區(qū)縣級(jí)醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策分析

伍 娟

（重慶市江津區(qū)中心醫(yī)院，重慶 402260）

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的重要記錄資料。一般包括項(xiàng)目檔案盒學(xué)分檔案兩類(lèi)，項(xiàng)目檔案是指醫(yī)護(hù)人員申報(bào)的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、區(qū)縣級(jí)和單位自管繼續(xù)教育項(xiàng)目的從立項(xiàng)到完成項(xiàng)目所產(chǎn)生的各類(lèi)資料；學(xué)分檔案是指專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員通過(guò)外出學(xué)習(xí)、進(jìn)修、學(xué)歷教育、發(fā)表論文、參與科研項(xiàng)目等形式獲取學(xué)分的支撐材料和學(xué)分登記表。

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案是衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)晉升、崗位聘任和年度考核的重要依據(jù)，缺其不可。規(guī)范完整的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案可以為醫(yī)院及時(shí)了解人才培養(yǎng)成效、制定人才培養(yǎng)計(jì)劃提供依據(jù)。因此，如何科學(xué)規(guī)范的管理繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案是值得管理人員認(rèn)真思考和探索的問(wèn)題。

1 繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理存在的問(wèn)題

1．1 繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案相關(guān)制度不完善

完善的制度是保證繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案工作順利開(kāi)展的前提，不僅能夠明確管理人員的工作職責(zé)，規(guī)定工作流程，還有利于加強(qiáng)管理部門(mén)和各臨床科室和人員的溝通協(xié)調(diào)。然而，部分醫(yī)院的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作中缺乏完善的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理制度，或有制度但內(nèi)容不全、執(zhí)行不到位，檔案管理工作呈現(xiàn)出較大的隨意性。同時(shí)由于缺乏相關(guān)制度約束，導(dǎo)致部分工作人員工作不積極，工作效率差。這種情況不利于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是影響繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要影響因素，目前，醫(yī)院相關(guān)管理人員多為兼職人員，在負(fù)責(zé)繼續(xù)教育工作的同時(shí)，還承擔(dān)了科室其他工作，因此造成大多數(shù)工作人員對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案的管理知識(shí)主要來(lái)源于老員工的管理經(jīng)驗(yàn)，然而，老員工缺乏對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理新知識(shí)和新觀念的更新學(xué)習(xí)，導(dǎo)致傳下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)也不能適應(yīng)現(xiàn)在的情況。

1.3 對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案不重視

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及人員復(fù)雜，范圍廣，需要各臨床科室和管理部門(mén)共同協(xié)作、共同重視才能做好。然而，無(wú)論是臨床科室還是管理部門(mén)，都缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。他們覺(jué)得繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案主要是在職稱(chēng)晉升、崗位評(píng)聘時(shí)需要，需要的檔案材料也僅僅只有學(xué)分驗(yàn)證表這一項(xiàng)檔案材料，因此，向外出學(xué)習(xí)、舉辦繼續(xù)教育項(xiàng)目講座等材料則被擱置一旁，如果沒(méi)有管理部門(mén)的督促，這些材料最終被當(dāng)作廢紙而丟棄。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員晉升職稱(chēng)需要的也僅僅是學(xué)分證明表，向論文、科研項(xiàng)目等材料在專(zhuān)技人員晉升職稱(chēng)時(shí)本就要提供，平日也用不著，也沒(méi)有上級(jí)管理部門(mén)來(lái)檢查，久而久之就忽視了這類(lèi)資料的歸檔。

1.4 管理不規(guī)范，歸檔內(nèi)容不完整、更新不及時(shí)

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的提供主要靠各專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，但由于缺乏相關(guān)操作規(guī)范的指導(dǎo)，無(wú)論是管理人員還是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)如何完整、規(guī)范的提交和保存繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案都不是很清楚。有的醫(yī)院將繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案讓科室或者專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員自己保存，但往往存在需要檔案卻發(fā)現(xiàn)檔案丟失的情況。有的醫(yī)院雖然由醫(yī)院管理部門(mén)統(tǒng)一管理，但歸檔內(nèi)容單一，人員職稱(chēng)、學(xué)歷變更的檔案信息為及時(shí)更新，調(diào)離人員檔案未及時(shí)提走，退休人員檔案未及時(shí)銷(xiāo)毀，這部分檔案也在一定程度上造成資源浪費(fèi)。我院實(shí)施管理部門(mén)統(tǒng)一管理，但部分科室自行舉辦的講座未到管理部門(mén)提前備案，管理部門(mén)無(wú)法督促其上交項(xiàng)目檔案，科室的講座結(jié)束也就結(jié)束了，找不到任何檔案資料。

