事業(yè)單位檔案管理信息化水平提升分析

邵山

【摘要】 ? ?事業(yè)單位是保障社會安穩(wěn)運行的重要機構(gòu)，它們服務(wù)于各行各業(yè)，業(yè)務(wù)涉及的范圍非常廣泛，其中它們的檔案管理工作非常的復(fù)雜繁多，就需要相關(guān)單位投入大量的資金人力成本。為了解決這個問題，順應(yīng)時代的信息化發(fā)展潮流，事業(yè)單位將嘗試?yán)眯畔⒒夹g(shù)進行檔案的管理工作，大幅度地增強檔案管理的效率，把更多的人力資源從以前低效的工作中解放下來，使他們能夠投入到更需要的部門工作中去。除此之外，事業(yè)單位利用信息化技術(shù)進行檔案管理，可以大大地增強檔案的安全性，可以更加方便快捷地進行檔案管理，所以檔案管理信息化的推進，可以促進事業(yè)單位的整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展。不過，檔案管理的信息化進程也并非一帆風(fēng)順，還有許多亟待解決的問題，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理的信息化發(fā)展，進而提升檔案管理的效率，促進單位業(yè)務(wù)的整體高效運行。

【關(guān)鍵詞】 ? ?機關(guān)事業(yè)單位 ? ?檔案管理 ? ?信息化

事業(yè)單位是保障社會安穩(wěn)運行的重要機構(gòu)，它們服務(wù)于各行各業(yè)，業(yè)務(wù)涉及的范圍非常廣泛。事業(yè)單位每天的工作過程中，會涉及到大量的紙質(zhì)材料、圖片、音視頻等資料的整理歸檔，作為重要的工作材料進行保存，方便今后的查詢核實等，是確保各級事業(yè)單位工作順利進行的必要保障之一。具體的檔案管理工作因為涉及內(nèi)容多而變得非常復(fù)雜繁多，因為涉及的檔案類別很多，而且是海量的檔案資料，這就使得檔案管理的工作人員工作量巨大，而全靠人力，工作的效率十分的低下。要從海量的資料中靠人工找到相應(yīng)的資料，其難度可想而知，需要等待的時間很長，而且還存在找不到不著資料不齊全的問題。而且，很多資料因為是紙質(zhì)的，保存的時間太長會被腐蝕損壞，遺失或外力破壞的可能性也比較大，造成檔案的缺失。而且，隨著人們需要辦理的事務(wù)越來越多，事業(yè)單位多年累積的檔案也越來越多，資料的存放都是很大的問題。所以，事業(yè)單位的檔案管理必須順應(yīng)信息化發(fā)展潮流，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案的高效管理。

一、檔案管理信息化的重要性

1.1減輕檔案管理的工作壓力

以前的檔案管理，面對的多是紙質(zhì)材料，檔案管理的負(fù)責(zé)人員要對數(shù)以千計萬計的檔案做好分類存放，管理調(diào)取等工作。海量的檔案資料，復(fù)雜的檔案種類，檔案管理的工作人員每天的工作壓力可想而知。他們每天必須花費大量的時間，投入大量的經(jīng)歷去進行檔案的整理歸類。但是，如果利用信息化技術(shù)，使得檔案管理信息化，那么信息化技術(shù)直接就可以對海量的檔案資料進行自動的歸類，工作人員利用信息化技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，可以同時存儲海量的檔案資料，同時檔案內(nèi)容安全保密性能也得到了保障。如果需要調(diào)取某些檔案資料，利用信息化技術(shù)就可以快速直接精準(zhǔn)地找到相關(guān)的檔案，這樣既節(jié)省了時間，有不需要花費太多的人力，工作人員的工作壓力就大大降低，工作效率自然大幅度提升。

