衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理思路與實踐研究

趙延紅 邢磊

摘 要：本文對衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理價值進(jìn)行分析，并立足于檔案管理現(xiàn)狀，挖掘管理意識、監(jiān)管機(jī)制、人才資源等方面存在的問題，最后提出可行性的管理措施。力求通過提高管理意識、強(qiáng)化基建工作、完善監(jiān)管機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方式，使數(shù)字化技術(shù)的價值得以充分發(fā)揮，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理弊端與不足，在正確管理思路的引導(dǎo)下，推動檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案;數(shù)字化;管理措施

在衛(wèi)生監(jiān)管工作中，檔案信息屬于基礎(chǔ)性內(nèi)容，對衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行真實記錄，引導(dǎo)衛(wèi)生單位的可持續(xù)發(fā)展。但是，當(dāng)前該行業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀不夠樂觀，在管理意識、監(jiān)管機(jī)制、人才等方面存在問題，需要管理者積極轉(zhuǎn)變思路，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下借助信息技術(shù)優(yōu)勢，引導(dǎo)該項工作朝著信息化方向邁進(jìn)，實現(xiàn)更加理想的發(fā)展目標(biāo)。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的價值

一方面，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用有助于檔案管理效率提升，實現(xiàn)檔案信息的快速存儲，從以往人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)槿詣幽Ｊ?，此舉不但可以節(jié)約更多時間，還可以促進(jìn)監(jiān)督機(jī)構(gòu)信息資源的優(yōu)化配置，為各主體提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案管理服務(wù)。同時，數(shù)字化技術(shù)還可豐富檔案載體，使檔案底稿得到切實保護(hù)，真實的展現(xiàn)檔案信息，提高檔案資源利用率。

另一方面，還可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，促進(jìn)決策科學(xué)性提升。通過規(guī)范檔案處理流程，使衛(wèi)生監(jiān)督能夠依法開展，并利用數(shù)字化技術(shù)使其成為電子檔案，使管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。衛(wèi)生檔案記載著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展歷程，可為監(jiān)督工作提供基礎(chǔ)的素材，有助于了解此類單位發(fā)展的基本情況，各級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)檔案中的信息制定具體方案，使數(shù)字化檔案的價值充分發(fā)揮，由此促進(jìn)管理效率和水平的全面提升。

二、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理現(xiàn)狀

在衛(wèi)生監(jiān)督單位中，檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作，其作用和價值不容小覷，可對日常工作進(jìn)行真實全面的記錄，這就要求該項工作必須做到準(zhǔn)確規(guī)范，可為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有力參考。長期以來，衛(wèi)生行政部門將重心放在醫(yī)療管理層面，忽視衛(wèi)生監(jiān)督工作，在相關(guān)檔案管理方面未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程滯后于醫(yī)療衛(wèi)生，檔案管理現(xiàn)狀不夠樂觀，具體表現(xiàn)如下。

1.管理意識淡薄

當(dāng)前，部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)沒有充分認(rèn)識到檔案工作的重要意義，數(shù)字化應(yīng)用受到忽視，未能意識到新形勢下檔案數(shù)字化的緊迫性，單純對醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)、辦公自動化等投入資金，勢必會影響檔案管理效率提升。部分機(jī)構(gòu)未創(chuàng)建專門的檔案室，一些單位的檔案室空間狹窄。檔案管理需要相應(yīng)硬件設(shè)施支持，但因管理意識淡薄，在硬件投入方面少之又少，如計算機(jī)、移動硬盤等等均無法得到切實滿足。因信息化基建投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作原地踏步，且現(xiàn)有計算機(jī)系統(tǒng)和設(shè)備的維護(hù)升級也難以實現(xiàn)，嚴(yán)重制約了信息化管理目標(biāo)的全面落實。在軟件方面，管理結(jié)構(gòu)中兼職人員較多，專業(yè)水平較低，領(lǐng)導(dǎo)層因管理意識薄弱，缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃。

