面向全生命周期的高校信息化項目管理系統(tǒng)設(shè)計

蔣國明

摘? ?要：文章通過信息化項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)對高校信息化項目線上全流程的規(guī)范管理，并出臺相應的信息化項目管理辦法，最終實現(xiàn)從項目申報到驗收環(huán)節(jié)的全生命周期管理。該系統(tǒng)提高了高校信息化項目管理的工作實效，提升了管理水平，通過構(gòu)建項目資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，助力學校大數(shù)據(jù)分析決策系統(tǒng)的建設(shè)。文章以高校信息化項目建設(shè)管理部門的業(yè)務環(huán)境為基礎(chǔ)，用先進的理念和思路，參照PMBOK、PRINCE2等現(xiàn)代項目管理標準規(guī)范，結(jié)合高校實際，科學合理地進行了系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計與實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：全生命周期;信息化;項目管理;高校

中圖分類號：TP309 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2021）11-0050-04

一、引言

當前，按照教育部《教育信息化2.0行動計劃》和《2020年教育信息化和網(wǎng)絡安全工作要點》等政策文件的戰(zhàn)略部署，高校需加快推進教育信息化攻堅行動的步伐。通過研究國內(nèi)眾多一流高校信息化建設(shè)管理部門的機構(gòu)設(shè)置和發(fā)布的管理機制內(nèi)容，筆者發(fā)現(xiàn)國內(nèi)高校信息化建設(shè)普遍存在“重建設(shè)、輕管理”的現(xiàn)狀，而且管理機制相對不夠成熟。一般都是成立信息化辦公室等的統(tǒng)籌機構(gòu)，再成立網(wǎng)絡安全與信息化領(lǐng)導小組用于項目的論證、審批和立項，并且重在項目審批，項目建設(shè)和資金使用績效監(jiān)管弱化，缺少利用信息化手段進行項目全生命周期有效監(jiān)管的機制和手段。

鑒于此現(xiàn)狀，我校自主設(shè)計并開發(fā)了一個面向全生命周期的高校信息化項目管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)對納入全校統(tǒng)一監(jiān)管的校內(nèi)公共信息化項目進行全生命周期無紙化線上管理，提高項目管理的工作實效，加強監(jiān)管力度，提升管理水平，構(gòu)建項目資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，助力學校大數(shù)據(jù)分析決策系統(tǒng)的建設(shè)。

二、高校信息化項目管理現(xiàn)狀

高校信息化項目管理工作主要存在以下幾方面問題：①項目數(shù)量多并且規(guī)模范圍廣，項目收集、統(tǒng)計工作繁重，效率較差，準確度有待提高;②項目的協(xié)調(diào)推進需要對眾多項目信息進行匯總，還要溝通協(xié)調(diào)、上傳下達等，需在工作方法上尋求突破，以提高工作效率;③高校領(lǐng)導對信息化項目建設(shè)的關(guān)注度日益提高，需要通過相應的管理機制及信息系統(tǒng)隨時掌握重點項目的進展情況;④項目相關(guān)數(shù)據(jù)存放分散，以前大多數(shù)是紙質(zhì)存檔或不成體系的電子存檔，查找使用困難，無法有效進行再利用和進行大數(shù)據(jù)分析;⑤項目管理環(huán)節(jié)處理周期較長，業(yè)務流程復雜，需要進一步優(yōu)化，為項目建設(shè)提速;⑥項目建設(shè)過程中的監(jiān)管手段不足，導致項目監(jiān)管力度不夠，問題不能及時發(fā)現(xiàn)。

由于上述問題的存在，信息化項目管理部門急需對項目進行綜合有效的管控。項目建設(shè)、監(jiān)管、驗收等環(huán)節(jié)的工作有待進一步提升。信息技術(shù)為項目管理工作提供了廣闊的發(fā)展空間。將以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)為核心的信息技術(shù)與項目管理工作緊密融合是歷史和社會發(fā)展的必然。

三、系統(tǒng)需求分析

1.業(yè)務需求分析

（1）使用對象范圍分析

整個系統(tǒng)人員類別（角色）主要包括系統(tǒng)管理員、項目審核者、項目申報者、評審專家等四大類。組織架構(gòu)頂層為學校，一級目錄細分到處/學院，人員類別信息保持與學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)平臺同步。整個系統(tǒng)與學校網(wǎng)上辦事大廳集成，完成單點登錄和消息互動。