1.2提升檔案管理的效率

以前的事業(yè)單位檔案管理的過程中，面對的海量的紙質(zhì)（實物）文件資料，存放時的工作量非常大，而且存放檔案資料所學(xué)的占地也會越來越大，在城市發(fā)展的今天，土地資源珍貴而價高，這樣一來，單位的經(jīng)濟壓力就會變得很大。就算解決了存放的問題，面對海量的檔案文件資料，如果是依靠人工進行檢索，要找到相關(guān)的檔案文件資料也是異常困難的，需要耗費大量的人力，所需的時間也會很長，工作的效率怎么會提高。另外，人工保存檔案文件資料容易受到潮濕天氣、火災(zāi)、地震等天災(zāi)人禍的影響，給事業(yè)單位帶來巨大的損失。所以，現(xiàn)在如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料管理的信息化，利用信息化技術(shù)把所有的紙質(zhì)的檔案材料電子化，數(shù)據(jù)化，建立檔案的數(shù)據(jù)管理中心，利用計算機進行存儲、分類、管理和調(diào)取等檔案管理過程，這樣就能夠做到用極小的空間存儲管理還聊的文件，而且利用計算機信息技術(shù)可以很快地搜索提取檔案，這樣一來，事業(yè)單位的檔案管理人員就能夠高效率工作，從而提升了事業(yè)單位整體的工作效率。而且事業(yè)單位作為國家服務(wù)于人民的部門，高效率的工作狀態(tài)更能獲得百姓好評，增加事業(yè)單位部門的公信力。

1.3增強事業(yè)單位檔案的安全性

事業(yè)單位的檔案文件涉及個人隱私甚至國家部門的機密，起著非常重要的作用，以前的檔案材料都是紙質(zhì)等實物文件，這些材質(zhì)的檔案資料有其不可避免的缺陷，就是易受外界環(huán)境的影響，例如潮濕、大火等都能讓這些材料毀于一旦，或是出現(xiàn)材料遺失、缺漏、損壞、泄密等情況。這樣一來，必然會給整個單位的工作造成不好的影響，妨礙事業(yè)單位工作的順利進行。如果實現(xiàn)了檔案管理的信息化，就能夠把以前的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存在在云端數(shù)據(jù)中心。這樣就可以利用很小的空間存儲海量的文件，而且可以使得檔案文件免于天災(zāi)人禍的影響。信息化的文件理論上是可以無限期地進行保存的，而且是能夠做到完美的保存的。再者事業(yè)單位中有些檔案是私密的文件，如果用以前的紙質(zhì)材料，在傳輸?shù)倪^程中很容易泄露，但是信息化的檔案可以進行加密，可以跨越時間空間瞬息傳送到需要的人手中，就大大減少了機密泄露情況的發(fā)生。

二、影響事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化的困難

2.1事業(yè)單位管理層對檔案管理信息化不夠重視

信息技術(shù)是近幾年才發(fā)展起來的新型科學(xué)技術(shù)，一些事業(yè)單位的管理層還沒有意識到信息技術(shù)發(fā)展對于檔案管理的顛覆性作用?；蚴侵皇菃渭兊卣J(rèn)為檔案信息化就是把全部的檔案文件變成電子檔的存放進電腦之中。管理層這樣的看法自然會阻礙檔案關(guān)系信息化的進展，所以在信息化技術(shù)普及的今天，還有很多事業(yè)單位采取這非常落后的檔案管理方式。沒有事業(yè)單位管理層的重視和推廣，單位下面的檔案管理工作人員自然也就忽略了的檔案管理信息化的重要性。不利于整體工作的開展。

2.2實現(xiàn)檔案管理信息化需要大量的經(jīng)費

要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化就需要引進相關(guān)信息化設(shè)備，這就需要大量資金的支持，而且這些設(shè)備的維持，系統(tǒng)的維護也是需要專業(yè)技術(shù)人才的支持的。不過因為一些事業(yè)單位的管理層根本不重視檔案管理的信息化，自然就不會對此投入太多的金錢。沒有足夠經(jīng)費的支持，要實現(xiàn)檔案管理的信息化無異于紙上談兵。而且檔案信息化是一個需要時間的過程，從設(shè)備技術(shù)的引進，到人員的培訓(xùn)，再到所有材料的信息化，最終到檔案管理信息化給事業(yè)單位帶來效益或幫助，需要一個漫長的時間，領(lǐng)導(dǎo)短時間看不到收益，自然不給與資金的支持。

