中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)探究

摘 要：在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)儼然已經(jīng)成為一種重要的社會資源，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)不斷推動時代的發(fā)展變革。在此背景下，各行各業(yè)都發(fā)生著劇烈轉(zhuǎn)變。其中，中職學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理工作的關(guān)鍵核心，它也是教學(xué)研究工作開展的重要依據(jù)，對于檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著不容忽視的重要作用。文章對中職學(xué)校信息化建設(shè)的途徑展開研究，分析了檔案建設(shè)的必要性，對中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的路徑提出了幾點淺顯的意見，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;中職學(xué)校;檔案信息化建設(shè)

中職院校要緊跟大時代的發(fā)展步伐，緊緊抓住大數(shù)據(jù)時代的機遇，克服建設(shè)過程中面臨的一系列困難，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建出信息化的檔案工作中心。南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校綜合檔案室是科技事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級檔案室，庫房面積達115㎡，學(xué)校的綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)啟動于2018年，通過運用數(shù)據(jù)信息化的數(shù)據(jù)管理，為第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)做出了實質(zhì)性貢獻。通過利用建設(shè)數(shù)字化的檔案室，改善南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀，進而推進我國中職院校整體的信息化管理水平。

一、中職學(xué)校檔案建設(shè)工作的現(xiàn)狀和問題

南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的檔案室，檔案收藏共分為10個大類，分別是：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、設(shè)備類、財會類、聲像類、實物類、電子文件類?，F(xiàn)存有自1969年至2019年共51年的檔案，檔案總數(shù)3939盒，總計43848件。黨群類共計110盒2994件;行政類共有199盒9964件;教學(xué)類共有1000盒24174件;科研類共有108盒578件;基建類共有83盒484件;設(shè)備類共有27盒122件;會計類共有1371盒3323件;聲像類共有1358件;實物類共有616件。根據(jù)南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校數(shù)字化建設(shè)檔案的數(shù)據(jù)，分析其中存在的問題和成因進行總結(jié)歸納，總結(jié)出了以下幾點問題。

1.檔案意識薄弱

據(jù)調(diào)查分析，學(xué)校檔案管理工作的信息化管理處在一個滯后階段，這明顯與學(xué)校的發(fā)展進度不相符。通過深度分析，發(fā)現(xiàn)了其中的問題。由于部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及師生的檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作的理解不夠，出現(xiàn)工作不能順利進行的情況。

第一，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識較為缺乏，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律并不熟悉，對檔案管理工作的認(rèn)識度不夠，沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作對于學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮著舉足輕重的作用。當(dāng)前中職學(xué)校之間辦學(xué)競爭激烈，因此為了學(xué)校的生存，各類中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)就把重點放到招生就業(yè)上來，往往忽視檔案管理工作。甚至部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作純屬浪費資源，投入的人力與物力都是無效的，不能產(chǎn)生辦學(xué)效益。據(jù)調(diào)查，由于領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的不清晰，導(dǎo)致目前有50%的中職學(xué)校沒有對檔案管理工作進行規(guī)劃，70%的中等職業(yè)學(xué)校沒有設(shè)置檔案管理工作的相關(guān)經(jīng)費。

第二，教職工的檔案意識薄弱，大部分教職工對檔案相關(guān)法律規(guī)定和檔案工作認(rèn)識不清晰，對檔案和檔案工作的認(rèn)識較為淺薄，對學(xué)校的檔案管理工作并不予以重視。甚至有時中職學(xué)校會出現(xiàn)部分管理人員為了平時方便，不愿意將檔案材料轉(zhuǎn)移至學(xué)校檔案室的情況，最終出現(xiàn)檔案材料收集不齊甚至丟失情況。

第三，學(xué)生檔案意識缺乏。大多數(shù)中職學(xué)校學(xué)生不知道“檔案”到底有什么作用，在哪里保存。因此常常會出現(xiàn)學(xué)生在填寫入學(xué)登記表時，往往會出現(xiàn)姓名、出生日期或是戶口所在地與畢業(yè)登記表上的信息不一致，個人信息不符情況。此外，據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分中職學(xué)生畢業(yè)后會把個人檔案自行放置家里，因為他們認(rèn)為檔案沒有什么用，把檔案放置到人才管理中心的費用較高且麻煩。

