高校圖書(shū)館檔案管理的優(yōu)化路徑

趙文彬

摘 要：作為高校圖書(shū)館管理的重要組成部分，檔案管理在用戶(hù)需求滿(mǎn)足和圖書(shū)館發(fā)展等方面均能夠發(fā)揮積極作用。本文分析了高校圖書(shū)館檔案管理特點(diǎn)、高校圖書(shū)館檔案管理的作用，并從三方面深入探討高校圖書(shū)館檔案管理的優(yōu)化路徑，為高校圖書(shū)館檔案管理實(shí)踐提供有益參考。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館;檔案管理;資源整合;檔案利用;檔案服務(wù)

高校圖書(shū)館作為高校的直屬機(jī)構(gòu)，除了文獻(xiàn)采購(gòu)、編目、讀者服務(wù)等基本業(yè)務(wù)活動(dòng)之外，檔案管理工作也是其重要的管理職能之一。高校圖書(shū)館首先作為文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)，其對(duì)圖書(shū)文獻(xiàn)的管理較為重視，對(duì)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資源則有所忽視，應(yīng)對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理優(yōu)化路徑進(jìn)行探討。

1 高校圖書(shū)館檔案管理特點(diǎn)

1.1 從屬性。對(duì)于從屬于高校檔案室的圖書(shū)館檔案來(lái)說(shuō)，其需要服從高校檔案室的統(tǒng)一管理。圍繞圖書(shū)館檔案內(nèi)容進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，為保證圖書(shū)館檔案的完整性和系統(tǒng)性，圖書(shū)館需要每年移交部分檔案由學(xué)校檔案館歸檔，如會(huì)議記錄、年度工作計(jì)劃工作總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃，為便于使用，移交的部分檔案一般需要復(fù)制留存。[1]

1.2 非全宗性。對(duì)于不具備人事、財(cái)務(wù)、行政獨(dú)立的高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，其本身并不具備機(jī)構(gòu)的相對(duì)獨(dú)立性，因此，高校圖書(shū)館本身不具備全宗構(gòu)成者屬性。

1.3 針對(duì)性。在收集圖書(shū)館檔案資料的實(shí)踐中，應(yīng)充分結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際需要進(jìn)行，對(duì)于與圖書(shū)館不存在直接關(guān)系、只具有時(shí)效性、不具備檢索意義的文件資料不應(yīng)由圖書(shū)館負(fù)責(zé)歸檔，而是需要由檔案部門(mén)、高校職能部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔，以此保證圖書(shū)館檔案的針對(duì)性，更好反映其個(gè)性特征，否則圖書(shū)館檔案將失去存在意義。[2]

2 高校圖書(shū)館檔案管理的作用

2.1 服務(wù)于圖書(shū)館的生存和發(fā)展。作為圖書(shū)館活動(dòng)的原始記錄，檔案能夠提供最可靠真實(shí)的各項(xiàng)圖書(shū)館工作信息，對(duì)于圖書(shū)館的人員培訓(xùn)、人員規(guī)劃、專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)考評(píng)、內(nèi)部職務(wù)認(rèn)定來(lái)說(shuō)，翔實(shí)、系統(tǒng)的檔案信息資料也能夠提供重要參考。

2.2 屬于科學(xué)管理的載體和中介。高校圖書(shū)館檔案能夠成為管理活動(dòng)的載體和中介，高校圖書(shū)館可獲得檔案提供的管理平臺(tái)支持。

2.3 為教學(xué)與研究提供文獻(xiàn)保障。高校圖書(shū)館檔案詳細(xì)記錄有不同階段、不同時(shí)期的圖書(shū)館人員編制、組織結(jié)構(gòu)、科研成果信息、取得的成績(jī)，因此這類(lèi)檔案能夠?yàn)閳D書(shū)館相關(guān)的學(xué)術(shù)論文撰寫(xiě)、業(yè)務(wù)探討提供文獻(xiàn)保障。[3]

3 高校圖書(shū)館檔案管理的優(yōu)化路徑

3.1 加大各類(lèi)檔案資源的整合力度

3.1.1 虛擬存儲(chǔ)檔案資源。為實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館檔案管理的優(yōu)化，應(yīng)從現(xiàn)有資源的整合入手，結(jié)合大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)虛擬存儲(chǔ)檔案資源，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理成本降低。高校圖書(shū)館的檔案管理人員可在大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的支持下優(yōu)化資源調(diào)配。