（2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫需求分析

參考其他高校信息化項目管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗，建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，包含學校組織機構(gòu)代碼信息、人員信息、項目信息、項目綜合監(jiān)管信息、匯總報表、數(shù)據(jù)字典等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。組織機構(gòu)和人員等基本信息的數(shù)據(jù)定義需遵循學校數(shù)據(jù)字典的定義，并完成與學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)平臺接口的集成。

（3）項目申報需求分析

作為系統(tǒng)主要的信息源和監(jiān)管對象，項目信息的申報和匯總是整個系統(tǒng)最基本的功能單元。根據(jù)實際業(yè)務情況，結(jié)合各個職能處室的工作職責，設(shè)計便捷、人性化的項目信息申報錄入（根據(jù)用戶提供的申報文件模板格式，完成在線表單的填報提交并自動生成完整的Word、PDF申報文件，同時支持Word、PDF、Excel格式的附件上傳）和信息校驗功能，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集中上報和匯總。在項目的申報管理中，具體清單及預算以項目制的目錄組織模式，即某個申報項目的一級目錄為項目名稱，二級目錄為項目具體建設(shè)內(nèi)容的條目及預算。信息化辦公室主要對項目的整體（一級目錄）進行管理和監(jiān)控。

（4）項目動態(tài)監(jiān)管需求分析

項目動態(tài)監(jiān)管作為系統(tǒng)核心模塊之一，主要針對填報的在建項目，跟蹤項目建設(shè)情況，對重要建設(shè)里程碑及時關(guān)注。通過可視化的流程圖及線性圖標直觀展現(xiàn)項目的具體流程節(jié)點，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，及時通過消息平臺向相關(guān)責任人或者聯(lián)系人發(fā)出預警，要求其及時調(diào)整。

（5）項目報表需求分析

項目的動態(tài)監(jiān)管主要依賴于項目信息的實施匯總，而項目的實施匯總要求項目具體負責人、聯(lián)系人匯總項目建設(shè)進展情況，用報表的形式在系統(tǒng)中實現(xiàn)。該模塊主要包括月報和季報填寫提醒、月報和季報內(nèi)容匯總。相關(guān)責任人根據(jù)匯總的情況，實時掌握項目推進情況。

（6）績效需求分析

根據(jù)各個部門填報的效率及內(nèi)容質(zhì)量，形成全校信息化項目填報及管理績效考核內(nèi)容，作為下次項目立項審批的依據(jù)。

（7）項目接口集成需求分析

信息化項目管理系統(tǒng)需與學校辦事大廳等已有信息化系統(tǒng)兼容集成。系統(tǒng)在開發(fā)建設(shè)時就要實現(xiàn)與學校網(wǎng)上辦事大廳、統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)平臺的接口集成工作。

（8）項目匯總報表需求分析

全校信息化項目的投資情況、建設(shè)進度、完成情況匯總是整個項目管理系統(tǒng)需求較大的模塊之一。項目匯總統(tǒng)計將學校信息化辦公室工作人員從傳統(tǒng)繁重的手工統(tǒng)計方式中解放出來，通過在管理系統(tǒng)中集成報表系統(tǒng)，科學、準確地對全校信息化項目情況進行統(tǒng)一的統(tǒng)計管理，形成可視、可閱、可調(diào)的全項目報表。報表生成可按照人員、部門、管理員和時間維度做項目統(tǒng)計，內(nèi)容包括報表模板設(shè)計、批量導出、報表展現(xiàn)形式設(shè)計等。

（9）發(fā)布系統(tǒng)需求分析

系統(tǒng)中會涉及一些維護公告、項目報送要求、年度項目報告等需要對外公開的信息。系統(tǒng)提供基本的信息發(fā)布功能，同時與信息化辦公室現(xiàn)有的信息發(fā)布系統(tǒng)（網(wǎng)站）以及學校統(tǒng)一網(wǎng)上辦事大廳實現(xiàn)接口對接，可直接推送消息到信息化辦公室網(wǎng)站和統(tǒng)一網(wǎng)上辦事大廳。

