論數(shù)字化背景下檔案資源整合的特點

謝雨欣

當前，信息技術與計算機網絡的飛速成長標志著我們正式進入了數(shù)字時代，它們正以全面浸透的趨勢推動著各行各業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據、云計算等新興技術在檔案界的普及運用，對檔案資源的建設產生了深遠的影響，使其呈現(xiàn)出許多不同于傳統(tǒng)時代的特征。從需求、技術、方式、資源四個方面為著眼點，具體分析數(shù)字化背景下檔案資源整合所具有的特點，并針對這些獨特性就整合措施進行相應的思考與探討。

一、開啟檔案資源整合的大門

1.檔案資源整合的背景

檔案資源整合一直是理論界與實踐部門共同關注的焦點問題，一方面，檔案資源數(shù)量激增與結構配置不合理的矛盾，社會公眾對于檔案信息需求擴大與檔案資源利用服務質量差的矛盾，促使檔案部門加快整合檔案資源的腳步;另一方面，數(shù)字化與信息化技術的應用，電子政務的推行，以及社會公眾信息意識的覺醒等背景都為檔案資源整合創(chuàng)造了先決條件。檔案資源整合這一議題最早可追溯至2001年12月全國檔案工作會議，會議提出了加強國家檔案資源建設[1];2006年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出了“三個體系”建設工作方針并積極貫徹實施，檔案資源整合是保證“三個體系”成功建設的重要基礎工作之一;2011年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中指出，要加強檔案館館藏資源建設，各級國家檔案館要在“摸清家底”的基礎上，運用各種形式，開展檔案資源整合。而在當前環(huán)境下，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，到2020年檔案信息整合共享程度要有明顯提升[2]。除了政策條件的加持外，數(shù)字化背景下電子檔案與原生性電子文件的大量產生利用也為檔案資源的整合帶來了機會與難題。

2.數(shù)字化背景下的檔案資源整合內容

檔案資源整合從宏觀上講，不僅是指對過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的全部檔案的管理由分散到集中、由無序到有序的過程，而且主要是指在我國檔案工作“統(tǒng)一領導，分級管理”體制下，通過整理與組合，使之結構合理、配置優(yōu)化，以適應經濟全球化時代增強區(qū)域綜合競爭力需要的社會系統(tǒng)工程[3]。

數(shù)字化背景下檔案資源的整合不僅包括檔案實體的物理整合，還包括著數(shù)據整合、系統(tǒng)整合與服務整合。數(shù)據整合即檔案信息內容的整合，要在廣泛搜集與補充檔案數(shù)據信息的基礎上，實現(xiàn)對檔案信息資源內容的深度整合[4]。而在數(shù)字時代，豐富的數(shù)字化檔案資源分散在不同的平臺上，存儲于不同結構的數(shù)據庫中，由于描述方式不同，導致檔案數(shù)據之間結構不盡相同，異構的數(shù)據難以直接整合，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據集成框架、兼容的數(shù)據接口等，以實現(xiàn)數(shù)據之間的自由流動與共享[5]。由于國家沒有關于檔案管理系統(tǒng)建設標準方面的統(tǒng)一規(guī)定，各個地區(qū)、各個檔案機構的管理系統(tǒng)類型、軟硬件結構各異，這同樣大大阻礙了檔案資源的無差別共享，因此利用技術進行檔案管理系統(tǒng)的整合成為關鍵性任務，需要創(chuàng)建云平臺以聯(lián)結異構的系統(tǒng)。檔案資源整合的最終目的就是提高檔案利用服務水平，為用戶更好地服務。因此，檔案資源整合還必須加強各檔案信息服務部門之間，以及檔案信息服務部門與其他信息服務部門之間的服務融合，打造“一站式”的服務門戶，實現(xiàn)用戶“在任何時刻，從任何地點，都可以獲取任何模式的信息”[6]，提升用戶的檔案利用效率。

二、數(shù)字化背景下檔案資源整合的“新”特點

1.新需求——跨界整合

隨著公共文化服務的深化、網絡環(huán)境的成熟以及新媒體的廣泛應用，公眾對于信息的需求越來越立體與廣泛，對檔案服務也提出了更高的要求[7]。檔案資源整合在這樣的背景下拓寬了整合區(qū)域，不再拘泥于某個檔案館、某個機構或組織內部，或者檔案館之間，而是轉向整個地域甚至國家范圍，以更好地建設資源體系，滿足全國公眾的廣泛需求。然而，新需求下的跨界整合，“界”不僅僅指地域，還指向行業(yè)與傳統(tǒng)模式。數(shù)字化背景下，社會各行各業(yè)融合發(fā)展，通過信息的傳播交流使得各界關系愈加緊密，更多的人突破行業(yè)壁壘，尋求跨區(qū)域、跨行業(yè)的信息服務，希望能通過“一站式”平臺高效率地解決自身問題，獲取知識服務，而對于檔案信息服務部門與包括圖書館、博物館等信息服務機構在內的社會其他相關機構而言，它們在業(yè)務模式、資源屬性以及服務對象上有著極大的趨同性[8]，這自然就為資源的整合創(chuàng)造了良好的社會環(huán)境。

