勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策

摘 要：勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案真實(shí)記錄仲裁活動(dòng)的歷史信息，做好該檔案的管理工作不但可以有效解決勞動(dòng)人事糾紛問題，還可以為仲裁工作開展提供具有查考利用價(jià)值的信息。然而，從當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)看，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作面對(duì)新的考驗(yàn)?；诖?，本文簡單介紹勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作內(nèi)容，結(jié)合該類檔案管理工作實(shí)踐，詳細(xì)闡述該檔案管理發(fā)揮的重要性作用，針對(duì)新形勢(shì)下仲裁檔案管理現(xiàn)狀，提出具有前瞻性的發(fā)展對(duì)策，為勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)人事爭議;仲裁檔案;檔案管理;新形勢(shì);發(fā)展

我國是人口大國，面對(duì)當(dāng)前日益發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，仲裁業(yè)務(wù)檔案越來越多。勞動(dòng)人事仲裁部門按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔仲裁檔案，并將其作為人事仲裁及勞動(dòng)糾紛的重要依據(jù)。從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)看，由于勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案數(shù)量增多，加上檔案管理工作十分復(fù)雜，導(dǎo)致仲裁檔案管理工作問題凸顯，直接影響仲裁業(yè)務(wù)檔案的保存與利用。為了進(jìn)一步規(guī)范與加強(qiáng)仲裁檔案管理，在新形勢(shì)發(fā)展背景下，加強(qiáng)勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作十分重要，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)引起重視。

一、勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案的特點(diǎn)

1.仲裁檔案產(chǎn)生于仲裁權(quán)

關(guān)于仲裁檔案，只有仲裁委員會(huì)才具備產(chǎn)生、收集、立卷及保存仲裁檔案的法定資格與必要條件，而其他的機(jī)關(guān)、團(tuán)體及個(gè)人沒有這種權(quán)利、資格及條件。公民、法人及其他組織以參與仲裁活動(dòng)所形成的自己保存的仲裁機(jī)構(gòu)文書材料，也可稱為仲裁檔案，但不在此研究范疇之內(nèi)。

2.仲裁檔案是具體案件仲裁活動(dòng)的原始信息記錄

關(guān)于仲裁檔案的形成，需要具體個(gè)案仲裁活動(dòng)原始信息的記錄，該仲裁案件一般都有一定的處理程序，即申請(qǐng)、受理及開庭、裁決等，仲裁活動(dòng)開展的過程，就是仲裁活動(dòng)原始信息產(chǎn)生與記錄的一個(gè)過程，而之后所編寫、添加、修改的內(nèi)容，都不是原始信息記錄的內(nèi)容。比如，案例匯編、仲裁文書匯編等，都不能轉(zhuǎn)化為仲裁檔案內(nèi)容。此外，一些違法、虛假的仲裁活動(dòng)原始信息記錄內(nèi)容，都不能轉(zhuǎn)化為仲裁檔案。

3.仲裁檔案具有查考利用價(jià)值

仲裁活動(dòng)的原始信息記錄內(nèi)容是否可以轉(zhuǎn)化為仲裁檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)，在于其有沒有查考利用價(jià)值，并非所有仲裁活動(dòng)記錄的原始性信息都有價(jià)值。比如，裁員辦案日記、未成形也未報(bào)批的各類文書草稿等，雖然這些內(nèi)容記錄著仲裁活動(dòng)的原始信息，但并不具備查考利用價(jià)值，相應(yīng)的也不會(huì)轉(zhuǎn)化為仲裁檔案的內(nèi)容。

4.仲裁檔案是經(jīng)過立卷歸檔保存的仲裁活動(dòng)的原始信息記錄

仲裁活動(dòng)中的原始信息記錄有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，形成仲裁檔案，其與仲裁活動(dòng)過程原始信息記錄有一定差異性，其具有查考利用價(jià)值，所發(fā)揮的作用與立卷歸檔前后不同。其中，一個(gè)案件活動(dòng)的原始信息記錄只有仲裁文書材料，而一旦立卷入庫之后需要集中管理，則成為國家檔案的組成部分。該檔案按期歸檔，真實(shí)記錄仲裁活動(dòng)，確保了案卷的完整性與質(zhì)量。

二、勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理的重要性

勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案真實(shí)記錄仲裁活動(dòng)的歷史信息，這些“原始信息記錄”就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的，主要包括仲裁委員會(huì)制作并使用的具有法律效力或法律意義的仲裁文書材料，當(dāng)事人和其他仲裁參與人制作或提供的各種具有法律意義的申請(qǐng)書、答辯書、證據(jù)材料（包括實(shí)物）。從載體的形式上看，仲裁檔案可以是文字材料，也可以是影像資料等?；诋?dāng)前仲裁工作實(shí)際情況，關(guān)于勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理的重要性作用可以體現(xiàn)以下幾點(diǎn)。