2.監(jiān)管機(jī)制匱乏

在衛(wèi)生監(jiān)督體制改革之下，我國創(chuàng)建一系列相關(guān)檔案管理制度，使該行業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展層面有所成就。但因檔案管理具有復(fù)雜性特點，其管理制度至今不夠完善，具體表現(xiàn)為：內(nèi)容開發(fā)不深、資源匱乏、整理分類無序等等。一直以來，衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)管機(jī)制匱乏，尚未制定高效可行的標(biāo)準(zhǔn)化文件，這將對數(shù)字化管理的全面落實造成極大影響。在日常工作中，每位員工的操作方式、遵循的標(biāo)準(zhǔn)不一，工作效率自然難以提升，還會引起員工的厭煩心理，在工作中敷衍應(yīng)付等，這些都是因監(jiān)管機(jī)制不健全引發(fā)的問題。

制度落后與檔案管理工作性質(zhì)有關(guān)，此類工作屬于后臺基礎(chǔ)性工作，處于非主要地位，帶有服務(wù)性特點，領(lǐng)導(dǎo)者一般不會給予過多重視，只有管理制度得以完善，才可推動該項工作的持續(xù)開展。在管理方式上，仍以手工操作整理為主，未能引進(jìn)先進(jìn)的科技手段，人工整理不但費時費力，還會增加檔案人員的工作量，后期查找十分不便，影響檔案價值的發(fā)揮。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展較快，檔案內(nèi)容逐漸增加，類型日益復(fù)雜，分類更加細(xì)致，如若仍未引入數(shù)字化技術(shù)，勢必影響檔案管理工作的順利高效開展。

3.人才資源短缺

因檔案工作始終隱居后線，未得到應(yīng)有的重視，對技術(shù)人員招聘與現(xiàn)有人員晉升造成不良影響。與其他部門相比，該部門的待遇較低，無法吸引優(yōu)秀青年員工的加入，因長期未注入新鮮血液，逐漸成為單位的“養(yǎng)老部門”。同時，很少有單位能夠面向檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，數(shù)字化管理缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，導(dǎo)致技術(shù)類人才嚴(yán)重短缺，人才缺口越來越大。

三、衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理措施

針對當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的不足，應(yīng)采取針對性的解決措施，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的深入融合，理清數(shù)字化管理思路，通過提高管理意識、強(qiáng)化基建工作、完善監(jiān)管機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方式，使檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)真正得以實現(xiàn)。

1.提高管理意識，強(qiáng)化基建工作

在檔案管理工作中，長期受到傳統(tǒng)管理理念影響，為管理模式創(chuàng)新帶來較大難題。為實現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)，應(yīng)勇于沖破傳統(tǒng)觀念的束縛，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)價值的發(fā)揮。在正式工作之前，面向全體管理者進(jìn)行培訓(xùn)，使其深刻意識到數(shù)字化管理的意義和價值，引導(dǎo)管理者樹立數(shù)字化理念，并循序漸進(jìn)地開展與之相符的管理模式，使傳統(tǒng)模式得到數(shù)字化改造，促進(jìn)數(shù)字化管理理念的貫徹落實。

在思想認(rèn)識提高后，還應(yīng)作用于實踐，加強(qiáng)軟硬件的基礎(chǔ)建設(shè)。在信息時代下，基礎(chǔ)設(shè)施是指信息網(wǎng)絡(luò)，單位應(yīng)增加對檔案管理工作的投入量，創(chuàng)建局域信息網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)在專業(yè)知識培訓(xùn)、基礎(chǔ)建設(shè)等方面提供充足的人力、物力支持，保障檔案數(shù)字化管理目標(biāo)順利實現(xiàn)。

在檔案數(shù)字化之下，軟硬件的投入也不可或缺，通過使用電子軟件、信息設(shè)備等，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。同時，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)配置數(shù)量充足的計算機(jī)設(shè)備，滿足數(shù)字化管理的硬件需求，具備文字、圖像處理、聲像掃描等功能。此外，還應(yīng)針對檔案管理現(xiàn)實需求，選擇功能更強(qiáng)大的軟件系統(tǒng)，只有軟硬件條件相應(yīng)，才可使數(shù)字化根本需求得以滿足，實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