2.檔案機構(gòu)以及基礎(chǔ)設(shè)施不健全

在當(dāng)前環(huán)節(jié)，檔案管理工作得以正常開展，離不開檔案庫房的安全保存。但據(jù)調(diào)查分析，在南寧市區(qū)內(nèi)僅有55%的中等職業(yè)學(xué)校為檔案管理工作提供了專門的、獨立檔案庫房，至今仍然有45%的中等職業(yè)學(xué)校因為辦公室緊張等因素，沒有設(shè)立獨立的庫房和辦公室，促使辦公室、庫房都集中在了一起，檔案實體安全無法得到保障。另外，目前市區(qū)內(nèi)的中等職業(yè)學(xué)校中只有40%的學(xué)校能夠達到庫房規(guī)定的安全要求，有些學(xué)校雖然提供專門獨立的檔案庫房，但是庫房條件一般，設(shè)備并不健全，檔案柜的數(shù)量沒有得到保障，這些問題都促使檔案的安全保管存在著較大問題。在庫房設(shè)施管理方面，也存在著多種問題，檔案庫房要求配備相關(guān)的設(shè)備，從而全面做好防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防光、防高溫、防塵的“八防”準(zhǔn)備。然而現(xiàn)階段的設(shè)備配置還不齊全，存在基礎(chǔ)設(shè)施條件一般的情況。

3.規(guī)章制度以及管理機制不健全

現(xiàn)階段，大部分中職學(xué)校缺乏檔案管理工作的相關(guān)章程制度，檔案管理工作沒有相關(guān)章程的限制，檔案工作只能憑借自己的經(jīng)驗進行下去，難以實現(xiàn)檔案的規(guī)范化與科學(xué)化管理，某些學(xué)校雖然明文規(guī)定了相關(guān)制度，但是因為缺乏一定的管理制度，導(dǎo)致規(guī)章制度難以真正地落到實處。在進行規(guī)章制訂的同時，出現(xiàn)了執(zhí)行不嚴(yán)格或是未真正貫徹執(zhí)行現(xiàn)象，導(dǎo)致部分學(xué)校沒有充分發(fā)揮規(guī)章制度，分析其原因，大多是學(xué)校檔案管理機制不健全。

4.檔案數(shù)字化建設(shè)進程滯后

伴隨著社會科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展，各個領(lǐng)域的行業(yè)自動化不斷加快，中等職業(yè)學(xué)校也實現(xiàn)了校園數(shù)字化。而檔案室作為學(xué)?；A(chǔ)性部門，在數(shù)字化校園環(huán)境中也遭遇了前所未有的挑戰(zhàn)。在此情況下，全體師生對整個社會的信息需求量也不斷擴大，對檔案信息服務(wù)有了更高要求，要求快速而準(zhǔn)確地將信息進行歸類總結(jié)。這也促使人工檔案管理逐漸被現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施所取代。但由于中職學(xué)校的檔案管理正處在從傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的重要階段，大部分基層檔案工作人員信息化水平較低，在檔案信息化管理中還存在操作不熟練問題，尤其是對檔案原件進行掃描及掃描后掛接系統(tǒng)的操作還不熟練，還需加強專業(yè)培訓(xùn)。這一點，也成為中職學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)遠遠落后于學(xué)校信息化建設(shè)步伐的重要因素。

二、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.現(xiàn)代社會發(fā)展的需要

在當(dāng)今時代，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，信息化發(fā)展速度讓人意想不到，人類社會的生活方式、信息獲取途徑都發(fā)生著前所未有的改變。在新時期，檔案作為承載信息的重要載體，記載著組織或個人的重要社會實踐活動，記載著事物的發(fā)展過程，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展需求，呈現(xiàn)出單一、片面的記錄形式。因此，檔案管理建設(shè)需要創(chuàng)新模式，適應(yīng)時代發(fā)展變革，沿著數(shù)字化方向進行發(fā)展演變。

2.數(shù)字化校園建設(shè)需要

在當(dāng)今“大數(shù)據(jù)”時代背景下，教育領(lǐng)域也逐漸實現(xiàn)自動化、數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，大部分中職學(xué)校建成了校園自動化辦公系統(tǒng)，將信息化無形地滲透至教學(xué)領(lǐng)域，檔案信息化也成為中職學(xué)校進行轉(zhuǎn)變的重要趨勢。