1.為案卷查閱、核實(shí)案情等提供服務(wù)

勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案在形式上更加規(guī)范。在現(xiàn)實(shí)情況中，查閱案件有關(guān)材料是當(dāng)事人及其代理人的法定權(quán)利，有助于保障仲裁活動(dòng)的順利進(jìn)行，也有利于樹立仲裁機(jī)構(gòu)開放公正的形象。而在原勞動(dòng)、人事爭議仲裁委員會(huì)辦案規(guī)則中規(guī)定，對(duì)仲裁結(jié)果不服，到法院起訴或申請(qǐng)執(zhí)行的案件，法院可以借閱仲裁正卷。律師擔(dān)任訴訟代理人的，憑證件可以就地查閱仲裁正卷。值得注意的是案件當(dāng)事人和與當(dāng)事人有利害關(guān)系的單位及個(gè)人不得查閱仲裁案卷，仲裁副卷除仲裁機(jī)構(gòu)外，一律不準(zhǔn)借調(diào)和查閱。

2.可真實(shí)記錄仲裁案件、案情及辦案過程

勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案記錄了勞動(dòng)者與企業(yè)之間存在爭議的全過程，做好該類檔案的管理工作。仲裁部門可以查閱案卷、審視及還原當(dāng)時(shí)的實(shí)際辦案情況，使本不穩(wěn)定的權(quán)利義務(wù)狀態(tài)趨于穩(wěn)定，這也是檔案管理的首要作用。另外，仲裁檔案真實(shí)記錄了仲裁委員會(huì)、當(dāng)事人及其他仲裁參與人的請(qǐng)求時(shí)效，通過查閱保管的檔案可以明確知曉當(dāng)事人及其他仲裁參與人是否喪失該權(quán)利。此外，該檔案的管理可真實(shí)反映仲裁活動(dòng)開展的全過程。這是由于檔案記錄辦案的全過程通過仲裁檔案查閱與處理，防止由于年代久遠(yuǎn)、證據(jù)不足等情況下當(dāng)事人權(quán)利得不到有效維護(hù)的情況。

3.為勞動(dòng)爭議仲裁調(diào)研工作提供真實(shí)可信的資料

勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案就是一個(gè)寶貴的資源庫，看似一個(gè)個(gè)獨(dú)立的案件，無論是橫向比較與縱向比較，都可以為區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的調(diào)研結(jié)果，以便政府可以更好地進(jìn)行工作布局與謀劃。另外，該類仲裁檔案實(shí)行專人統(tǒng)一保管負(fù)責(zé)，原則上該類檔案不外借，且在利用方面需要嚴(yán)格遵守相關(guān)的程序與要求。由此，在利用檔案資料時(shí)，可以為勞動(dòng)爭議仲裁調(diào)研工作提供真實(shí)可靠的資料，避免一些資料的缺失，導(dǎo)致相關(guān)調(diào)研工作受到影響。

三、勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理現(xiàn)狀

進(jìn)入信息化時(shí)代，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作面臨新的問題。結(jié)合該類檔案管理工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)目前的仲裁檔案管理不能滿足時(shí)代的發(fā)展需求，甚至在一定程度上阻礙了仲裁檔案管理工作的順利開展，由此需要正視新形勢(shì)下勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理現(xiàn)狀，為重視與突破該項(xiàng)工作管理創(chuàng)造條件。

1.仲裁檔案管理人員素質(zhì)較低

以目前基層檔案管理機(jī)構(gòu)來看，所配備的檔案管理人員數(shù)量不足，一般僅有2～3名。而仲裁檔案管理是一個(gè)復(fù)雜性工作，按照我國法律規(guī)定，每1000份檔案需要1名專業(yè)人員管理，而超過15000份檔案則需要增設(shè)1名管理人員。然而，受部門編制、資金等因素影響，現(xiàn)有檔案管理人員有限。如果人員需求過大，會(huì)從其他部門抽調(diào)人員兼職，而抽調(diào)的人員專業(yè)素質(zhì)與管理經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致仲裁管理質(zhì)量受到影響。另外，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)仲裁檔案管理工作的不重視，對(duì)管理人員素質(zhì)要求較低及檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)不足，使相應(yīng)的檔案管理局限于形式管理，所配備的管理人員只具備簡單的封裝、記錄及存取工作能力，對(duì)檔案的具體功能與管理了解不夠，導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性。

