大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的策略分析

楊麗麗

摘 要：隨著智能化、信息化技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息化檔案管理發(fā)展到了一個(gè)全新階段，也使事業(yè)單位的檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位只有不斷優(yōu)化檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理思路，才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

檔案管理是推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，同時(shí)也是回顧事業(yè)單位發(fā)展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時(shí)期環(huán)境之下，事業(yè)單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術(shù)，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及互聯(lián)網(wǎng)等，其可以直接應(yīng)用到事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)決策、管理等工作中，并實(shí)現(xiàn)管理工作綜合效益的持續(xù)提升。對(duì)此，探討新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，具有重要意義。

一、大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)是指很難在一定時(shí)間內(nèi)使用常規(guī)工具進(jìn)行管理和處理的海量數(shù)據(jù)集合，也可稱之為巨量資料。大數(shù)據(jù)不僅是一種數(shù)據(jù)集合，更是一種信息資源的集合，為社會(huì)發(fā)展、企事業(yè)單位進(jìn)步提供了海量、客觀的數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)的容量非常大，大量的自動(dòng)或人工數(shù)據(jù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)方式集合在一起，可以用數(shù)據(jù)海洋來(lái)形容。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛，數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容多樣化，不僅包含文本、圖片、視頻等信息，還包含模擬信號(hào)等信息。大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生速度非?？?，對(duì)數(shù)據(jù)處理速度的要求也非常高。同時(shí)，大數(shù)據(jù)對(duì)信息真實(shí)性的要求比較高，只有數(shù)據(jù)質(zhì)量得到保證，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的決策支持作用。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）制度長(zhǎng)期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級(jí)機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時(shí)缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個(gè)別單位長(zhǎng)期忽視檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長(zhǎng)期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯(cuò)位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒(méi)有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

（二）信息保密及保密技術(shù)

事業(yè)單位的檔案具有一定保密性要求，需要對(duì)個(gè)人、集體全面負(fù)責(zé)，這就要求事業(yè)單位建立健全檔案保密制度。但事業(yè)單位受制于自身的性質(zhì)，在檔案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完備，不僅如此，事業(yè)單位在執(zhí)行檔案保密制度方面存在諸多問(wèn)題，導(dǎo)致制度落實(shí)不到位，多數(shù)制度流于形式。另外，互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，一方面提高了事業(yè)單位的工作效率，另一方面也給保密工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。若不法分子對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部文件有所企圖，利用病毒、黑客攻擊等方式竊取內(nèi)部信息資料，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的安全性。

（三）檔案信息化管理基礎(chǔ)較薄弱

其一，相比于發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代后，在事業(yè)單位內(nèi)部，用于檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施較為滯后，而事業(yè)單位用戶計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)載體建設(shè)中的投入有限，制約了檔案信息化建設(shè)的大范圍推廣。其二，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式建構(gòu)中，對(duì)于檔案信息管理軟件系統(tǒng)的建設(shè)相對(duì)不足，事業(yè)單位檔案信息管理軟件系統(tǒng)建設(shè)未能充分考慮本企業(yè)發(fā)展實(shí)際，這使得基于當(dāng)前軟件系統(tǒng)實(shí)施的檔案信息管理功能不全，難以滿足事業(yè)單位服務(wù)及管理需要。

三、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

（一）轉(zhuǎn)變對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知

作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的進(jìn)一步延伸和創(chuàng)新，事業(yè)單位檔案信息化管理具有無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)，其能為事業(yè)單位的信息決策、管理規(guī)劃和服務(wù)實(shí)施提供有效支撐。在實(shí)際管理中，事業(yè)單位檔案管理人員首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，然后借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理全新模式，并以此來(lái)優(yōu)化自身服務(wù)和管理模式，提升事業(yè)單位工作效率和競(jìng)爭(zhēng)能力。此外，為進(jìn)一步提升檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，還需建立一套符合本單位發(fā)展實(shí)際的檔案信息管理制度，該制度既要考慮事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展及服務(wù)管理需要，同時(shí)又要考慮檔案管理特征，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息生成、歸檔、保存、利用過(guò)程的全面監(jiān)管，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

