高職院校學(xué)籍檔案管理與發(fā)展思考

吳再美 喬永會 王 磊

（日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室，山東 日照 276800）

高職院校是近二十年大力發(fā)展的辦學(xué)主體，教育目標(biāo)的多次轉(zhuǎn)換，致使學(xué)籍檔案狀況復(fù)雜。近年來，社會對學(xué)籍檔案的需求越來越多，尤其人事檔案越來越規(guī)范，對作為人事檔案重要組成的學(xué)籍檔案提出了更多要求。

1 高職院校學(xué)籍檔案特點(diǎn)

學(xué)籍檔案一般都依據(jù)1983年教育部頒布的《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》、2017年教育部第41號令《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》來進(jìn)行管理，主要包括：新生錄檢表、新生名冊、學(xué)籍卡、成績單、學(xué)生學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲、畢業(yè)生登記表等。

在學(xué)籍檔案管理工作中，新生錄檢表、學(xué)籍卡與畢業(yè)生登記表是最常利用的檔案，新生錄檢表與畢業(yè)生登記表由教育主管部門確定和下發(fā)，是學(xué)生取得本階段學(xué)習(xí)資格和學(xué)習(xí)完成的憑證，學(xué)籍卡是真實(shí)記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的總結(jié)性、完結(jié)性材料，內(nèi)容綜合了其他學(xué)籍檔案如學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲等信息，學(xué)籍卡因?qū)W校不同而各異，最能體現(xiàn)學(xué)籍檔案特色。

1.1 高職院校學(xué)籍檔案多元且復(fù)雜

高職院校發(fā)展歷史較短，大多由中專、技校升格而來，階段式發(fā)展是其特點(diǎn)，各階段教育目標(biāo)不同，致使學(xué)制不同、生源結(jié)構(gòu)不同，學(xué)籍檔案往往包含幾類教育目標(biāo)不同的檔案，檔案多元。

高職院校學(xué)籍檔案復(fù)雜，表現(xiàn)在不同教育目標(biāo)學(xué)籍材料出現(xiàn)交叉混用狀況，如學(xué)籍卡等屬職業(yè)中專，畢業(yè)證以及相關(guān)材料卻屬高職院校，致使學(xué)籍檔案經(jīng)常被使用單位所質(zhì)疑，學(xué)籍檔案狀況比較復(fù)雜。

1.2 學(xué)籍檔案不全甚至缺失，檔案自身質(zhì)量普遍不高

高職院校在建設(shè)過程中，學(xué)籍檔案限于當(dāng)時時代背景，學(xué)籍檔案材料往往不完整，甚至丟失，給檔案管理帶來不可挽回的損失。導(dǎo)致出現(xiàn)這些問題的原因除了當(dāng)時的辦學(xué)條件、制度建設(shè)、交接不清等外在因素，學(xué)籍檔案自身形成規(guī)律也是造成問題檔案的原因：一是學(xué)籍檔案形成周期長，時間大都跟學(xué)制相當(dāng)；二是學(xué)籍管理一般分屬學(xué)校不同部門，任何環(huán)節(jié)的疏忽都給檔案帶來不確定性。

學(xué)籍檔案還表現(xiàn)為自身有瑕疵。尤其檔案中的學(xué)籍卡，常出現(xiàn)涂改，瑕疵在某種程度上關(guān)乎學(xué)籍檔案的真實(shí)性，客觀上影響了學(xué)籍檔案在利用中的權(quán)威性。

2 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展的意義

學(xué)籍檔案最終的目的是利用，這是檔案的生命力所在，學(xué)籍檔案的發(fā)展目的就是更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展、服務(wù)社會。

2.1 學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生的切身利益

工作實(shí)踐中，學(xué)籍檔案是利用最頻繁的檔案之一，學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)過程與結(jié)果的真實(shí)記錄，學(xué)生在繼續(xù)升學(xué)、就業(yè)、參軍、出國等方面依據(jù)學(xué)籍檔案向?qū)Ψ秸故静⒆C明自己的學(xué)歷與實(shí)力，而學(xué)校、企事業(yè)單位以及社會也是依據(jù)學(xué)籍檔案來評價學(xué)生的能力與素質(zhì)；學(xué)籍檔案不僅關(guān)系著學(xué)生現(xiàn)在，還關(guān)系著學(xué)生走向社會后，在職務(wù)晉升、職稱評定、社保辦理等方面繼續(xù)保障其合法權(quán)益，作為民生檔案的一分子，學(xué)籍檔案管理要真正以人為本，貫徹著終身為民服務(wù)理念。

2.2 學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)校發(fā)展，客觀反映了學(xué)校水準(zhǔn)

學(xué)籍檔案直觀地反映出了一個學(xué)校的教育體量。學(xué)校的發(fā)展首先體現(xiàn)在學(xué)籍檔案體量擴(kuò)大上，體量的壯大反映了學(xué)校生源規(guī)模以及學(xué)校的發(fā)展，而背后則是學(xué)校辦學(xué)力量的提高以及社會影響力的擴(kuò)大。

學(xué)籍檔案反映了一個學(xué)校的教育質(zhì)量。教育的目的是培養(yǎng)人才，作為忠實(shí)紀(jì)錄人才培養(yǎng)過程的學(xué)籍檔案，直接展示了一個學(xué)校人才培養(yǎng)的質(zhì)量，高職院校的特色就是職業(yè)教育和特色專業(yè)建設(shè)，學(xué)籍檔案里可以清晰發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢專業(yè)的發(fā)展歷程，學(xué)籍檔案也因此成為學(xué)校開展各項(xiàng)工作的依據(jù)之一，為學(xué)校的辦學(xué)評估、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)質(zhì)量評價等提供參考，有效地提升高職院校的管理能力與水平。