2.完善監(jiān)管機(jī)制，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

（1）制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

針對當(dāng)前衛(wèi)生檔案存在的機(jī)制短缺、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，應(yīng)通過制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的方式，實現(xiàn)數(shù)字化管理工作優(yōu)化，為相應(yīng)管理機(jī)制提供有力支撐，具體措施為：根據(jù)檔案類型的不同，對文件存儲、建檔、歸檔方式進(jìn)行明確，由此提高整體工作效率。此外，還應(yīng)制定檔案監(jiān)督、檢查、考核機(jī)制，由此規(guī)范員工行為，激發(fā)其工作熱情，使數(shù)字化管理更具實效性。

另外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性，一方面有選擇性的開展數(shù)字化管理，與衛(wèi)生監(jiān)督檔案相關(guān)資料情況相結(jié)合，選擇應(yīng)用率較高的檔案實施數(shù)字化建設(shè);另一方面創(chuàng)建科學(xué)完善的信息系統(tǒng)，以檔案原件為基礎(chǔ)，將信息錄入到系統(tǒng)中，成立數(shù)據(jù)庫。

除此之外，還應(yīng)對數(shù)字化管理實施全面控制。在檔案管理過程中，應(yīng)對檔案質(zhì)量進(jìn)行著重檢驗，提高質(zhì)量監(jiān)管與驗收力度。在數(shù)字化處理后，原件務(wù)必完整保管，對于掃描時造成的損傷應(yīng)提前修復(fù);對經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案圖像、數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢測，確保掃描件與原件相符，內(nèi)容與圖片清晰，幅面準(zhǔn)確，如若出現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)重新掃描。

（2）構(gòu)建檔案質(zhì)量管理體系

為了將紙質(zhì)檔案與電子信息精準(zhǔn)的匹配，可將條形碼技術(shù)引入檔案管理中，也就是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，每份檔案都會自動形成一個條形碼。當(dāng)一項業(yè)務(wù)完成后，系統(tǒng)可自動將信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中。檔案室在接收紙質(zhì)檔案后，只需掃描條形碼便可將檔案信息與系統(tǒng)信息校對，確保二者相一致，全過程可參照ISO9001質(zhì)量管理體系來實現(xiàn)。

對于紙質(zhì)檔案來說，可采用抽檢方式進(jìn)行檢驗，一般是抽檢20%，針對抽檢文件的整體情況、檔案數(shù)量、文件頁數(shù)與裝訂等逐一檢查，一旦出現(xiàn)破損、涂改、丟失等情況將立即追究責(zé)任。對于順序混亂、文件正反顛倒、裝訂不符合規(guī)定等情況，要求重新修正，確保合格率達(dá)到100%。如若抽檢合格率超過99.9%，則允許驗收通過，如若未達(dá)到這一數(shù)值，則全部返回自行檢查，直至與驗收要求相符合。

對于圖像掃描、目錄建庫的成果，抽檢量可為全部檔案數(shù)量的10%～20%之間。其中，要求檔案編號的選擇掃描頁碼與電子目錄頁碼相同，掃描檔案件與原始文件的準(zhǔn)確率應(yīng)為100%，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤之處，圖像數(shù)據(jù)將被全部返回自行檢驗;要求條目錄的合格率大于99%，如若抽檢合格率低于99%，則將其返回重新檢查;其他數(shù)據(jù)抽檢時的合格率超過98%即可，如若低于該數(shù)值，則要返回重檢，直至與驗收要求相符。

對于檔案掛接成果，可抽取20%進(jìn)行驗收，要求檔號、題名、圖像完整度以及掛接準(zhǔn)確度為100%，一旦發(fā)現(xiàn)有錯誤則被判為“不合格”，要求重新檢查，其他數(shù)據(jù)的合格率達(dá)到99%即可滿足驗收要求。

（3）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

一是目錄信息數(shù)字化。在數(shù)字化背景下創(chuàng)建檔案信息目錄，可為數(shù)字化建檔提供更多便利。同時，采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、攝像技術(shù)、多媒體技術(shù)等創(chuàng)建與之相應(yīng)的檔案資源，對組件檔案的目錄信息進(jìn)行及時獲取，并通過數(shù)字化形式存儲下來，借助網(wǎng)絡(luò)平臺相互連接，使檔案目錄信息得到有效管理，逐漸形成資源信息庫。通過目錄信息轉(zhuǎn)變，有助于檔案資源交流共享，使信息化建設(shè)變成有效的構(gòu)成內(nèi)容，促進(jìn)檔案資源作用與價值全面提升，與目錄信息化發(fā)展相適應(yīng)。

