信息技術在學校檔案管理中的應用

宋維薇

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-5983

摘? 要：在現(xiàn)代信息技術的推動與發(fā)展下，學校教學以及檔案管理中均體現(xiàn)出信息化元素，并取得了相應的良好效果，使得學校管理體系更加完善與科學化。信息技術在學校檔案管理中的應用不僅利于提高檔案保存的完整性，同時有效提升了檔案以及重要資料的保密性，方便管理與查閱。是非常先進且適合大范圍推廣的檔案管理策略。本文將針對信息技術應用于學校檔案管理中的優(yōu)勢以及具體實施策略進行合理分析與探究。

關鍵詞：信息技術? 檔案管理? 應用? 研究

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）01（c）-0130-03

Application of Information Technology in School Archives Management

SONG Weiwei

（Shenyang Conservatory of Music， Shenyang， Liaoning Province， 110818 China）

Abstract： With the promotion and development of modern information technology， information elements are reflected in school teaching and file management， and corresponding good results have been achieved， which makes the school management system more perfect and scientific. The application of information technology in school archives management not only helps to improve the integrity of archives preservation， but also effectively improves the confidentiality of archives and important materials， which is convenient for management and reference. It is very advanced and suitable for large-scale promotion of file management strategy. This paper will analyze and explore the advantages of information technology in school file management and the specific implementation strategies.

Key Words： Information technology; File management; Application; Research

檔案管理是學校管理工作中相當重要的一部分，不僅保存著教學管理方案、教學活動、學生學習活動、教師及學生資料等多種具有價值的檔案，更是見證學校發(fā)展過程的證據(jù)留存。在信息技術的支持下，檔案管理工作的效率會出現(xiàn)突飛猛進的成果。傳統(tǒng)的學校檔案管理中存在一定弊端，保密性較差、錯誤率較高、查閱困難、管理單一、更新及保護困難等漏洞及劣勢，均是不利于學校檔案管理的問題所在。利用信息技術與檔案管理工作有效結合，在完善學校信息技術設備與提升管理人員綜合素質的基礎上，建立信息化的技術辦公體系并重視信息化檔案管理的安全性，是當前學校檔案管理工作中的重要內容。

1? 信息技術應用于學校檔案管理中的優(yōu)勢

伴隨著國家經濟與社會快速發(fā)展，信息化生活方式逐漸取代了傳統(tǒng)的生活及工作狀態(tài)。信息化檔案存儲方式不僅利于學校保存重要資料，更利于學校的良好發(fā)展。信息技術應用與學校檔案管理中不僅提升檔案管理工作效率，同時具有存儲量大、節(jié)省空間的優(yōu)勢。另外更加利于查閱，并節(jié)省資源。以下將通過利于檔案完整保存、保密性更加完善以及方便管理與查閱三方面，對信息技術應用于學校檔案管理中的優(yōu)勢進行具體分析與探究。

1.1 利于檔案完整保存

學校檔案管理中承載著所有學生及教師的個人資料、學校活動資料以及重要論文及文獻等。傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質的保存形式為主，同時需要教師及管理人員手動管理，另外在日積月累的借閱和翻閱過程中，文件和檔案逐漸被磨損，進而導致檔案和文件保存不完整的問題出現(xiàn)。在信息技術的支持與發(fā)展下，互聯(lián)網以及硬盤等工具的運用具有存儲量大且不易損壞的優(yōu)勢，在存儲大量文件、資料、檔案的同時保存了資料的完整度。因此，信息技術應用于學校檔案管理中非常利于檔案的完整保存。

1.2 保密性更加完善

學校內部的檔案、資料以及重要文件等具有嚴格的保密價值，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作中由于管理人員操作以及往來借閱問題，導致檔案保密性較差。部分嚴格保密的文件丟失或泄密，會對學校造成一定損失。而信息技術的發(fā)展恰好解決了這一問題，完善的檔案管理機制與信息技術系統(tǒng)，可以有效地避免保密文件與資料丟失，降低學校損失。