2 加強(qiáng)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的對(duì)策

2．1 加強(qiáng)宣傳，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員重視度

醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案工作，要把繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案同醫(yī)院其他檔案工作同部署、同落實(shí)。醫(yī)院管理部門(mén)應(yīng)廣泛收集有關(guān)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的上級(jí)文件、查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，提高自身對(duì)繼續(xù)教育檔案重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而通過(guò)OA、微信工作群、朋友圈、專(zhuān)題工作會(huì)向全院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員宣傳繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的重要性及其利用價(jià)值，增強(qiáng)全院醫(yī)務(wù)工作者對(duì)該項(xiàng)工作的重視度。

2.2 完善和健全管理制度

完善和健全的管理制度是保障一項(xiàng)工作規(guī)范開(kāi)展的前提，因此，要做好繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作，必須首先制定符合醫(yī)院實(shí)際的、切實(shí)可行的檔案管理制度，明確管理部門(mén)、各科室和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的職責(zé)，讓各類(lèi)人員首先了解自己在該項(xiàng)工作中應(yīng)該干什么；其次需要制定監(jiān)督考評(píng)制度，將監(jiān)督考評(píng)常態(tài)化，讓各類(lèi)人員了解怎么做才能將此項(xiàng)工作做好；最后需要制定獎(jiǎng)懲制度，對(duì)在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作中表現(xiàn)突出的科室和個(gè)人給予年終獎(jiǎng)勵(lì)，并且在年度評(píng)優(yōu)、職稱(chēng)晉升等方面給予加分和傾斜。

2.3 提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，配備專(zhuān)職管理人員

通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，送出去”的方式，加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解程度。邀請(qǐng)區(qū)縣甚至市級(jí)繼教管理部門(mén)負(fù)責(zé)人到醫(yī)院針對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案做專(zhuān)題培訓(xùn)，該方式不僅能提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，還能對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的重要性起到很好的宣傳。隨時(shí)關(guān)注政府部門(mén)或社會(huì)團(tuán)體發(fā)布的與繼續(xù)教育檔案相關(guān)的培訓(xùn)，組織管理人員參加，以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；同時(shí)還可以將管理人員派送到繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案做得好的單位進(jìn)修學(xué)習(xí)，并借鑒其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。

安排專(zhuān)職人員對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案進(jìn)行管理。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是影響檔案管理工作的重要因素，管理人員的工作性質(zhì)對(duì)檔案管理工作的重要性也不容易忽視。專(zhuān)職人員崗位職責(zé)明確，對(duì)專(zhuān)職人員工作質(zhì)量考核目標(biāo)清晰，有利于保障檔案管理工作的時(shí)效性、保障檔案管理質(zhì)量。

2.4 制定繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案操作規(guī)范，完善繼教管理系統(tǒng)功能

標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程明確規(guī)定了每項(xiàng)工作的流程，對(duì)工作的開(kāi)展具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性，能保證工作的統(tǒng)一性、規(guī)范性。因此，為了規(guī)范繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案工作也應(yīng)有這樣一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。針對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)包括歸檔流程、學(xué)分檔案歸檔內(nèi)容和歸檔方式、繼續(xù)教育項(xiàng)目歸檔內(nèi)容和歸檔方式、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育借閱流程。

目前各省市基本都有繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理平臺(tái)，各單位也能在該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的學(xué)分檔案管理，對(duì)于繼續(xù)教育項(xiàng)目也能進(jìn)行簡(jiǎn)單的查詢(xún)，但該平臺(tái)不能查找獲得學(xué)分的職稱(chēng)材料、不能查看繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目執(zhí)行的資料。因此，要讓繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理系統(tǒng)真正發(fā)揮電子檔案管理的作用，還應(yīng)開(kāi)發(fā)其上傳資料的功能。這樣不僅有利于上級(jí)部門(mén)隨時(shí)了解各單位繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作情況，還有利于各使用單位實(shí)現(xiàn)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的信息化管理。

3 結(jié)語(yǔ)

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案有利于分析醫(yī)院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員知識(shí)更新情況，有利于了解各科室專(zhuān)業(yè)發(fā)展方向，能為醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃提供有效依據(jù)。因此，做好繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。在此情況下，應(yīng)對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作提出更高的要求，在今后的工作中，醫(yī)院要重視此項(xiàng)工作，政府相關(guān)部門(mén)也要重視完善繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案相關(guān)制度，以便更好地指導(dǎo)各醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案工作。這樣才有利于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。