信息化條件下地質(zhì)檔案管理的應(yīng)用分析

楊青

（重慶一三六地質(zhì)隊(duì)，重慶 400000）

0 引言

在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)逐步滲透到各行各業(yè)，并已經(jīng)起到舉足輕重的作用，在地質(zhì)檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，且在地質(zhì)檔案信息化管理中仍存在諸多問題，所以需要不斷創(chuàng)新管理模式，推進(jìn)地質(zhì)檔案管理的可持續(xù)健康發(fā)展。

1 地質(zhì)檔案管理信息化的重要意義

由于地質(zhì)勘探工作較為復(fù)雜，所以相關(guān)地質(zhì)檔案涉及范圍較廣，內(nèi)容種類較多，同時還包括各種評估及治理等相關(guān)資料。而傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理工作大多數(shù)都是人工干預(yù)，極易出現(xiàn)檔案丟失、記錄錯誤等不良情況，大多數(shù)情況下使用的是紙質(zhì)和光盤兩種存放形式，為地質(zhì)檔案安全管理預(yù)留較大隱患。而將信息技術(shù)與地質(zhì)檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，不僅能夠提高管理質(zhì)量和效率，還能實(shí)時調(diào)控和共享數(shù)據(jù)信息，確保檔案信息具有較強(qiáng)安全性，同時還能儲存海量檔案信息為未來地質(zhì)工作提供大力支持，促使地質(zhì)檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向積極發(fā)展，滿足現(xiàn)代化、信息化管理的實(shí)際需求[1]。

2 信息化條件下地質(zhì)檔案管理中存在的問題

首先，相關(guān)人員沒有充分認(rèn)識到地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，所以沒有將檔案信息化建設(shè)納入到整體建設(shè)規(guī)劃中，同時其中存在的建設(shè)性問題也沒有及時解決，建設(shè)力度和資源較為匱乏，導(dǎo)致相關(guān)硬件與軟件設(shè)施實(shí)用性較低，從而導(dǎo)致信息化檔案管理難以充分發(fā)揮其實(shí)際效能；其次，地質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，由于檔案管理等級的不同，相應(yīng)的發(fā)展方向、服務(wù)要求等都具有差異性特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上難以實(shí)現(xiàn)文件信息共享，以至于無法得到持續(xù)更新的信息資源，阻礙地質(zhì)檔案信息化管理發(fā)展；再次，部分檔案管理人員管理觀念落后，認(rèn)為信息化技術(shù)存在數(shù)據(jù)丟失、信息泄露等風(fēng)險，且需要大量的人力、物力和財(cái)力投入，但是實(shí)際收益不夠明顯，在此基礎(chǔ)上，部分地質(zhì)檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)較低，難以充分發(fā)揮自身主觀能動性，積極主動地探索和創(chuàng)新管理理念和模式，學(xué)習(xí)信息化管理技能，難以提高整體服務(wù)業(yè)務(wù)水平[2]；最后，檔案管理信息化設(shè)備較為落后，不能滿足現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際需求，由于地質(zhì)勘探業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬，導(dǎo)致檔案資料也迅速增加，由于信息設(shè)備的落后難以存儲大量資料，并應(yīng)用信息和紙質(zhì)兩種管理模式相結(jié)合的方法，極易造成數(shù)據(jù)資料丟失、損壞等不良情況。

3 信息化條件下地質(zhì)檔案管理應(yīng)用的優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

想要提高地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量和水平：首先就要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，切實(shí)做好檔案信息化管理工作，加大收集歸檔管理力度，與實(shí)際檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，詳細(xì)梳理和劃分其具體內(nèi)容，保證地質(zhì)檔案資料具有全面性特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)完整歸檔提供了制度依據(jù)，同時還要嚴(yán)格審查資料質(zhì)量，保障地質(zhì)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；其次，加大電子文件歸檔管理。根據(jù)實(shí)際情況促使紙質(zhì)檔案向電子檔案方向轉(zhuǎn)化，同時還要保證電子檔案的完整性，才能為實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)提供發(fā)展契機(jī)，有利于推動其信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程；最后，提升對地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，對地質(zhì)檔案資源內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)劃分，并構(gòu)建出相應(yīng)的檔案信息資源管理系統(tǒng)，為地質(zhì)工作開展提供可靠依據(jù)。除此之外，還要在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)過程中，要不斷利用信息技術(shù)優(yōu)化信息資源，明確管理模式和方法，不斷提高檔案管理設(shè)備設(shè)施的實(shí)用性，才能進(jìn)一步提高地質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量和效率，保證地質(zhì)檔案信息的安全性，推進(jìn)地質(zhì)檔案工作信息化發(fā)展進(jìn)程，如圖1所示。

圖1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在地質(zhì)檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建