3.檔案管理與服務(wù)水平提升需要

在數(shù)據(jù)化背景之下，檔案收集與整理都會有質(zhì)的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的角色直接從整理人員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的提交、審核人員，極大地降低了工作量，縮短了檔案管理利用周期，提高了檔案查找和利用的效率，從而提升檔案管理與服務(wù)水平。另外，檔案信息化建設(shè)，減少了檔案原件的丟失和損壞，更有利于檔案原件保存，也進一步提升了檔案管理的水平。當(dāng)信息化程度一點點加深后，檔案管理人員的服務(wù)能力也實現(xiàn)了專業(yè)上的提升，從而擴展了檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

三、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的路徑探究

1.硬環(huán)境建設(shè)

（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。若想打造一個現(xiàn)代化、信息化的中職學(xué)校檔案室，離不開基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)當(dāng)包括應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和硬件管理設(shè)施建設(shè)。就目前情況來看，針對南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校的現(xiàn)狀進行分析，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)設(shè)置和功能不能滿足數(shù)字化建設(shè)需求，有待更新和升級。因此檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)需要依托相應(yīng)的配套設(shè)施，急需引進檔案管理系統(tǒng)，通過引進、更新，加強對系統(tǒng)平臺的管理與運用，從而深入挖掘平臺內(nèi)部的潛在功能。

（2）信息資源建設(shè)。學(xué)校要進行電子文檔的匯總與收集，將所有資料進行統(tǒng)一整合，將紙質(zhì)檔案進行錄入，實現(xiàn)校內(nèi)辦公自動化，落實檔案管理信息化。將檔案室現(xiàn)存的紙質(zhì)、音像、實物等載體形式的檔案，通過掃描、數(shù)字格式加工等技術(shù)手段，儲存至學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)非密級檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢。通過網(wǎng)站建設(shè)，為中職學(xué)校拓寬檔案征集渠道，以開放性檔案信息資源形式，為學(xué)校與社會的檔案利用提供方便。可以借助現(xiàn)有的電子檔案，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，尤其是建立突出中職學(xué)校的特色檔案數(shù)據(jù)庫。以南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校為例，數(shù)字化建設(shè)的檔案類別有：黨群類、行政類、教學(xué)類、教科研類、基建類、設(shè)備類、財會類共7類。檔案室主要對永久和長期兩個保管期限的檔案進行數(shù)字化，從1969年到2018年共50年，目前已經(jīng)完成1485卷33434件283273頁。形成的成品有三套備份光盤，每套光盤共61張，每套光盤容量共305G。目前南寧四職校檔案室已基本實現(xiàn)了檔案信息化，通過掃描對接，為檔案管理提供了更高效、更便捷的方式。就目前的情況來看，檔案室電子檔案已經(jīng)形成自己的特色，形成分類匯總，大大提升了檔案室信息的利用率，通過提高查閱檔案的速度，降低了對檔案原件損害的風(fēng)險。

（3）安全保證體系建設(shè)。檔案管理的信息應(yīng)用平臺是檔案信息化不可或缺的一部分，然而怎樣才能在提高檔案提供利用率、方便廣大師生查閱的同時，保證檔案信息的安全性，已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)的新挑戰(zhàn)。檔案信息化在一定程度上存在著風(fēng)險，保證檔案信息的安全面臨著一定難度。檔案信息化程度越高，信息被泄露的風(fēng)險就越大。安全管理的風(fēng)險體系要以硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，通過構(gòu)建合理的網(wǎng)絡(luò)框架，為技術(shù)的進一步發(fā)展提供支撐，從而保障檔案的信息安全。另外，可以通過制訂切實可行的管理措施，安裝專用防火墻，或是進行權(quán)限分級設(shè)置，降低信息化過程中存在的風(fēng)險問題，提高監(jiān)管能力。

2.軟環(huán)境建設(shè)

（1）相關(guān)政策法律建設(shè)。檔案事業(yè)的順利開展，離不開國家出臺的多項法律法規(guī)，堅持“以法治法”，如《檔案法》和2015年上半年中共中央辦公廳、國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下的檔案管理工作的意見》等法律法規(guī)，這些法律的出臺為檔案管理工作提供了依據(jù)，為檔案信息管理的開展提供了法律依據(jù)，通過利用相關(guān)法律，保障了檔案信息資源的合理利用與開發(fā)，中職學(xué)校需要根據(jù)上述法律法規(guī)，完善現(xiàn)階段運行的檔案規(guī)章制度。

