基于人工智能環(huán)境的大學檔案管理策略探討

鐘崴

摘要：人工智能是最近幾年來科學發(fā)展的主流。大數(shù)據(jù)管理與人工智能技術(shù)的突破和結(jié)合為學校檔案管理工作提供了新的變化。大學檔案管理作為國家文化事業(yè)管理的重要一部分需要隨時代進行不斷發(fā)展?；谌斯ぶ悄墉h(huán)境，以大數(shù)據(jù)和人工智能為基礎，變革檔案管理技術(shù)，創(chuàng)新服務與檔案管理方式。本文基于人工智能環(huán)境，從多方面探討大學檔案管理策略，以實現(xiàn)檔案管理方式的變革。

關(guān)鍵詞：人工智能;學校檔案管理;大數(shù)據(jù)

前言：

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展，新一代信息技術(shù)影響擴大，人工智能正在快速地漫迷于社會，融入社會經(jīng)濟發(fā)展的每個方面。成為全球新一輪產(chǎn)業(yè)革命的主要力量。全球發(fā)展也正在對社會生產(chǎn)力模式進行重構(gòu)，經(jīng)濟社會正在邁入人工智能化時代。在國家管理方面，人工智能是屬于群眾數(shù)據(jù)的時代。對于大數(shù)據(jù)打造新的發(fā)展力量，提高政府治理能力的能力彰顯。人工智能背后有著新的發(fā)展模式。而對于檔案管理，采用以大數(shù)據(jù)、云計算等為基礎的新信息技術(shù)，有利于簡化數(shù)據(jù)管理、方便數(shù)據(jù)查詢、整合電子數(shù)據(jù)和文本數(shù)據(jù)，檔案管理人工智能化是未來檔案管理發(fā)展的方向。

1 人工智能環(huán)境

目前為止，對于人工智能定義各派有不同的看法。但最通俗地講人工智能就是讓計算機具有擬人化的能力，能夠發(fā)現(xiàn)解決問題、自主完成問題。人工智能又被稱為AI技術(shù)，經(jīng)過30多年來技術(shù)發(fā)展的積淀，人工智能發(fā)展迅速，在許多行業(yè)有很好的成，人工智能在各個行業(yè)領域的不斷應用，也標志著人工智能化時代到來。人工智能以計算機擬人化，在不同工作層次大范圍發(fā)揮作用去一步一步替代部分人類的勞力勞動，從而實現(xiàn)生產(chǎn)自主化，況且人們對人工智能的發(fā)展前景相對樂觀，甚至有人稱人工智能將是第四次工業(yè)革命。

2 當代大學檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)管理方式落后

隨著信息化發(fā)展，當前高校檔案管理采用網(wǎng)絡化已被部分高校采用，但是在實際的高校管理之中仍然有部分高校應受傳統(tǒng)管理觀念影響采用舊的管理模式。

（二）經(jīng)費不足導致檔案硬件不能滿足管理需要，基礎設施落后

隨著最近幾年來，國家對于人工智能的重視程度提高，人工智能得到快速發(fā)展。然后由于高校對于檔案管理信息化觀念薄弱。高校對于檔案管理經(jīng)費投入嚴重不足。只有極個別高校應用計算機和信息技術(shù)進行檔案管理。個別高校當然是介紹遠遠達不到標準，缺乏規(guī)模?；A設施老化落后，是檔案管理產(chǎn)生許多問題的重要原因。

