大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理范式轉(zhuǎn)型

柴華

摘? 要：最近幾年隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的深入應(yīng)用，我們逐漸步入到信息時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等各項(xiàng)先進(jìn)的信息技術(shù)在各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域得到了廣泛成熟的應(yīng)用。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求及需要，需要向著數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。檔案資源作為大數(shù)據(jù)信息資源的重要組成部分，其應(yīng)用服務(wù)模式的拓展存在著很大的空間。通過對檔案信息資源進(jìn)行深入細(xì)致的挖掘整理，發(fā)揮檔案的價(jià)值，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供決策，提高企業(yè)在市場當(dāng)中的競爭能力。本文主要結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，首先分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的研究現(xiàn)狀，然后論述了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，最后提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理范式的轉(zhuǎn)型，希望通過研究對廣大同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代? 檔案管理? 轉(zhuǎn)型發(fā)展? 檔案數(shù)據(jù)

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（c）-0179-03

Transformation of Archives Management Paradigm in the Era of Big Data

CHAI Hua

（Mudanjiang Normal University， Mudanjiang，? Heilongjiang? Province， 157011 China ）

Abstract： In recent years， with the in-depth application of Internet technology in various fields， we have gradually stepped into the information age. In the era of big data， cloud computing， Internet of things and other advanced information technologies have been widely and mature applied in various production fields. The traditional file management mode can no longer meet the development requirements and needs of the era of big data， and needs to be transformed into digital archives. As an important part of big data information resources， there is a great space for the expansion of its application service mode. Through the in-depth and meticulous mining and collation of archives information resources， the value of archives can be brought into play， which can better provide decision-making for the production and operation of enterprises， and improve the competitiveness of enterprises in the market. This paper mainly combined with practical work experience， first analyzes the research status of archival data in the era of big data， then discusses the development direction of archives management in the era of big data， and finally puts forward the transformation of archives management paradigm in the era of big data， hoping that the research can help the majority of peers.

Key Words： Big data era; File management; Transformation and development; Archival data

2015年國務(wù)院印發(fā)了促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動(dòng)綱要[1]，并在綱要當(dāng)中明確指出，大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)信息已經(jīng)成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，加大大數(shù)據(jù)的科學(xué)部署，深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣應(yīng)用，已經(jīng)成為穩(wěn)增長促改革，調(diào)結(jié)構(gòu)惠民生，推動(dòng)政府治理能力提升的必然追求。并且在隨后的幾年當(dāng)中，國家連續(xù)出臺了一系列的關(guān)于大數(shù)據(jù)的方針政策，并將大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理有效結(jié)合，加快檔案工作的升級轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)階段，我國檔案管理工作正經(jīng)歷著一個(gè)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)收集保管向著電子收集保管，網(wǎng)絡(luò)平臺共享的方式轉(zhuǎn)變，并且產(chǎn)生著深刻的變革。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理升級轉(zhuǎn)型勢在必行。

1? 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的研究現(xiàn)狀

1.1 檔案數(shù)據(jù)的收集

我國學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的采集和接收主要圍繞著檔案信息時(shí)代或者大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)信息采集的難點(diǎn)和提出的對策建議等角度入手。大量研究文獻(xiàn)表明，大數(shù)據(jù)背景之下，各種檔案數(shù)據(jù)的采集、收集、整理都需要依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在儲(chǔ)存過程中應(yīng)該加強(qiáng)對非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的高效整合處理，為后續(xù)利用提供基礎(chǔ)。還有研究學(xué)者認(rèn)為現(xiàn)階段的檔案數(shù)據(jù)普遍表現(xiàn)為格式不規(guī)范，質(zhì)量較低，可識別性較差的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)，對現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的改進(jìn)，促進(jìn)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集的規(guī)范化和格式化。不同研究人員從不同角度入手，對檔案數(shù)據(jù)的采集和接收進(jìn)行了不同方面的論證，這就給大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的升級轉(zhuǎn)型提供了信息支撐。

1.2 檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存

現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)背景下，研究人員關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存主要集中在儲(chǔ)存介質(zhì)、儲(chǔ)存環(huán)境、儲(chǔ)存策略、安全環(huán)境、長期保存等幾個(gè)方面探討。有研究人員認(rèn)為在檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存過程中所使用的儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該確保一次性輸入，不能夠更改，具有很強(qiáng)的耐久性，保存性、技術(shù)壽命較長，具有較強(qiáng)的市場穩(wěn)定性，能夠?qū)崿F(xiàn)脫機(jī)保存等[2]。也有研究學(xué)者認(rèn)為，在檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存過程中，還需要加強(qiáng)安全方面的管理，構(gòu)建安全儲(chǔ)存數(shù)據(jù)庫和智慧型的監(jiān)管平臺，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)多套檔案數(shù)據(jù)之間的同步共享，同時(shí)利用數(shù)據(jù)智能恢復(fù)技術(shù)保證儲(chǔ)存技術(shù)的多次重復(fù)利用，并對數(shù)據(jù)的利用情況進(jìn)行針對性地監(jiān)管，避免數(shù)據(jù)被非法竊取盜用。