1.3 方便管理與查閱

傳統(tǒng)的檔案資料管理多以紙質或照片的形式為主，不僅不利于檔案管理的多元化發(fā)展，更不利于文件的管理與查閱工作。人工查找是非常耗時且不科學的管理方式，管理人員工作壓力較大、工作效率較低。而且在檔案管理中存在很多音頻以及視頻形式的資料，如果缺乏信息技術的支持，非常不方便管理與查閱。因此，利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，依靠計算機、互聯(lián)網以及完整的管理系統(tǒng)及辦公軟件，對學校內部的各種資料、文件以及檔案進行分類整理。管理人員可以按照時間、編碼、類型等信息進行分類，以此方便日后教師及學校管理與查閱。

2? 信息技術應用于學校檔案管理中的具體策略

信息技術的快速發(fā)展為學校檔案管理工作帶來了巨大的改善作用和便捷性，當前我國很多地區(qū)及學校已經將信息化管理手段運用與學校檔案管理中，在逐漸的探索、學習以及更新中，尋找到更加完善的管理方式以及管理體系，為學習檔案管理工作帶來了良好的促進作用。不僅解決了傳統(tǒng)學校檔案管理的漏洞和弊端，同時有效提升了檔案管理工作的效率，降低了檔案管理人員的工作壓力。以下將通過完善學校信息技術設備、提升管理人員綜合素質、建立信息技術辦公體系以及重視信息化檔案管理的性四方面，對信息技術應用于學校檔案管理中的具體策略進行具體分析與探究。

2.1 完善學校信息技術設備

信息技術在學校檔案管理工作中的運用首要條件即是完善學校信息技術設備。具備良好的設備支持才能更好地發(fā)展檔案管理工作。對于完善學校信息技術設備需要計算機以及電子設備的支持。同時需要完善的信息管理系統(tǒng)，以校園為單位將信息技術全面覆蓋，實現(xiàn)檔案管理的云操作以及傳輸形式，以此促進提升檔案管理效率與檔案查閱的準確性。因此，完善學校信息技術設備不僅需要技術支持，更需要設備的支持[1]。

2.2 提升管理人員綜合素質

信息技術在學校檔案管理工作中需要提升管理人員計算機使用以及掌握能力，以此達到信息技術更加完善地運用于學校檔案管理中。提升檔案管理人員素質應當從多方面進行開展。首先，加強對檔案管理人員計算機培訓工作。對此，學?？梢陨暾埮c專業(yè)人士合作，開展計算機管理檔案的培訓工作，使檔案管理人員以專業(yè)的身份進入工作中，以此配合信息技術的科學性。同時學?？梢园才偶寄芸己说攘鞒?，以此加強檔案管理人員的專業(yè)性以及創(chuàng)新意識，使管理人員不斷學習與探究。其次，加強提升檔案管理人員的責任意識。學校檔案管理并不是簡單的工作，需要管理人員具有較強的管理經驗以及管理能力，同時責任意識是必備條件。對此，學?？梢酝ㄟ^獎懲制度制約檔案管理人員提升其責任心。另外，檔案管理人員的創(chuàng)新能力及整理能力同樣非常重要。善于整理與分析資料，將檔案與文件以更加科學的方式留存與整理，是檔案管理人員的必備條件。因此，提升檔案管理人員的綜合素質與能力是促進信息化檔案管理工作的重要基礎[2]。

