企業(yè)檔案管理體系數(shù)字化與信息化建設研究

為保障企業(yè)檔案管理工作順利運行，需要加強企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與體系的建設。在信息化時代企業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設、運行與維護等工作越來越重要，利用現(xiàn)代化管理方式對企業(yè)檔案管理進行電子文檔整理，可以大幅度提升企業(yè)檔案管理的效率。隨著世界經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，企業(yè)面臨著激烈的市場競爭，為增強我國企業(yè)競爭力必須對企業(yè)管理進行科技創(chuàng)新，通過創(chuàng)新管理思路不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，有效幫助企業(yè)通過轉型升級以提高企業(yè)核心競爭力。通過建立可追溯的企業(yè)檔案管理體系，明確企業(yè)產(chǎn)權和規(guī)范企業(yè)管理，大力促進企業(yè)經(jīng)營能力的形成;通過企業(yè)檔案的有效利用和規(guī)范化管理，維護企業(yè)正當權益和濃郁的企業(yè)文化建設，才能更好地適應市場經(jīng)濟的需要。在這個信息化管理時代，現(xiàn)代企業(yè)檔案信息的收集、儲存、保密和檔案使用等，都是通過電子計算機和網(wǎng)絡來完成的。因此，加強我國企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化體系建設是形勢所迫，也為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展決策提供更加方便快捷的信息支持，以防止企業(yè)文件管理過程中的商業(yè)信息泄密。企業(yè)作為檔案信息管理者的主體應該進一步加大企業(yè)檔案管理體系建設力度，以促進檔案管理的發(fā)展。

為此，由宮曉東撰寫的《企業(yè)檔案管理體系的建設與運行》一書，對企業(yè)檔案管理體系數(shù)字化與信息化建設研究，具有重要的參考價值和意義。作者認為構建企業(yè)檔案管理體系具有重要的意義和作用，企業(yè)檔案管理有自身的運行規(guī)律和影響因素，企業(yè)檔案管理在數(shù)據(jù)信息上應與企業(yè)各項工作進行關聯(lián)和銜接。作者為構建具有全員性和全過程性的管理體系，對企業(yè)檔案管理的理論和實踐進行了深入細致的研究，并充分利用實際案例，詳盡描述了企業(yè)檔案管理體系的建設與運行工作。還對企業(yè)檔案管理的體制、制度、標準、工作流程和檔案信息管理系統(tǒng)，以及檔案人員的培養(yǎng)和企業(yè)檔案工作考核等問題進行了闡述。該書適宜于企業(yè)檔案工作人員參考閱讀，也可以作為他們教育培訓教材使用，能夠引導讀者解讀國家相關標準。作者認為在大數(shù)據(jù)環(huán)境驅使下企業(yè)檔案管理工作要轉變傳統(tǒng)思想觀念，要與時俱進地拓展企業(yè)檔案工作新模式。在日益激烈的市場競爭中企業(yè)為了保持持續(xù)健康的發(fā)展，要把企業(yè)的無形資產(chǎn)企業(yè)檔案，作為一種重要信息資源提供給企業(yè)管理者，作為各項決策的依據(jù)。企業(yè)檔案管理與時俱進的創(chuàng)新，就是實現(xiàn)信息資源的全面數(shù)字化和網(wǎng)絡化，創(chuàng)建一套適合現(xiàn)代企業(yè)管理的檔案管理體系，提升檔案管理人員的綜合素質，以實現(xiàn)企業(yè)檔案管理質的飛躍。

在書中，作者首先論述了關于檔案現(xiàn)象的認知誤區(qū)、全員性與全過程性、管理體系建設意義等問題;并在此基礎上論述了檔案管理體系建設的環(huán)境、社會改革對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響等問題，并分析了檔案管理體系的構成要素和評價了檔案管理體系成熟度。還進一步論述了文件運行過程的控制與歸檔范圍表的細化問題，具體闡述了文件登記與積累管理制度的建立、文件材料清理的流程與方法、文件材料歸檔范圍表的細化等問題。其次，重點論述了檔案分類方案的設計、分類表的制作和歸檔文件材料歸檔工作。具體闡述了檔案分類的方法及其原理、檔案分類方案的制定、檔案分類表的制定、歸檔工作的內(nèi)容要求、管理類文件材料歸檔工作、業(yè)務文件材料歸檔工作、聲像材料歸檔工作、實物材料歸檔工作、會計業(yè)務文件與人力資源文件歸檔工作等。第三，論述了檔案保管期限的確定、保管期限到期后的再鑒定工作、檔案庫位規(guī)劃與管理、檔案庫房日常管理工作和檔案管理應急預案等檔案庫房管理工作。最后，論述了檔案利用工作與檔案工作考核問題。具體闡述了建立健全檔案檢索功能、檔案日常利用流程與安全控制、檔案編研工作、檔案工作考核的意義與要求、檔案工作考核的內(nèi)容與分值設置、檔案工作考核實務等問題。

筆者認為加強信息技術在檔案管理系統(tǒng)運行中的應用，需要加強庫房管理中計算機的應用，建立企業(yè)檔案管理相應的網(wǎng)絡，并做好企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行與維護的技術型人才定期培訓工作。我國企業(yè)檔案管理的數(shù)字化和信息化建設，大大促進了檔案管理的發(fā)展，進一步提升了檔案管理系統(tǒng)的體系建設。依法治檔，建立與完善檔案管理組織與制度體系;為避免制度流于形式，還需要創(chuàng)建信息時代檔案流程管理體系;為打破制度的條條框框，要定期下達《歸檔任務書》，以解決檔案收集難的問題;全面整合檔案資源以構建檔案信息網(wǎng)絡化。探討企業(yè)檔案知識管理體系建設，提高構建企業(yè)檔案知識管理人員的認識與管理水平，建立完善的檔案知識管理規(guī)范與運行機制。做好企業(yè)檔案管理體系的頂層設計，探究企業(yè)檔案管理體系的設計思路，搭建企業(yè)檔案管理體系的建設框架。企業(yè)檔案管理體系各要素之間的關系，是互相影響和層層遞進的，這些要素共同構成企業(yè)檔案工作的有機整體。落實創(chuàng)新驅動戰(zhàn)略以構建企業(yè)檔案管理新體系;建章立制以完善企業(yè)檔案管理制度建設;立足長遠抓好企業(yè)檔案人才隊伍建設;創(chuàng)新思路發(fā)展企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡建設。探究新形勢下的企業(yè)檔案管理措施與策略，還要要強化工作責任，建立健全一套與之相應的科學檔案管理體系，將檔案統(tǒng)一管理以促進檔案管理與企業(yè)的同步發(fā)展;提高企業(yè)檔案管理的認識，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，加大企業(yè)對檔案管理工作的資金投入，以完善企業(yè)內(nèi)檔案管理工作的基礎設施。

書評人簡介：張愛娥，女，館員，碩士，研究方向為醫(yī)院檔案管理。