1.3 檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)備份和遷移

該方面的研究主要涉及到各種數(shù)據(jù)信息的備份恢復(fù)等策略，以及不同保存環(huán)境下數(shù)據(jù)的備份和轉(zhuǎn)移。有研究學(xué)者對檔案數(shù)據(jù)造成損毀的邏輯和物理過程進(jìn)行了有效研究，并提出了數(shù)據(jù)恢復(fù)的具體方法和策略。也有研究人員認(rèn)為在檔案數(shù)據(jù)備份處理過程中，由于處理的目標(biāo)不明確，思路不清晰，處理方法不科學(xué)，存在諸多安全隱患，造成檔案數(shù)據(jù)遭受到破壞，并提出了檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存過程中要確保適度可行性、經(jīng)濟(jì)性、安全性[3]。也有研究人員結(jié)合電子檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)了一種基于云計(jì)算的安全儲(chǔ)存體系，通過將各種信息轉(zhuǎn)移到公有的云盤當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)共享，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效保存。

2? 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的走向

2.1 從傳統(tǒng)的紙質(zhì)收集整理向著數(shù)據(jù)收集轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)收集整理已經(jīng)不再是檔案管理的重要工作之一。這要求檔案管理部門進(jìn)行高效的檔案數(shù)據(jù)管理，并通過適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)提前制定相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)收集規(guī)則，對網(wǎng)絡(luò)世界或者其他領(lǐng)域的不同來源不同類型的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行針對性的收集儲(chǔ)存，最終形成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)方案，并向用戶提供多樣的信息檢索獲取方式，實(shí)時(shí)檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)變化，主動(dòng)獲取抓取，包括檔案實(shí)體數(shù)據(jù)內(nèi)容儲(chǔ)存現(xiàn)狀的描述數(shù)據(jù)以及檔案綜合利用情況的描述數(shù)據(jù)、檔案管理全流程的行為數(shù)據(jù)等。

2.2 從檔案信息的鑒定篩選向著檔案數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，檔案信息資源的鑒定篩選往往會(huì)經(jīng)過兩次的價(jià)值判定，第一次在各種信息資源歸檔之前對文件材料的價(jià)值進(jìn)行初步判定，明確該檔案信息是否在歸檔的范圍之中，是否具有價(jià)值形成違建成為檔案，在這個(gè)過程之后，對檔案的保存情況進(jìn)行進(jìn)一步的確定，該信息資源是應(yīng)該歸入永久保存檔案還是長期保存檔案或者是短期保存檔案。第二次是在歸檔之后對檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審，判斷現(xiàn)有的保存情況是否發(fā)生變化。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代就要求檔案管理部門由傳統(tǒng)的檔案管理向著數(shù)據(jù)處理方式轉(zhuǎn)變。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)獲得相應(yīng)的價(jià)值信息，并結(jié)合不同數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式明確格式轉(zhuǎn)換方案、檢測方案，然后對各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的清除、篩選、降噪處理、鑒定成合格檔案之后[4]，統(tǒng)一錄入到數(shù)據(jù)庫或者管理庫當(dāng)中。對所涉及到的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)檢索、語義分析、聚類分析。這項(xiàng)工作主要是利用計(jì)算機(jī)的特定業(yè)務(wù)目標(biāo)，做到自動(dòng)收集自動(dòng)抽取，然后進(jìn)行加工，為決策者提供信息支撐。

