以信息化手段為依托創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的方法

王穎

摘? 要：高校畢業(yè)生的檔案對于學(xué)生自身來說是極為重要的，它是記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)生涯中各類能力的進(jìn)步與思想覺悟的重要材料。在現(xiàn)如今的高校畢業(yè)生檔案管理中，在管理模式與管理技術(shù)上都存在一些不足，檔案管理人員的管理素質(zhì)也有待提升，這給高校畢業(yè)生的檔案管理工作帶給了一定的難題。因此，本文基于信息化手段為依托創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的方法進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：信息化? 高校? 畢業(yè)生檔案? 檔案管理

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（b）-0130-03

Innovating the Methods of College Graduates' File ManagementRelying on the Means? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?of Information Technology

WANG Ying

（Graduates Employment Guidance Center of Jilin Provincial College， Changchun， Jilin Province， 130000? China）

Abstract： The archives of college graduates are extremely important to the students themselves. It is an important material that records the progress and ideological awareness of students in various abilities during their study career. In the current file management of college graduates， there are some deficiencies in the management mode and management technology， and the management quality of the file managers needs to be improved， which brings certain problems to the file management of college graduates. Therefore， this article analyzes the method of innovating the archives management of college graduates based on information technology， and proposes corresponding countermeasures.

Key Words： Informatization; Colleges and universities; Graduate files; File management

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案的管理模式也受到啟發(fā)，如何在信息化時代利用信息化手段創(chuàng)新高校畢業(yè)生的檔案管理成了我們研究的課題，高校畢業(yè)生檔案對于學(xué)生來說，不僅關(guān)乎于學(xué)生步入社會后的就業(yè)問題，還對未來的工作生活有著一定的影響，因此急需研究一種優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案管理方式，來改善現(xiàn)如今陳舊的高校畢業(yè)生檔案管理模式，利用信息化手段的優(yōu)勢，來探索檔案管理的方法。

1? 傳統(tǒng)模式下高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度陳舊，技術(shù)落后

在現(xiàn)如今的高校畢業(yè)生檔案管理的過程中，雖然已經(jīng)利用了一些信息化技術(shù)，但值得注意的是，一些高校的畢業(yè)生檔案管理的信息化技術(shù)水平明顯達(dá)不到要求，以至于還存在著使用陳舊的檔案管理模式，對學(xué)生的畢業(yè)信息收集情況不明朗，在檔案的錄入過程中，還使用傳統(tǒng)的人工輸入，這大大增加了高校畢業(yè)生檔案信息不完整或出現(xiàn)錯誤的可能性，在記錄高校畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績時，也需要檔案管理人員逐層查閱，這不僅嚴(yán)重地降低了記錄高校畢業(yè)生檔案的效率，也增加了信息出現(xiàn)差錯的概率，對信息化技術(shù)的掌握明顯不足，還在依靠打電話、發(fā)短信等方式與對方溝通，這為后續(xù)的高校畢業(yè)生檔案管理埋下了真實性的隱患。此外，針對高校畢業(yè)生的檔案管理制度，也沒有形成一個高效、透明、真實的管理制度，缺乏對檔案管理人員的培養(yǎng)與監(jiān)督。

1.2 檔案管理員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)尚待提升

我們知道，高校畢業(yè)生的檔案管理與檔案管理人員息息相關(guān)，可以說檔案管理人員有著對高校畢業(yè)生未來人生的參與情況，檔案管理人員信息化利用程度的高低與高校畢業(yè)生檔案管理的水平有著密切的關(guān)系。以目前大部分高校畢業(yè)生檔案管理的情況來看，問題主要分為了以下三種：一是在高校畢業(yè)生檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，通常情況下，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理人員的管理工作，這一類領(lǐng)導(dǎo)雖然學(xué)歷高、管理人員的能力強(qiáng)，但對高校畢業(yè)生檔案管理上卻有著短板，不僅對信息化技術(shù)手段理解的不夠透徹，對于實際的檔案管理工作認(rèn)識也是較為模糊。二是針對于直接參與檔案管理的工作人員來說，一般都是出身于非管理專業(yè)的人員，導(dǎo)致檔案管理知識不夠扎實。三是針對于整個高校畢業(yè)生檔案管理的總體來說，高校對于檔案管理的重視程度有所欠缺，導(dǎo)致整個檔案管理的專業(yè)人才不足，增加了高校畢業(yè)生檔案管理的復(fù)雜性。

