如何高效優(yōu)質(zhì)做好辦公用房集中統(tǒng)一管理*

山東青年政治學(xué)院 王芳娟

《黨政機(jī)關(guān)辦公用房管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）的施行，給辦公用房管理工作的開(kāi)展提供了制度方面的依據(jù)和規(guī)范，這對(duì)解決辦公用房管理中的問(wèn)題、優(yōu)化管理效果具有積極影響。促進(jìn)《辦法》的落實(shí)，屬于一項(xiàng)具有長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性以及政策性的工程，政府應(yīng)該提升重視程度，共同協(xié)作，促進(jìn)政策的有效落實(shí)。

一、制定高校辦公用房管理實(shí)施細(xì)則

為了促進(jìn)高校辦公用房管理工作的開(kāi)展，就需要制定管理的實(shí)施細(xì)則。某大學(xué)制定了實(shí)施細(xì)則，主要包括：第一，辦公用房主要就是指學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和一般行政人員用來(lái)行政辦公的用房[1]。第二，校內(nèi)各個(gè)單位辦公用房需要依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》中要求的定額標(biāo)準(zhǔn)，明確各單位的辦公用房面積，如，校級(jí)正職，單人使用面積為42平方米；校級(jí)常務(wù)副職，單人面積為24平方米；校級(jí)副職，單人面積為18平方米；初級(jí)，單人面積為12平方米；一般行政人員，單人面積為9平方米。第三，學(xué)校新老校區(qū)應(yīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)合辦公。需要依據(jù)定額標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌安排辦公地點(diǎn)的行政辦公用房，各個(gè)二級(jí)單元行政用房面積總計(jì)不能高于定額標(biāo)準(zhǔn)[2]。第四，依據(jù)黨政機(jī)關(guān)辦公用房標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整改。針對(duì)主要辦公地點(diǎn)超出定額標(biāo)準(zhǔn)一半的辦公用房，需要通過(guò)多種方式使其符合用房標(biāo)準(zhǔn)，比如，分隔、置換、調(diào)整、騰退等等，如果由于房屋結(jié)構(gòu)不能分隔，就要上報(bào)給學(xué)校辦公用房管理委員會(huì)審批。新任領(lǐng)導(dǎo)干部用房需要符合標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范地進(jìn)行配置。對(duì)于已經(jīng)辦理調(diào)離、離退休的干部，原單位辦公用房要及時(shí)騰退。第五，對(duì)于新建、擴(kuò)建、改建的辦公用房，需要依據(jù)相應(yīng)的定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，依據(jù)規(guī)定落實(shí)好審批流程。第六，全面地把控辦公用房標(biāo)準(zhǔn)，其中涵蓋了裝修。維修改造項(xiàng)目，應(yīng)該注重對(duì)施工功能進(jìn)行優(yōu)化和恢復(fù)，將各種安全隱患消除掉，不可進(jìn)行豪華裝修。對(duì)于維修周期、標(biāo)準(zhǔn)，都要依據(jù)國(guó)家、教育部門和各地的規(guī)定進(jìn)行落實(shí)。第七，嚴(yán)格地對(duì)辦公用房的家具和設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把控。室內(nèi)家具以及設(shè)備都要依據(jù)固定資產(chǎn)最低使用年限制度落實(shí)，對(duì)于沒(méi)有達(dá)到報(bào)廢時(shí)間或是可以繼續(xù)使用的家具及設(shè)備不能報(bào)廢。如果需要更換，應(yīng)該注重使用功能，不可以超出標(biāo)準(zhǔn)配置[3]。第八，國(guó)有資產(chǎn)管理處要做好辦公用房使用狀況的監(jiān)管工作，定期對(duì)其進(jìn)行公布。針對(duì)違反規(guī)定使用的行為，需要依據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定以及處分條款，明確單位負(fù)責(zé)人和有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

二、樹(shù)立辦公用房全過(guò)程管理理念

在辦公用房管理中應(yīng)該以“推行全面管理”為核心，主動(dòng)改變以往的管理理念，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，提前謀劃，統(tǒng)一推進(jìn)，讓所有人員都可以形成主動(dòng)的意識(shí)，為辦公用房的集中統(tǒng)一管理奠定良好的基礎(chǔ)。首先，注重主線導(dǎo)向。在管理工作中應(yīng)該把握好關(guān)鍵的環(huán)節(jié)以及重要的問(wèn)題，通過(guò)嚴(yán)格控制配置“入口”，多途徑設(shè)置“出口”，將規(guī)劃建設(shè)、經(jīng)費(fèi)管理、權(quán)屬登記、調(diào)配使用、物業(yè)服務(wù)、處置利用和維修管理滲透到辦公用房管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，形成全面的辦公用房統(tǒng)一管理體系，確保其涵蓋所有的要素、環(huán)節(jié)和內(nèi)容[4]。其次，加強(qiáng)主線支撐。將“站位高、思路寬”作為要求，對(duì)有關(guān)的配套制度的總體構(gòu)想、環(huán)節(jié)設(shè)置和整體框架等，有目的性地實(shí)施研究，讓制度能夠高于管理，先于工作；將“管什么、如何管”作為要求，對(duì)配套制度的相關(guān)內(nèi)容實(shí)施結(jié)構(gòu)性研究，提升制度的科學(xué)性、系統(tǒng)性、嚴(yán)密性和全面性；將“管用、務(wù)實(shí)、有效”作為要求，有目的性地研究配套制度的細(xì)節(jié)、集約管理、均衡配置和實(shí)際路徑等方面，提升制度的可行性及合理性。另外，還要落實(shí)好配套制度的“下文”，促進(jìn)配套制度“1+X”配套性操作流程圖和審批流程表等工作的落實(shí)，建立權(quán)責(zé)清楚、形式規(guī)范、內(nèi)容系統(tǒng)的辦公用房全過(guò)程管理制度體系，為集中管理工作的落實(shí)提供依據(jù)[5]。

