檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

王寧

摘要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的發(fā)展趨于數(shù)字化，特別是企業(yè)的經(jīng)營管理過程中更為注重數(shù)字化應(yīng)用，不斷提高辦公質(zhì)量與效率。檔案資源作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，實現(xiàn)數(shù)字化管理尤為重要，為企業(yè)經(jīng)營活動開展、戰(zhàn)略決策部署提供有力的憑證。企業(yè)檔案數(shù)字化是指通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成新型的數(shù)字化檔案，實現(xiàn)更準(zhǔn)確、完善的檔案信息庫打造，為企業(yè)提供更便捷、規(guī)范、覆蓋范圍廣的檔案資源，同時實現(xiàn)資源的快速存儲、檢索、查閱及共享。不僅如此，通過檔案數(shù)字化建設(shè)將檔案資源利用率最大化，有助于提高企業(yè)管理工作效率，提升經(jīng)濟效益，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化管理;現(xiàn)狀;對策

一、數(shù)字化檔案管理的必然性

數(shù)字化檔案是構(gòu)建數(shù)字檔案建設(shè)最基本的業(yè)務(wù)，也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前，檔案信息化水平越來越高，迅速進(jìn)行信息化服務(wù)，在工作中減少失誤，是我們的工作目標(biāo)。首先，如何提升工作效益，如何降低工作成本，都是檔案管理部門目前應(yīng)該考慮的問題。

數(shù)字化檔案可以改善檔案管理工作。只有數(shù)字化檔案可以打破文件使用的界限，這樣才能使檔案管理部門從封閉發(fā)展成為開放。傳統(tǒng)檔案管理主要是由人工進(jìn)行檔案整理，管理水平低，出錯率較高，歸檔后的檔案質(zhì)量堪憂。檔案材料的連續(xù)性和準(zhǔn)確性都受到影響。數(shù)字化檔案能有效保護檔案的原件，減少重復(fù)使用。因此，要通過數(shù)字化檔案信息管理滿足人們對檔案快速發(fā)展的需要。盡管數(shù)字化檔案的組織管理模式還不夠成熟，但必須實現(xiàn)數(shù)字化，檔案數(shù)字化在利用時可以更有效、更直接。

檔案管理的創(chuàng)新可以提高檔案管理人員業(yè)務(wù)積極性，有效發(fā)揮檔案管理的效率。檔案管理在數(shù)字化背景下進(jìn)行創(chuàng)新是非常必要的。

二、檔案數(shù)字化存在的不足

（一）網(wǎng)絡(luò)信息安全存在風(fēng)險

目前網(wǎng)絡(luò)全面普及，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題變得越來越突出，電腦病毒、黑客非法入侵等問題均對計算機的安全性構(gòu)成威脅，使檔案系統(tǒng)的安全性降低，讓檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險。

（二）缺乏技術(shù)管理方法

當(dāng)前，我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展也是信息管理社會的發(fā)展。使用了許多商品，包括計算機和掃描儀，這些商品加速了我國相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。在檔案管理方式方面，企業(yè)無法與現(xiàn)實接軌，無法順應(yīng)趨勢和發(fā)展趨勢的要求，不能保證管理方法的準(zhǔn)確性，不能保證資料的一致性。另外，許多企業(yè)繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方法，無法加強對優(yōu)秀技術(shù)的使用，難以實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，并危及企業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理設(shè)備老舊，無法應(yīng)對時代需求

在檔案管理部門，用于管理工作配備的設(shè)備不夠先進(jìn)，管理工作人員始終采用紙質(zhì)記錄的方式，這種方式很容易出現(xiàn)缺失，導(dǎo)致檔案丟失后無法找到線索，對檔案工作造成了無法彌補的損失。除此之外，檔案管理對于環(huán)境的要求也很高，陳舊的設(shè)備、不適合的環(huán)境都無法適應(yīng)日漸增多的檔案管理需求。

三、如何開展企業(yè)檔案數(shù)字化管理

（一）健全檔案管理制度

檔案數(shù)字化管理是國家鼓勵和支持的檔案管理方法，檔案管理部門要建立健全檔案安全工作機制，完善檔案管理制度。結(jié)合企業(yè)的自身狀況，符合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢，新建一套檔案管理制度，例如，檔案安全保密制度、檔案信息系統(tǒng)管理制度、電子檔案管理規(guī)范等。有健全管理制度的保障，檔案數(shù)字化工作才能穩(wěn)步推進(jìn)，向著程序化、流程化、規(guī)范化的方向前行。

（二）引入智能檔案管理技術(shù)

