人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

楊威

◆摘? 要：近年來，隨著科技的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理的大趨勢(shì)。加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠改變以往的管理模式，讓人事檔案管理變得動(dòng)態(tài)化、方便話，提高管理效率，降低人工管理成本。本文將對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的必要性加以探討，并提出人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供參考。

◆關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化;必要性;建設(shè);策略

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要依賴于人工操作，工作人員需要花費(fèi)許多時(shí)間和精力用于資料的整理和保管，而且，工作效率十分低下。加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用各級(jí)手段進(jìn)行人事檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和便捷化，從而提高人事管理的實(shí)效性。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）符合社會(huì)發(fā)展需求

長(zhǎng)期以來，人事檔案管理一直沿用著傳統(tǒng)的管理模式，工作人員每天需要面對(duì)較為繁瑣的檔案管理工作，不僅占用了寶貴的人工資源，還很難提高工作效率。在信息時(shí)代下，采用信息化管理，能夠讓人事管理科學(xué)化、自動(dòng)化，對(duì)檔案信息的查閱和調(diào)取均能夠通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了檔案管理的實(shí)踐，也加快了人事信息的有效利用。因此，人事檔案信息化建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展的必然需求。

（二）符合安全管理需求

傳統(tǒng)方式的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案很容易受到環(huán)境等因素的影響，而造成檔案信息的損壞，而且，這種紙質(zhì)檔案需要占用較大的空間，還要有專管人員負(fù)責(zé)安全維護(hù)。采用信息化管理后，這種紙質(zhì)的檔案將被數(shù)字化檔案所替代，人事信息采用硬件存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)，可以通過設(shè)置管理權(quán)限等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全管理，不僅能夠避免環(huán)境因素給檔案管理的影響，還能讓安全維護(hù)變得更加高效，進(jìn)而滿足安全管理方面的需求。

（三）符合社會(huì)服務(wù)需求

人事檔案中包含了大量信息，其中包括了員工培訓(xùn)、績(jī)效考核、人事變更等多方面信息，在以往人工管理中，需要通過紙質(zhì)檔案的查找才能為社會(huì)和企業(yè)提供服務(wù)，采用信息化管理之后，將會(huì)令人事檔案的社會(huì)服務(wù)功能更加強(qiáng)大，可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行傳輸，提高了社會(huì)服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而滿足信息時(shí)代下社會(huì)服務(wù)方面的需求。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）信息化建設(shè)的規(guī)范化

信息時(shí)代下企事業(yè)單位之間的聯(lián)系日益緊密，人事檔案管理作為企事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，需要按照國(guó)家頒布的人事管理信息化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，比如：人事管理的信息向、表格格式等方面要符合標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)要求。

（二）加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)

1.確保信息化系統(tǒng)的先進(jìn)性

當(dāng)前，科技發(fā)展速度十分迅猛，信息技術(shù)也不斷更新?lián)Q代，提高信息化系統(tǒng)的先進(jìn)性關(guān)系到認(rèn)識(shí)檔案管理是否能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求，是否能夠確保信息化系統(tǒng)能夠具備高效性和穩(wěn)定性，因此，在人事檔案管理信息化建設(shè)中，需要最大限度地提高信息技術(shù)的先進(jìn)性。

2.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)可靠性設(shè)計(jì)

人事檔案管理信息化系統(tǒng)需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保持長(zhǎng)期運(yùn)行，因此，無論在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方面還是在網(wǎng)絡(luò)管理方面都要具有較高的穩(wěn)定性和可靠性，在信息化系統(tǒng)開發(fā)是，需要開發(fā)人員進(jìn)行可靠性設(shè)計(jì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行異常，需要能夠由系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)有效的提示，以便能夠在第一時(shí)間采取因?qū)Ψ桨福苊庠斐蓹n案信息的流失或泄露

3.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì)

人事檔案信息大多涉及到個(gè)人隱私，檔案信息的外泄往往會(huì)給個(gè)人和企事業(yè)單位帶來不必要的損失。在信息化系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)中需要讓系統(tǒng)具備比較嚴(yán)密的安全保護(hù)措施。尤其近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，惡性入侵他人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的情況多有發(fā)生，在信息化系統(tǒng)開發(fā)中需要完善安全體系，比如：網(wǎng)絡(luò)層安全、用戶安全和數(shù)據(jù)安全等，對(duì)查閱和調(diào)用信息要設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限。

信息化系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，工作人員只能進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索和更改，不能夠直接進(jìn)入到系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，這樣可以避免數(shù)據(jù)遭到破壞，也能夠避免網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行攻擊。

三層結(jié)構(gòu)主要包括用戶界面層、數(shù)據(jù)訪問層以及業(yè)務(wù)邏輯層。其中，用戶界面層主要是為了便于工作人員和人事檔案用戶進(jìn)行大南信息檢索，實(shí)現(xiàn)信息交互的功能;業(yè)務(wù)邏輯層則是信息化系統(tǒng)的功能層，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析等功能;而數(shù)據(jù)訪問層則是信息化系統(tǒng)的核心，它通過數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理對(duì)信息化系統(tǒng)應(yīng)用程序提供支持。

（三）營(yíng)造人事檔案信息化管理氛圍

1.提高人事管理人員服務(wù)意識(shí)

信息化建設(shè)為人事檔案管理提供了現(xiàn)代化辦公平臺(tái)，同時(shí)，也在傳統(tǒng)檔案管理功能的基礎(chǔ)上，拓展了社會(huì)服務(wù)范圍，增加了社會(huì)服務(wù)職能。要在人事管理中充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能，需要加強(qiáng)人事管理工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，樹立人事檔案管理中以人文本的思想。

2.加強(qiáng)人事管理人員的崗位培訓(xùn)

信息化建設(shè)為提高人事檔案管理效率創(chuàng)造了條件，同時(shí)也對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)提出了新的考驗(yàn)。人事管理工作人員不僅要對(duì)檔案信息的重要性具有充分的認(rèn)知，恪守自己的本職，具有較高的思想道德水準(zhǔn)，還要具備較高的信息化系統(tǒng)應(yīng)用技能，能夠獨(dú)立完成檔案信息的接受、傳輸、存儲(chǔ)和檢索、修改等工作，具備一定的系統(tǒng)維護(hù)技能。因此，信息化建設(shè)后，需要加強(qiáng)人事管理人員的崗位培訓(xùn)，這樣才能讓信息化系統(tǒng)發(fā)揮出自身優(yōu)勢(shì)，提高人事檔案管理效率。

三、結(jié)束語

相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理而言，信息化管理不僅能夠降低檔案管理和維護(hù)的成本，提高管理效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)職能的拓展，更加符合時(shí)代發(fā)展的需求。在信息化建設(shè)中，不但需要完善信息化系統(tǒng)，還要加強(qiáng)工作人員技能培訓(xùn)，從而改善人事檔案管理環(huán)境，促進(jìn)當(dāng)管理效率的提升。

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