3.2 構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)平臺

構(gòu)建檔案管理平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的有效整合和系統(tǒng)管理，為地質(zhì)檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，不僅能夠加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，同時還能提高信息運(yùn)作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時共享，對資源信息安全起到一定保障作用，從而提高檔案利用率和使用價值，為地質(zhì)資料信息收集、利用和共享等多項(xiàng)服務(wù)提供技術(shù)支持。在構(gòu)建檔案管理平臺過程中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)要求建立地質(zhì)檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫，確保其具有較強(qiáng)的完整性和準(zhǔn)確性，才能有效實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的目錄檢索功能，利用檔案管理平臺對信息安全起到一定保障作用，能夠減少相關(guān)人員工作量，進(jìn)一步提高檔案信息管理和調(diào)配質(zhì)量和效率；地質(zhì)檔案管理平臺促使實(shí)體管理工作趨于統(tǒng)一。對于地質(zhì)檔案管理工作來說，主要是通過將實(shí)體處理涉及的各種模板固定化到系統(tǒng)中，對實(shí)際工作流程起到良好的規(guī)范作用，促使管理標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容具有統(tǒng)一性特點(diǎn)，有利于提升地質(zhì)檔案管理工作水平和效果；系統(tǒng)平臺還加大了對信息資源的管理，能夠充分發(fā)揮地質(zhì)檔案信息資源的實(shí)際價值，通過不斷優(yōu)化軟件設(shè)施，能夠保證電子文件長時間安全儲存，以及提升電子文件借閱的安全性和可靠性[3]。

3.3 轉(zhuǎn)變地質(zhì)檔案管理模式

實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，是轉(zhuǎn)變地質(zhì)檔案管理模式的重要表現(xiàn)形式，對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，主要是以紙質(zhì)、照片、錄音等載體作為檔案管理實(shí)體，以手工操作為主完成檔案管理工作，具有工作量多、流程煩瑣等特點(diǎn)，同時還極易出現(xiàn)資源浪費(fèi)、檔案信息錯誤等情況。而利用信息技術(shù)能夠?qū)?shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，以各?xiàng)數(shù)據(jù)信息為管理對象，對形成的各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并對其進(jìn)行資源管理，同時還能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資源的多平臺重復(fù)利用以及信息資源實(shí)時共享，滿足地質(zhì)工作的發(fā)展需求，為檔案現(xiàn)代化管理提供良好的客觀環(huán)境，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案信息資源的實(shí)際利用價值，幫助企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)企業(yè)走可持續(xù)發(fā)展之路。除此之外，在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，必須要根據(jù)實(shí)際情況重新思考相應(yīng)的管理原則與方法，才能積極應(yīng)對由于新技術(shù)、新理念中存在的問題，保證地質(zhì)檔案信息化管理具有較強(qiáng)的科學(xué)性，如圖2所示。

圖2 地質(zhì)檔案管理模式及流程

3.4 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

想要實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案工作信息化建設(shè)，需要通過不斷提高管理人員專業(yè)素質(zhì)加以實(shí)現(xiàn)，促使地質(zhì)檔案管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性、穩(wěn)定性特點(diǎn)，滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展實(shí)際需求，同時還能對管理人員自身發(fā)展起到一定積極作用。首先需要保證地質(zhì)檔案管理人員具備多元化知識結(jié)構(gòu)，充分利用現(xiàn)有資源積極探索新的管理技術(shù)和模式，同時還要促使其不斷學(xué)習(xí)新的理論知識，通過經(jīng)驗(yàn)積累提高地質(zhì)檔案管理服務(wù)質(zhì)量和水平，對實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化檔案管理具有直接作用。除此之外，還要保證管理人員知識掌握程度具有全面性，比如信息技術(shù)手段、自動化管理、檢索復(fù)制等基本技能，同時還要確保其具備檔案信息分析、現(xiàn)代化管理和高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三項(xiàng)技術(shù)能力，可通過技術(shù)培訓(xùn)、互幫互助、學(xué)習(xí)深造等多樣化形式，實(shí)現(xiàn)對復(fù)合型人才的積極培養(yǎng)，進(jìn)一步提升檔案工作者信息安全素質(zhì)，拓寬地質(zhì)檔案保護(hù)范圍，保證地質(zhì)檔案管理具有安全特性，推動地質(zhì)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，從而提高地質(zhì)檔案信息管理和服務(wù)水平，為我國地質(zhì)戰(zhàn)略資源發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4 結(jié)論

綜上所述，在信息化條件下，對地質(zhì)檔案管理應(yīng)用模式不斷優(yōu)化，是滿足現(xiàn)代化檔案管理工作發(fā)展需求，同時也是提高檔案管理質(zhì)量和水平的重要保障。因此，需要不斷提高管理人員信息技術(shù)水平，積極構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，有利于為地質(zhì)工作提供高質(zhì)量、高水平服務(wù)。