疫情防控常態(tài)化下醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與應(yīng)用

楊洋

摘? 要：隨著新冠肺炎防控工作的規(guī)范化、常態(tài)化，醫(yī)院檔案管理備受關(guān)注，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是醫(yī)院檔案不可或缺的一部分，直接影響醫(yī)院應(yīng)對突發(fā)事件的能力，具有突出的參考價值和利用價值。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際情況，詳細(xì)闡述了醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的基本特征，分析了突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的現(xiàn)實意義，探討了醫(yī)院應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的策略，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的有效提高，為醫(yī)院的健康發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

關(guān)鍵詞：疫情防控? 突發(fā)公共衛(wèi)生事件? 醫(yī)院? 檔案管理

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（c）-0164-04

Management and Application of Hospital Archives of Public Health Emergencies under The Normalization of Epidemic Prevention and Control

YANG Yang

（Hengshui People's Hospital Quality Management Office， Hengshui， Hebei Province， 053000 China）

Abstract： With the standardization and normalization of the prevention and control of COVID-19 pneumonia， the management of hospital archives has attracted much attention. Public health emergency archives are an indispensable part of hospital archives， which directly affect the ability of hospitals to deal with emergencies and have outstanding reference value and utilization value. According to the actual situation of hospital development， public health emergencies in detail elaborated the hospital archives the basic characteristics of emergent public health events are analyzed the practical significance of the archives management， probes into the hospital to deal with public health emergencies of archives management strategy， in order to promote the hospital effectively improve the level of file management， for the healthy development of the hospital to create favorable conditions.

Key Words： Epidemic prevention and control; Public health emergency; Hospital; Records management

自2019年12月以來，全國正在開展一場遏制新冠肺炎疫情的攻堅戰(zhàn)，新冠肺炎對全球公共衛(wèi)生構(gòu)成巨大威脅[1]。新冠肺炎疫情是新中國成立以來發(fā)生在我國的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件[2]，傳染性強、群發(fā)性高、涉及地域廣、連鎖反應(yīng)快、防控難度大[3]。疫情發(fā)生后，許多公立醫(yī)院、疾控部門的檔案工作者第一時間向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供了“非典”時期的專題檔案，為疫情防控工作提供了信息支撐[4]。做好大型公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理，對醫(yī)院疫情科學(xué)防控的全過程進(jìn)行詳細(xì)、全面的記錄，不僅可以豐富醫(yī)院檔案的收集，還可以為正在進(jìn)行的新冠肺炎疫情防控和未來突發(fā)公共衛(wèi)生事件、臨床診療、公共衛(wèi)生體系建設(shè)提供重要的檔案[5-7]。

1? 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要作用

1.1 為制定應(yīng)急方案提供科學(xué)依據(jù)

對于醫(yī)院來說，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案可以為醫(yī)院快速高效地應(yīng)對突發(fā)事件提供參考，是科學(xué)決策的依據(jù)，從而有效消除信息不對稱帶來的不利影響。

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間，醫(yī)院可以整合信息，關(guān)注當(dāng)前事件的相關(guān)信息，結(jié)合過去類似事件的相關(guān)處理方法，預(yù)測整個事件的發(fā)展情況，整合各種影響因素，預(yù)測各種可能的情況，保證科學(xué)的處理方案，有效降低處理錯誤率。突發(fā)公共衛(wèi)生事件后，根據(jù)檔案，有助于總結(jié)工作經(jīng)驗，使檔案更加系統(tǒng)和完善，為今后處理類似事件提供有價值的參考。比如武漢在建方艙醫(yī)院時，參考了2003年抗擊非典疫情時北京小湯山醫(yī)院的相關(guān)圖紙，幫助設(shè)計團隊在24h內(nèi)繪制了火神山醫(yī)院的設(shè)計圖，大大縮短了設(shè)計時間[8]。

1.2 記錄歷史資料

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案真實記錄了黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情等應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的全過程。醫(yī)院管理部門可以對這些檔案進(jìn)行總結(jié)和分析，從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，并應(yīng)用到工作中[8]。比如，21世紀(jì)美國發(fā)生“9.11”事件和“卡特里娜”事件后，及時建立了“9.11”數(shù)字檔案館和“颶風(fēng)數(shù)字記憶庫”[9]，并以電子媒體的形式收集和保存了相關(guān)領(lǐng)域的第一手資料，為我國建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案提供了思路和參考。新冠肺炎爆發(fā)后，各地檔案館立即提供了非典疫情防控專項檔案，供有關(guān)部門參考。這些關(guān)鍵時刻檔案發(fā)揮著極其重要的參考價值，而其前提是有效收集歷史記錄。

