工程圖紙檔案歸檔整理的問題、方法及建議

張莉霞

摘 要：工程圖紙檔案屬科技檔案，專業(yè)性較強，在歸檔整理中會遇到諸多問題，其處理方法也各有不同，而相關(guān)的檔案整理規(guī)范中又沒有十分明確的規(guī)定。本文從檔案工作實際出發(fā)，結(jié)合長期從事工程圖紙檔案歸檔整理工作的經(jīng)驗，梳理工程圖紙檔案歸檔整理中的問題，并提出解決的方法和建議。

關(guān)鍵詞：工程圖紙;檔案歸檔;整理方法;問題建議

圖紙是用標(biāo)明尺寸的圖形和文字來說明工程建筑、機械、設(shè)備等的結(jié)構(gòu)、形狀、尺寸及其他要求的一種技術(shù)文件。圖紙檔案作為一種重要的檔案門類，在立檔單位檔案管理工作中占有十分重要的地位，對建設(shè)工程的設(shè)計、施工、使用、管理和維護等都發(fā)揮著極其重要的作用。圖紙除紙質(zhì)圖紙外，還有電子圖紙，本文著重闡述紙質(zhì)圖紙的歸檔整理問題。

1 工程圖紙歸檔保存問題

工程圖紙的歸檔保存，在設(shè)計、施工、建設(shè)單位的日常檔案管理工作中都是十分重要的內(nèi)容。工程圖紙歸檔保存問題，大致有以下幾種。

1.1 重復(fù)圖紙的歸檔問題。多數(shù)單位在圖紙設(shè)計出來后，會給檔案室歸檔好幾套重復(fù)的圖紙。如果對所有重復(fù)的圖紙都按檔案整理的要求來整理，要用人工，還要買檔案整理用品和檔案裝具等，會浪費大量的人力、物力和財力。建議檔案室按檔案整理要求整理出一套完整的存檔，如果需要向城建檔案館移交的按城建檔案館的要求增加整理套數(shù)，其余的分發(fā)各業(yè)務(wù)部門使用或按資料簡單整理保存?zhèn)洳椤?/p>

1.2 施工圖的保存問題。好多建設(shè)單位認(rèn)為施工圖只是設(shè)計圖，不是竣工圖，工程完工后還會有竣工圖歸檔，施工圖不能反映建設(shè)工程的真實情況，沒什么查閱利用價值，因此不想歸檔施工圖。施工圖的保管期限是30年，比竣工圖保管期限是永久要短些而已，況且大多時候也需要在干凈施工圖上加蓋竣工圖章來制作竣工圖，因此施工圖還是需要保存好。[1]

1.3 圖紙修改的保存問題

1.3.1 修改內(nèi)容少，附有圖紙更改通知單。這種情況，原圖紙上沒有改動，會有圖紙更改通知單歸檔，整理時把圖紙更改通知單與相關(guān)圖紙放一起。一般來說，圖紙更改通知單在前，圖紙在后。

1.3.2 修改內(nèi)容多，另外出圖或成套改動，甚至有幾個版次的修改。這種情況，一般也附有設(shè)計變更通知單。整理時另外出圖的把設(shè)計變更通知單、新出圖放在原來對應(yīng)圖紙的前面;如果是成套改動，甚至有幾個版次的，每個版次的修改都要保存。

2 工程圖紙檔案的分類

圖紙檔案的分類建議采用按單位工程分類法，盡量不要按水、電、氣、暖等專業(yè)分類法。因為工程圖紙檔案屬于基本建設(shè)類檔案，基本建設(shè)類檔案的二級類目一般是按單位工程的性質(zhì)或直接按單位工程來設(shè)置的，將來工程完工后進行工程質(zhì)量認(rèn)證時也是按單位工程來認(rèn)證的，這樣分類，屬于一個單位工程的圖紙（包括其他檔案資料）都集中在一起，使用起來也方便。如果按水、電、氣、暖等專業(yè)來分，就把相同單位工程的圖紙人為地割裂開了，不利于圖紙的查閱利用。

3 工程圖紙檔案整理方法及建議

圖紙整理，包括圖紙的折疊、組卷、裝盒、編號、編目等。根據(jù)《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（ G B /T10609.3??-2009），圖紙折疊有裝訂、不裝訂兩種方式。歸檔的圖紙，多是不裝訂折疊方式，極個別情況是裝訂成冊的圖紙，本文主要闡述不裝訂折疊方式圖紙的整理方法。