另外，信息技術的應用方便了檔案部門根據公眾實際需求，按照主題、人物、事件等方式進行專題整合[9]，更加貼近公眾需求，方便檔案資源的利用。例如：社會公眾權利與信息意識覺醒，對房地產檔案、健康檔案、就業(yè)檔案等各類與人們生活密切相關的檔案需求增強，2007年《關于加強民生檔案工作的意見》中指出要整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。基于公眾的迫切需求，不少地區(qū)都利用信息技術整合了當?shù)丶跋聦俚嘏c民眾利益有關的部分或全部門類的專門檔案，實現(xiàn)了區(qū)域內民生檔案資源的遠程互聯(lián)[10]，公眾可以進行異地查檔等便民操作。在最終目的是為公眾提供服務利用的宗旨下，為了更好滿足公眾信息需要，檔案部門今后會突破各“界”鴻溝，實現(xiàn)面向社會需求的檔案資源整合。

2.新技術——貫穿整合流程

各類先進信息技術的應用是數(shù)字化背景下檔案資源整合的核心特點，網絡通信技術、跨庫檢索技術、互操作技術等現(xiàn)代信息技術為檔案資源整合工作的開展提供了支撐，且貫穿于整合工作的各個流程之中。

首先，在檔案資源準備方面，除了原生性電子文件的大量產生外，傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化已成為檔案部門的主要建設任務，數(shù)字化后的檔案資源可以儲存在云平臺上，突破時空限制為用戶服務做準備，這些功能的實現(xiàn)得益于成熟的數(shù)字化技術與虛擬儲存技術;除了檔案資源本身外，檔案數(shù)據的采集對信息技術的要求也逐漸增高，目前檔案資源整合范圍擴大，檔案數(shù)據已從局部采集轉向全面采集，旨在建設統(tǒng)一的大數(shù)據資源體系[11]，因此要利用先進技術手段支撐海量數(shù)據的分析與整合工作。

其次，在檔案資源整合過程中，檔案數(shù)據信息與數(shù)據庫由于建設依據的標準體系不同，存在著多源異構現(xiàn)象，這就需要通過互操作技術來消除檔案數(shù)據、信息系統(tǒng)之間的差異，實現(xiàn)一定程度的整合;對于線上網絡平臺中檔案資源的收集整合來說，技術難度也非常大，不同標準體系下建立的平臺需要通過一個統(tǒng)一數(shù)據庫來儲存檔案資源，比如：云端的電子檔案庫，以保證檔案信息能夠集中傳輸，也方便了用戶對于檔案資源的快速檢索。檔案網站等線上資源的最大特點就是動態(tài)性，這也是線上資源整合的難點所在，網頁信息需要利用爬蟲等軟件進行實時抓取，數(shù)字檔案資源在動態(tài)生成情況下，要實現(xiàn)快速地甄別與實時地存儲，保證數(shù)據采集、處理具有較強的時效性[12]。

最后，在檔案資源傳遞方面，不論是整合過程中還是整合之后的利用服務，檔案資源都可以通過各種網絡平臺、移動設備進行信息的批量與集中傳輸，用戶不再被時空局限，保證人們能夠快速獲取所需的檔案資源。

3.新方式——前端控制與末端整合相結合

自檔案資源整合工作開展以來，我國不同地區(qū)的檔案部門就開始不斷探索適合自己的檔案資源整合模式，相繼探索出了和縣模式、順德模式、浦東模式、深圳模式，但這些模式大部分屬于檔案實體資源整合或檔案實體資源整合與檔案信息資源整合相結合的形式。數(shù)字檔案資源形成之后，又出現(xiàn)了很多基于技術運用的新型資源整合方式，使整合成果多樣化，其中包括檔案目錄的整合、數(shù)字化檔案信息資源庫的整合以及檔案網站的整合等新方法。具體來說，檔案目錄整合是檔案資源整合的主要方式之一，包括圍繞一定專題的目錄整合和某范圍內較為全面的目錄整合[13]，并且通過建立目錄中心來保證檔案目錄整合工作的秩序進行，目前根據公眾需求，基于專題的目錄整合工作正在蓬勃發(fā)展;數(shù)字化檔案信息資源庫的整合實質上就是含有各類檔案資源的數(shù)據庫的整合，如：檔案目錄數(shù)據庫、專題數(shù)據庫、全文數(shù)據庫等，這些數(shù)據庫的建設發(fā)展為建立統(tǒng)一且功能強大的數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據庫奠定了堅實的物質基礎[14]，有利于實現(xiàn)真正的全面整合與共享;檔案門戶網站數(shù)量的急劇增長為檔案網站整合提供了良好機遇，檔案部門利用先進技術，根據一定的規(guī)則方法，對網站信息進行抓取與優(yōu)化，其中包括了電子文件、館藏數(shù)字化的文件、編研成果等，經過整合以目錄樹、檢索窗口或介質呈現(xiàn)的成果方式展示出來[15][16]，使檔案資源實現(xiàn)由分散向聚合的轉變。