對于當(dāng)前相關(guān)工作的發(fā)展趨勢，在廣泛使用優(yōu)秀技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強計算機設(shè)備的使用，可以進(jìn)行智能檔案管理，可以節(jié)省人力資源和資金。因此，提高了檔案管理的效率。通過詳細(xì)分析，可以發(fā)現(xiàn)信息管理技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以更好地滿足該時期發(fā)展趨勢的要求，并能順應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢。智能檔案管理技術(shù)的引入可以完成檔案數(shù)據(jù)的合理管理，并顯示出有目的的管理方法。對于傳統(tǒng)檔案管理的缺點，應(yīng)立即糾正，并且檔案數(shù)據(jù)的管理越來越多樣化。選擇檔案和可視檔案除了增加管理時間外，管理方法還以數(shù)據(jù)的形式執(zhí)行，以確保歸檔檔案的合理管理。完善檔案智能管理系統(tǒng)，實施網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫查詢檔案信息內(nèi)容，大力開展相互合作，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部檔案管理，確保企業(yè)內(nèi)部檔案的安全。檔案管理的有效性，防止難于管理的方法的發(fā)生。檔案管理的信息化規(guī)劃必須首先從硬件設(shè)施進(jìn)行改革和創(chuàng)新。硬件設(shè)施是可以在檔案管理中執(zhí)行的先決條件。如果不能保證硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也將受到威脅。檔案管理的硬件設(shè)施包括電子計算機，管理區(qū)域，數(shù)據(jù)庫查詢，局域網(wǎng)等，這些構(gòu)成了檔案管理的支持點服務(wù)平臺。

（三）保障企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，數(shù)字化建設(shè)過程中逐漸出現(xiàn)了較多的信息安全方面問題，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也必然會面臨這一問題，需要企業(yè)引起重視并加以探索，尋求與企業(yè)發(fā)展相匹配的解決辦法。首先，企業(yè)管理層應(yīng)制定一套完善的檔案信息安全管理制度，為檔案數(shù)字化管理提供引導(dǎo)，確保檔案管理人員在實際工作開展過程中能有據(jù)可依，規(guī)范操作。其次，對于檔案數(shù)字化的硬件設(shè)備應(yīng)定期落實維護與檢查，確保硬件設(shè)備的正常穩(wěn)定運行，避免出現(xiàn)無法修復(fù)的問題而使得數(shù)字化檔案資料損毀或丟失。最后，在軟件系統(tǒng)方面應(yīng)設(shè)置專業(yè)的防火墻，有效阻擋外部威脅，如病毒、黑客的攻擊、破壞及竊取行為，更好地保護企業(yè)檔案資料的安全性。

（四）整合相應(yīng)配套資源

（1）確保檔案的準(zhǔn)確性。前期的整理檢查工作是保證檔案準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)，需要依次核對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、頁碼、順序、目錄。檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查也很重要，數(shù)據(jù)、圖像要清晰，內(nèi)容要連續(xù)。后期要對數(shù)據(jù)聯(lián)接進(jìn)行檢查，避免鏈接錯誤的發(fā)生。（2）完善軟硬件設(shè)施。檔案數(shù)字化建設(shè)良性開展的前提是配套的軟硬件設(shè)施，軟硬件設(shè)施的兼容性、穩(wěn)定性、可操作性對于檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。配套的軟硬件設(shè)施能有效提升辦公效率，保證檔案工作中保管、統(tǒng)計、利用、保密等工作的有序進(jìn)行。（3）持續(xù)開展檔案數(shù)字化。實現(xiàn)檔案數(shù)字化是一個長期的過程，企業(yè)存在的時間越長檔案就會越多，再加上分類標(biāo)準(zhǔn)的不斷改進(jìn)，這些問題都會延長檔案數(shù)字化工作時間。另外，每年新形成的檔案也需要進(jìn)行檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化工作是一個需要長期持續(xù)進(jìn)行的工作。

（五）提高員工的專業(yè)能力

由于企業(yè)的內(nèi)部檔案管理極為多樣化，因此對企業(yè)數(shù)據(jù)管理器的技術(shù)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)質(zhì)量提出了很高的要求。通過掌握智能管理方法的技術(shù)性和完善自己的管理方法概念，可以保證檔案保持實際效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企業(yè)必須確保創(chuàng)新，采取措施和對策來提高企業(yè)數(shù)據(jù)管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平，提高他們的職業(yè)道德和水平，按時進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，展示學(xué)習(xí)成果，定期培訓(xùn)并完成員工系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)的提高順應(yīng)了發(fā)展趨勢。此外，企業(yè)還必須定期評估檔案管理人員，及時對檔案管理人員進(jìn)行評論，制定有目的的晉升制度，全面激發(fā)檔案人員的主觀特征，并激發(fā)檔案管理人員的積極性。

四、結(jié)論

一般而言，整合當(dāng)前的方法，順應(yīng)發(fā)展趨勢，探索企業(yè)的檔案管理，創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，加強對優(yōu)秀信息技術(shù)的利用，完成檔案管理的高效率和高水平。企業(yè)應(yīng)聯(lián)系實際情況，分析自身發(fā)展趨勢，完善相關(guān)規(guī)章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)。為此，應(yīng)該提高檔案信息和信息內(nèi)容的利用率，并且企業(yè)的發(fā)展趨勢促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。

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