三、注重“兩個(gè)重點(diǎn)”

在辦公用房集中統(tǒng)一管理中，應(yīng)該把握好兩個(gè)重點(diǎn)（如圖1所示）。

圖1 辦公用房集中統(tǒng)一管理重點(diǎn)

（一）提升管理效率

在管理工作中，應(yīng)該立足于提升管理的效率，有針對(duì)性地采取策略，有層次性地進(jìn)行推進(jìn)，做好辦公用房集中管理工作。

（二）規(guī)范使用行為

將規(guī)范辦公用房使用行為作為目標(biāo)，區(qū)分層次，注重問(wèn)題，由市級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公用房集中統(tǒng)一管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室?guī)ь^，市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局組織落實(shí)，市紀(jì)委監(jiān)委監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問(wèn)責(zé)，構(gòu)建有效的督查體制。督查內(nèi)容需要體現(xiàn)出“兩個(gè)層次”，第一，注重檢查擅自變更或是不配合權(quán)屬登記、機(jī)構(gòu)撤并之后沒(méi)有在限定時(shí)間內(nèi)騰退原辦公用房等行為；第二，注重檢查超出規(guī)定面積標(biāo)準(zhǔn)為領(lǐng)導(dǎo)干部配置及使用辦公用房的行為、已經(jīng)辦理好退休手續(xù)沒(méi)有在限定時(shí)間內(nèi)騰退用房、在多部門兼職沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)占用多個(gè)用房的問(wèn)題。[6]

四、融合信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和法治化建設(shè)

在推進(jìn)辦公用房集中統(tǒng)一管理中，還要融合“三化建設(shè)”，從圖2中可以看到，三化包括法治化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。

圖2 “三化建設(shè)”內(nèi)容

（一）融合法治化建設(shè)

將辦公用房集中統(tǒng)一管理法治化建設(shè)融入現(xiàn)代化治理中，堅(jiān)持提升法治理念及思維，對(duì)用法治意識(shí)對(duì)辦公用房集中統(tǒng)一管理進(jìn)行思考，用法治的方式深入開(kāi)展集中管理工作，制定相關(guān)制度，為辦公用房的集中統(tǒng)一管理提供法治體系。還需要依據(jù)管理辦法，促進(jìn)辦公用房使用權(quán)證管理，由機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門帶頭，和相關(guān)部門一起組織開(kāi)展相關(guān)的專題會(huì)商，通過(guò)法治的方式，促進(jìn)集中統(tǒng)一管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）融合信息化建設(shè)

應(yīng)將辦公用房統(tǒng)一管理加入信息化建設(shè)中，通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，如，大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等，促進(jìn)辦公用房集中統(tǒng)一管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展。在信息化建設(shè)中，應(yīng)該注重幾個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)：首先，電子檔案系統(tǒng)。對(duì)集中統(tǒng)一管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，將辦公用房使用管理和互聯(lián)網(wǎng)+進(jìn)行有效結(jié)合，高效地收集相關(guān)的原始檔案，并記錄到信息管理平臺(tái)中，確保每個(gè)用房都具有檔案和賬目，優(yōu)化辦公用房檔案管理工作，提升其電子化和信息化水平[7]。其次，注重構(gòu)建智能圖文系統(tǒng)。對(duì)圖文信息實(shí)施信息化、智能化的建設(shè)，可以更好地管理辦公用房的各方面信息，動(dòng)態(tài)化地對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督控制。最后，構(gòu)建網(wǎng)上辦理系統(tǒng)。結(jié)合管理的新要求，不斷地探索大數(shù)據(jù)下的辦公用房管理，創(chuàng)新信息管理的手段，充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)，積極地建立集合網(wǎng)上申請(qǐng)、審核、審批和辦理一體化的服務(wù)保障信息化平臺(tái)，及時(shí)、全面地共享管理數(shù)據(jù)，統(tǒng)一整合資源，全面地落實(shí)好監(jiān)督管理工作，提升管理的信息化建設(shè)水平。

（三）融合標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

應(yīng)該將集中統(tǒng)一管理加入機(jī)關(guān)事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，從而對(duì)管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范。首先，發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的引領(lǐng)作用，基于優(yōu)化服務(wù)、規(guī)范管理和提升效果，開(kāi)放思想，合理地研究謀劃，促進(jìn)資源的整合，將標(biāo)準(zhǔn)的手段、理念以及方法運(yùn)用到管理工作的各個(gè)階段中，提升工作的標(biāo)準(zhǔn)化，并構(gòu)建相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系。其次，樹(shù)立較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)。體現(xiàn)出重點(diǎn)，全面考慮、重視實(shí)際效果，將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和機(jī)關(guān)運(yùn)行的相關(guān)管理工作進(jìn)行結(jié)合，如，服務(wù)管理、運(yùn)行經(jīng)費(fèi)管理、能源資源管理、資產(chǎn)管理等等，健全辦公用房集中統(tǒng)一管理機(jī)制體系，建立結(jié)構(gòu)完善、手段多元的標(biāo)準(zhǔn)體系，充分發(fā)揮出其作用，提高服務(wù)的質(zhì)量，構(gòu)建節(jié)約型機(jī)關(guān)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)辦公用房進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，有利于提升管理的規(guī)范性和有效性，避免不必要的浪費(fèi)問(wèn)題，提升資源的利用效果。所以，在辦公用房管理中，就需要改變以往的理念，采取有效的措施，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理，形成辦公的新局面。