2.3 建立信息技術辦公體系

完善的信息技術檔案管理體系不僅有效提升檔案管理人員工作效率，同時在信息技術與科學管理的支持下，更好地推動學校的發(fā)展與進步。對于建立信息技術辦公體系，應當按照流程與將檔案以及資料進行收納與管理。第一學校檔案管理人員應當將紙質的檔案、資料以及文件錄入計算機，摒棄傳統(tǒng)不利于保存的紙質資料，這是檔案信息化管理的首要工作內容，更是學校開展信息化檔案管理的必要條件。對此，學校應當加強力度，使紙質文件盡量完整且無遺漏地錄入計算機，保證電子檔案的真實性以及完整性。第二，是電子檔案、文件的分類工作。良好的分類方式是促進今后檔案管理工作達到事半功倍效果的重要基礎。對此，學校及檔案管理人員可以針對實際情況通過多種方案進行整理與分類。例如按照時間順序進行歸類，即是非常合理且便于查閱的方式。在此方式的運用中，將所有檔案以及文件，以時間的先后順序為主，進行整理與管理工作?；蛘咭揽糠诸惖男问竭M行管理，比如將學生實踐活動歸為一類、將教師及學生的個人資料以及檔案歸為一類、將學校內部文獻歸為一類等方式。分類的方式由學校及檔案管理人員協(xié)商決定，需要注意的是，嚴格按照操作流程，將資料與檔案完整的整理與歸類。第三，在檔案信息化管理的體系中，檔案管理人員可以二維碼或者條形碼的形式進行保存，以此方便傳閱，并有效提升檔案管理工作效率。比如，對于部分經常傳閱的文件、資料以及檔案，將其以二維碼形式進行保存，在需要查閱時，利用手機等電子設備對二維碼進行掃描即可出現(xiàn)相關資料，包含此資料的時間信息以及全方面的簡介等。此方式既高效又可以降低檔案管理工作人員的壓力，是高效工作的代表。第四，建立云存儲的檔案信息技術品臺。云存儲檔案信息管理平臺是以科學的方式將傳統(tǒng)的檔案管理以虛擬形式儲存于云端之中。通過分布式處理等多種途徑將文件、資料、檔案進行集合與運用，這種方式的運用可以促使使用者包含學校檔案管理人員、教師、學生等依據(jù)各自身份在云端尋找各自所需的文件及檔案。因此，從多個方向進行開展建立完善且科學的信息技術辦公體系是信息技術學校檔案管理中應用的重要環(huán)節(jié)。學校及檔案管理人員應當在此方向加強學習與探究，利用更加完善且科學的方式，將學校檔案管理科學化、信息化。

2.4 重視信息化檔案管理的安全性

信息化檔案管理的安全性也是十分重要的環(huán)節(jié)。學校檔案、資料以及文件的安全管理可以通過多個方向進行。首先是加強電子設備的維護與日常監(jiān)測工作。信息技術管理學校檔案，應當著重加強對電子設備的日常維護以及監(jiān)測工作，確保電子設備的正常運作，避免因設備故障等問題造成的損失。第二是保持電子檔案保存的環(huán)境。避免電子設備處于高溫、潮濕等位置，妥善處理電子檔案以及紙質檔案的保存環(huán)境。最后是加強學校檔案管理人員的安全意識，避免出現(xiàn)資源丟失的情況出現(xiàn)。因此，在檔案安全管理問題上，檔案管理人員的責任心是首要條件，同時學校應當加強力度、創(chuàng)新形式，以保證電子資料以及檔案的安全性[3]。

2.5 及時更新處理電子信息檔案

在學校信息化檔案管理工作中，即是將檔案、文件以及資料進行更新是非常重要的工作內容。當前電子信息檔案保存工作中存在目錄與數(shù)據(jù)庫不統(tǒng)一的情況，對此檔案管理人員應當加強自身綜合能力，即是更新處理電子信息檔案、資料以及文件，使得電子信息檔案庫更加完整與完善。以此形成科學的管理體系，方便學生及教師查閱，提高工作及教學效率。因此，及時處理更新電子信息檔案以及資料是管理人員的工作責任，也是重要的工作流程。

3? 結語

將信息技術應用于學校檔案的管理工作中，是依據(jù)當前信息技術的支持，將學校管理更加科學且高效運轉的有效方式。在此工作中，學校及管理人員應當加強自身信息技術掌握能力與綜合素質，在保證信息安全性的前提下，將信息技術更加完善地運用，以此保證學校管理體系以更加科學的方式進步與提升。

參考文獻

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