2.3檔案信息化數(shù)據(jù)庫不完善

目前，一些事業(yè)單位雖然開始了檔案管理信息化的建設(shè)，不過還不完善，數(shù)據(jù)庫還沒完全建立，各單位也沒辦法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，所以很多的檔案內(nèi)容的利用率不高。此外，雖說很多事業(yè)單位實現(xiàn)了檔案管理信息化，但是還不完善，而且還有很多單位的信息化進程還未開始，這就當(dāng)值數(shù)據(jù)庫信息相互獨立，沒有辦法達到更好的利用效果。

2.4檔案管理信息化的技術(shù)人才培養(yǎng)有待提升

檔案管理信息化對于檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，他們必須要掌握相關(guān)的信息技術(shù)，才能真正做到檔案的信息化管理。不過很多的事業(yè)單位的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了以前的老式檔案管理的方法，對信息化技術(shù)又十分的陌生，缺少相應(yīng)的知識，所以也就無法發(fā)揮信息化檔案管理的巨大優(yōu)勢。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

3.1提高事業(yè)單位管理層的信息化意識

只有事業(yè)單位管理層的信息化意識提高了，事業(yè)單位的檔案信息化才會發(fā)展的起來。管理層意識到檔案管理信息化未來將會發(fā)揮巨大的效用，真正重視起來了，檔案管理信息化才會真的發(fā)揮其作用。事業(yè)檔案管理的信息化不是某一個單位或是一些單位的信息化，而且全國各地的各個單位都要同步進行檔案管理的信息化建設(shè)，各個單位部門要做到相互的溝通和協(xié)調(diào)，調(diào)動大家的檔案管理信息化的建設(shè)熱情，盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.2增加檔案管理信息化建設(shè)的投資

檔案管理信息化需要購買相應(yīng)的信息化設(shè)備，引進相關(guān)的信息化技術(shù)，這些都需要大量的資金支持。所以事業(yè)單位要在檔案管理信息化的建設(shè)上增加資金投入，設(shè)立專項的資金進行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、設(shè)備技術(shù)的引進和人員的培訓(xùn)。同時，事業(yè)單位也可以爭取社會力量的支持，提升自身的經(jīng)濟效益，從而為檔案管理信息化的建設(shè)吸引經(jīng)費支持。

3.3加快檔案信息化建設(shè)步伐

檔案管理信息化的建設(shè)不僅是設(shè)備技術(shù)的引進，還需要建立一個與信息化檔案管理的想符合的現(xiàn)代管理體系，使整個檔案管理的工作有章可循。第一，要設(shè)立健全的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對整體的工作以及工作細(xì)節(jié)做好規(guī)劃，這樣就能保證整體工作的順利進行。第二，要把以前的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文檔，利用信息數(shù)據(jù)進行儲存，利用信息技術(shù)做好分類，便于后期的查詢。第三，就是要保證檔案管理人員的計算機信息能力，保證這一些工作的順利進行。

3.4加強檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理信息化管理設(shè)計新型的高科技設(shè)備和技術(shù)，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，需要他們能夠熟練地操作信息化設(shè)備，具備相應(yīng)的信息化技術(shù)知識。同時面對信息化的檔案管理，他們的檔案管理知識也要有所更新和完善?？傊痪湓?，信息化的檔案管理需要同時具有檔案管理能力和信息化素養(yǎng)的綜合素質(zhì)人才。因此，我們首先可以從外面引進優(yōu)秀的綜合素質(zhì)人才，創(chuàng)立一個同時具有檔案管理能力和信息化素養(yǎng)的人才團隊，增強事業(yè)單位整體的檔案管理質(zhì)量。再一個，就是要重視對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，利用邀請專家講座或是實際演練或是課程培訓(xùn)等方式，提升檔案管理人員檔案信息化管理水平。

四、結(jié)束語

檔案管理的信息化發(fā)展是關(guān)系到事業(yè)單位未來發(fā)展的重要因素，利用信息化技術(shù)提升檔案管理的效率，進而整體提升事業(yè)單位的工作效率。而且，檔案管理信息化的發(fā)展為未來我國各事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息連通鋪平了道路，是造福社會的工程。

參 ?考 ?文 ?獻

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