（10）系統(tǒng)管理需求分析

本系統(tǒng)針對全校項目進行動態(tài)監(jiān)管。管理層面不同于單一的系統(tǒng)管理，在系統(tǒng)管理層面的功能設(shè)計上，既要考慮相關(guān)院系或者部門的組織結(jié)構(gòu)，又要考慮全校的組織結(jié)構(gòu)。通過建設(shè)信息化項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了在線完成項目管理的所有流程，規(guī)范了項目實施的技術(shù)標準，確保信息化項目符合國際和本校標準規(guī)范。從項目的規(guī)劃階段即完成數(shù)據(jù)互通的底層要求，盡量消除“數(shù)據(jù)孤島”，極大地提高了我校的信息化管理水平。

該系統(tǒng)實現(xiàn)了在線對學校公共信息化項目的申報、立項、論證、審批、進度管理、變更管理、里程碑檢查、驗收、績效管理、風險管理、項目實施過程中的輸入/輸出文檔、合同、項目采購設(shè)備和軟件資產(chǎn)清單等進行全生命周期管理和資料存檔。

2.管理流程分析

項目管理總體流程如圖1所示。

四、系統(tǒng)設(shè)計

筆者對國內(nèi)外高校的信息化建設(shè)項目管理機制進行了廣泛調(diào)研，參照項目管理知識體系“PMBOK”，對項目管理先根據(jù)職能進行5大過程組（啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾）劃分，再按照項目整體管理、范圍管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理和風險管理等知識領(lǐng)域進行細分，最后結(jié)合高校信息化建設(shè)實際，進行高校信息化項目管理系統(tǒng)的設(shè)計研究。系統(tǒng)的總體框架設(shè)計如圖2所示。

項目管理系統(tǒng)架構(gòu)主要包括以下模塊：項目部署環(huán)境構(gòu)建、項目庫模塊、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫模塊、項目申報模塊、動態(tài)監(jiān)管模塊、績效考核模塊、報表管理模塊、短信及消息平臺、登錄接口、決策支持模塊、系統(tǒng)管理。

五、系統(tǒng)重要功能模塊設(shè)計

1.項目庫模塊

項目信息綜合管理庫主要包括項目新建、模板管理、狀態(tài)控制、項目庫批量導入導出等功能。項目模板根據(jù)項目的劃分類型設(shè)定不同模板，包括模板的增加、刪除、修改、禁用、啟用等;項目新建是人員或部門發(fā)起項目申報時，要新建匯總項目，包括填報時間、填報要求、填報部門選擇、項目模板等內(nèi)容;項目狀態(tài)是對項目填報或者監(jiān)管過程的綜合控制，可以對已經(jīng)填報的項目進行停止操作，也可以對異常項目進行掛起操作;項目批量導入導出可以對項目庫中已經(jīng)存在的項目按照內(nèi)容、名稱、類型、狀態(tài)等要素進行導出操作，外部其他格式，如PDF、Word、Excel、CVS格式的項目資料，可按照標準格式導入系統(tǒng)。

2.項目申報模塊

該模塊針對項目的報送部分，結(jié)合項目的流程節(jié)點，由項目聯(lián)系人按要求對項目信息進行填寫，包括項目基本信息的維護。當項目信息發(fā)生變更時，需要及時填寫項目的變更內(nèi)容，項目建設(shè)完成后，要具體上報項目的驗收報告并填寫驗收相關(guān)數(shù)據(jù)。有附件文檔的項目應當完整上傳具體文檔信息，詳細功能如表1所示。

3.動態(tài)監(jiān)管模塊

該模塊主要包括項目流程設(shè)定、項目流程查看、流程節(jié)點查看、預警信息處理、項目流程可視化展現(xiàn)、項目評審、會議紀要等功能。當出現(xiàn)異常情況時，及時預警并通知到相應的項目負責人，實現(xiàn)項目整體流程的可視化展現(xiàn)，詳細功能如表2所示。

4.報表管理模塊

項目報表管理主要針對管理部門和業(yè)務處室的匯總需要，按月份、季度對某一類型的項目進行匯總，匯總信息需要相應的項目聯(lián)系部門對項目的月報、季報進行填寫提交。該模塊具有報表模板管理、報表填寫、報表匯總和報表查看等功能。報表模板管理是指按照院系類型、項目類型設(shè)定相應的報表模板，項目聯(lián)系人員按照模板填寫項目的月、季報信息，可以修改、保存、提交;報表填寫是指項目聯(lián)系人員按月份、季度對項目信息進行及時填報匯總;報表查看是指項目人員可以查看自己的歷史報表信息;報表匯總是指管理部門可以在規(guī)定的時間內(nèi)匯總項目月度、季度報告等。