3.1 圖紙折疊。檔案人員需要檢查圖紙折疊是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。主要檢查三個要點：圖紙應(yīng)折疊成幅面為A4、標(biāo)題欄外露的手風(fēng)琴式，手風(fēng)琴式折疊主要是方便大幅面圖紙的展開，使圖紙展開時不容易被撕裂。沒按標(biāo)準(zhǔn)折疊的圖紙再折疊，應(yīng)盡量保持原有的折痕、最大限度地保護圖紙。

3.1.1 幅面達標(biāo)或略大略小，能裝入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。圖紙已按A4（或略大、略小于A4）幅面進行折疊，只是沒按手風(fēng)琴式來折疊或標(biāo)題欄沒有露出。這種情況，可在原來折痕基礎(chǔ)上進行適當(dāng)處理，使折疊變?yōu)槭诛L(fēng)琴式，并使標(biāo)題欄外露。[2]

3.1.2 幅面稍大，不能裝入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。圖紙已按標(biāo)題欄外露的手風(fēng)琴式折疊，只是幅面稍大，裝不進標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。這種情況，如果大的部分只是多出的圖邊，可以剪掉圖邊;如果多出的不只是圖邊，也不必再重新按A4幅面折疊，可定制稍大的檔案盒來裝。

3.2 圖紙組卷、裝盒、編號、編目。圖紙組卷、裝盒，是指把圖紙按一定的聯(lián)系和順序組成案卷，裝入檔案盒，使之有序化的過程。圖紙編號包括編頁號、編序號、編卷號、編檔號，圖紙編目包括編制卷內(nèi)目錄、編制案卷目錄。

3.2.1 圖紙一盒一卷。此時圖樣目錄可作為卷內(nèi)目錄使用，圖樣目錄不蓋檔號章、不編序號和頁號，每張圖紙上蓋檔號章、編序號和頁號。檔案信息化條件下，由于要實現(xiàn)對每件檔案的檔案管理軟件系統(tǒng)檢索，[3]就需要錄入每件檔案的信息，因此有適合檔案信息化需要的整理方法：一種是保持原來的整理方法，只把圖紙信息錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，供檔案檢索使用;另一種是把圖樣目錄和圖紙都作為檔案來蓋檔號章、編序號和頁號，錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，從檔案管理軟件系統(tǒng)中再打印出自動生成的卷內(nèi)目錄，放入檔案盒。

3.2.2 避免“多盒一卷”。有時一套圖紙比較厚，一個檔案盒裝不下，這時可按圖樣目錄的分頁情況來分卷、裝盒。由于科技檔案每卷（即每盒）內(nèi)的序號都是要求從“1”開始編的，可把第1盒之后的每盒圖樣目錄里的圖紙序號改為重新都從“1”編即可。如果采取這種方式，還是出現(xiàn)一頁圖樣目錄上的圖紙?zhí)?，不能裝入一個盒子的情況。這時可以再次分裝，同時復(fù)印圖樣目錄，在圖樣目錄上劃掉本盒多余的圖紙條目，這樣做圖樣目錄會稍顯雜亂，最好能重新編制卷內(nèi)目錄。

3.2.3 避免“一盒多卷”。在實際工作中，有些成套圖紙一張或兩張即為一套，每套圖紙都很薄，也沒有薄檔案盒，此時如果每套圖紙都裝一個檔案盒，盒內(nèi)會顯得很空，也占用有限的檔案柜架和庫房空間。對此，可把幾套互有聯(lián)系的圖紙組成一卷，把各套圖紙按圖樣目錄、圖紙的順序依次按套排列好。

4 小結(jié)

工程圖紙檔案歸檔原則是保存全建設(shè)工程的原始記錄，整理時盡量減少對檔案的損傷，保持檔案的原貌和完整性、系統(tǒng)性、成套性，方便檔案的查找和利用，按這個大原則去進行歸檔和整理，才能保管好工程圖紙檔案。編制科技檔案案卷號時要注意必須是“一盒一卷”，即一盒檔案只能有一個案卷號，任何時候都不能出現(xiàn)“多盒一卷”和“一盒多卷”的情況。