文書電子檔案四性自動檢測試探

陳世雄

（中國電建集團(tuán)福建省電力勘測設(shè)計院有限公司，福建 福州 350003）

1 前言

在我國電子檔案施行中，為保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，便于電子文件歸檔以及電子檔案移交、接收和長期保存過程中的檢測，國家檔案局在2018年發(fā)布并實施了文書類電子檔案檢測行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，中國電建集團(tuán)福建省電力勘測設(shè)計院有限公司（以下簡稱福建院）數(shù)字檔案館進(jìn)行的四性標(biāo)識，只是手工檢測，工作量巨大，完全沒有利用信息技術(shù)實現(xiàn)自動檢測，不能保證檢測的完全正確，應(yīng)該按照電子檔案四性檢測國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)，盡量減少手工檢測，才能保證檢測的有效正確。因此，現(xiàn)四性檢測功能離標(biāo)準(zhǔn)要求還差很遠(yuǎn)，需逐步改進(jìn)完善。福建院數(shù)字檔案館文書檔案模塊，前端軟件是中電建辦公自動化 OA系統(tǒng)，文書電子文件由該OA系統(tǒng)提交歸檔。福建院在數(shù)字檔案館升級建設(shè)前期，依據(jù)國家檔案局提出的文書類電子檔案檢測一般要求，以文書類電子檔案為對象，研討電子檔案四性自動檢測規(guī)則和方法，為開發(fā)實現(xiàn)相應(yīng)功能的軟件先行試探工作。

2 文書電子檔案四性自動檢測規(guī)則及方法

基于國家檔案局文書類電子檔案四性檢測的一般要求，列出如下附表1所示的文書電子檔案歸檔環(huán)節(jié)檢測項目內(nèi)容及方法。

表1

3 文書電子檔案實現(xiàn)四性自動檢測功能試探

1）前端軟件元數(shù)據(jù)采集要求。福建院數(shù)字檔案館文書檔案模塊，前端軟件主要是中電建辦公自動化OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)生成的原始電子文件為doc、xls等格式，掃描或轉(zhuǎn)換后數(shù)字化文件為pdf、tif等格式。該OA系統(tǒng)提交文書電子文檔歸檔到數(shù)字檔案館時，要采集元數(shù)據(jù)信息。 元數(shù)據(jù)項項目內(nèi)容如下附表2所示。2）四性自動檢測功能采用采集的前端元數(shù)據(jù)信息，自動執(zhí)行檢測。3）四性自動檢測功能設(shè)置有檢測狀態(tài)、真實性、完整性、可用性、安全性5個標(biāo)志位，記錄最新的檢測結(jié)果。5個標(biāo)志位狀態(tài)值設(shè)置分為未檢測、通過、不通過三種狀態(tài)，默認(rèn)為未檢測。當(dāng)真實性、完整性、可用性、安全性四項檢測全部通過，檢測狀態(tài)則為通過，有一位為未通過則檢測狀態(tài)為不通過。4）四性自動檢測時間點定于檔案人員確認(rèn)接收文書電子檔案從數(shù)字檔案館預(yù)歸檔庫移到正式歸檔庫時。文書電子檔案在長期保管過程中，檔案人員也可不定期進(jìn)行的四性檢測。5）系統(tǒng)每次四性檢測自動記錄形成日志。

