進行盤點能夠減少人工盤點的失誤和漏洞，及時發(fā)現問題并解決問題。由此可見，信息技術管理需要借助先進的管理設備和管理形式，轉變傳統管理機制中的局限和漏洞，能夠保證醫(yī)院的管理工作順利進行，促進醫(yī)院管理工作水平提升的同時，建立更為穩(wěn)定和諧的醫(yī)患關系。

應當全面分析醫(yī)院檔案的管理形式，挖掘其中存在的問題和隱患，制定相應的管理制度。檔案管理人員應當嚴格按照既定規(guī)章制度進行檔案管理與盤點，保證檔案輸出的詳細信息，發(fā)放的準確性。將醫(yī)院劃分成若干區(qū)域，每一位檔案管理人員負責不同區(qū)域的工作，將檔案發(fā)放、日常管理、盤點工作落實在每一個人身上，引導工作人員明確自身責任。對于醫(yī)院相關科室的情況及時總結上報，辦理詳細的檔案出入證明，減少資源浪費現象。

患者診療結束之后，需要接受用藥、手術等不同的治療模式。通常情況下，醫(yī)生都會針對患者的情況加以叮囑，保障患者預后階段穩(wěn)定性。但是一部分患者對醫(yī)囑并未完全理解，在自我調節(jié)和自我管理過程中經常出現問題，造成病情反復和延誤。利用電子化護理管理，建立醫(yī)生、護士、患者的“康復小組”，階段性對患者進行電話回訪，詢問患者的康復進程。也可以建立微信康復群，患者在生活中的相關事宜能夠直接與醫(yī)護人員聯系，避免自我管理的弊端。

5.嚴格編排檔案擺放碼

檔案的多樣性是影響盤點準確性的重要因素，檔案管理人員應當根據實際情況制定相應的盤點工作表，將檔案擺放窗口作為基礎，設定每一個貨架的編碼與檔案編碼，保證貨架與檔案之間編碼配置正確，并且設定專項人員負責檔案編碼工作，及時增減藥房中的檔案種類，負責信息維護和調整工作。在進行檔案盤點的過程中，檔案管理人員需要在自身負責的貨架上整理獲得數據，打印盤點的項目表，按照順序依次錄入，能夠有效防止盤點過程中出現漏算、漏記現象。與此同時，為了提升盤點的準確性，保證盤點工作能夠高效完成，在得到計算機數據信息提示之后再進行檔案擺放，能夠規(guī)避全人工擺放的偏差和問題。

建立患者基本資料檔案?；颊呷朐航邮茉\療的同時建立患者信息檔案，其中主要內容有患者疾病史、過敏史、年齡、性別、就診原因、診療需求、是否有醫(yī)療保險等。醫(yī)生能夠根據患者當下的基本情況進行診療，避免就診中長時間詢問患者基本情況，消耗大量診療時間。

建立患者檢查項目檔案?；颊咴诖_診之前需要進行多樣化的醫(yī)學檢查，在搜集多樣化的檢驗信息之后醫(yī)生方可確診。電子檔案的構建能夠避免患者“樓上樓下跑結果”，醫(yī)生“左等右等不見人”的尷尬境地，醫(yī)生能夠在患者就診系統中實時查詢到患者的檢驗結果，患者持有就診卡也能夠隨時查看檢驗報告。

建立患者信息保障系統。電子化病例均存留在醫(yī)院互聯網信息系統中，患者的個人信息面臨著互聯網風險。醫(yī)院應當嚴加控制病例提取的準入、準出原則，患者使用身份證掃描、醫(yī)生使用證件掃描方可提取病例，保證患者的個人信息安全。

四、結束語

綜上所述，眾多醫(yī)院在計算機網絡信息技術的依托下進行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫(yī)院檔案的管理質量和檔案的隱私性，促進了現代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。信息技術管理是當下全新的管理形式與管理理念，強調理論與實踐相結合，基于實際情況進行工作劃分，保證每一個管理細節(jié)有序開展。隨著現代化管理形式與理念的推進，醫(yī)院藥房盤點工作也應當與時俱進，追求人性化、高效化的管理機制，為患者提供切實有效的服務，提升醫(yī)院的診療、護理滿意度。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡介：李欣（1977—）， 女，漢族，山東莒南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。