1.3 服務(wù)社會大眾

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案以真實性為基礎(chǔ)，對整個事件的信息進(jìn)行客觀的收錄，集中反饋了整個突發(fā)公共衛(wèi)生事件產(chǎn)生與發(fā)展流程，對醫(yī)院處理經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)。這些材料在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的宣傳教育中發(fā)揮了重要作用，可以系統(tǒng)地向公眾傳遞各種信息，對群眾起到警示和教育作用，增強他們的預(yù)防觀念，形成良好的心理素質(zhì)，提高他們應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力[10]。

1.4 豐富與深化醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究資料

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案具有突出的醫(yī)院參考和研究價值[11]。借助檔案資源，可以系統(tǒng)研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件，了解其具體誘因，收集預(yù)兆信息，進(jìn)行專業(yè)判斷，優(yōu)化完善應(yīng)急預(yù)案，規(guī)范處理方法，為科學(xué)防控提供更有力、更科學(xué)的依據(jù)。此外，借助突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，可以完善醫(yī)院檔案工作體系，豐富資源，更好地為醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究服務(wù)。

2? 突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理特點分析

2.1 專業(yè)性

對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理，它涵蓋了多個領(lǐng)域的知識和內(nèi)容，具有很強的專業(yè)性。需要根據(jù)事件的類型，在整理信息資源的全過程中進(jìn)行專業(yè)滲透，以預(yù)防措施、處理方法、應(yīng)對方案為主要內(nèi)容，需要綜合分類，做到區(qū)別對待，包括處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件的全過程，力求科學(xué)有效?；诖?，醫(yī)院檔案管理人員需要具備較高的專業(yè)判斷能力，能夠在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中實施規(guī)范化管理，從而更好地為決策制定和危機預(yù)警服務(wù)。

2.2 復(fù)雜性

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的主要特征是突發(fā)性和不可預(yù)測性，給醫(yī)院的處理行為帶來麻煩，很難在短時間內(nèi)準(zhǔn)確預(yù)測突發(fā)事件的影響范圍和危害程度。在這種情況下，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理也不同于正常狀態(tài)。管理人員處于一個全新的工作環(huán)境中，需要執(zhí)行差異化的任務(wù)，傳統(tǒng)的檔案管理模式完全不適合，不能滿足突發(fā)公共衛(wèi)生事件的管理要求，管理方法、手段、環(huán)節(jié)、流程都是非程序性的。因此，在緊急狀態(tài)下，需要調(diào)整檔案管理收集和管理模式，從根本上增加了整體管理難度。例如伴隨著新冠肺炎疫情的發(fā)展階段變化以及不同階段工作任務(wù)的變化，在抗擊疫情的物資保障、方案制定以及組織領(lǐng)導(dǎo)等方面也都會發(fā)生一些調(diào)整，各種檔案也隨之產(chǎn)生，因此其具有比較復(fù)雜的特點。

2.3 多樣性

結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展，針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，將事件全過程形成的數(shù)據(jù)作為對象進(jìn)行收集，檔案記錄富有豐富性。從內(nèi)容上看，包括相關(guān)機構(gòu)形成的政策和文件，如各種應(yīng)急預(yù)案、相關(guān)處理技術(shù)、現(xiàn)場控制策略、設(shè)備設(shè)施等常見信息;根據(jù)載體分析，它是以紙質(zhì)文件、物理載體和多媒體載體的形式存在的。紙質(zhì)檔案多為文獻(xiàn)資料、報告等。實體載體包括證書和獎杯。多媒體資料主要是視聽、電子、數(shù)據(jù)和音頻資料。由此可見，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源渠道多樣化，載體更加多樣化。

3? 新冠疫情背景下做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的思考

3.1 高度重視突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作

檔案管理部門應(yīng)從思想層面高度重視檔案管理?？箵粜鹿诜窝滓咔檫^程中形成的檔案，是全國人民在黨的領(lǐng)導(dǎo)下共同抗擊疫情的寶貴財富和真實記錄，充分體現(xiàn)了社會主義制度的優(yōu)越性[2，6]。檔案的全面收集和妥善管理對疫情防控的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義，也可以為今后類似突發(fā)事件提供歷史借鑒。