（三）檔案管理的可利用程度低，檢索效率低。

在近幾年的正式調(diào)查中，我們可以很清楚地看到檔案的管理質(zhì)量和可利用程度之間存在著巨大差距。例如：1.部分高校對檔案分類存在不合理性。，對于檔案管理期限沒有準確劃分。部分檔案只注重收藏而沒有對材料進行分類對材料的歸檔重視性缺乏，甚至有個別高校有著應當收藏的材料而沒有及時歸檔的現(xiàn)象。2.檔案管理信息化程度低。目前有些地方并沒有統(tǒng)一的檔案管理應用并且檔案檢索使用工具缺乏，這嚴重影響了檔案管理高質(zhì)的提升尤其是檔案利用率低。3.傳統(tǒng)的檔案檢索有手工和計算機，但目前為止，許多高校人使用的大部分是手工的。有些高校也并沒有統(tǒng)一檢索工具，在人工檢索的方式上，人們又采用了不同形式的輔助工具來幫助檢索。從而影響檢索效率出現(xiàn)繁雜卻無用的現(xiàn)象。存在對檢索工具錯誤看法導致檔案工作效率、服務效率低下。沒有正確認識到檔案管理檢索工具的重要性。

（四） 檔案管理制度上不完整，缺乏具有專業(yè)檔案管理知識的人才。

檔案管理不標準、不規(guī)范問題在個別高校特別突出。主要有這些方面：1.檔案編號雜亂，沒有統(tǒng)一排序。2.檔案分類不完整、不標準、不規(guī)范，人為主觀判斷進行分類，缺乏科學依據(jù)。3.部分檔案缺少目錄，沒有明確檔案來源、用途。盡管當前我國已經(jīng)建立一些相關(guān)的檔案管理制度。但各高校檔案管理仍流于形式主義，在檔案的集采、保護、外借、查閱、審查、保密等等方面缺乏制度保障，亟待建立新的制度落實檔案管理條例。檔案管理人員的不專業(yè)性也嚴重影響了檔案管理方式的進一步發(fā)展。

3.基于人工智能環(huán)境實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化信息化解決策略

檔案管理工作主要是記錄事實，還原歷史，然后檔案管理的是否具有真實性，事關(guān)人們未來對于數(shù)據(jù)的審查和研究。充分利用好檔案，發(fā)揮檔案管理的數(shù)據(jù)性，便捷性。有利于提升各方面工作的效率，學校應當重視檔案管理。

（一）加強數(shù)字化規(guī)范建設

高校檔案管理網(wǎng)絡化應當結(jié)合自身學校實際狀況。制定出符合實際情況的計劃和管理方法。對于已有的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要計劃性地將其數(shù)字化管理。對學生檔案、學校人事調(diào)動檔案、學?？蒲谐晒麢n案，可率先放到學校的館藏之中，逐步優(yōu)化館藏資源，提高館藏質(zhì)量。對學校院系檔案進行分類專業(yè)化管理，并對每個院系的檔案管理員進行專業(yè)化培訓學習。最具有價值的信息和數(shù)據(jù)及時上傳進行處理。改變傳統(tǒng)管理理念，學習新的管理方式優(yōu)化管理模式。

由于目前高校在檔案管理網(wǎng)絡化信息化建設上缺乏資金投入，基礎設施落后，資金難以滿足檔案資源的正常運行。檔案管理，資金投入包含檔案館基礎建設、信息硬件軟件購買維護及升級等。然后電子產(chǎn)品的更新周期相對較快，所以在檔案管理資金投入預算上應當依據(jù)實際情況變化資金投入解決檔案管理資金缺乏問題，優(yōu)化基礎設施條件。對于安全問題，高校應當構(gòu)架網(wǎng)絡防控系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)的安全保護系統(tǒng)。定時對計算機上的病毒進行清理，檢修安全保護屏障，并配有專業(yè)的安全管理人員。加強規(guī)范管理人員身份。準時對檔案的信息系統(tǒng)進行安全維護和檢查。對于檔案管理中存在的問題或潛在危險，應當及時向?qū)W校高層匯報。健全學校檔案管理安全規(guī)范制度，細化個人責任，責任分配到人，加強安全監(jiān)督。

結(jié)語

基于人工智能的不斷發(fā)展，高校應當加強學校檔案管理，實現(xiàn)智能化，提高檔案管理效率。為學校的科研和教育工作提供更好的基礎條件，為高校發(fā)展打好良好基礎。不斷加強自身信息化技術(shù)建設為高校檔案網(wǎng)絡化管理作出表率。

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