（2）信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)?，F(xiàn)階段，各個學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作缺乏建立統(tǒng)一的規(guī)章制度，各個中職學(xué)校以自我發(fā)展、自我完善形式進行檔案數(shù)字化建設(shè)，采用獨立發(fā)展形式探索學(xué)校信息化建設(shè)的新路徑，形成一個較為孤立局面。這種情況往往會導(dǎo)致信息共享不及時、人才資源流失、進度緩慢等問題出現(xiàn)。信息化建設(shè)是一項煩瑣而又浩大的工程，不應(yīng)該只通過單方面進行開展，需要進行各方的通力合作，共同制訂出統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，從而進行衡量。

（3）人才隊伍建設(shè)。在近年來，隨著中職學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模逐漸擴大，各中職學(xué)校的檔案資料也逐漸增多，面對龐大的檔案資料，出現(xiàn)了檔案管理人員短缺、檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大、專業(yè)技術(shù)水平落后等問題，他們沒有時間與精力去完成整套檔案管理工作，更不能完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。因此需要學(xué)校及時引進精通檔案業(yè)務(wù)、又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍，讓他們有足夠時間與精力去完成收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統(tǒng)計和編研等工作。一是要通過多種渠道向社會公開招聘檔案專業(yè)型人才，及時補充到學(xué)校的檔案人才隊伍中去;二是要重視檔案人才隊伍的素質(zhì)建設(shè)，加強對團隊培訓(xùn)，以培訓(xùn)、座談會等形式，讓管理人員加強信息化知識學(xué)習(xí)，從而優(yōu)化檔案人才隊伍建設(shè)。同時，各級檔案局（館）等業(yè)務(wù)主管部門要加強對現(xiàn)有檔案人才隊伍的專業(yè)培訓(xùn)，傳遞最新的檔案管理理念，傳授最先進的檔案管理專業(yè)技術(shù)，讓中職學(xué)校檔案工作人員突破舊理念、舊思維，更新專業(yè)理論和技術(shù)，從而加快檔案數(shù)字化建設(shè)。

（4）建設(shè)中的注意事項。首先，需要加大資金投入。在中職檔案信息建設(shè)過程中，需要進行前期投資，購買計算機、服務(wù)器、掃描儀等硬件設(shè)備和檔案管理軟件系統(tǒng);中期的系統(tǒng)維護和后期的設(shè)備更新，同樣需要提供大量的資金支持。另外，設(shè)備老化、壞損時，也需要足夠的維修資金。

其次，需要建立以明確服務(wù)為導(dǎo)向原則。搞好檔案管理工作是檔案信息化的根本目的，始終堅持檔案管理與資源開發(fā)同時進行。只有讓檔案體現(xiàn)價值，才能服務(wù)質(zhì)量，積極主動地開展相關(guān)服務(wù)。通過咨詢、查閱、編制等形式不斷強化服務(wù)功能，拓寬領(lǐng)域，進一步加強服務(wù)質(zhì)量，全面促進中職學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

再次，要以“循序漸進”為原則，結(jié)合學(xué)校自身的實際情況，制訂出符合自身信息化建設(shè)的長遠規(guī)劃，分步實施，循序漸進，從而維持穩(wěn)定發(fā)展，這也是一項長遠而復(fù)雜工程。

最后，始終把檔案管理事業(yè)置于核心，明確檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上加強數(shù)據(jù)化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)是中職學(xué)校不可忽視的重要環(huán)節(jié)。國家檔案局在2002年制定了《全國檔案信息化實施綱要》，在其中明確了檔案信息化發(fā)展的大致方向、主要內(nèi)容，要依據(jù)相關(guān)制度進行實施與完善。

四、結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)，需要依托信息技術(shù)，從而增強信息資源的收集與歸類，實現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理水平的有效提升，通過建立智能化、數(shù)據(jù)化檔案，為數(shù)據(jù)的整理與搜查環(huán)節(jié)提供方便。為此，中職學(xué)校需要將檔案管理與信息化相結(jié)合，有效利用先進的信息技術(shù)，提升檔案管理效率，更好地服務(wù)于全體師生，實現(xiàn)學(xué)校教學(xué)管理水平的提升。

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（作者單位：南寧市第四職業(yè)技術(shù)學(xué)校）

作者簡介：蔣冬梅（1982-），女，漢族，廣西灌陽人，本科，館員，研究方向：中職學(xué)校檔案管理。