2.缺乏規(guī)范化的仲裁檔案管理制度

仲裁檔案管理涉及勞動(dòng)者與企業(yè)雙方，所要?dú)w檔的材料較多。在進(jìn)行檔案管理過程中，由于基層檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范化的管理制度加以約束，導(dǎo)致管理人員工作沒有完整的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的檔案資料歸類過程中卷內(nèi)目錄、內(nèi)容等與實(shí)際文件不相符，造成檔案管理資料收集錯(cuò)誤、遺失等問題時(shí)有發(fā)生。另外，在勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理過程中，存在檔案管理職責(zé)分工不明的情況，加上實(shí)際運(yùn)行的管理制度比較松散，弱化了管理效能的實(shí)現(xiàn)，致使檔案管理效能處于原則性指導(dǎo)，而非強(qiáng)制性約束。如此仲裁檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理具體性操作較差，相應(yīng)的影響了仲裁檔案管理的成效。

3.仲裁檔案管理與利用程度較低

從目前仲裁檔案管理情況看，由于我國是勞動(dòng)人口大國，相應(yīng)的勞動(dòng)人事爭議問題較多，所歸檔的仲裁檔案也較多。而現(xiàn)有的檔案庫物理空間有限，雖然相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)按照仲裁檔案的管理?xiàng)l件進(jìn)行管理，但在現(xiàn)實(shí)情況中存在有當(dāng)事人來查閱幾年或者十年前案卷現(xiàn)象，這在一定程度上增加了檔案管理者的工作量。另外，受當(dāng)前信息化技術(shù)影響，仲裁檔案管理正逐步從紙質(zhì)檔案向電子檔案管理模式上邁進(jìn)，但現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)較低，加上老員工信息化水平較低，導(dǎo)致仲裁檔案管理不佳，影響了仲裁檔案的利用率。此外，各縣級(jí)基層仲裁檔案管理制度與重視程度不一，導(dǎo)致仲裁檔案作為仲裁案件的證據(jù)資料，更多情況下對(duì)其利用只停留在查閱、復(fù)印等基礎(chǔ)功能上，對(duì)檔案管理的作用沒有充分發(fā)揮。同時(shí)受各地區(qū)信息化技術(shù)發(fā)展水平的影響，各地仲裁檔案機(jī)構(gòu)信息無法實(shí)現(xiàn)共享，相應(yīng)的多檔案信息的查詢與利用率下降。

4.仲裁檔案管理信息化程度不高

在當(dāng)前發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中融入。面對(duì)此發(fā)展背景，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案信息化、數(shù)字化管理建設(shè)十分必要。但從現(xiàn)實(shí)情況看，目前基層的勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)不足。在管理過程中還停留在以往的紙質(zhì)檔案管理上，對(duì)人工的依賴性較強(qiáng)，案件信息的記錄與查詢等工作都需要人工處理。該檔案管理工作耗時(shí)耗力，在一定程度上制約了仲裁檔案管理工作的提高。

四、勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理發(fā)展對(duì)策

進(jìn)入21世紀(jì)，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理部門緊隨國家與時(shí)代發(fā)展態(tài)勢(shì)，提出仲裁檔案電子信息化發(fā)展建議。各個(gè)基層仲裁檔案管理機(jī)構(gòu)為響應(yīng)國家號(hào)召建議，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際情況，提出了針對(duì)性的前瞻性發(fā)展對(duì)策，從而有效提升勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作的規(guī)范化。

1.加強(qiáng)與提高仲裁檔案管理人員素質(zhì)

面對(duì)當(dāng)前基層仲裁檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員數(shù)量不足、質(zhì)量不佳情況，通過加強(qiáng)與提高其專業(yè)素質(zhì)水平方法解決。首先，根據(jù)當(dāng)前基層檔案管理數(shù)量及工作量，可通過線上線下招聘方式，擇優(yōu)招錄具有檔案學(xué)專業(yè)理論與知識(shí)人才。其次，基層檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)其仲裁檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)，并給予培訓(xùn)時(shí)間、經(jīng)費(fèi)等，也可以推選優(yōu)秀管理人員到先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)，開闊眼界與思路，將所學(xué)的信息化管理知識(shí)引進(jìn)來，經(jīng)過與自身機(jī)構(gòu)檔案管理相融合，以此符合當(dāng)前仲裁檔案管理要求。