1.3 檔案管理的質(zhì)量把控不到位

在高校畢業(yè)生的管理過程中，很大程度上是因為檔案管理的質(zhì)量把控不到位而導(dǎo)致出現(xiàn)質(zhì)量問題，一些高校在對畢業(yè)生進(jìn)行檔案管理的過程中，因為信息化手段不足，信息化技術(shù)尚未掌握，導(dǎo)致檔案資料的鑒定出現(xiàn)了一些時間管理上的問題，使得信息對比的效率嚴(yán)重延緩，增加了時間成本耗費了人力不說，還會將一些關(guān)鍵性信息有所遺漏，這對于高校畢業(yè)生檔案管理工作的展開來說是存在著嚴(yán)重問題的，因為檔案管理人員的管理手段較為陳舊，信息化技術(shù)相對欠缺，使得一些高校畢業(yè)生的檔案出現(xiàn)差錯，還得不到及時的修改與補(bǔ)充，更有甚者，部分高校的畢業(yè)生檔案管理人員還對檔案的真實程度不夠重視，這大大降低了高校畢業(yè)生檔案的真實性，嚴(yán)重?fù)p害高校畢業(yè)生檔案工作人員的形象。

2? 信息化高校畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)勢

2.1 改善傳統(tǒng)模式下檔案管理模式

在以往的高校畢業(yè)生檔案管理的模式下，通常檔案都是分開進(jìn)行保存的，紙質(zhì)檔案雖然更具有真實性，但是這種紙質(zhì)檔案不僅占用存放空間，一旦發(fā)生意外情況損壞了檔案，檔案就無法進(jìn)行復(fù)原了，但依托信息化手段對檔案進(jìn)行管理，大大降低了這一風(fēng)險，將學(xué)生檔案以電子文檔的形式進(jìn)行管理，不僅有效地降低了占用空間資源的不必要浪費，還對檔案的管理效率與質(zhì)量有著質(zhì)般的提升。

2.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升檔案管理的效率

一些高校畢業(yè)生檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，往往是因為傳統(tǒng)模式下檔案管理的不方便導(dǎo)致的，例如在傳統(tǒng)高校畢業(yè)生檔案的管理中，往往需要向?qū)W校各部門進(jìn)行學(xué)生信息的收集、整理、匯總，最終形成畢業(yè)生的檔案，但在這個過程中，由于檔案管理員的個人因素，極易出現(xiàn)檔案信息收集不全，遺漏重要信息的事件發(fā)生。但有效地利用信息化手段進(jìn)行收集畢業(yè)生檔案信息時，就可以大幅度避免此類問題，將高校畢業(yè)生檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行處理，不僅更加高效、便捷，還可以真正意義上將高校畢業(yè)生檔案管理做到最優(yōu)，從根源上避免高校畢業(yè)生檔案信息遺漏的事件發(fā)生。

3? 利用信息化手段提升畢業(yè)生檔案管理的方法

3.1 改變傳統(tǒng)高校畢業(yè)生檔案的管理觀念

一般來說，高校畢業(yè)生檔案的管理工作是由高校一手負(fù)責(zé)，這也是高校對于畢業(yè)生未來的充分保障，高校一般在新生入學(xué)后，對學(xué)生的檔案進(jìn)行保存與管理，并針對檔案情況的不同來對其分類管理，在學(xué)生在校學(xué)習(xí)受教育的過程中，充分掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、日常情況以及生活情況，并對這些信息加以記錄并妥善保存，在對高校畢業(yè)生檔案管理的管理觀念上，檔案管理人員應(yīng)該充分加強(qiáng)信息化檔案管理的觀念，在收集學(xué)生檔案信息的過程中，應(yīng)該充分重視學(xué)生的角色，切實為學(xué)生的檔案管理工作提升工作效率，完善高校畢業(yè)生檔案管理制度，畢業(yè)生檔案管理工作雖然復(fù)雜，但相關(guān)的管理層也應(yīng)該充分加強(qiáng)提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓檔案管理人員及時轉(zhuǎn)變角色，從學(xué)生轉(zhuǎn)變成人才，為未來的高校畢業(yè)生檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，使得檔案管理工作更加具有效率性與規(guī)范性。