3.2 積極構(gòu)建全方位的檔案工作應(yīng)急管理機制，強化制度性保障作用的發(fā)揮

對于醫(yī)院來說，一旦面臨突發(fā)公共衛(wèi)生事件，就必須積極制定檔案工作的應(yīng)急機制，以實現(xiàn)應(yīng)急條件下檔案管理的有序發(fā)展，落實規(guī)范性原則。首先，要結(jié)合突發(fā)公共衛(wèi)生事件類型[12]，明確檔案收集、整理和保管方法，準(zhǔn)確界定范圍，實行問責(zé)機制，建立檔案管理制度，以確?？茖W(xué)管理。其次，針對公共衛(wèi)生突發(fā)事件類型[13]，形成專題檔案，以檔案特殊性為基礎(chǔ)，形成有效的檔案整理分類手段，積極構(gòu)建專題信息資源庫。再次，明確檔案收集管理規(guī)范和范圍，將法律規(guī)定、技術(shù)適用、檢查等資料全部包括在內(nèi)，追求載體的多樣性。

3.3 加強檔案分類管理，建立系統(tǒng)的檔案管理體系

對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，在收集階段，力求最大限度地擴大范圍和內(nèi)容廣泛化，目的是保障文件完整性。另外，考慮到檔案類型的復(fù)雜性和多樣性，要做好分類處理。首先，針對檔案實物進(jìn)行登記與分類，以一物一卷為基礎(chǔ)進(jìn)行立卷，編號，明確數(shù)量，加蓋印章，合理擺放與保管。其次，對于音頻和視頻等聲像檔案，多涉及突發(fā)公衛(wèi)生事件的會議、交流等，要進(jìn)行價值分析，做好篩選，結(jié)合類型進(jìn)行編號的統(tǒng)一處理。另外，針對上級看望一線醫(yī)護人員的聲像資料，需要合理區(qū)分內(nèi)容，大事件照片資料的保管要按時間順序進(jìn)行。再次，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中收集的文書檔案也要系統(tǒng)地分類，并以時間為基準(zhǔn)劃分期限。針對永久性資料，需要分清性質(zhì)，主要涵蓋應(yīng)急機構(gòu)的組建、參與人員、會議記錄等。一般情況下，長期保持的檔案多為有關(guān)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的文件，需要進(jìn)行妥善保管，重點包含醫(yī)療救治資料、應(yīng)急護理等。除此之外，病理是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集的重點，其原始性較強，十分珍貴，是進(jìn)行系統(tǒng)研究的基礎(chǔ)，需要對病人的基本情況、治理手段、病人反應(yīng)等信息進(jìn)行全面收錄，對病理裝訂成冊[14]。

3.4 全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息資源庫

為了適應(yīng)新時代的發(fā)展，醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理也需要引進(jìn)信息技術(shù)。要以信息化建設(shè)為方向，特別是公共衛(wèi)生事件網(wǎng)絡(luò)直接報告系統(tǒng)為基礎(chǔ)，加快數(shù)字化電子檔案建設(shè)，使信息化檔案建設(shè)模式和標(biāo)準(zhǔn)落到實處。另外，加快公共衛(wèi)生事件檔案信息資源庫建設(shè)，重視與相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)的合作，以信息整合為目標(biāo)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的豐富和完善。此外，還可以發(fā)揮信息資源庫的作用，總結(jié)公共衛(wèi)生突發(fā)事件的特點和規(guī)律，進(jìn)行廣泛的預(yù)防和控制工作，建立危機預(yù)警機制，更好地滿足公眾對衛(wèi)生信息的需求。

3.5 加大檔案開發(fā)利用力度，發(fā)揮信息的強大支撐

對于醫(yī)院而言，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的開發(fā)與利用是根本，可以有效地改善檔案利用機制，更好地為行業(yè)決策制定服務(wù)。醫(yī)院要構(gòu)建疫情案例庫，深入研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急預(yù)案實施、防治舉措，以提供更具指導(dǎo)意義的經(jīng)驗。重視對類似事件進(jìn)行對比分析，研究內(nèi)在聯(lián)系，尋找共性，為預(yù)警工作提供依據(jù)。此外，全面做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案編制研究工作，采取分級處理方式，多方面梳理，力求為醫(yī)院公共衛(wèi)生事件處理提供更加有力的信息支撐[15]。

4? 結(jié)語

檔案是一個單位、一個部門重要的基礎(chǔ)信息資源。檔案管理記錄了單位和部門的重要基本信息，包含了單位和部門的重要原始數(shù)據(jù)。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的日常工作和發(fā)展過程，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供科學(xué)的評價資料。隨著醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理成為不可忽視的管理內(nèi)容，而突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理更是重中之重。因此，醫(yī)院要準(zhǔn)確掌握突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點，正視檔案管理的價值，形成有效的應(yīng)對戰(zhàn)略，發(fā)揮科學(xué)應(yīng)急機構(gòu)的作用，以信息化為導(dǎo)向，全面提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件文件的管理效率，將開發(fā)與利用落到實處，為決策服務(wù)，切實增強醫(yī)院應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力。

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