以上的檔案資源整合方式都是在數(shù)字化資源形成后建立的，屬于末端整合[17]，近些年來，檔案界開始探索通過前端控制進行的檔案資源整合，逐漸打造出嵌入業(yè)務前端的整合方法這一新發(fā)展趨勢。數(shù)字檔案資源整合向前端整合發(fā)展是在電子文件前端控制理論的指導下進行的，即數(shù)字檔案資源整合方法的采用提前至原生數(shù)字檔案資源形成階段，在業(yè)務活動開展之前或過程中就實現(xiàn)文檔一體化[18]。這種方法的實際應用之一就是浙江政務服務網行政審批電子文件的在線歸檔，它是無紙化辦公趨勢的重要體現(xiàn)，為浙江省、市、縣三級政府部門及不同業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據共享與整合奠定了基礎[19]。

4.新資源——公眾參與下的新媒體檔案資源

正如前文所述，數(shù)字化的檔案資源正逐步成為檔案館藏的主要資源形式，成為用戶利用需求的首要選擇，甚至成為國家的戰(zhàn)略性資源，它為跨庫、跨地區(qū)、跨專業(yè)的檔案資源整合提供了極大的便利。而隨著新媒體的廣泛應用，公眾在這些平臺上每天都產生、傳遞大量的檔案信息與資源，如：學者在檔案論壇上關于專業(yè)知識的探討交流，檔案機構官方微博賬號與利用者之間的交互式咨詢服務[20]，用戶在檔案機構微信公眾號上傳的老照片或檔案故事等，這些檔案資源在新媒體中的充分傳播利用使資源價值得到了最大化的發(fā)揮。因此，檔案資源整合的客體除了各類館藏外，還應包含移動應用、社交媒體等各類新媒體形式中的檔案資源，這些資源中不僅含有檔案機構主動提供利用的，還包括檔案利用者們上傳分享的，這些上傳分享的資源既包括利用者在館藏中查找到的某些特定主題的或能滿足某些需求的數(shù)字檔案資源，也包括檔案機構一些尚未數(shù)字化的由利用者數(shù)字化的檔案資源，還包括利用者轉錄的及保存在他們自己手中的檔案資源[21]。

以人為本、以用戶需求為導向是目前檔案部門工作的原則之一，在新媒體上不斷流通利用的資源在很大程度上反映了公眾的真實需求，有的還完成了初步的專題資源整合，因此它們在擴充館藏的同時，更應成為檔案資源整合的主要對象。與此同時，由于新媒體平臺數(shù)量豐富，用戶規(guī)模廣泛，因此各種形式的檔案資源都處于無序狀態(tài)分布在各類網絡平臺上，并且還有很多呈碎片化的不完整信息，但它們的價值卻可能非常大，因此及時地對這類信息進行收集、分類與整合，是亟需檔案部門協(xié)同專門的技術組織去做的工作，用以推動新媒體檔案資源盡快加入到國家檔案資源整合的行列之中。

三、數(shù)字化背景下檔案資源整合的未來發(fā)展

數(shù)字化主要為檔案界帶來了先進的信息技術與處理手段，同時推動電子文件成為主要檔案存在形式這一猛烈趨勢的發(fā)展，在這樣的背景下，檔案資源整合工作走到了重要節(jié)點，同時面臨著機遇與挑戰(zhàn)，從而在不同的角度呈現(xiàn)出了不同的“新”特點。針對這些特點，為在數(shù)字化背景下做好檔案資源整合工作，提出以下未來發(fā)展的建議：在需求層面，檔案資源建設要始終堅持為社會與公眾服務為第一要義，根據實際需求擴大整合范圍，調整資源集成框架;在技術層面，充分利用高新技術優(yōu)化資源整合，繼續(xù)技術攻關與技術人才培養(yǎng)工作;在方式層面，融入全過程管理的思想，加強檔案資源整合的前端控制，創(chuàng)新適宜的整合方法;在資源層面，重視檔案資源建設中的公眾參與，全面收集網絡平臺中的有用信息資源。只有從多層面出發(fā)順應新時代發(fā)展趨勢，并充分利用數(shù)字化背景為檔案界帶來的優(yōu)勢，才能使檔案工作有所裨益。

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