5.績效管理模塊

該模塊用于項目的量化績效考核，主要包括績效設(shè)置、績效考核和績效匯總等功能。根據(jù)項目匯總情況、項目匯總填報工作情況、項目月報報送情況、項目推進情況對填報部門或者用戶進行績效評估，支持對全校各個部門工作人員的實際工作情況進行打分考核?？删唧w設(shè)置需要進行績效考核的項目或者考核內(nèi)容，按績效考核規(guī)則對相應的工作人員進行量化考核，最后匯總績效考核結(jié)果（可以導出并打印）。

6.接口集成

針對系統(tǒng)的集成需求開發(fā)預留接口。該模塊主要包括接口授權(quán)、消息接口、第三方接口等。接口授權(quán)是指所有的接口訪問必須經(jīng)過嚴格授權(quán)以確保系統(tǒng)安全，接口授權(quán)包括接口身份認證、加密算法等內(nèi)容，只有對方的身份經(jīng)過授權(quán)認證，才能通過接口傳輸數(shù)據(jù)和進行系統(tǒng)級數(shù)據(jù)查詢;消息接口是與消息平臺的數(shù)據(jù)接口，要確保系統(tǒng)之間互不干擾，同時要考慮與學校內(nèi)部其他系統(tǒng)之間的接口集成;第三方接口實現(xiàn)與學校辦事大廳登錄、統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)的集成。

7.決策支持模塊

該模塊主要包括項目數(shù)據(jù)報告模板管理、項目運行數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等內(nèi)容。該模塊向信息化辦公室領(lǐng)導及決策層提供項目數(shù)據(jù)報告以支持決策。該模塊可根據(jù)業(yè)務實際需要生成學校項目管理報告模板，然后按照模板選取相應的結(jié)果數(shù)據(jù)生成項目報告，同時支持項目數(shù)據(jù)報告導出到本地并可以直接在線打印。

8.系統(tǒng)管理

結(jié)合本項目組織結(jié)構(gòu)、權(quán)限、人員方面的需求，開發(fā)了系統(tǒng)管理模塊。該模塊主要包括菜單管理、權(quán)限管理、組織結(jié)構(gòu)管理、用戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理等功能。系統(tǒng)菜單動態(tài)可配置，可對菜單進行授權(quán)、修改、刪除等操作;參照學校組織架構(gòu)，完成系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)設(shè)定和權(quán)限管理;系統(tǒng)用戶管理包括用戶注冊、用戶審核、用戶密碼管理、用戶維護等，用戶信息與學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)平臺同步。建立了完善的日志功能，對系統(tǒng)登錄建立日志，日志文件記載包括登錄時間、退出時間、登錄的計算機名、IP地址、網(wǎng)卡地址等;對業(yè)務辦理過程建立日志，記錄用戶操作及數(shù)據(jù)新增、審核過程、修改、刪除等操作，以便出現(xiàn)問題時能夠分析原因、追溯操作過程。

9.系統(tǒng)“V1.0”版本實現(xiàn)

根據(jù)上述系統(tǒng)模塊設(shè)計要求，我校形成了系統(tǒng)需求規(guī)格說明書和系統(tǒng)詳細設(shè)計說明書，并采用Java語言和Oracle數(shù)據(jù)庫，以B/S架構(gòu)開發(fā)了信息化項目管理系統(tǒng)“V1.0”版本。該系統(tǒng)已投入使用1年，項目申報頁面如圖3所示。

六、結(jié)語

該系統(tǒng)目前總用戶數(shù)達3400余人，已逐步成為學校信息化項目的統(tǒng)一管理平臺，深受廣大信息化建設(shè)工作者的歡迎。通過該系統(tǒng)的應用，我校在信息化項目管理工作過程中，逐步踐行研究成果，強化項目閉環(huán)管理，加強信息化建設(shè)頂層設(shè)計和管理機制的研究，有效提升了信息化建設(shè)項目資金的使用績效和員工信息化素養(yǎng)。

參考文獻：

[1]譚志彬，柳純錄.信息系統(tǒng)項目管理師教程[M].北京：清華大學出版社，2017.

[2]教科技廳[2020]1號.教育部辦公廳關(guān)于印發(fā)《2020年教育信息化和網(wǎng)絡安全工作要點》的通知[Z].

（編輯：王曉明）