基于大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的優(yōu)化策略

【摘? 要】伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計算的快速發(fā)展，我國已步入了信息化的社會，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，為行業(yè)的良好發(fā)展帶來了新的機遇。因此在當(dāng)前的檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅是時代發(fā)展的必然要求，同時也是對檔案管理工作模式和理念的一次優(yōu)化和創(chuàng)新。本文就大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的現(xiàn)狀做了一些探討，并對檔案管理工作的優(yōu)化提出了若干建議，期望可以為我國的檔案管理工作提供一些借鑒和幫助。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案管理;優(yōu)化策略

引言

大數(shù)據(jù)指的是以計算機和云計算為基礎(chǔ)的新型數(shù)據(jù)合集技術(shù)，其具有速度快、種類全和體量大等優(yōu)點。隨著人們對于信息需求的增加，檔案管理作為時代進步和社會發(fā)展中的一項重要的工作，也越來越受到人們的重視，尤其是不動產(chǎn)的檔案管理，與大眾的日常生活具有緊密的關(guān)聯(lián)。在當(dāng)前信息化的時代下，檔案管理作為對信息進行收集、整理和存儲的一項整合工作，勢必會在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下迎來檔案管理工作效率和質(zhì)量的大幅提升。

1.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的問題

1.1檔案信息管理和存儲存在漏洞

隨著社會生產(chǎn)和生活規(guī)模的不斷擴大，各行各業(yè)所需的數(shù)據(jù)和信息也隨之在不斷增長，傳統(tǒng)的檔案處理由于自身技術(shù)和管理方式的落后，已難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。而云技術(shù)的應(yīng)用雖說在一定程度上解決了存儲空間不足的問題，但仍存在著漏洞，若使用TB模式進行檔案數(shù)據(jù)和信息的存儲，則會拉低檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1.2檔案信息安全系數(shù)較低

檔案管理具有隱私性強的特點，因此在進行檔案管理工作時尤其要做好對檔案信息的保護，避免出現(xiàn)信息泄露和丟失的現(xiàn)象。但在當(dāng)前的檔案管理工作中存在著對信息保護工作缺乏足夠的重視以及安全管理落實不到位的情況，會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案完整性受損的情況，且在電子檔案的管理中也容易出現(xiàn)遭遇黑管入侵，導(dǎo)致信息泄露的現(xiàn)象。

2.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的優(yōu)勢

2.1提高檔案的管理質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理都是對紙質(zhì)檔案的保護，通常情況下，紙質(zhì)檔案對于存儲環(huán)境有著較高的要求，且防風(fēng)險能力較差，在遇到火災(zāi)或者水患等突發(fā)情況時，會對檔案造成不可逆的損壞。而且，對于一些要求存儲信息長的檔案，經(jīng)過一定時間之后就會出現(xiàn)字跡模糊、紙質(zhì)退化等現(xiàn)象，從而影響到了對檔案的查看和取閱。在如今大數(shù)據(jù)時代的背景下，傳統(tǒng)檔案管理中的上述問題都得到了有效的解決，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)來進行檔案管理，不僅節(jié)約了存儲的空間和成本，同時也提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2提升檔案管理的效率

在大數(shù)據(jù)背景下，利用現(xiàn)代技術(shù)來對信息進行采集、整理和配置，可以有效的處理海量的數(shù)據(jù)資料，極大提高了人工操作信息的效率。例如在當(dāng)前我國的人事檔案管理中，由于人員變動的頻率和次數(shù)在逐漸增多，直接導(dǎo)致了信息保存和管理的成本在不斷升高，而使用大數(shù)據(jù)平臺來進行檔案的管理，就可以有效的減少成本的支出并大幅提高檔案管理的效率。

3.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作優(yōu)化的策略

3.1建立完善的檔案管理體系

大數(shù)據(jù)時代的到來創(chuàng)新了檔案管理的模式和方法，但由于現(xiàn)有規(guī)章制度還不夠健全，影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此只有建立完善的檔案管理工作體系，才能夠提高管理的效果。管理人員要建立起完善的數(shù)據(jù)準(zhǔn)入機制以及監(jiān)督管理機制、合理落實管理責(zé)任。采用數(shù)據(jù)準(zhǔn)入機制的優(yōu)勢是可以使得檔案管理人員更加了解和清楚數(shù)據(jù)的具體情況，減少工作人員的管理負擔(dān);而及時的對相關(guān)人員進行責(zé)任和義務(wù)的劃分，則能夠避免在檔案管理過程中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。另外，監(jiān)督管理機制能夠?qū)n案管理人員進行有效的約束，從而減少了管理人員失職和不作為情況的發(fā)生，進一步提高了對檔案信息的保護。

3.2以大數(shù)據(jù)的思維開展檔案管理工作

若想利用大數(shù)據(jù)平臺來進行檔案的管理，首先就需要管理人員樹立起大數(shù)據(jù)的思維模式，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理理念，結(jié)合實際需求運用大數(shù)據(jù)的思維來對檔案進行現(xiàn)代化的管理。在實際工作中，要加快推進檔案信息的數(shù)字化進程，優(yōu)化檔案管理的工作模式，全面提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。并利用網(wǎng)絡(luò)平臺來對檔案信息進行采集和管理，開放網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息的渠道，提高檔案信息的檢索效率，實現(xiàn)對于檔案信息的高效利用。

3.3創(chuàng)新檔案管理的流程

分析檔案管理的流程，從檔案的被動提交到數(shù)據(jù)的即時接收和自動化歸檔，要想實現(xiàn)對于信息獲取流程的動態(tài)控制，就需要優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理的業(yè)務(wù)流程。通過檔案云平臺的建立，以實現(xiàn)人工管理向自動管理的進化以及檔案數(shù)據(jù)存儲和管理的統(tǒng)一，并對用戶的需求進行調(diào)研和分析，實現(xiàn)檔案服務(wù)的智能化，從而為用戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

3.4構(gòu)建電子檔案資源的共享系統(tǒng)

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展為實現(xiàn)檔案信息資源的共享提供了技術(shù)上的支持，而利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來為檔案進行編排和管理，則為查找和取用檔案信息提供了便利?；诋?dāng)前檔案管理系統(tǒng)的建立以及信息資源網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，構(gòu)建起電子檔案資源共享系統(tǒng)，能夠加快對于檔案信息資源的整合。具體來講，在進行電子檔案資源建設(shè)的過程中，要制定出檔案數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并遵循共享性和互通性的原則，把不同類型和載體的檔案進行集中管理，建立起電子檔案管理體系，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4.結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代下，利用先進的技術(shù)手段對檔案管理工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新，可以全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，在實際工作中，我們要不斷改革檔案管理工作的理念和模式，加快推動檔案管理工作的信息化和智能化，提升檔案管理的服務(wù)水平，發(fā)揮出檔案管理的最大作用，以實現(xiàn)對檔案信息的高效利用和開發(fā)。

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作者簡介：姚玉珊（1991.04-），女，漢族，廣東東莞人，大學(xué)本科，檔案管理專業(yè)人員館員，研究方向為人事檔案管理優(yōu)化。