2.建立健全仲裁檔案管理制度

建立健全仲裁檔案管理制度不但可以提高仲裁檔案管理的質(zhì)量與效率，還可以為檔案的實(shí)施提供依據(jù)與剛性文件。以目前的管理情況看，仲裁檔案管理制度主要包括立卷歸檔、查閱管理及保密管理等內(nèi)容。其中，立卷歸檔主要是指仲裁案件結(jié)案后，仲裁委員會(huì)將一切仲裁文書與其他材料進(jìn)行整理并組成案卷，之后交與案卷管理機(jī)構(gòu)歸檔保存。在此過程中工作由書記員完成，在收集整理中要按照順序排，裝訂成冊(cè)，逐頁編碼，全卷編目。待立卷符合相關(guān)要求后移交給本仲裁機(jī)構(gòu)檔案管理部門歸檔。在歸檔過程中主要包括案卷材料的收集、案卷材料的整理及立卷歸檔三個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)按照相關(guān)要求嚴(yán)格執(zhí)行。仲裁檔案查閱制度建立，要求對(duì)不需要保密的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)允許當(dāng)事人及其代理人查閱、復(fù)印，大大方便了當(dāng)事人取證。關(guān)于仲裁檔案的保密管理，仲裁機(jī)構(gòu)應(yīng)該按照相關(guān)要求特別注意做好保密工作。以上制度的建立與完善使仲裁檔案管理人員可以遵照章程加強(qiáng)工作，約束以往工作中出現(xiàn)的問題，有效推動(dòng)仲裁檔案管理工作有序開展。

3.提高仲裁檔案管理水平與利用率

首先，規(guī)范仲裁檔案資料的收集，明確其收集范圍、歸檔主體及時(shí)間等，確保仲裁檔案“應(yīng)檔盡檔”。在收集歸檔資料時(shí)管理人員需初步審核，做到仲裁檔案內(nèi)容與形式的完整性。其次，嚴(yán)格按照要求規(guī)范仲裁檔案管理，實(shí)行“正副卷”分類管理，做到仲裁檔案分類準(zhǔn)確、審查規(guī)范等，確保仲裁檔案的安全。同時(shí)，在分類管理中，按照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂，確保仲裁檔案的實(shí)用性。最后，實(shí)行區(qū)域幫扶與均衡發(fā)展戰(zhàn)略，平衡區(qū)域發(fā)展過程中仲裁檔案管理的不均衡性，充分發(fā)揮較快區(qū)域的引領(lǐng)示范作用，推動(dòng)促進(jìn)發(fā)展速度慢區(qū)域，打破區(qū)域間檔案管理的局限性，使檔案管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)。只有這樣，在面對(duì)信息化發(fā)展環(huán)境的今天，才可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享性、交互性，以此提高檔案資源的利用率。

4.推進(jìn)仲裁檔案管理信息化工作

面對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，推進(jìn)勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案工作信息化管理十分重要。首先，基層檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人要重視仲裁檔案信息化工作，以響應(yīng)國家信息化檔案建設(shè)要求，通過引進(jìn)仲裁檔案管理信息化設(shè)備與系統(tǒng)軟件，為檔案資料信息化管理提供基礎(chǔ)性的保障條件。其次，提高檔案管理人員信息化管理水平，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)引入到仲裁文件資料中，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案文件為數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)資料。同時(shí)，開發(fā)薪資檔案信息化，方便上級(jí)部門與紀(jì)檢監(jiān)察部門實(shí)施監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)仲裁檔案工作信息化管理。最后，引入第三方公司加入檔案管理中，協(xié)助做好仲裁檔案管理數(shù)字化工作，將以往紙質(zhì)仲裁檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過在信息化系統(tǒng)平臺(tái)中獲得相關(guān)信息，建立信息化數(shù)據(jù)庫，做好數(shù)字信息的銜接。此外，積極建立仲裁檔案目錄與數(shù)據(jù)庫，提高仲裁檔案信息化水平，為仲裁檔案利用提供高質(zhì)量、高效率服務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理是行政事業(yè)單位工作內(nèi)容的重要組成部分，面對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)發(fā)展背景，需要改變以往的工作管理模式，以信息化發(fā)展模式解決仲裁檔案管理工作中效力不足問題。只有這樣，在以后的工作中我們才能發(fā)揮自身的管理優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)其中存在的不足，爭取以最大努力將勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作水平提高到更高的水準(zhǔn)，以此實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案信息化管理，同時(shí)為當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好服務(wù)。

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（作者單位：寧夏回族自治區(qū)平羅縣勞動(dòng)人事爭議仲裁院）

作者簡介：賀莉（1975-），女，漢族，寧夏平羅人，本科，館員，研究方向：檔案的管理與利用。