淺談高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作存在的問題及解決對策

梁敏茹 林潔文

二級學(xué)院教學(xué)檔案是高校二級學(xué)院在開展教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的圖表、文字、照片等不同形式的歷史記錄，是二級學(xué)院發(fā)展的重要見證，直接反映了二級學(xué)院的教學(xué)工作，是評估二級學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)，對學(xué)院的建設(shè)發(fā)展起著重要助推作用。

近年來，隨著我國全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估，各高職院校越來越重視檔案工作，檔案管理工作需要不斷改進(jìn)和提高。但是高職院校只重視校級檔案管理，而忽視其二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)象依然存在，二級學(xué)院檔案管理依舊很不規(guī)范，給學(xué)院自身建設(shè)和發(fā)展帶來不利，同時(shí)也給高職院校本身的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來一些新問題。

一、高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

1.二級學(xué)院教學(xué)檔案內(nèi)容繁多

二級學(xué)院教學(xué)檔案是二級學(xué)院教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程的真實(shí)記錄，內(nèi)容繁多，主要包括：學(xué)校規(guī)章制度、學(xué)校教務(wù)處和督導(dǎo)下發(fā)的文件;教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)計(jì)劃變更材料及申請等教學(xué)管理類材料;教師上交的期末考試A、B卷及答案和試卷分析，考試成績單、頂崗實(shí)習(xí)材料等教師業(yè)務(wù)類材料;還有學(xué)年教學(xué)工作總結(jié)、校外實(shí)習(xí)基地規(guī)劃材料、實(shí)習(xí)總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量評估材料、教學(xué)會(huì)議記錄、工作量統(tǒng)計(jì)表、獎(jiǎng)懲材料等跟教學(xué)相關(guān)的行政類檔案材料，以及學(xué)生學(xué)習(xí)過程中轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等備案材料。二級學(xué)院根據(jù)自己的職能及特點(diǎn)，檔案管理整體為檔案收集、整理、鑒定、保管（移交）、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

2.高職院校檔案門類較多

高職院校的檔案不僅門類較多，且各個(gè)門類檔案的形成過程也不盡相同。二級學(xué)院所產(chǎn)生的檔案有以下兩個(gè)比較突出的特點(diǎn)。

第一，收集多樣性。由于各門類檔案材料記錄的內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)，且二級學(xué)院各專業(yè)工作性質(zhì)存在差異，檔案材料的收集工作必須遵循檔案的自身規(guī)律和特點(diǎn)而采用多渠道、多樣性的收集方式。

第二，收集時(shí)間的非統(tǒng)一性。高校許多工作受上級和社會(huì)的制約，在管理上需要同上級機(jī)關(guān)和社會(huì)的活動(dòng)同步。比如，在計(jì)劃管理上使用自然年度，教學(xué)工作中采用學(xué)年度，而科研、設(shè)備采購、驗(yàn)收等均不一致，因此收集時(shí)間不可能完全一致。

二、高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理專業(yè)化水平低，不集中

高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作一般沒有設(shè)立專職管理人員，甚至有一些至今還沒有成立專門的檔案室，所有檔案資料都存放在辦公室的鐵皮柜里，日常管理和使用均由教學(xué)秘書兼職。管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科研、教學(xué)實(shí)踐及實(shí)物檔案，而大量的科研活動(dòng)材料都分屬各專業(yè)保管，缺乏集中管理，也不利于本學(xué)院對檔案的有效利用。

2.檔案收集不完整，整理不規(guī)范

高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理內(nèi)容廣泛，載體形式多樣，有些應(yīng)歸檔的文件材料沒有及時(shí)被收集歸檔或被遺漏，有些已歸檔文件材料其內(nèi)容不齊全、不完整。例如，有些歸檔文件材料中只有請示，沒有批復(fù);有些只重視收集各種紅頭文件，而忽視了對教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的各種文件材料的收集。還有在整理、分類材料上缺乏嚴(yán)格規(guī)定和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確、目錄填寫不明晰、檢索工具不完備等問題，為日后檔案的查找利用帶來了諸多的困難。

3.檔案管理手段落后，利用效率低

有許多高職院校的二級學(xué)院檔案管理仍然停留在紙質(zhì)存檔、手工管理的水平上，檔案信息存儲(chǔ)量小，收集、整理、檢索難，利用率低。

三、對高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的建議

1.提高意識，加大投入

教學(xué)檔案管理工作是二級學(xué)院日常工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，涉及的范圍廣、作用大，因此二級學(xué)院及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都必須給予重視，將檔案管理工作提高到基礎(chǔ)地位。要做好檔案管理工作還需加大投入，首先要提供檔案庫房，建立標(biāo)準(zhǔn)檔案室，配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案雙重管理。

2.建立健全檔案管理工作制度

制度是開展工作的準(zhǔn)則和依據(jù)，只有建立科學(xué)合理的檔案管理制度，才能指導(dǎo)和規(guī)范二級學(xué)院的檔案管理工作。

我國2008年公布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這對高校檔案建設(shè)、管理工作具有重大的指導(dǎo)意義，也顯示出檔案管理對高校及發(fā)展的重要性。高職院校應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合自身學(xué)校的條件、特點(diǎn)等實(shí)際，建立和完善適應(yīng)學(xué)校自身的檔案管理制度，從而提高高職院校的檔案管理效率，為學(xué)校發(fā)展提供保障。

同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，對二級學(xué)院、各部門檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，要求二級學(xué)院的檔案不定期整理和移交，同時(shí)對二級學(xué)院及各部門檔案建設(shè)、管理工作進(jìn)行不定期檢查，督促二級學(xué)院檔案管理工作更加規(guī)范化。

3.建立教學(xué)檔案庫，推動(dòng)二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作信息化

隨著高職院校和社會(huì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，高校教學(xué)檔案的管理必須加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校的發(fā)展和師生提供高效便捷的服務(wù)。高職院校應(yīng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上建立檔案庫，利用信息技術(shù)獲取、處理、傳輸、應(yīng)用教學(xué)檔案資源，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化。

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[基金項(xiàng)目：本文系“創(chuàng)新教育與強(qiáng)化職業(yè)能力培養(yǎng)的研究與實(shí)踐”（GDKM2018-6）的階段性研究成果。]

責(zé)任編輯 陳春陽