2.3 學(xué)籍檔案內(nèi)容內(nèi)涵豐富，具有積極的社會意義

高職院校每一次改革，都會反映在學(xué)籍檔案上，透過學(xué)籍檔案，可以看到時代變革以及區(qū)域經(jīng)濟(jì)改革在教育辦學(xué)上的足跡，學(xué)籍檔案構(gòu)成了特定歷史時期的社會記憶。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出要充分挖掘檔案的文化教育功能，高職院校的學(xué)籍檔案以其階段性發(fā)展而內(nèi)涵豐富，學(xué)籍檔案中具有時代特征的職業(yè)教育定位、學(xué)科建設(shè)、教育管理模式以及生源等，對社會各方面研究具有積極的意義。

3 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展途徑

學(xué)籍檔案管理除了日常管理與應(yīng)用，更要著眼于未來的發(fā)展與完善，高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展要堅(jiān)持系統(tǒng)管理觀念，協(xié)調(diào)檔案工作整體推進(jìn)，要契合時代發(fā)展推進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用。

3.1 加強(qiáng)檔案規(guī)章制度建設(shè)，保障學(xué)籍檔案發(fā)展

制度是為解決問題、保障工作順利進(jìn)行而制定的，學(xué)籍檔案發(fā)展離不開制度保障。學(xué)籍檔案制度要與時俱進(jìn)，首先要體現(xiàn)前瞻性，學(xué)校發(fā)展有規(guī)劃，學(xué)籍檔案工作同樣也需規(guī)劃，規(guī)劃體現(xiàn)了長遠(yuǎn)戰(zhàn)略眼光，既保障現(xiàn)在工作順利進(jìn)行，也讓后續(xù)工作具有充分發(fā)展彈性；學(xué)籍檔案制度要有連續(xù)性，學(xué)校發(fā)展邁上新臺階，招生出現(xiàn)新情況、學(xué)生培養(yǎng)方向改變，開設(shè)新的專業(yè)，這些都會反映到學(xué)籍檔案管理上，保持檔案制度的連續(xù)性很重要；學(xué)籍檔案制度還需關(guān)注細(xì)節(jié)，學(xué)籍檔案細(xì)節(jié)關(guān)乎檔案的質(zhì)量，關(guān)系其作為原始憑證的價值。

3.2 堅(jiān)持工作協(xié)調(diào)機(jī)制，保障學(xué)籍檔案工作整體推進(jìn)

學(xué)籍檔案有別于其他檔案，當(dāng)它還處在“材料”階段時就確定是檔案，所以一般認(rèn)為學(xué)籍檔案管理與學(xué)校各部門學(xué)籍管理是學(xué)籍檔案工作的不同層面，學(xué)籍管理是學(xué)籍檔案管理的前置。

學(xué)籍檔案的完整與高質(zhì)量是學(xué)籍檔案的工作目標(biāo)，學(xué)籍檔案形成周期長分屬學(xué)校不同部門管理，給學(xué)籍檔案管理帶來很多不確定性。學(xué)籍各管理部門往往缺乏從檔案的角度進(jìn)行學(xué)籍管理，工作隨意性大、隨機(jī)性強(qiáng)，而這一階段恰是學(xué)籍檔案唯一能進(jìn)行修正、避免出現(xiàn)錯誤的關(guān)鍵時期，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時監(jiān)督與指導(dǎo)，加強(qiáng)各部門工作協(xié)調(diào)，把問題檔案在入庫前都妥善處理好，保障學(xué)籍工作整體推進(jìn)。

3.3 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已廣泛運(yùn)用于社會各個方面，2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》特別增加了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，是對當(dāng)前檔案工作提出的要求，也是檔案工作今后的發(fā)展方向。

作為利用率最高的檔案，需首先做好存量學(xué)籍檔案數(shù)字化工作，已存檔案最大的問題是保護(hù)，這些檔案歷史越久遠(yuǎn)狀況越差，數(shù)字化避免了學(xué)籍檔案因各種原因而加速的老化和損壞，對保持檔案的原始性相當(dāng)有利；其次，實(shí)現(xiàn)增量學(xué)籍檔案電子化，2014年《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊辦法》中，規(guī)定了學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)兩個環(huán)節(jié)向教育主管部門在線注冊與備案，學(xué)生以及用人單位得以在國家教育網(wǎng)站實(shí)時利用，現(xiàn)階段高職院校學(xué)籍檔案管理大多采用雙套制，紙質(zhì)檔案和電子檔案并行，紙質(zhì)檔案還是當(dāng)前主要利用手段，這一方面是由于電子檔案利用多受外界使用環(huán)境限制，另一方面紙質(zhì)檔案直觀性優(yōu)勢還是非常突出，隨著電子檔案各項(xiàng)使用局限性的突破，電子檔案的優(yōu)勢也必會顯現(xiàn)出來。

高職院校檔案信息化建設(shè)還需思考利用現(xiàn)有辦公條件打造檔案協(xié)同管理平臺，學(xué)?，F(xiàn)代化辦公系統(tǒng)越來越多，涉及學(xué)籍管理的系統(tǒng)更多，這些工作系統(tǒng)大都自成體系，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)將工作系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合到同一工作平臺，必將帶來檔案管理質(zhì)量與效率的提升。