信息化環(huán)境下報(bào)社文書檔案管理工作優(yōu)化分析

丁璨

◆摘? 要：隨著信息化時(shí)代到來，傳統(tǒng)報(bào)社文書檔案管理工作需要做到與時(shí)俱進(jìn)，文書檔案信息是報(bào)社寶貴資源，在促進(jìn)報(bào)社可持續(xù)發(fā)展中有著十分重要意義。因此，本文主要就如何在信息化環(huán)境下優(yōu)化報(bào)社文書檔案管理工作分析。

◆關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;報(bào)社;文書檔案管理;工作;優(yōu)化

為不斷提高檔案管理水平，信息化環(huán)境下報(bào)社在文書檔案管理工作方面在不斷加快信息化建設(shè)步伐加快，共享文書檔案資源，為報(bào)社建設(shè)和發(fā)展提供信息化服務(wù)，從傳統(tǒng)檔案利用方式上轉(zhuǎn)變出來。但是在信息化建設(shè)工作開展中，現(xiàn)代信息化辦公平臺升級更新速度較快，導(dǎo)致很多電子文件和數(shù)據(jù)信息在升級之后出現(xiàn)丟失和查詢困難概率較大。加上報(bào)社文書檔案自身必須經(jīng)過處理基礎(chǔ)上，將其及時(shí)地移交到檔案室紀(jì)念性保管。尤其是在當(dāng)前無紙化要求今天，對電子文件使用和保管以及存檔要求較高。目前規(guī)范性水平顯然難以有效提升。信息化報(bào)社文書檔案管理，對于管理水平提升有著較高要求，在報(bào)社文書業(yè)務(wù)在知識水平要求上較高。需要切實(shí)注重以下工作的開展。

1提高認(rèn)識，完善體系，優(yōu)化力度

在信息化時(shí)代下，為促進(jìn)報(bào)社文書檔案信息化管理，作為檔案管理人員，必須意識到自身職責(zé)作用，提高對其認(rèn)識。對報(bào)社文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不斷完善和優(yōu)化。從當(dāng)前檔案實(shí)體管理以及電子檔案管理實(shí)際需求，結(jié)合報(bào)社實(shí)踐，對文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和完善，做好報(bào)社文書檔案收集和歸檔以及整理與利用等標(biāo)準(zhǔn)完善，對報(bào)社文書檔案信息化管理工作不斷完善。且在此基礎(chǔ)上根據(jù)專網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建報(bào)社文書檔案管理體系，在這方面加大信息化建設(shè)投入，促進(jìn)報(bào)社文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為報(bào)社文書檔案管理工作開展注入強(qiáng)勁動力。與此同時(shí)，在體系完善同時(shí)，結(jié)合實(shí)際，對現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)體系和程度提升和優(yōu)化，發(fā)揮檔案管理工作成效。

在做好上述工作基礎(chǔ)上，在檔案信息化建設(shè)方面不斷加大力度。結(jié)合現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)，對其在功能和內(nèi)涵上不斷拓展，在文書管理、文件管理、檔案管理方面加大相互之間獨(dú)立性與交互性，三個(gè)模塊之間能確保報(bào)社文書檔案管理工作流程得到優(yōu)化和完善，在文書處理中，做好收文發(fā)文預(yù)歸檔，在文件管理中做好著錄文件與案卷整理工作，在檔案管理時(shí)做好對其目錄編排和檔案追加等方面工作，對檔案信息化管理力度上不斷優(yōu)化和完善，促進(jìn)信息化建設(shè)水平提升。

2注重硬件設(shè)施完善，推動數(shù)字化進(jìn)程

當(dāng)前很多報(bào)社文書檔案材料以紙質(zhì)檔案居多，加上近年來隨著信息化時(shí)代到來，使得報(bào)社檔案資料在數(shù)量、種類上變得更加多元化，在溫度和防火、通風(fēng)上提出要求更高，給報(bào)社檔案管理工作帶來了更高要求。而就現(xiàn)狀來看，目前很多報(bào)社檔案硬件設(shè)施還存在諸多不完善地方，難以長期保存。這就給檔案信息化建設(shè)提出了更高要求，著力構(gòu)建完善檔案信息化體系就顯得尤為重要。而要想做好這一工作，首先就必須在硬件設(shè)施上加大投入力度，在軟件系統(tǒng)配置上不斷優(yōu)化，為檔案信息化水平提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但是不管是軟件還是硬件，要考慮其兼容性和冗余性問題，考慮未來發(fā)展方向、容量和技術(shù)等方面需求針對性預(yù)設(shè)，為未來拓展奠定基礎(chǔ)。而在此基礎(chǔ)上，為數(shù)字化進(jìn)程加快進(jìn)入強(qiáng)勁動力。報(bào)社在紙張檔案數(shù)量上正在不斷增加，可謂十分龐大，加上紙質(zhì)檔案保存。分類、檢索利用等存在諸多不變。必須在檔案數(shù)字化方面加大建設(shè)力度，對信息化建設(shè)制度完善，對于新增檔案而言，應(yīng)盡可能地將其數(shù)字化水平提升，采取電子文檔方式來保存，能減少對傳統(tǒng)硬件設(shè)施消耗，而傳統(tǒng)檔案則需要結(jié)合其性質(zhì)、級別等針對性確定電子化程度，逐漸提升檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3注重信息檢索體系完善，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源利用

在收集檔案資料基礎(chǔ)上，在信息化建設(shè)中，還應(yīng)注重信息檢索體系完善，快速檔案檢索和利用，在互聯(lián)網(wǎng)幫助下，檔案部門之間能加快信息搜集和整理速度，還能在局域網(wǎng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。而在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源利用，減輕檔案管理是成本和負(fù)擔(dān)，確保檔案資源利用更加科學(xué)、全面和快速。在檔案信息化建設(shè)中做好電子檔案分類，加強(qiáng)對檔案元件保護(hù)，借助網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)對其利用，便于對檔案資源查閱和利用，為完善檔案信息化體系奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4加強(qiáng)人員信息化培訓(xùn)，提升檔案管理人員技術(shù)水平

報(bào)社在信息化體系建設(shè)完善過程中，需要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)對其專業(yè)知識學(xué)習(xí)和考核，對業(yè)務(wù)培訓(xùn)效果要加大考核力度，將其與績效考核有機(jī)結(jié)合起來，要引導(dǎo)其在內(nèi)心上認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)重要性，提高其在檔案管理方面專業(yè)知識。尤其是要注重對其計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培養(yǎng)，盡快建立與自身實(shí)際發(fā)展相符數(shù)據(jù)庫，確保檔案管理人員能借助這些技術(shù)和辦法，促進(jìn)檔案管理水平提升，為報(bào)社檔案發(fā)展提供服務(wù)。

5完善網(wǎng)絡(luò)體系，注重信息共享

降低檔案信息化成本，提高檔案技術(shù)，加強(qiáng)與各報(bào)社之間聯(lián)合，著力打造統(tǒng)一檔案管理體系，對現(xiàn)有檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系優(yōu)化，能降低網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成本，還能有效實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)業(yè)務(wù)融合與發(fā)展，最終對整個(gè)報(bào)社檔案管理成效提升奠定基礎(chǔ)。

6結(jié)語

綜上所述，信息化環(huán)境下報(bào)社文書檔案管理工作優(yōu)化應(yīng)以現(xiàn)狀和需求為導(dǎo)向，切實(shí)加強(qiáng)對信息化技術(shù)的研究，并從上述五個(gè)方面加大對其的優(yōu)化，以不斷提升文書檔案管理的信息化水平。

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