3.2 加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容管理

眾所周知，在高校畢業(yè)生檔案管理的過程中，因為其畢業(yè)生檔案信息的來源不同，在性質(zhì)與類別上都存在諸多差異，這給高校畢業(yè)生檔案管理人員的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。因此在高校畢業(yè)生檔案管理的過程中，管理人員應(yīng)該充分依托信息化手段進(jìn)行檔案管理，將畢業(yè)生檔案輸入到計算機(jī)中進(jìn)行妥善管理，完善的將學(xué)生信息進(jìn)行記錄。此外，還可以利用計算機(jī)的搜索功能快速查找所需要的畢業(yè)生檔案信息，及時查漏補(bǔ)缺，真正意義上將高校畢業(yè)生的檔案管理好。此外，各個高校要針對自身的信息化檔案管理模式進(jìn)行聯(lián)動，將畢業(yè)生的檔案管理形成完善的管理機(jī)制，將學(xué)生日常的學(xué)習(xí)情況、信用記錄、日常表現(xiàn)與特長優(yōu)勢等等方面都納入學(xué)生檔案進(jìn)行管理，利用計算機(jī)的信息化技術(shù)制成電子文檔形式的學(xué)生檔案，切實提升高校畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.3 明確高校畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化方向

在高校學(xué)生畢業(yè)之后，學(xué)生檔案會隨著畢業(yè)生的求職過程傳遞到用人單位的手中，檔案中的諸多內(nèi)容對于畢業(yè)生來說十分重要，用人單位不僅可以在檔案中看到畢業(yè)生在整個學(xué)習(xí)生涯中的成績與表現(xiàn)，還記錄著學(xué)生在畢業(yè)后的工作情況，因此高校畢業(yè)生的檔案管理人員應(yīng)該充分利用依托信息化手段，將學(xué)生的檔案信息完整錄入計算機(jī)中，依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共享性對高校畢業(yè)生的檔案信息進(jìn)行充分關(guān)聯(lián)，在未來的檔案查詢過程中，準(zhǔn)確無誤地查詢到檔案信息。另外值得一提的是，在運用信息化手段進(jìn)行檔案收集記錄的過程中，還要注意網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在的安全隱患，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對高校畢業(yè)生檔案的電子文檔進(jìn)行加密保存，切實加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的安全性。

3.4 提升高校畢業(yè)生檔案的管理水平

檔案管理人員在對高校畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行收集的過程中，也要對畢業(yè)生所掌握的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)予以真實記錄，我國當(dāng)前對于專業(yè)技能人才十分看重，因此檔案管理人員應(yīng)該充分依托互聯(lián)網(wǎng)手段對畢業(yè)生在校期間所獲得的專業(yè)技能證書、技能競賽的名次進(jìn)行信息收集，并制作成電子文檔。此外，利用信息化手段，要將高校畢業(yè)生檔案管理制度充分完善，建設(shè)專業(yè)的檔案錄入系統(tǒng)，將高校畢業(yè)生檔案管理納入高校發(fā)展的總體規(guī)劃當(dāng)中來，專項撥款加大高校畢業(yè)生檔案管理的建設(shè)，構(gòu)建更加專業(yè)的檔案管理人才隊伍，加強(qiáng)對高校畢業(yè)生檔案管理人才的日常專業(yè)培訓(xùn)，健全檔案管理人員的工作制度，獎懲制度分明。從真正意義上加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的工作效率。

3.5 健全高校畢業(yè)生檔案的管理機(jī)制

在當(dāng)前的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，學(xué)生本身就對檔案管理的相關(guān)事宜不夠了解，基于此，高校要重點加強(qiáng)學(xué)生本身對于檔案管理的重視程度，對于高校畢業(yè)生檔案管理的工作人員來說，要強(qiáng)化其檔案管理知識，讓學(xué)生在入學(xué)時，就要對其檔案進(jìn)行充分管理。此外，根據(jù)學(xué)生的重視程度，高?？梢赃x擇在學(xué)校論壇、學(xué)?？锘蛐?nèi)廣播中進(jìn)行檔案管理工作的普及，讓學(xué)生們知道檔案的重要性，在檔案管理人員收集檔案信息的過程中，學(xué)生應(yīng)該充分保證檔案的真實性，不能弄虛作假，從根本上保障學(xué)生檔案的質(zhì)量。此外，很多高校畢業(yè)生檔案的檔案管理人員中，有一部分是學(xué)生志愿者，因此在檔案管理上要充分保證其工作質(zhì)量，規(guī)范其工作內(nèi)容，盡量安排一些基礎(chǔ)的檔案信息收集工作。

4? 結(jié)語

綜上所述，在對于高校畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的過程中，要注重其信息化手段的運用以及管理，讓高校畢業(yè)生的檔案管理更加高效、真實與完整，將高校畢業(yè)生檔案充分進(jìn)行信息化、規(guī)范化的管理，這不僅可以使高校畢業(yè)生的檔案管理工作更加高效便捷，還可以使畢業(yè)生在步入社會后的工作與生活更加靈活與方便。因此，我們要依托信息化手段建立高校畢業(yè)生的檔案管理制度，多方協(xié)同提升高校畢業(yè)生檔案管理的效率與質(zhì)量。

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