3.1.2 優(yōu)化檔案資源利用。高校圖書(shū)館應(yīng)進(jìn)一步重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，例如基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)檢索優(yōu)化，可基于計(jì)算機(jī)從海量的檔案信息中快速獲取信息，同時(shí)可根據(jù)檔案的日期、時(shí)間、關(guān)鍵詞、類(lèi)型等實(shí)現(xiàn)具體信息的快速檢索。此外，通過(guò)針對(duì)性建設(shè)高校圖書(shū)館檔案信息資源庫(kù)，可打破空間、時(shí)間限制，高校圖書(shū)館檔案工作共享性可由此大幅提升。[4]

3.1.3 加強(qiáng)人力資源整合。高校圖書(shū)館需結(jié)合自身實(shí)際和發(fā)展目標(biāo)，有針對(duì)性整合人力資源，如對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，高校圖書(shū)館可在社會(huì)中引進(jìn)檔案管理急需的高層次人才，或通過(guò)校內(nèi)人員調(diào)整引入熱愛(ài)圖書(shū)館檔案事業(yè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，高校圖書(shū)館的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展可由此獲得充足人才動(dòng)力。

3.2 推進(jìn)軟硬件建設(shè)

3.2.1 優(yōu)化檔案管理人員培訓(xùn)。在關(guān)注計(jì)算機(jī)等新型技術(shù)引入的過(guò)程中，高校圖書(shū)館還需要同時(shí)強(qiáng)化硬件建設(shè)，并結(jié)合信息化管理模式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理、信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作水平。

3.2.2 強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著高校圖書(shū)館信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)載體的檔案文件管理正逐步演變?yōu)殡娮虞d體，由此通過(guò)數(shù)據(jù)存檔保存檔案信息。[5]檔案管理人員即可通過(guò)數(shù)字化的檔案信息管理更為便捷地開(kāi)展工作。

3.3 提供個(gè)性化檔案服務(wù)

3.3.1 強(qiáng)化個(gè)性化檔案管理。為更好提供檔案服務(wù)，高校圖書(shū)館還需要基于數(shù)字化建設(shè)強(qiáng)化個(gè)性化檔案管理，以此提供精準(zhǔn)化的檔案服務(wù)。

在具體實(shí)踐中，高校圖書(shū)館的檔案管理理念應(yīng)以用戶(hù)為中心樹(shù)立，以此開(kāi)展數(shù)字化的用戶(hù)檔案管理，對(duì)于特色學(xué)科、某一重點(diǎn)學(xué)科對(duì)應(yīng)的不斷群體，可由此提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的特色檔案服務(wù)。

基于知識(shí)發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)挖掘、聚類(lèi)分析等技術(shù)和方法，檔案管理人員即可對(duì)用戶(hù)的學(xué)歷層次、內(nèi)容偏好、借閱信息、使用時(shí)間、專(zhuān)業(yè)或?qū)W科背景等開(kāi)展全方位的調(diào)研和分析，用戶(hù)的信息資源需求和信息資源利用動(dòng)態(tài)可由此掌握，由此即可科學(xué)分類(lèi)管理用戶(hù)檔案，建立個(gè)性化、規(guī)范化、科學(xué)化的用戶(hù)檔案管理系統(tǒng)，更好提供專(zhuān)業(yè)、對(duì)口、貼心的服務(wù)。[6]

3.3.2 加強(qiáng)與用戶(hù)的互動(dòng)。通過(guò)電子郵件、微博、微信公眾號(hào)、留言本等平臺(tái)，高校圖書(shū)館可實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)個(gè)性化需求的深入了解，并通過(guò)快速響應(yīng)為用戶(hù)提供定制服務(wù)。同時(shí)，能夠強(qiáng)化用戶(hù)與圖書(shū)館的溝通和互動(dòng)，提供智慧型服務(wù)。

3.3.3 開(kāi)展升級(jí)服務(wù)探索。通過(guò)已經(jīng)建立的高校圖書(shū)館個(gè)性化用戶(hù)檔案，輔以“一卡通”等信息技術(shù)，即可開(kāi)展升級(jí)服務(wù)探索。

基于個(gè)性化用戶(hù)檔案，可針對(duì)性為專(zhuān)業(yè)類(lèi)教師、專(zhuān)家學(xué)者、科研人員等提供參考咨詢(xún)服務(wù)、專(zhuān)業(yè)類(lèi)工具書(shū)借閱服務(wù)，也可以實(shí)時(shí)提供最新科研成果、研究動(dòng)態(tài)、科技文獻(xiàn)、專(zhuān)業(yè)圖書(shū)等信息資源，可通過(guò)科技內(nèi)參、科技簡(jiǎn)報(bào)等形式展現(xiàn)。對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目用戶(hù)，高校圖書(shū)館也可以提供專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)，通過(guò)館際借閱、文獻(xiàn)傳遞等方式，保證項(xiàng)目的前沿信息和文獻(xiàn)資料能夠及時(shí)提供給用戶(hù)。