2.3 從檔案信息的開發(fā)利用向著檔案數(shù)據(jù)服務(wù)轉(zhuǎn)變

從檔案的科學(xué)開發(fā)利用角度入手，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要停留在專題、資料匯編等方面，但沒有觸及到知識的深度挖掘和智慧的高度。從檔案的利用情況來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式管理關(guān)系十分被動(dòng)，主要是根據(jù)相關(guān)人員的需求對檔案信息進(jìn)行查閱并保管移交檔案，各項(xiàng)工作被動(dòng)性很強(qiáng)，用戶只能夠從檔案部門獲取相應(yīng)的公開材料。而在大數(shù)據(jù)背景之下，檔案管理工作逐漸向著數(shù)據(jù)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。通過依托大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建完善的檢索平臺，建立統(tǒng)一的檢索頁面，用戶只要登錄相關(guān)的頁面，輸入關(guān)鍵詞就能夠獲取經(jīng)系統(tǒng)處理的結(jié)果，確保了檔案服務(wù)的針對性科學(xué)性。另外在整個(gè)檢索數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，通過建立智能化的檢索平臺，例如數(shù)據(jù)相關(guān)關(guān)系檢索、語義關(guān)聯(lián)檢索、上下文關(guān)系檢索，交叉關(guān)系檢索、近義詞檢索、熱詞檢索等模型[5]，利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深度加工分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檢索信息的高效處理，并為用戶提供針對性的服務(wù)。

3? 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理范式轉(zhuǎn)型

3.1 注重培養(yǎng)檔案管理部門的數(shù)據(jù)意識

大數(shù)據(jù)背景之下，檔案管理工作不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)的收集、匯總、整理、歸檔處理，還應(yīng)該關(guān)注對檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新。作為檔案管理人員，應(yīng)該具備數(shù)據(jù)意識，更將數(shù)據(jù)意識敏銳地反映到檔案內(nèi)容、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)背景數(shù)據(jù)和各種業(yè)務(wù)活動(dòng)以外數(shù)據(jù)的管理和更新當(dāng)中。一方面應(yīng)該加強(qiáng)對政務(wù)開放的數(shù)據(jù)、社交媒體歸納數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁歸檔數(shù)據(jù)、智慧檔案館的運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)的收集整理[6]，有意識地針對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集儲(chǔ)存。只有走出傳統(tǒng)檔案的局限，才能夠?qū)Ω鞣N數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度的挖掘，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的增值潛力，只有這樣才能夠逐漸建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代和檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)據(jù)意識，也才能夠更好地完成新時(shí)代背景下對檔案管理工作的新要求。

3.2 加大數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)能力的培養(yǎng)

數(shù)字化是指轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案，向著數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，提高檔案文獻(xiàn)資源利用效率提升檔案價(jià)值的關(guān)鍵舉措。數(shù)據(jù)化的檔案信息要求在儲(chǔ)存方式、處理方式等方面向著數(shù)據(jù)文本化轉(zhuǎn)變，這就需要我們應(yīng)用光學(xué)識別技術(shù)、語音識別技術(shù)、格式轉(zhuǎn)換技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)[7]，并建立數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化后的檔案數(shù)據(jù)庫，方便錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)，方便儲(chǔ)存調(diào)用、分析挖掘處理。從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化是檔案管理的升級轉(zhuǎn)型之路，體現(xiàn)了一種從提供利用到深度開發(fā)應(yīng)用，從價(jià)值實(shí)現(xiàn)到挖掘價(jià)值的檔案思維方式的轉(zhuǎn)變。

3.3 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

一方面應(yīng)該確保政策層面制定的針對性，結(jié)合各項(xiàng)政策制定具有可操作性的檔案數(shù)據(jù)管理制度，明確檔案數(shù)據(jù)的生命周期和具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合政府、企業(yè)、社區(qū)等不同的檔案數(shù)據(jù)需求情況，制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理辦法，另外，還應(yīng)該加快統(tǒng)籌不同領(lǐng)域之間的檔案信息的高效共享、高效開發(fā)。一方面應(yīng)該從法律層面入手，建立健全檔案數(shù)據(jù)安全與檔案數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)，要明確檔案數(shù)據(jù)使用過程中的責(zé)任主體、各項(xiàng)權(quán)利和義務(wù)。另外國家層面還應(yīng)該積極引導(dǎo)相關(guān)從業(yè)人員、技術(shù)人員、廣大社會(huì)群體和廣大用戶構(gòu)建協(xié)同的管理機(jī)制[8]。最為重要的是應(yīng)該確保先進(jìn)信息技術(shù)工作者全面參與其中，只有這樣才能夠加快轉(zhuǎn)變檔案的管理模式。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)中央財(cái)政支持以及數(shù)字管理人才的培養(yǎng)[9]。

4? 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，加強(qiáng)對各種網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的高效整理、挖掘和深度利用，加強(qiáng)對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源的深度整合，已經(jīng)成為檔案管理工作的重中之重。新技術(shù)新理念應(yīng)用之下，對傳統(tǒng)檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，檔案管理需要加強(qiáng)改革和創(chuàng)新，并逐漸由人工管理向著信息技術(shù)管理轉(zhuǎn)變，強(qiáng)調(diào)檔案管理的技術(shù)性、科技性、智能性，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理工作提出的新要求。

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