第一，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才的重要性，加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)力度，保證對(duì)新鮮血液的注入，積極打造老中青合理搭配的人才隊(duì)伍，構(gòu)建老年人參與、中年人為輔、年輕人為主的合理人才結(jié)構(gòu)。第二，事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，經(jīng)常性地開(kāi)展在崗人員培訓(xùn)活動(dòng)、學(xué)習(xí)考察活動(dòng)，促使在崗人員及時(shí)接受先進(jìn)的工作理念和檔案管理知識(shí)，全面提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在崗人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)培訓(xùn)，全面提高在崗人員的計(jì)算機(jī)操作水平，更好地保證信息安全。此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極鼓勵(lì)在崗工作人員“走出去”，多與同行交流溝通，共享資源和經(jīng)驗(yàn)，互通有無(wú)，全面提高自己的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。

（三）細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益

首先需要確保細(xì)化性歸檔工作，在工作中及時(shí)制定完善的檔案歸檔范圍，這一范圍必須保持細(xì)致性與明確性，在工作職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)發(fā)展期間，可以保持持續(xù)性發(fā)展。在制定具體的范圍時(shí)，需要充分考慮檔案的儲(chǔ)存完整性以及資料的全面性，確保內(nèi)部控制體系的建設(shè)綜合水平。同時(shí)還需要做好文件檔案的環(huán)節(jié)性管理工作，不僅需要及時(shí)落實(shí)檔案工作機(jī)制，還需要及時(shí)制定歸檔計(jì)劃，基于歸檔工作的突出問(wèn)題，在年末做好重點(diǎn)排查工作，及時(shí)落實(shí)集中化與全面性的歸檔管理，保障歸檔工作的細(xì)致與全面性。對(duì)于事業(yè)單位而言，需要將文件檔案資料的交接當(dāng)作是第一任務(wù)，以規(guī)范化措施作為基礎(chǔ)，保障資料信息的清晰性。另外，還需要持續(xù)強(qiáng)化人員方面的培訓(xùn)教育工作，借助現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、視頻教育以及手冊(cè)宣傳等多種途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)水平的培養(yǎng)，重修提升檔案管理工作的針對(duì)性水平，提高檔案管理工作人員的自覺(jué)意識(shí)。

（四）拓寬事業(yè)單位對(duì)檔案的利用途徑

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位對(duì)檔案的利用途徑不應(yīng)局限在單位內(nèi)部，還應(yīng)拓寬成社會(huì)共享資源。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)積極拓寬自己的檔案利用途徑，全面提高資料信息的價(jià)值。首先，檔案管理人員應(yīng)全面掌握不同檔案資料類(lèi)型，深入挖掘檔案資料在不同方面的作用和價(jià)值，從而為檔案資料開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。檔案管理工作人員應(yīng)積極挖掘不同檔案之間的聯(lián)系，積極整合相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步方便社會(huì)大眾、事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)用檔案。其次，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)還需要加強(qiáng)與社會(huì)其他檔案管理機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，將數(shù)據(jù)共享做大、做強(qiáng)，共同推動(dòng)檔案管理信息的開(kāi)放和共享，更好地服務(wù)于人民大眾需求。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源共享的重要性，在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息庫(kù)建設(shè)的同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)共享平臺(tái)的維護(hù)與管理，充分做好資源共享工作，例如，為社會(huì)提供查找服務(wù)、咨詢服務(wù)等，在提升事業(yè)單位社會(huì)形象的同時(shí)，充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)被運(yùn)用在不同領(lǐng)域中，給各行各業(yè)帶來(lái)了很大的改變，推動(dòng)了行業(yè)改革。事業(yè)單位管理工作非常重要，關(guān)系到很多國(guó)家重要檔案，能有效推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，因此要在事業(yè)單位管理工作中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益相結(jié)合，同時(shí)推動(dòng)國(guó)家信息技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)二者合作共贏。

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