二是檔案載體數(shù)字化。該項建設(shè)可使紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案與數(shù)字化要求相符合，創(chuàng)建多媒體數(shù)據(jù)庫，對檔案載體數(shù)字進(jìn)行全方位維護(hù)，使檔案管理打破時間、地域方面的限制，促進(jìn)整個網(wǎng)絡(luò)空間的高效應(yīng)用。在檔案載體中，應(yīng)將檔案建設(shè)科學(xué)性充分體現(xiàn)出來，使檔案價值得到充分發(fā)揮，使人們對檔案有更多的認(rèn)識，從而豐富和完善檔案管理內(nèi)容，在數(shù)字化建設(shè)中實現(xiàn)全面開發(fā)與應(yīng)用。

三是檔案專題信息采集。數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢，同時也是檔案網(wǎng)站創(chuàng)建的基礎(chǔ)所在。通過采集檔案專題信息，使數(shù)字化建設(shè)更加完善，在信息采集與建庫中采取專業(yè)管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案工程的全面推廣應(yīng)用。在實際工作中，數(shù)字檔案建設(shè)可對文件信息全面分析，為各個需要信息的單位或圖書館提供充足信息支持，從而帶動整體檔案數(shù)字化推廣應(yīng)用，使建設(shè)意義得到充分凸顯。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高綜合素質(zhì)

當(dāng)今時代人才資源最為珍貴，屬于社會工作的核心所在，在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中，領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識到人才的重要作用，做好優(yōu)秀人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作。在人才引進(jìn)中，不但要對學(xué)歷、工作經(jīng)驗有所要求，還要求其具備較強(qiáng)的信息素養(yǎng)與信息技能，并針對內(nèi)部員工開展數(shù)字化技能培訓(xùn)，使全體員工專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)得到整體提升。為了吸引更多有識之士的加入，還可適當(dāng)提高技術(shù)人才的薪資待遇，使檔案管理部門不斷注入新鮮血液，人才隊伍永葆活力。

為了提高人才隊伍的科技能力，還應(yīng)貫徹落實檔案管理信息化工作，通過崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，重視全體員工專業(yè)技能與知識的培養(yǎng)，使信息技術(shù)知識得以普及。除參與培訓(xùn)活動之外，檔案人員自身要樹立自覺學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的意識，不斷更新知識體系，掌握更多現(xiàn)代化技術(shù)，為衛(wèi)生檔案事業(yè)做出更多貢獻(xiàn)。

此外，還應(yīng)重視檔案管理者嚴(yán)謹(jǐn)性建設(shè)。檔案管理的目標(biāo)是為企業(yè)提供有價值的參考信息，確保企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與成長。對此，應(yīng)借助培訓(xùn)活動使管理者充分認(rèn)識到檔案管理重要性，改變以往敷衍應(yīng)付的態(tài)度，以嚴(yán)謹(jǐn)踏實的心態(tài)投入工作，并制定完善的考核制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展工作，對于無故缺勤、擅自離崗等個人因素導(dǎo)致的信息失真情況，嚴(yán)格追究責(zé)任，并給予嚴(yán)厲的懲罰。為了激發(fā)員工的工作熱情，還可制定有效的激勵機(jī)制，采用物質(zhì)和精神兩種激勵手段，如為貢獻(xiàn)突出者授予“愛崗敬業(yè)員工”稱號，并給予一定的現(xiàn)金獎勵等等，由此激勵員工更好的開展檔案管理工作。

四、結(jié)論

綜上所述，在科技飛速發(fā)展下，各行業(yè)逐漸朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理行業(yè)也不例外。對此，管理者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理思路，將數(shù)字化技術(shù)引入實際工作中，通過提高管理意識、強(qiáng)化基建工作、完善監(jiān)管機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方式，促進(jìn)檔案管理效率提升，為機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

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（作者單位：1.內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法局;2.赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局）

作者簡介：趙延紅（1971—），女，漢族，內(nèi)蒙古赤峰市人，副研究館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理的研究;邢磊（1981—），男， 蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰人，副研究館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理和干部人事檔案管理方面的研究 。