編號 檢測項目 檢測目的 檢測方法 具體規(guī)則1-3 元型數(shù)、據(jù)格項式數(shù)檢據(jù)測類檢測格元式數(shù)是據(jù)否項符數(shù)合據(jù)要類求型 、檢測對象：電子文-4 設(shè)項定值值域域符的合元度數(shù)檢據(jù)查檢的測數(shù)設(shè)據(jù)定是值否域符的合元值數(shù)域據(jù)要項求 檢測對象：電子文-5 元數(shù)據(jù)理項性數(shù)檢據(jù)測值合檢測元在數(shù)合據(jù)理項范數(shù)圍據(jù)內(nèi)值 是否檢測對象：電子文-6 元含數(shù)特?fù)?jù)殊項字?jǐn)?shù)符據(jù)檢包測包檢測元數(shù)據(jù)殊項字是符否 包含特檢測對象：電子文-7 檔號規(guī)范性檢測 歸檢檔測號歸/檔檔電號子是文否件符編合制規(guī)的范檢測對象：卷號冊檢1-8 元數(shù)據(jù)數(shù)檢據(jù)測重復(fù)性避免業(yè)務(wù)部子門文重件1-10 內(nèi)容性數(shù)一據(jù)致的性電檢子測屬保證電子子屬文性件的內(nèi)一1-11 元數(shù)容據(jù)數(shù)是據(jù)否檢關(guān)測聯(lián)內(nèi)保證電容子數(shù)文據(jù)件的元1-12 說明文件和目錄文復(fù)歸檔電檢測對象：電子文件元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)項進(jìn)行數(shù)據(jù)類型和格式檢測：年度：字符型，X位阿拉伯?dāng)?shù)文件題名：字符型文件日期：字符型，X位阿拉伯?dāng)?shù)責(zé)任者：字符型1件元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)項進(jìn)行值域范圍檢測：保管期限：永久、長期、短期密級：秘密、機(jī)密、絕密1件元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)項進(jìn)行數(shù)值是否在合理范圍的檢測：頁數(shù)：大于0 1件元數(shù)據(jù) 電子文件元數(shù)據(jù)項進(jìn)行數(shù)據(jù)值是否包含特殊字符的檢測：1索號/檔卷冊檢索號/檔號格式進(jìn)行檢測 件元數(shù)據(jù) 對檔號、文件題名是否重復(fù)的檢測。容數(shù)據(jù)電致性檢測對象：電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)捕獲電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的電子屬性信息（計算機(jī)文件名、文件大小、文件格式、創(chuàng)建時間等），與電子屬性信息中的記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，是否一致。數(shù)據(jù)與內(nèi)關(guān)聯(lián)檢測對象：元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù) 依據(jù)元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲路徑檢測電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)是否存在。件規(guī)范性檢測 保證歸檔信息包信息組織1-13 信息包范目性錄檢結(jié)測構(gòu)規(guī) 結(jié)構(gòu)和內(nèi)容符1-14 信息包一致性檢測 保證信息包全在一歸致檔 前后完檢測對象：歸檔信合歸檔要求檢測對象：說明文件、目錄文件 檢測備考表、卷內(nèi)文件目錄是否符合。檢測對象：電子文件文件夾名稱、歸檔信息包目錄結(jié)構(gòu) 檢測文件夾結(jié)構(gòu)是否符合規(guī)范等息包采用數(shù)字摘要對比方法對歸檔信息包一致性檢測檢測。歸檔前計算歸檔信息包的數(shù)字摘要，接收時重新計算數(shù)字摘要并和歸檔前的數(shù)字摘要進(jìn)行對比。完整性檢測2-1 總件數(shù)相符性檢測 保證實歸際檔接電收子數(shù)文量件相數(shù)符量 和檢測對象：電子文件總件數(shù) 統(tǒng)計電子文件總件數(shù)，并與歸檔登記表中登記的數(shù)據(jù)對比。2-2 總字節(jié)數(shù)相符合性檢測保證電子文件字節(jié)數(shù)和實際接收字節(jié)數(shù)相符檢測對象：電子文件總字節(jié)數(shù)統(tǒng)計電子文件字節(jié)數(shù)，并與歸檔登記表中的字節(jié)總數(shù)對比。2-3 元數(shù)據(jù)項完整性檢測完整性 2-4 元數(shù)據(jù)必檢填測著錄項保證電子項文的件完元整數(shù)性據(jù) 必填檢測對象：電子保證電子文件元數(shù)據(jù)項的檢測對象：電子文件元數(shù)據(jù) 判斷電子文件元數(shù)據(jù)項是否存在缺項情況文件元數(shù)據(jù) 檢測元數(shù)據(jù)必填項是否為空可用性檢測3-1 信息可包讀中性元檢數(shù)測據(jù)的 保證電子文常件讀元取數(shù)據(jù)可正 檢測對象：歸數(shù)檔據(jù)3-2 目數(shù)標(biāo)據(jù)數(shù)可據(jù)訪庫問中性的檢元測保證電子文常件訪元問數(shù)據(jù)可正 檢測對象：數(shù)據(jù)據(jù)信息包中元檢測歸檔信息包中存放元數(shù)據(jù)的XML文件是否可以正常解析、讀取數(shù)據(jù)。庫中的元數(shù)檢測是否可以正常連接數(shù)據(jù)庫，是否可以正常訪問元數(shù)據(jù)表中的記錄。安全性檢測4-1 系統(tǒng)環(huán)境中是否安裝殺毒軟件檢測檢測系統(tǒng)環(huán)境是否安裝殺毒軟件 檢測對象：系統(tǒng)環(huán)境 檢測前先人工查看服務(wù)器的殺毒軟件是否正常，可配置默認(rèn)檢測通過。4-2 病毒感染檢測 保證電子檔案數(shù)據(jù)沒有感染病毒 檢測對象：電子檔案信息包 檢測前先人工執(zhí)行殺毒軟件，檢測是否病毒感染，可配置默認(rèn)檢測通過。4-8 軟件系統(tǒng)安全漏洞檢測檢測軟件系統(tǒng)是否存在安全漏洞，杜絕安全隱患 檢測對象：系統(tǒng)環(huán)境 檢測前先人工查看軟件系統(tǒng)是否存在安全漏洞，可配置默認(rèn)檢測通過。

表2

4 結(jié)語

在福建院數(shù)字檔案館一期中，基于當(dāng)時員工迫切要求，開發(fā)了工程檔案完整性自動檢測軟件模塊。該模塊檢測標(biāo)識直觀明了，對福建院員工的查詢使用帶來極大的方便。福建院擬在數(shù)字檔案館后期升級建設(shè)中，依據(jù)國家檔案局提出的文書類電子檔案一般檢測要求，從文書類電子檔案開始，啟動開發(fā)電子檔案四性自動檢測軟件，以后逐步向其他類別電子檔案開展，以確保數(shù)字檔案館電子檔案真實、完整、可用和安全。